様は、抜群のチームワークを武器に、コンクリートを活かしたデザイン性の高い注文住宅からリフォーム・リノベーション、型枠工事まで提供している会社です。同社では、職人さんの配置の管理を一般的な出面表のExcelによって管理しています。出面表の主目的は予定を組むためのものですが、過去の情報は出勤実績データとなります。このデータを活かして、給与計算などを行う仕組みをつくりたいとのご相談をいただき、出面表をもとに給与計算などを行うツールを作成いたしました。ハートビートシステムズでは、クラウド型の業務システムの構築がメインですが、今回は業務処理の特性を考慮し、Excelにプログラムを仕込む「ExcelVBA」として作成しました。して表現され、残業などの情報も欄外に記載し、1現場・1か月=1シートで作成されています。ツールは各出面表シートを読み込み、個人別の出退勤表を作成します。作成された出退勤表について、出面表には記載されていない、有給取得実績などの調整の入力をします。この出退勤表は、PDF化したものをツールからボタン1クリックで各職人さんにメール送信することもできます。最終的な給与計算は、もともと使用いただいている「弥生給与」にて行います。ツールからは、上記で調整した個人別出退勤データを、弥生給与にインポート可能なファイルとして出力し、弥生給与にインポートして給与計算を行います。ここまでが基本的な活用法ですが、原価管理の一環として、出面表のデータをもとに、現場別の人工代(自社の職人さんの労務費、協力会社の職人さんの外注費)の集計資料も作成することができます。営業所があり、国内3つの工場のほか、韓国、中国、インドネシアにも拠点を持つ金型部品メーカーです。女性の働きやすい工場を目指しています。ハートビートシステムズでは、同社にクラウド型の見積の基幹業務と営業管理を行う業務システムを提供させていただいています。同社で取り扱っている金型部品は、カタログに記載されている標準品と、オーダーメイドの特殊品がありますが、特に特殊品対応と短納期が同社の強みとなっています。カタログ品は様々な種類、サイズとともにオプション加工がありますが、サイズとオプション加工の種類、あるいは数量によって単価が変わり、得意先様によっても単価が異なります。同社で活用いただいているシステムでは、これらの情報を入力すると自動で単価を取得することができ、見積書をスムーズに作成できます。作成した見積情報は、承認権限を持った社員にシステム上で見積依頼を行い、承認されるとシステムから得意先の担当者様に、見積書をPDF化し、添付したメールを送信することができます。受注すると、工場で使用する図面をExcel形式でダウンロードすることができます。日次の営業レポートを出力し、活用いただいています。SFA・CRM(営業管理・支援システム)としても活用いただいており、各営業担当者がいつ、どこで、誰と、どのような商談をしたのか、次回アクションはいつ、何をする予定なのかといった営業日報情報を入力し、営業管理者はそれらをチェックし、必要に応じてアドバイスなどのコメントを入力します。得意先の担当者様のデータも保持しており「〇〇の展示会にお越しいただいたお客様への御礼メール」や「お客様アンケートの依頼メール」などの一斉送信にも活用いただいています。次にB地点で10:30~11:00の滞在さらにC地点で・・・これらのスケジュールは移動時間を踏まえて無理のないものなのかチェックしながら配車・配置計画を作成する仕組みを提供しています。配車・配置計画に必要な「運行」または「滞在」の情報を登録します。「運行」の場合は、運行情報を登録した時点で経路情報(ルート、距離、所要時間)がセットされます。高速道路の使用有無は、予め設定された情報にしたがいます。「自動配車」機能にて、いったん配車表をつくります。自動配車は予定時刻などを考慮して行われますが、自動配車の結果について、調整が必要な場合は、各情報を配車表のワクにドラッグアンドドロップして、仮の配車・配置計画(回送情報のない計画)を作成します。計画を作成すると、以下のような画面が表示されます。配車完了後の画面この画面が、ある日の配車情報となります。出発予定時刻と所要時間から、到着見込時刻が表示され、遅れる、あるいはギリギリ(予定時刻の5分前以降の到着見込みなど)の場合は、見込時刻が赤で表示されます。計画に無理がある場合は、配車を組みなおします。出発している場合は、出発実績時刻から到着見込時刻が計算されます。内容は配車表としてExcel出力が可能です。それぞれの車両について、Googleマップにてルートの地図表示ができます。これらの画面はスマートフォンからも参照できます。実績の登録はスマートフォンで行います。「運行」ではなく「滞在」の場合は、開始・終了時刻を登録します。スマートフォンから実績時刻を登録このように、予測所要時間を考慮し、ムリ・ムダのない配車・配置づくりを支援いたします。製造業の棚卸どの商品が、どこに、何個あるのか棚卸はあたりまえの業務ですが、製造業の棚卸は複雑です。・A工程まで完了している仕掛品は、単価をどう評価するか・では、B工程まで完了している仕掛品はどうなのかと、仕掛品の在庫金額の評価をしなければなりません。「仕掛品の単価は、一律で販売単価の50%とする」のような基準であれば、それほど大変ではないのですが、できる限り、実際に発生した原価を反映させた単価を適用するとなると大変です。棚卸の際、棚卸表を持って回り、実数をカウントしてそれを記入していくのが一般的ですが、棚卸表は現場(部門・工程)ごとに出力され、それぞれの数量は本体いくつあるべきなのかが棚卸表に記載されていると、棚卸作業が楽になり、ロスにその場で気づくことができます。(いくつあるべきだったのか)も記載されると、ロス、入力ミスが把握できます。実際の発生原価に即した棚卸結果ハートビートシステムズでは、在庫データのほか、作業実績データ、原価データをもとに理論在庫数を記載した棚卸表を出力し実際の棚卸数量から、それぞれの原価金額を算出します。スピードはもちろんのこと、より正しく在庫金額をつかむ。そんな製造業の棚卸を支援します。SFA・CRM(営業支援・管理システム)の一環として、営業活動実績を登録・管理できるようになっています。作業者が・現場に着いた・作業を終えたの情報を写真を含めて登録し、作業実績・勤怠の管理をすることができます。位置情報が画像データに記録されるため、この情報を利用します。・作業を終えて移動する際の作業後の写真を撮影し、システムに登録します。・現場を出た時刻の管理が可能となります。合わせて管理ができます。写真を使わず、単純に「登録処理を行ったときの端末の位置情報」を使うこともできますが、こちらについては今後、別の記事で紹介します。活かすことも可能です。Map上に表示することができます。表示対象は、条件を絞ることができます。自分、×ランク以上の顧客、3ヶ月以内訪問なし」を抽出し、顔を出しに行く。いうようなことが可能です。その際、マーカーをクリックして、顧客名をさらにクリックすると、顧客情報の詳細画面が表示されます。「○○市の、自分が担当の進行中工事物件」を地図表示させ、同様に工事物件情報を表示させることもできます。マーカーをクリックすると顧客名など(表示内容はカスタマイズ可能)のフキダシが表示フキダシの顧客名をクリックすると、顧客情報画面が表示されるもちろん、これらのことはスマートフォンからも操作ができます。これらと同様に「自社が納入して5年以上経過している機器の設置場所」の地図表示なども対応可能です。登録された、顧客の担当者情報をもとにメールを一斉送信する機能があります。・キャンペーンのご案内などに使うことができます。対応する、自社の営業担当者名、メールアドレスなどを自動で埋め込んで送信します。メールのひな形編集画面また、メールにファイルを添付することも可能です。・社内向けに受注速報メールを送信(全社/部門内)・メール受信をベースにしたデータ取込なども可能ですが、これらについては改めて紹介していきたいと思います。補足的な機能ですが「掲示板」の機能があります。LINEのトークのような機能です。LINEと同様に、画像、ファイルを貼り付けることもできます。・飲食店の店舗毎のシフト要望提出、確定シフトの共有の内容共有のような形で活用されています。付帯機能として、在庫管理機能があります。(在庫管理単体でも使えますが)商品を仕入れたり、生産したり、あるいは返品などの際は在庫数が増える。逆に商品を出荷したり、製品を構成する部品として消費すると在庫数が減る。在庫数が基準値を下回ると発注を促す。「10個在庫があり、そこに3個注文が入ったが、まだ出荷していない」というケースを考えると・物理的に存在する数量は10個だが・3個は予約済み(引当済み)・使ってもよいのは7個となります。これをシステム的に表現すると・実在庫数:10・引当済:3・有効在庫(使ってよい在庫):7となります。考え方と「リードタイム」の概念を活用すると「いつまでに何をいくつ発注(生産指示)しなければならない」という要発注リスト、要生産リストを出力することができます。在庫は持ちたくないが、在庫切れのチャンスロスも発生させたくない実在庫をベースとした発注点管理はオペレーションの工夫により、アナログでもそこそこの管理ができます。有効在庫をベースとした各種管理は、何かしらのシステムがほぼ必須となります。在庫関連は上記のように書くとシンプルですが、細かい点(例えば、注文を受けて、在庫が足りなかったらどうするのか。OKとするのか、NGとするのか、警告にとどめるのか)は使う会社様によりマチマチです。在庫検索画面の例ハートビートシステムズは、貴社にジャストフィットの在庫管理の仕組みを構築します。SFA・CRM(営業支援・管理システム)の最も重要なデータは営業活動の履歴データです。顧客あるいは先方担当者の基本データをメンテナンスしておくことも重要ですが、日々の営業活動の実績を入力しないとSFA・CRMは有効活用できません。とって本来不可欠な情報ですが、営業担当変更の引継ぎの際には、新しい担当者にとっても重要な情報となります。「引継ぎの打合せ要らず」これがSFA・CRMの理想の状態です。それではハートビートシステムズの営業活動実績の機能の紹介です。・顧客情報の画面には、住所などの基本情報の他に、過去の営業活動実績も表示(初期表示は「直近の10件のみ」など、設定した件数のみ。「全て表示」ボタンを押すと、過去全ての実績を表示)Excelなどで営業日報として営業活動実績を記入しているケースも多いと思いますが、せっかく情報を入力したならばデータベース化し、資産として活用しましょう。次のページこのサイトについてクラウド型の各種業務システムを構築している、ハートビートシステムズのシステムの機能・活用事例を紹介しています。実際には様々な機能の組み合わせでシステムが成り立ちますが「できること」の紹介として、機能に着目して記載しています。