役割分担でスムーズな流れをつくるまず、出展目的(商談獲得かリード獲得か)によってブース来訪者一人あたりの対応時間や対応スクリプトを決めます。対応時間や目標から必要な説明人員数を割り出し、事前にアサインしてスケジュール調整をしておきましょう。次に役割分担に合わせた導線を決定します。通路からの呼び込みやノベルティ配布、アンケート対応などはコンパニオンや新人にまかせ、社員はブース内の説明に専念させます。配布資料・ノベルティ補給や名刺・アンケート回収などに対応する運営スタッフを用意しておくと、全体がスムーズに流れます。ブース位置から人の流れを判断し、コンパニオンやスタッフの立ち位置もある程度決めておきましょう。決定事項はマニュアル化し、事前に社内で共有しておくことが重要です。事後につなげるために、当日やるべきこと会期後すぐにフォローできるよう、名刺デジタル化サービスなどを活用して会期中にデジタル化処理をしておきます。漏れなく効率的なフォローができるよう、見込み度のランク(3段階程度)とその判別条件を事前に共有し、接客結果を名刺の裏などにメモするなどのルールを決めましょう。見込み度のランクが高いものについては、会期中に担当営業を割り振っておくことをおすすめします。事後フォローのスケジュールを確定しておく迅速かつ効果的なフォローができるよう、事前にスケジュールを決めておきます。ブース来訪者にはいち早くお礼メールを出し、確度の高い方には営業担当者が電話してアポイントメントを取ります。お礼メールをクリックした方をピックアップし、電話してみるのもよいでしょう。バーコードリーダーをレンタルした場合は、会期終了後から1週間後程度でデータが入手できますので、その後お礼メールを出します。メールで誘導するWEBページやダウンロードコンテンツ、セミナーなどもあらかじめ確定しておきます。メールを複数回に分けて配信する場合は、コンテンツ更新のタイミングやセミナースケジュールと連動させ、継続して興味を引き付けましょう。今回のまとめブース来訪者一人あたりの対応時間や対応スクリプトまで決めておく。獲得したターゲットの情報は会期中にデジタル化処理。見込み度のランク(3段階程度)を付加しておくとさらに効率的なフォローが可能に。素早いお礼メールだけでなく、営業担当からの電話、メールから誘導するためのWebコンテンツなど、計画的に。次に「ブースや配布資料の企画・制作」を行います。事例から学ぶシステム活用の勘どころケース1「中規模有料セミナー運営のためにシステムを採用」イベント・展示会・セミナー準備お助けガイド運営会社お問い合わせ。