給与計算でミスが発覚!ミスを防止するための対策とは?カテゴリ:経理代行コラム2019/11/27給与計算でミスが発覚!ミスを防止するための対策とは?社員の生活に直結する給与計算は、決してミスが許されない作業。人が行う仕事にはどうしてもミスが付きものです。今回は、給与計算にミスが発覚した時の対処方法をご紹介いたします。速やかに正しい対応をして、ミスの影響を最低限に抑えましょう。給与計算のミスが起こらないよう、予防する方法やミスが起こりやすいポイントも解説します。給与計算のミスによって起こる問題は、多岐に渡ります。・社員に不信感を抱かせる・会社の信頼が失墜するなど、心理面の問題。給与が本来の額より少なければ誰でも嫌な気持ちになりますし、逆に払いすぎていた場合は本人も知らない間に横領をさせてしまうことになります。給与計算のミスが相次いだり、税金・保険料のミスを放置したりして脱税の疑いをかけられてしまった場合、会社自体の評判も悪くしてしまいます。ミスをしてしまうと、給与計算の担当者の査定にも響くでしょう。他に給与計算のミスは、実務面にも影響を及ぼします。追徴・訂正申請が必要なことも気持ちの面で申し訳ない以上に、給与計算のミスのせいで余計な業務が増えて、他の仕事を圧迫してしまうのです。他にも、給与計算に用いる社員の個人情報漏洩などのリスクも考えられます。2.≪給与計算でミスに気付いた時の対応≫それでは、実際に給与計算のミスに気づいたら、どのように対応すればいいかを解説していきます。(1)1本人に通知・お詫びをする給与計算のミスに気づいたら、何より先に本人に通知・お詫びをします。嘘をついたり、誤魔化そうとしたりすると、嘘が嘘を呼んで余計に大きな問題に発展しかねません。給与計算のミスがあった社員本人に、給与計算にミスがあった事実と金額の過不足を伝え、誠実に謝罪しましょう。システム上の問題などで大人数にミスがあった場合には、正しく事実が伝わるよう謝罪文を作成・配布してもいいでしょう。(2)2正確な給与明細を作り直す本人への謝罪が済んだら、正確な給与明細を作り直します。ミスをすると「早く訂正しなければ」と焦ってしまいがちですが、ここでもミスがあるとさらなる問題を引き起こしかねません。迅速性も大切ですが、入念にチェックをして正しく給与計算し直しましょう。(3)3なぜミスが起きたのかを説明するミス発見時、または訂正をする際に、ミスの原因が浮かび上がるはず。どこがどうして間違ってしまったのかを本人に説明し、再度謝罪しましょう。複数人で給与計算を行っている場合は、ミスの原因をチームに共有するのも大切です。正しい給与明細に基づいて、給与の過不足を清算します。給与計算でミスをして多く払いすぎていた場合、従業員から過払い額を払い戻してもらう必要があります。手渡し・振込どちらでも問題ありませんが、過払い分ときっちり同額を受け取り、金額を明記した領収書を渡しましょう。過払い分を請求することになります。会社側のミスで給与が多く支払われたのだとしても、受け取った従業員は会社に不利益を与えたということになってしまうのです。それでも返還しない、過払いに気付いていたのに長期間に渡って申告しなかったなど悪質な場合には、社内対応の枠を超えて警察や弁護士に相談することになります。給与の支払額が不足していた場合は、速やかに不足分を支払います。支払い方は、普段給与を支払っている方法と同じでいいでしょう。正しい給与明細と、不足分の支払いを本人に確認してもらい、金額を明記した領収書を受け取ります。(5)5翌月給与での相殺は違法?過払い分・不足分が少額なら、翌月の給与に足し引きして相殺すればいいと思うかもしれません。それは「賃金全額払いの原則」に違反してしまう対応です。結果は同じになるとしても、原則的には給与は給与、過不足分は過不足分として対応します。不足がある場合は、当月中に速やかに不足額を支払うようにしましょう。過払いの場合には翌月調整も可能です。労使協定に「ミスがあった場合には翌月に調整する」という文言がある場合や、本人と話し合って同意が得られた場合には翌月以降に過払い分を相殺しても問題ありません。3.≪給与計算でのミスが起きやすいときとは≫それでは、給与計算のミスが起こりがちなのはいつなのか、タイミングや注意点を解説していきます。(1)異動や年齢によって項目が変化したとき給与計算のミスが発生するのは、給与額や保険に何らかの変更があったとき。異動や昇進などで給与額・支払い方法に変更があると、変更忘れや入力間違いでミスが起こりやすくなります。変わる年齢でも、ミスが起こりやすいです。・40歳:40歳になる誕生月より、介護保険料の徴収開始。・64歳:雇用保険料の免除開始。4月1日時点で64歳以上の人が免除対象。・65歳:65歳になる誕生月の前月で、介護保険料の特別徴収終了。(2)税額や保険料が改定されたとき給与収入にかかる税額や保険料は、頻繁に改正されます。この改正に対応しきれず変更漏れがあると、全社に渡る大規模な給与計算ミスが起こりかねません。給与計算の担当者は、毎年の改正を注意深くチェックするようにしましょう。税金・保険料の改正タイミングは、以下の通りです。:毎年9月(3)月途中の入社・退社があったとき月途中に入社・退社した社員は、給与の日割り計算が必要になります。この計算を忘れて、ひと月分払ってしまった、または払わなかったというのは、起こりうるミスです。日割り計算の方法も会社の就業規定によって異なるので、よく確認する必要があります。当月から、社会保険料は翌月から控除を始めます。月の途中で退職した場合、退職月分の社会保険料は掛かりません。(4)イレギュラーな支給があったとき臨時の賞与・祝い金・見舞金などイレギュラーな支給があったときも、給与計算のミスが起こりやすいタイミング。支給自体は正しく支払っても、税金や保険料の課税対象になるかどうかで納めるべき税額・保険料が変わり、正しく納付できない可能性があります。最後に、給与計算のミスをなくすための防止策について考えていきましょう。(1)給与計算のルールを見直すミス防止の基本は、給与計算のルールを見直すこと。算出法など曖昧になりがちな部分も、賃金規定を確認して正しい方法で行う必要があります。交通費や扶養控除の不正を防止するため、定期的に社員情報をアップデートするのも大切です。(2)ミスしやすいポイントを押さえる給与計算でミスをしやすいポイントは、先に触れたように給与に何らかの変更があるタイミング。社会保険が変わる年齢の社員や、入退社・異動があった社員を事前にリストアップしておけば、ミスしやすいポイントを重点的にチェックできます。人の手で行う作業には、入力間違いなどのミスが付き物です。自分のミスには自分ではなかなか気づくことができません。給与計算は一人に任せるのではなく、複数人で行なうダブルチェック体制を導入しましょう。チームで給与計算を行う場合、ルールの周知や作業の進捗など情報共有をしっかりしていく必要があります。給与計算のミスは、入力間違い・計算間違いといったヒューマンエラーで起こるケースが最も多いです。そのため、給与計算はソフトを用いて、できるだけ自動化するのがおすすめです。外部業者に給与計算を委託すれば、専門家が正確に給与計算をしてくれる上、自社で経理スタッフを雇う必要がなくなり人件費の節約にも繋がります。給与計算のミスは、社員のモチベーション低下や会社の信頼失墜に直結する問題。できるだけミスを防止し、万が一ミスがあった場合には速やかな対応が不可欠です。給与計算のミス防止には、ミスが起こりやすいタイミングを知ることが大事。ソフトで自動化したり、給与計算自体を外注したりすることで、ミスをなくしてスムーズに会社を運営することができます。Reserved.お気軽にお問い合わせください!メールで電話で。