契約書のやりとりをシンプルにする電子サイン。ペーパーレス化を実現するPDF保存。MoreResearch契約書のやりとりをシンプルにする電子サイン。ペーパーレス化を実現するPDF保存。DCの使いこなし術をお届けします。契約をはじめ、人事関連や外部からの問い合わせ対応などを担当しています。契約書のやりとりで活躍する電子サインや法務ならではの墨消し機能の活用についてご紹介いたします。■契約書に添付する参考文書をポートフォリオ機能でまとめるまず1つ目に紹介させていただく活用方法は複数の違う形式のファイルを1つのファイルに埋め込める「ポートフォリオ」です。「契約書にはかなりの数の別紙や資料が付きます。これらをメールで添付してもよいのですが、やはり管理が煩雑になるので、Acrobatポートフォリオ機能を使ってWordもExcelもPDFポートフォリオにまとめてしまいます。つのファイルの構成になります。ポートフォリオ内の他のファイルとは独立して開くことも、読み込み、編集、書式設定を実行することもできます。DCの電子サインで契約書のやりとりはここまでシンプルに続いては「署名用に送信」の機能をご紹介いたします。これは相手先にPDFへの電子サインを簡単に依頼する機能です。契約書を締結するには、両者の署名が必要になる場合がありますが、原本を手渡し、または郵送で受け取り、署名し、返送することは意外と時間と手間がかかってしまいます。「署名用に送信」を活用すれば、文書作成から署名の依頼・収集までを一貫してデジタル上で行うことができます。ユーザーはデジタル入力、手書き、画像(事前に印鑑を画像として取り込んでおけば印影表示も可)を選択でき、紙と同じようなワークフローをより安全に、迅速に実現することが可能になります。しくはこちら「デジタル文書のメリットとしては、文書を受け取った本人がきちんと契約書に同意したのかどうか確認できますし、紙だとわかりにくい改ざんに関しても、デジタル文書では変更をきちんとログをとっているので、安心です。Signが必要ですが、受け取る側はWebブラウザがあればサインできるので、幅広いお客様に使っていただいてます」(浅井)さらに、この機能を利用すると契約手続きのプロセスを追跡することができます。相手先に問い合わせることなく、相手側の承認プロセスを確認することができます。「紙の場合、お客様のところに着いた後は、どういったステータスなのかこちらからはわかりません。オンライン上でプロセスを見れば、お客様が契約書を見られたのか、サインをされたのか、ステータスがわかります」(浅井)日本では印鑑文化と紙のプロセスが根付いており、いきなり電子サインのプロセスを構築し、活用するのはハードルが高いかもしれません。DCをお使いいただいている方は、まずはこの「署名用に送信」で、簡単に使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。DCの活用をおすすめします。文書にパスワードをかけることで、ファイルを開くこと、印刷、修正を制限することが可能ですので、大切な文書を守ることができます。「法令上、紙で保存しておかなければならない書類もあるので、これらはAcrobatでスキャンをとった後、倉庫に保存してあります。書類の内容を改めて確認するのにわざわざ倉庫に足を運ぶことは少ないです。ほとんど「ない」と言ってもよいかもしれません。PDFで保存されているファイルを確認すればいいので......」(浅井)また、会社名や金額などPDF文書の一部だけを伏せた状態で共有したいという用途には、墨消し機能がおすすめです。墨消しの機能はテキストや画像を指定して文字通り墨消しする機能です。Acrobatの墨消し機能は、単に文字の上に色を載せるのではなく、該当箇所のデータ自体を削除しますので、検索やコピー&ペーストしても元のテキストは表示されません。「前職の法律事務所では出力した紙をチェックして、一生懸命マジックで消していました。マジックで消しても、裏面から見ると、実は文字が見えちゃうんですよ(笑)。DCによる文書のデジタル化やデジタル文書のさらなる利活用によって、業務の改善につながっています。「契約書を紙で作る場合は、やはり印刷して、製本して、郵送して、送り返してもらうという作業が発生します。法務部門の業務でもっとも労力がかかっているのが、この一連の紙の処理です。DCは紙とデジタルをシームレスに扱えるようにするドキュメントソリューションです。文書のデジタル化によって、簡単に修正や共有ができるだけでなく、文書にパスワードをかけたり、署名を依頼したり、文書の情報を完全に削除するという、デジタル文書ならではの利便性をご提供しております。