部門を中心にスタッフを決めて臨むのが一般的。ひな壇の議長の後ろで質問に対する資料対応や議長の読み間違い等をフォローする。社員株主関係スタッフと同等と考えたり、扱うことには慎重になるべき微妙な問題。以前は「議案に賛同すること(意義なし)の表明役」という実質的な役割を含めた、いわゆる「さくら」的な会社応援としての株主として「表向きは自主的な出席だが、実態的には会社で「出ていただく」要請を受けての出席」としての社員株主が会社の規模(総株主数の状況)に応じて数名~数十名出席するのが「当たり前」の時代が続いてきたが、昨今では、プロ株主(いわゆる総会屋)の激減に伴い、必ずしも社員株主に「強要」することは減少してきている。出席「していただく」とした場合は、当然事前に通知し、リハーサルにも出てもらう。本番も含めて次の点に留意する。1全員が前列にならんで陣取るような露骨な体制はとらない。2ただし、もしもの事態(暴力行為)の発生も想定して、ある程度は前方面に点在して座ること。3議長の挨拶や了解を求める場面では、(一般の人はなかなか言動が少ないので)積極的に、ただし、ごく自然な感じで応答すること。採決の場面では(声、拍手等により)賛意を示すことが重要。動議に対する否決を促したい場合の合いの手も含む。株主から出そうなQ&Aを事前に作成しておく。営業部門も含めて、それぞれの部門や担当者において想定されるQ&Aを用意しておくことが好ましい。回答者は議長に限らない。議長が担当の取締役を指名して回答させることが可。想定問答が「単なる総会のためのアンチョコではない」ということを知るはずである。「想定問答どおりの質疑応答になることはまずない」。似たようなモノを用意できるというところだが、それでも「精神的な面も含めて」用意すべき。それと、ポイントとしては、「回答する部分しない点」についても、法に沿った範囲ではっきりさせておくことは重要である。(担当分けすればよい)で共有化しておく。平成○年版」という分厚い参考書が出ているので、関係者は少なくとも一度は必読である。「株主総会は、取締役社長がこれを招集し、その議長となる。「シナリオ」とは、その議長が総会当日に読み上げる「進行用の台本」を言う。株主総会の進行は議長の全てにかかっていると言え、議長の采配によってスムーズなものになるか、混乱や「だらしがない」ものになるかが決まる。シナリオとは、当日の報告事項と決議事項を説明して採決を図り、エンディングを迎えるまでの一連の「セリフ」を文字化しておくもの。したがって基本的には「招集通知」に基づき、それに沿って作成する。よって、報告事項や議案の説明文は原則的(あるいは古典的)には、ほぼ招集通知の文言と一致させる。文書語を口頭文言に換えているくらい。最近の傾向として、特に事業報告(旧・営業報告書)の部分(下記5)は「ビュジュアル化」している会社が増えてきており、必ずしも招集通知と同じとはしない会社も増えてきた。伝えるべき要点を落とさない限りは法的に問題ないし、だいいち招集通知と同じ文面を議長が読んでいるのを聞いている株主も「間違いなく退屈」と言えるので、独自性を打ち出す会社が増えてきているのは良い傾向であると言える。「ビジュアル化」にはパワーポイントが使われることが多い。原則として議長が説明(解説)すべきだが、プロ・ナレーターによる音声吹き替えを行う会社も出てきている。文句を言われる材料になり得るから、やはり議長自身による報告、解説が好ましいだろう。議事の典型的な進行は次のとおり。開会時刻の通告(事務局等)・・・無くてもよい。議長が開始してもよい。定足数を満たしている旨の報告(事務局。「個別上程方式」が主流だったが、ここ10年くらいで「一括上程方式」が増えてきた。利点:7の場面で、報告事項や議案等、全てに係る質問を受けて、完結できる。株主総会の最大のヤマ場。ここが終われば、一括上程方式の場合、事実上8は「機械的」に通る。新任の役員がいる場合は、閉会宣言の後、紹介。幕閉めの挨拶6の一括上程方式をとる場合、2の段階のところで、株主からの質問を受けるタイミングに触れる際に併せて次のように述べておくこと。定時株主総会を開会いたします。株主の皆様には、既にお手元の「招集ご通知」に記載のとおり、本総会には、報告事項ならびに決議事項として、第1号議案から第○号議案までを提出いたしております。議長である私の指示に従っていただきますよう、株主の皆様のご協力を賜りたく、よろしくお願い申しあげます。各議案の内容説明の後にお受けいたしますので、よろしくお願い申しあげます」。株主様の皆様のご質問、および動議を含めた審議に関する一切のご発言を頂戴し、その後、各議案につきまして、採決のみをとらせていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。採決に入ってからはご質問は受け付けられませんので、よろしくお願いいたします。ご発言につきましては挙手をいただき、私が指名しましたのち、お手元の出席票の番号と、株主様のお名前を賜りましてから、要件を簡潔にしてご発言いただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。ご了承のうえ、よろしくお願い申しあげます」それでは、ご質問のある方は挙手、願います。総会を会社の主導で行けるかどうかがここにかかっているのだが、この点は次回の当日編に書く。議長および役員全員によるリハーサルを実施する。場合は当然入念に重ねるべき。複数回の場合、毎回全員でやる必要なはい。議長によるシナリオ全文の読み上げと簡単な質疑応答を実施。この(2)を2回行うことが好ましい。本番さながら「シビア」に実施すべき。(3)本番会場での全出席者(関係者)によるリハーサル会場の設営、すなわち持参すべき小道具等を持ち込んでの設置とともに、全体の通しとしての総まとめ的のリハを行う。全体の再確認的にとどめる会社もあるが、(2)の後段に書いた本番に準じた「シビア」なリハをここでやっても当然よい。受付の対応の重要性については次回の当日編に書く。当日の運営上のポイントや総会のクライマックスである質疑応答や動議対応、そして先述のとおり、最も重要なポイントであるそれらについての「打ち切りのタイミング」、採決等については長くなるので、次回の当日編に記す。バーコード読み取り→PC対応;株主名簿管理人(証券代行)と要領と手順を確認しておく。2は地図が記載されていることもあるから、必然的に出席する株主のほとんどは持参するが、受付では一応3といっしょに渡すことでよい。それに応じた対応をすればよい。(3)録音・録画1録音;以前は速記者に依頼して議場に同席させる会社も多かったが、昨今では録音テープに替えているケースがほとんどと思われる。後日の議事録作成をメイン目的とするし、何かもめごと等不測の事態が生じた際の証拠にもなる。2録画;録画する場合は慎重な配慮が必要。少なくとも当日開始前に、「記録のため録画させていただきます。ご質問をいただく際に自分のところは削除して欲しい場合はお申出いただければ、その際は一時録画を中断します」と了承を得ておくこと。会場内の雰囲気を和らげるという意味で、静かな音楽を流しておくのは好ましいことと言える。その場合は会場の設備関係を確認しておく。会場備え置きのものがあって内容的にも好ましい場合はそれを使うか否かも含めて確定しておくこと。議長席では議長は立ったままシナリオを読むのが一般的であり、よって演台にシナリオを置く際、適度に傾斜角度がある演題があることが当然好ましい。事前に業者確認しておいたほうがよい。用意する場合その本数、あるいは担当者が持って会場内に待機するのか、スタンドマイクとして最初から置いて置くのかどうか、とういう点も会社のスタンスや会場によって様々なので、自社のやりかたを決めておく必要がある。当日は電車の事故等、何が起きるか判らない、ということがある。よって、役員やスタッフが開催会場から遠方に居住している人については、極力、会場近くのホテル等に前日宿泊することが好ましいので、念頭に置いておくべき。本RSSを表示するプロフィール最近のコメント最近のトラックバック。