働き方改革が施工になって3ヶ月がたちました。『働く環境を整えて、残業時間を減らし、効率化して、生産性をあげる』のなかで企業で働く皆さんにとって目に見えて分かりやすいのは「残業時間の規制」。“見えないサービス残業”が蔓延?根本的に残業時間を減らす為に、業務で時間がかかっているところはないか(※1)や、業務にロスがないか(※2)など業務そのものを見直す必要がでてきました。(※1)詳しくはブログ「時間を制するために」やダウンロード資料「時間を制する5つのステップ」を参照(※2)詳しくはブログ「生産性を高めるヒント」やダウンロード資料「生産性を高める5つのヒント」を参照そんな中、多くの企業で使われている『メール』が業務の効率を下げている可能性も指摘されています。メールの課題(1)社内スタッフとのメールと取引先とのメールが混ざり、重要な要件を見逃してしまう。(2)過去のやりとりをさかのぼって内容を把握することが困難。(3)直接関係のない内容も「とりあえず・・・」でCCやBCCに入っている。(4)あとで処理しようとして忘れ「抜け」や「漏れ」が多発する。メール作成業務には1日あたり平均69分かかっているという調査もあります。そのため近年では、社内・社外のやりとりが混在しコミュニケーションの効率を下げるメールをやめて情報共有ツールを導入する企業も増えています。全体の平均は1通あたり6分で、送信数の平均が1日11.59通のため、1日につき約69分、メールの作成に費やしていることになる。情報共有ツールで代表的なものはビジネスチャットやグループウェアです。情報共有ツールは従来のメールよりも、職場でのコミュニケーションが取りやすくなります。情報共有ツールでは、そういった前文が不要ですぐに要件からコミュニケーションを始めることができます。プライベート向きのLINEにはない安心のセキュリティ社内の重要情報や取引先の情報などのやりとりは、誤送信の危険性やアカウント乗っ取りの危険性があるプライベート向けのツールでは不安が残ります。ビジネス向けに開発されているツールであれば、セキュリティも万全で、近頃では大手企業でも導入が進んでいます。SNSの個人アカウントを社用で利用するリスク誤送信でも、送信した内容の取り消しや編集が可能メールは一度送信してしまうと、取り消しや編集ができませんでした。情報共有ツールでは、たとえ間違えて発信しても、送信内容の取り消しや編集が可能です。有名なビジネスチャットやグループウェアには構造的な課題も潜んでいます。ビジネスチャット/グループウェアのデメリット一つのグループで関係するあらゆるやりとりをするために、情報がどんどん流れてく。一つの物事に対して、過去のやり取りをさかのぼることがほぼ不可能。上の画像のように、グループ内で関係するやり取りを全てしてしまうと、情報が混ざってしまうことも。社内の情報はあとあと検索で探し出せることで効率化にも繋がります!業務効率化や生産性向上の課題を解決できる情報共有ツールは、多くのツールがありますが、ぜひ選び方も知っておいてください。全国の中小企業800社以上で導入!社内コミュニケーションツール「SONR.」でスマートに効率化SONR.は、社内で起こっている、一つ一つの話題に集中できるよう設計されており、社内の出来事を整理しながら確実に完了させていくことができます。『中小企業が導入しやすいコスト・導入の訪問サポートやオンラインサポートなどの支援・多くの業種での生産性向上と業務効率化の実績』などITツールの導入が不安な企業でも安心して導入いただけます。コストも300名までで月々2万円と、中小企業が導入しやすいプランです。生産性向上と業務効率化には、『ツールの導入だけでなく、業務のフローや無駄に時間を割いているところの見直し』が必要となります。お気軽にご相談ください。お問い合わせはこちらからSONR.HPはこちらSONR.製品資料SONR.はどんな機能があって、何ができるの?を解決できる資料です。広報部FacebookTwitter社内コミュニケーションツール「SONR.」の開発・運用を行っています。SONR.の活用方法や機能紹介のほか、ミッションである「ITのチカラで働く人を幸せにする」に則って、社内コミュニケーションや情報共有に関する情報を発信していきます。