言葉遣い完全無欠な人などいませんから、何をするにしても失敗やミスは発生します。社会人として仕事を進めていく中でも、失敗やミスをしてしまうことがあるでしょう。いえ、そこで誰でも失敗やミスをするものと開き直ってしまっては、人としての信用や信頼は得られません。失敗やミスをしたときの対応や対処にこそ、ビジネスパーソンとしての引いては人としての本質的な信用力が問われます。近年のビジネスシーンでは、仕事をする上で社内においても社外の取引先ともメールのやりとりが必要不可欠になっています。そのため、ビジネスメールにおける謝罪文やお詫びの書き方が非常に重要になってきます。ビジネスシーンにおいて、メールだけで謝罪やお詫びを済ますことは基本的にあり得ません。そこで今回は、ビジネスシーンにおける謝罪やお詫びの基本を説明した上で、謝罪メールやお詫びメールの書き方について、ご紹介したいと思いますので参考にしていただければ幸いです。まとめビジネスシーンにおける謝罪やお詫びの基本ビジネスシーンにおける謝罪やお詫びの基本的な方法について、自信を持って把握していると言えるでしょうか?そこで、まずはビジネスシーンにおける謝罪やお詫びの基本的な方法について、ご紹介したいと思います。相手に直接口頭で謝るのが基本ビジネスシーンだけに限りませんが、トラブルの謝罪やお詫びをする場合は基本的に相手に対して面と向かって直接口頭で行う必要があります。いうのも、顔と顔を合わせることで、言葉だけでなく表情や態度によっても謝罪やお詫びの気持ちや誠意が伝わるからです。コミュニケーションは言葉で行うものと思いがちですが、実はコミュニケーションにおける非言語的手段(表情・態度・身振り手振り・声音など)が占める割合は約70%にものぼるとされています。信頼関係が特に重要視されるビジネスシーンにおいて謝罪やお詫びをする場合は、相手に対して面と向かって直接口頭で行うのが大原則となります。謝罪できないケースでは、少なくとも電話で謝罪やお詫びの気持ちを伝える必要があるでしょう。口頭で謝った後に、メールで改めてお詫びするこのように直接あるいは電話で謝罪やお詫びをした上で、重ねてメールによる謝罪やお詫びをすることがビジネスシーンにおける一般的な謝罪方法だと言えるでしょう。この点、直接または電話で謝罪やお詫びを伝えることなくメールだけで済まそうとしたり、直接または電話による口頭での謝罪とメールによる謝罪の順番が入れ替わることは、避けなければなりません。その理由は、前述のように非言語的コミュニケーションを欠くとお詫びの気持ちや誠意が伝わりにくくなるからです。ビジネスメールは言葉だけのコミュニケーション手段ですから、どうしてもメールの受け手は冷たい印象を受けがちです。その冷たい印象によって、謝罪メールの受け手の感情を逆撫でしてしまう可能性もあるからです。ビジネスシーンにおいて謝罪やお詫びをする時は、口頭での謝罪の後に重ねてメールによる謝罪をする、という手順を守る必要があるのです。加えて、メールにおける謝罪やお詫びでは、お詫びの気持ちや誠意をしっかりと伝え、かつ、誤解や感情のもつれが生じないように文章表現には細心の注意を払う必要があるのです。誠意ある対応かつスピード感のある対応このような一連の口頭とメールによる謝罪やお詫びと並行して、あるいは謝罪やお詫びの後に、自分側の失敗やミスによって発生したトラブルをリカバリーする必要もあります。納品した商品が不良品だったり運送中に商品破損していたケースでは、相手先からのクレーム連絡を受けた後にすぐ出向いて直接謝罪し、その際に代替商品を一緒に持参できればベストでしょう。会社に戻り次第、改めてお詫びメールを送ります。社内会議が予定されていた日時に間違ってお客様への訪問アポイントメントを入れてしまったケースでは、基本的にお客様の都合を優先しなければなりません。時間的余裕があれば上司や関係部署の参加メンバーに直接お詫びし、時間的余裕が無ければ電話で上司などに謝罪と報告をしてから客先を訪問し、帰社後に改めて口頭ないしメールでお詫びします。いずれにしても、このような一連の口頭とメールによる謝罪やお詫びはスピード感と誠意のある対応が必要です。謝罪メールやお詫びメールの書き方のポイントそれでは、このようなビジネスシーンにおける謝罪やお詫びの基本的な方法を踏まえた上で、どのようなポイントに配慮して謝罪メールやお詫びメールを書けば良いのでしょうか?そこで、謝罪メールやお詫びメールの書き方のポイントについて、ご紹介したいと思います。謝罪メールやお詫びメールにおいては、まずトラブルの原因や経緯について端的に説明することが求められます。トラブルや問題が起こった経緯について簡単に説明することによって、相手方の高ぶった気持ちを少しでも静めます。トラブルや問題の原因や理由について触れることにより、相手方の疑問にも答えます。謝罪メールやお詫びメールにおいては、自分側の失敗やミスであることを示すためにも、失敗やミスの原因や経緯を確認して説明する必要があるのです。言い訳をしてはいけない謝罪メールやお詫びメールにおいては、素直に自分側の非を認めて謝る姿勢が重要であり、言い訳をしないことが大切です。トラブルの原因が自分の失敗やミスだけでなく、不可抗力が加わったケースもあるでしょう。トラブルの発生に関して相手方に多少の落ち度や過失があるケースもあるかもしれません。トラブルの主たる原因が自分側の失敗やミスであるならば、潔く非を認めて謝る姿勢が必要です。いうのも、トラブルが発生すれば、多くのケースで相手方は怒って感情的になっていますので、その状況で言い訳をすると火に油を注ぐことになりかねないからです。謝罪メールやお詫びメールにおいては、無駄な言い訳をすることなく自分側の非を認めて反省の意をみせる必要があるのです。トラブルへの対応策や改善策を示すビジネスシーンにおける謝罪やお詫びにおいては、同じようなトラブルが繰り返されることのないように対応策や改善策を示すことも非常に重要なポイントとなります。トラブルが発生すれば、当然相手方は再びトラブルが発生するのではないかと疑心暗鬼になります。それゆえ、そのような相手方の疑念を早期に晴らしておかなければ、その後の取引や業務にも大きく影響を及ぼすでしょう。謝罪メールやお詫びメールにおいては、トラブルの再発防止策などを示す必要があるのです。メールの件名は謝罪・お詫びと分かるように謝罪メールやお詫びメールを送る際は、そのメールの件名にも注意する必要があるでしょう。そもそもビジネスメールでは、プロジェクト名などの簡潔で分かりやすい件名をつけるのがマナーです。これは謝罪メールやお詫びメールでも同様です。相手方に一目で内容が分かるように、具体的な件名を付ける必要があるのです。謝罪メール・お詫びメールの具体的な例文それでは、このような謝罪メールやお詫びメールの書き方のポイントを踏まえて、いくつか謝罪メール・お詫びメールの具体的な例文を示してみたいと思います。お世話になっております。納期が遅れることとなり誠に申し訳ございませんでした。今回の遅れの原因は、当社の商品発送部署による手違いと確認不足でございました。納期遅延により貴社業務に多大なご迷惑をかけてしまいましたことを心よりお詫び申し上げます。納期管理を徹底していく所存でございます。ご容赦を賜りますようお願い申し上げます。電話にて簡単にお伝えしましたが、改めてメールにてご報告申し上げます。昨日ご指摘いただいた見積書の記載ミスの件、大変申し訳ございませんでした。商品単価と商品数に誤りがあったのが原因で、確認も不足していました。誤った記載は全て修正済みで、再確認もいたしました。今後同じようなミスの無いように、数値入力の確認と見直しを徹底いたします。1課□□まとめいかがでしたか?ビジネスシーンにおける謝罪やお詫びの基本を説明した上で、謝罪メールやお詫びメールの書き方について説明してみましたが、ご理解いただけたでしょうか?たしかに、近年のビジネスシーンでは仕事をする上で、社内においても社外の取引先ともメールのやりとりが必要不可欠になっており、ビジネスメールにおける謝罪文やお詫びの書き方が非常に重要になってきます。ビジネスシーンにおいて、メールだけで謝罪やお詫びを済ますことは基本的にあり得ません。どれだけテクノロジーが発達しても、ビジネスは人と人が行うものです。それゆえ、トラブルが発生すれば直接謝罪して、改めてメールでお詫びをすべきなのです。トラブルの対応や対処にこそ、ビジネスパーソンとしての引いては人としての本質的な信用力が問われるのです。本記事が謝罪の基本とお詫びメールの書き方について、改めて考えるきっかけとなれば幸いです。「厚く御礼申し上げます」の意味と正しい使い方を紹介!ビジネスの場面では、取引先への手紙や挨拶などで、お礼の気持ちを伝える場面が多々あります。その中でも比較的よく目にする言葉に、「厚く御...飲み会や宴会での中締めの挨拶のポイント・注意点を紹介!社会人になって特に会社勤めをしていると、1年の間に意外と多くの飲み会・宴会が開催され出席しなければなりませんよね。年度初めの歓迎会や...「拝受」「拝受いたしました」の敬語の正しい使い方を紹介!社会人になると、ビジネスメールを受け取ったり返信したりする機会が多くなります。取引先からメールや書類を受け取ったり依頼した資料が届いたりすれ...「ご助力」の正しい言葉使い・敬語を知ろう!似ている言葉は?「ご助力」は、ビジネスシーンの会話やビジネス文書・ビジネスメールでよく使われる言葉です。式典・礼典のスピーチでも使われます。ビジネス用語の1...「受領いたしました」「受領」の正しい敬語表現を紹介!類語は?ビジネスシーンにおいて、インターネットの普及以降はビジネスメール(電子メール)のやりとりが社内外を問わず増えています。知ろう!使う相手に注意!社会人には欠くことのできないビジネスマナーの1つが、丁寧な言葉使い(言葉遣い)すなわち敬語です。敬語とは、目上の人などに敬意を示すための言葉...「取り急ぎお礼まで」「取り急ぎ〜まで」の正しい使い方や意味を知ろう!社会人になると、とりわけビジネスシーンにおいては、それまでの日常会話では使わなかった表現や言葉遣いが多くみられ、知らず知らずのうちに自分もそ...「以後気をつけます」の正しい使い方を知ろう!間違えて使うと怒られる?「以後気をつけます」は、上司からミスを指摘されたり取引先とトラブルを起こしたりした時によく使われる謝罪の言葉です。ビジネスシーンの会話やメー...「おやすみなさい」の敬語とは?尊敬語や丁寧語、謙譲語の違いを知ろう!「おやすみなさい」という言葉を敬語と思っている人は、少なくありません。