伝えたかったこと...。拙著『ラクな段取り!』では戦略的にカットしたこと...。「ナビゲーター」掲載]幼い私に母が教えたのは、「かごに乗る人、かつぐ人、そのまた、わらじを作る人」という言葉でした。世の中は回っているのだと、母は言いました。人には誰にでも天から与えられた役割と仕事があり、これを使命といいます。人には誰にもふさわしい場所があります。その場所とは、その人に与えられた使命を果たせる場所です。人がもっとも幸せを感じるのは「宇宙の円の弧」になるときとか。宇宙の円の弧になるとは、それぞれがそれぞれの使命をはたすことです。政治をつかさどる人、移動を担う人、わらじを提供する人がそれぞれの使命をはたせばこそ、宇宙はひとつの円になれます。「仕事」とは、事に仕えることです。「働く」とは、はたを楽にすることです。生きている意味を味わえます。宇宙は私たちのひとりひとりを求めています。私たちが、使命をはたすことを待っています。私たちは使命をはたせる「仕事」がどのような仕事なのか、すぐには気づけません。それは、脳のささやきが聴こえないからです。脳は私たちに、いつもささやきかけています。それぞれが歩むべき道がいずこなのか...。私たちがそれぞれの使命を果すための道です。私たちはその道を歩むとき、本当に幸せになれるのです。現代社会には膨大で雑多な情報が騒音のように渦をまいています。脳のささやきは、これらに妨げられ、なかなか聴こえてきません。満足感や充実件を感じられないとしたら、まだ脳のささやきが聴こえないのかもしれません。天が指し示す道を見つけられずにいるのかもしれません。脳のささやきに耳を澄ましてみましょう。私たちにはそれぞれ、ふさわしい場所があります。その場所にこそ、使命を果たせる「仕事」があります。試行錯誤を繰り返しましょう。使命を果たすことができません。した人生の試行錯誤を続けるにも、段取りは不可欠です。私たちは人として成長します。人からも認められます。段取りによって、効率をあげ、新しい経験をどんどん重ねて、チャンスを広げていきましょう。チャンスが増えれば、新しい経験、新しい世界に踏み出すことができます。使命と呼べる仕事にきっと出会えるのです。山あり谷ありの道も必ず、幸せへと続いています。脳は私たちを幸せにしようとしているからです。空の下に続く道なき道を一歩一歩、拓いていきましょう。段取りとは、使命を果たすための手段です。幸せになるためのアプローチです。幸せを手に入れていきましょう。スケジューリングは時間のパズル。した空き時間、待ち時間に小っちゃな仕事をやっつけちゃいましょう。「ナビゲーター」掲載]忙しい毎日の中にも、「すきま時間」が生れています。早めに終わった面談と次の面談の間などのことです。上司や同僚と雑談をしながら情報収集をしたりするのも大切です。一方で、ついつい貯めてしまいがちな簡単な作業を処理するのもお奨めです。雑務が片づき、「あれもしなければ、これもしなければ」という想いから、脳を解放できます。「すきま時間」はうかうかしていると、すぐに過ぎてしまいます。そこで、数分から十分程度で片づけられる簡単な作業を「すきま処理リスト」として、一覧表にしておきます。作業を選んで、片づけてしまいます。リストをつくるにあたっては、作業の所用時間を測ってみます。一般的に所用時間の見積りは甘く、実際には見積りより二十%増しの時間がかるといわれます。所用時間の見積りの精度をあげましょう。五〜十五分で完了するものが適切です。簡単な作業とはいえ、資料やデータ、道具やデスクトップのパソコンを必要とする場合は、すきま処理には向きません。した作業は、まとめて処理をおこないます。これを「バッチ処理」といいます。一括して処理することをさし、一括処理とも呼ばれます。一定の手順でリズムよく処理できるため、時間効率があがります。面談や訪問のアポイントメントも、バッチ処理で行うと効率的です。アポ取りをその都度、行うと、相手先の都合によって、スケジュールの埋まり具合が「飛び石」になりがちです。アポ取りをまとめて行えば、複数の相手の都合を調整しながら、スケジュールを組み立てられますので、効率的な時間の使い方ができます。すきま処理とバッチ処理を組み合わせると、効率的に処理できる業務もあります。わたくしは、請求業務をすきま処理とバッチ処理の組み合わせで行っています。セミナーが終了すると、帰りの新幹線の中で、その日の講師料のご請求書を作ってしまいます。運賃などの領収書も手元にあり、請求金額を調べるのも容易で、効率的です。作成した文書は、データとして保存しておきます。月末が近づくと、デスクワークを行う日を決めて、ひと月分のデータを打ち出し、それぞれを検算、捺印して郵送処理します。打ち出して投函するまでは、バッチ処理というわけです。たとえてみると、スケジューリングは時間のパズルです。時間のパズルを上手に埋めて、効率アップをめざしましょう。基本回転数があがると、決断も行動もスピードアップして、時間効率もあがります。「ナビゲーター」掲載]時間の制約があると、脳の基本回転数があがります。基本回転数とは、脳の処理のスピードのことです。仕事の時間効率が高まります。基本回転数は、時間の制約があるとあがります。集中力が高まり、脳が活性化するのです。そこで、仕事を行うときは、作業ごとに制限時間を決めるようにします。制限時間は、予想される所要時間よりやや短めに設定します。三十分位かかる作業ならば、二十五分を制限時間にするという具合です。緊張感を高まって、脳の基本回転数があがり、所用時間が短縮できるのです。そのとき、作業時間を測るようにします。所用時間の見積りは甘く、実際には見積った所要時間より二十%増しといわれます。実時間を測って、所要時間の見積もりの精度をあげていきます。先回の実時間よりやや短めに設定します。制限時間は短くしていくことができます。制限時間を決めても、時間の経過を実感しないと、基本回転数はあがりません。制限時間を設けたら、現時刻から何時までに処理すべきか、完了の時刻を決めます。時計をつねに見ながら仕事をするようにします。パソコンを使う人は、画面にデジタルの時計が表示されますので、これを視野にいれながら、仕事を進めます。タイマーを活用するのは効果的です。そのときにも、終了のアラームが鳴るのを待つのではなく、タイマーの表示を確かめながら、仕事をします。数字が0に近づくのを見ると、緊張感が高まり、脳の基本回転数があがります。期限には、2つの種類があります。○デッドライン(最終期限)○ベースライン(中間期限)デッドラインは、どうしても死守しなければならない最終期限のことです。自ら提示して、完了を約束したりした期日を指します。デッドラインを死守するには、折々に中間期限を決めて、これをクリアしながら、仕事を進めていきます。この中間期限をベースラインと呼びます。早めに設定するようにします。脳の基本回転数があがって、時間効率が高まります。早めのタイミングに設定していますから、デッドラインまでには、リカバリーできるというメリットもあります。一日は二十四時間、時間は、誰にでも平等に与えられる資源です。数時間分の結果しか出せないこともあります。脳の基本回転数をあげて、時間あたりのアウトプットを増大していきましょう。前頭葉の機能が低下すると、パフォーマンスが悪くなります。「ナビゲーター」掲載]段取りが上手い人には、2つの特徴があります。○全体視野が広い○並行処理ができる全体視野については、先回、紹介したとおりです。並行処理とは、複数の仕事を並行して処理することです。料理はたいてい、並列処理でつくります。煮こむ間にテーブルをセットします。直列処理のほうが並行処理より調理時間が長くなります。二つ以上の作業を並列処理すると時間効率がよくなります。部下が作成しているプレゼン資料の相談にのり、アルバイトが進めている作業を進捗管理する、という具合です。並列処理は、脳の司令塔と呼ばれる前頭葉がコントロールしています。手順を考えるのも前頭葉の働きです。並列処理は脳に負担がかかり、前頭葉が刺激されます。前頭葉が刺激されると、ヤル気が高まり、脳全体も活性化します。脳が活性化されると、結果的に並列処理が上手くできるようになり、さらに前頭葉が活性することになります。面倒な作業がうってつけです。前頭葉を刺激するようにします。脳を活性化するには、大脳の右左のバランスをとることも大切です。大脳の左右とは、いわゆる「左脳」「右脳」のことです。○左脳...「言語の脳」と呼ばれ、論理的な思考や計算、言語の分析的な理解をする○右脳...「感性の脳」と呼ばれ、直観的な判断、空間認識や芸術など感覚的な理解をする。左脳より右脳が優れている、ということではありません。左脳がよく使われるため、左右のバランスがくずれがちです。バランスを崩した脳は疲れやすく、ストレスがたまります。くずれてしまった左脳と右脳のバランスをとりもどすために、いま、右脳の活性化が課題になっているのです。右脳を刺激するために、次のような行動を心がけます。○仕事中は一時間に十分程度、休憩をとる○休憩時間には景色をながめたり、絵を鑑たりする○環境が許せば、音楽を聞きながら、仕事をする○左脳を使う仕事をした後は、右脳を使う活動を行う○新聞のコラムを音読したり、詩を朗読したりする○週に1〜2回、定期的に運動をする○絵を描く、ダンスをするなどの習い事をする○腹式呼吸で呼吸する左右の脳のバランスを保ち、段取りのみならず心身の調子を整えましょう。仕事の質の低下を招くことがあります。全体が見えなくなっています。段取りが悪くなるのも、こんなときです。全体が視えれば、部分にとらわれすぎることはありません。ヒト、モノ、カネ、情報など、資源の手配にも先手を打てます。段取りには、全体を視る眼が欠かせません。全体を視る眼を「全体視野」と呼びます。全体視野を鍛えるには、高いところから景色を見る習慣が効果的です。高いところからの見え方を脳に学習させるためです。その街を構成するいろいろなものもつかめます。部分も視えるという身体感覚がつかめます。仕事の全体と部分が簡単に見通せるようになります。全体をつかめれば、しめたものです。ゴールまでの段取りを早め早めに進めていけます。三次元でとらえることもできます。ものごとを三次元でとらえる力のことを「空間認識能力」といいます。動いているものとの距離をつかんだり反応したりする能力のことです。優れたスポーツ選手はこの力が高いそうです。高い脳を「空間脳」と呼びます。空間脳は子どもの頃に野山を駆け回って遊ぶと、磨かれるようです。三次元の世界を五感で感じ、「からだで覚える」からです。「からだで覚える」とは、脳の回路がつながり、ある行動を行うための運動プログラムができあがることをさします。最近、ぐるりと体を回してころがる「でんぐりがえし」のできない子どもが増えているそうです。三次元の動きに関わる運動プログラムが発達し難いのかもしれません。空間脳は目の前にあるものを、目を閉じてつかむだけでも鍛えられます。目を閉じてつかむ練習を繰り返します。慣れたら、目を閉じたまま、少し離れた家具まで歩いたり、キャッチボールをしたりして、空間脳をトレーニングします。パソコン、携帯、ゲームの画面など、狭い平面を見る時間も長くなっています。「空間脳」が衰えがちになります。空間に対する身体感覚を鍛えて、全体視野を広く保ちたいものです。イメージは現実になるからねっ。「ナビゲーター」掲載]脳は、現実とイメージを区別できません。蛇が嫌いな人に、大きな声で「蛇!」と声かけすると、後ずさりします。蛇がいなくても、蛇がいるかのように反応するのです。イメージは脳の働きに影響し、私たちの行動を促したり、抑えたりします。肯定的なイメージを描く習慣をもちます。商談前に描くイメージが異なるそうです。売れない人は敬遠されたり、拒否されたりするイメージを描くそうです。イメージは、現実を招きます。描いたイメージが気持ちや考えに影響し、言動に影響し、結果に影響するからです。段取りとは、ゴールまでのプロセスを考え、実行することです。結果につなげていけます。肯定的なイメージを描くためにはまず、日常の言葉づかいを肯定的にします。肯定的なイメージと肯定的な言葉づかいは表裏一体です。「考えることは話すこと、話すことは考えること」と言います。考えるとは、頭の中でつぶやくことです。つぶやきを肯定的にすれば、イメージも肯定的になります。言葉は耳から入って、私たちの気持ちにも働きかけます。積極的に行動できます。そこで、結果を出すことにもつながります。人は無限の可能性をもっています。否定的な言葉、後ろ向きの気持ちです。思いもよらない道が拓くのを体験するようになります。肯定的な言葉を使う人たちとつき合うように心がけます。その人たちはあなたにも、肯定的な声かけをしてくれるはずです。その言葉が耳から入るたびに、あなたの気持ちと行動は前向きになります。その人たちの言葉づかいを真似します。肯定的なセルフイメージを導いてくれます。逆に、否定的な言葉を使う人たちとは、深くつき合わないようにします。自信や可能性を奪うからです。成長のためにときには、苦言を受けいれることも大切です。実際よりも劣っているような気にさせる人たちとは距離をおきます。私たちの行動は前向きになります。仕事の段取り、人生の段取りといえるのです。「ナビゲーター」掲載]仕事は、次の四つに仕分けることができます。○力量をふまえて断る仕事このうち、「すぐに片づく仕事」は、考える前に動いたほうが効率的な仕事です。残りの三つは考えてから動いたほうが、効率的な仕事です。処理の方法や手順を考えます。方法や手順を考えざるを得ません。ところが、数十分、数時間で片づく仕事は考えるよりも先に、からだが動いてしまいがちです。考えてから動くようにしましょう。私たちは料理をつくるときに、材料や道具や手順をレシピで確かめてから、キッチンに立ちます。慣れない料理なら、調理中もレシピを確認します。手をつけようとしている仕事のレシピが頭に入っていないならレシピを確かめなければなりません。仕事のレシピとはマニュアルや手順書です。それらを見なくても手順が分かっている、それらの概要を書けと言われたら書けるなら、その仕事にさっそくとりかかります。一方で、手順が分からないときには、職場の手順書やマニュアルを確かめます。必要に応じて、経験者の助言をあおぎ、おおよその手順を決めます。必要な道具や資料、人手を整えてから、とりかかります。手順が不明確だと、処理のプロセスがいったり来たりします。とりかかってから道具が足らない、資料、人手が足らないと気づいて、その度に手を止め、準備することになります。これでは、非効率です。考えるより動いたほうが効率的な仕事もあります。ひとつは、手順が決まっていて、考える必要のない仕事です。「すぐに片づく仕事」であれば、いますぐに処理します。多少の時間を要するなら、いつ手をつけるかを決めて予定の日時には、確実に処理します。ひとつは、ゴールがまったく見えない仕事です。結果が分からない仕事です。こんな仕事については、とにかく動いてみます。先が見えてきたら、改めてゴールのイメージを固め、手順を再考します。方法、手順を考えるときには、まず、ゴールを明確にします。その仕事を終えたときに、どのような成果物、結果を出すべきか、出したいのか映像として思い描いたり、文章で表現すると効果的です。脳はまるでハンターのように、達成志向です。行動をしかけていきます。逆に、ゴールが見えないと、脳は迷走し、決断、行動が場当たり的になります。仕事の効率はぐんとあがります。優先淳儀を決めるより、優先順位を決めるルールを決めましょう。「ナビゲーター」掲載]仕事の基本は、「すぐにやる」です。はいっても、私たちはさまざまな仕事を抱えています。優先順位をつけなければなりません。優先順位づけにあたって、迷ったりストレスを感じたりすることは多いものですが、これを楽ちんには、「決めるための基準を決めること」です。基準があれば、仕事を機械的事務的に仕分けることができます。次の四つに仕分けします。四つに仕分けてみると、優先準備づけの方向性が自然と、決まってきます。原則として、すぐに片づけます。これについては、vol..6で、ご紹介いたしました。適任者を選び、できるかぎり早く任せます。任せる目的、範囲、期限などを明示して任せます。任せるとは、自分が楽をすることではありません。全体の効率を高めるためです。自分が処理するよりも他の人に任せたほうが全体の効率があがるなら、適任者に任せます。頭に入っていない仕事は考えてから動きます。その際、仕事の手順書を書けるかどうかをまず考えます。仕事の流れのおおよそが分かるような手順書が書けそうなら、さっそくとりかかります。手順を組立ててから、手をつけます。前例のない仕事については、とりあえず動いてしまいます。仕事を完遂できないと、組織の業務に支障をきたします。断るべきかどうかを判断します。必要に応じて、関係者とすり合わせを行います。若手、中堅は必ず、上司に相談します。場合によっては引きうけます。自身の仕事にフィットする優先順位づけの判断基準を決めて、スマートに仕事をこなしましょう。簡単な仕事はすぐに片づけて、脳を楽にしてあげましょう。仕事の効率をあげための大切な段取りです。そこで、「すぐに片づく仕事」は、すぐに手をつけて、あっという間に処理することを習慣にします。「すぐに片づく仕事」とは、簡単に処理できる仕事のことです。1〜2分または数分以内に片づけることのできる提携業務や判断業務であり、ほとんどが機械的事務的に処理できるものです。目を通したら、すぐに回してしまえる回覧文書。調べたり考えたりしなくても、即答できる問い合わせ。訪問や待ち合わせの確認など、せいぜい数分で受話器をおける電話。数行で返信できるメール、所在地や単語を調べる程度のインターネット検索など。した「すぐに片づく仕事」はすぐに手をつけて、処理してしまいましょう。考えている間に処理すれば、片づいてしまうからです。集中を要するときを除いて、すぐに手をつけ、片づけてしまいます。脳に余計な負荷がかかります。記憶として保存したり、再生したり、再生もれがないよう、そのことを気にかけたりするために脳の回路が使われるからです。同窓会の出欠を保留にしたら、そのことが脳の記憶領域に保存され、ときどき思い出されてきます。脳の思考回路が使われています。調べたり問い合わせたりする手間がかかります。ここでも、脳の回路が使われてしまいます。脳を楽にしてあげましょう。脳は身軽になって、よく動くようになります。脳がよく動けば、仕事の効率もあがります。プロジェクトや数日以上かかるような、まとまりのある仕事は、計画的に進めていることでしょう。予期しなかったトラブルやクレームが発生したり...。計画はたいてい計画どおりには運びません。差し込み仕事は愉快ではありませんが、ビジネスにはつきもの。こちらから問い合わせや依頼や連絡、相談をすることもありますから、お互い様です。これらも数分以内に処理できるものなら、すぐに片づけてしまいます。やれば、早く終ります。片づく仕事から脳を解放し、重要な仕事に力を注ぎましょう。決めないと進まない、決めないと終わらない...。選ばなかったあれこれを捨てることです。ある会社へ入社するということは、その会社を選び、それ以外のすべての会社を捨てることです。結婚とは、ひとりの異性を選び、他の異性をあきらめることです。ある車を買えば、お金持ちかマニアでないかぎり、ほかの車を手に入れることはありません。決めるということは、じつは捨てることなのです。捨てるときには、捨てることへの痛みや捨てたものへの心残りをともないますから多くの人は決めることが苦手です。一方で、私たちの日常は決めなければ始まらない、進まない、終わらないことの連続です。レストランでメニューを決めなければ、料理は提供されません。商品を決めなければ、レジへは進めません。出欠を決めて、メールや返信はがきを返さなければ相手への回答は終わりません。「決めること」は、日常をスムースに営むための段取りといえます。決めれば進む、決めれば終わります。職場では上司が決めなれば、部下は動けないしお客様が決めなければ、商談は前へ進みません。仕事や生活の流れが滞った経験があるのではないでしょうか。それでも、決められないのは捨てることにともなう痛みや心残りなどのストレスを避けたいからです。決めないことにもストレスがともないます。決断までの間、落ち着かなかったり、いらいらしたり、不安になったり決めることを催促されて、焦ったり腹立たしかったり...。本人が感じていない、気づいていないだけで、脳には負荷がかかっています。同窓会の出欠を決めなかったら、そのことが心にかかっていて、ときどき思い出されてきます。しようかなと考えたりして、決めきるまで脳の記憶領域や思考回路は使われています。決めないことを不快に感じない、気づいていない人でも脳には負荷がかかっているのです。脳は楽ちんで楽しいことが大好きですから決めるべきことは早く決めて、脳の容量や回路を軽くしてあげましょう。データの蓄積が減り、思考回路がオープンになれば脳は身軽になって、よく動くようになります。脳がよく動けば、仕事の効率があがります。同じ仕事ならば、もっと早くこなせる、同じ時間ならばもっとよい質の高い仕事ができるようになるのです。決めかねているなと感じたら「決めれば終わる」「決めれば進む」とつぶやいて思いきって決めてしまいましょう。決めることで、仕事が進んだり新しい局面にシフトしたりする爽快感を味わえます。これが脳をより楽しくさせますから、脳はさらによく動くようになるでしょう。伝えたかったこと...。拙著『ラクな段取り!』では戦略的にカットしたこと...。スケジューリングは時間のパズル。した空き時間、待ち時間に小っちゃな仕事をやっつけちゃいましょう。基本回転数があがると、決断も行動もスピードアップして、時間効率もあがります。前頭葉の機能が低下すると、パフォーマンスが悪くなります。イメージは現実になるからねっ。優先淳儀を決めるより、優先順位を決めるルールを決めましょう。簡単な仕事はすぐに片づけて、脳を楽にしてあげましょう。決めないと進まない、決めないと終わらない...。小保方さんだけが再現できるのであれば、それは科学技術ではなくて技...。小保方さんだけが再現できるのであれば、それは科学技術ではなくて技...。小保方さんだけが再現できるのであれば、それは科学技術ではなくて技...。山下達郎のバックボーカリストとして知られる友人、後藤叶圭さんの二作目のアルバムです。8曲目『さよなら仕度』はPr.そのまの作詞です。