経費精算とは?無料・有料での実践方法・システム比較まで解説!その他2019.1.31経費精算とは?無料・有料での実践方法・システム比較まで解説!TweetPocket会社の業務には、交通費・ツール利用費など、さまざまな経費が発生します。コストがいくら発生しているのかを把握するため、経理担当者はこれらの経費の状況をまとめて管理する必要があります。その際に重要となるのが、経費精算です。本記事では、これから経費精算を始める方やはじめて経理担当になった方に向けて、経費精算とはどのような業務なのか、どのように実践するのか、具体的な業務についてご紹介します。経費精算を実践されている方に向けても、より効率的に業務を推進できるシステムについてまとめています。有料版のシステムを、重要度を客観化するために経費精算システムを紹介している既存のサイト10個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よく良質な経費精算システムを見つけることができます。経費精算をまず無料で始めたいならまとめ経費精算とは経費精算とは、会社の運営・業務上で必要となった経費を仕訳して、立て替えた社員に払い戻す、一連の経理業務のことです。業務を進めるのに必要な費用を指します。実際に経費精算の具体的なやり方と注意点についてみてみましょう。経費精算は具体的に何をするのか経費精算の流れは、おおまかに以下のとおりです。1.経費を支払った社員が領収証等を提出・報告する(経費申請)2.経理担当が申請について問題がないかチェックする3.経理担当から社員に対して、経費分の金額を払い戻す領収証や申請書があれば何でも払い戻されるわけではなく、経理担当が会社の基準と照合した上で、経費となるかどうかが判断されます。経費精算はお金を扱う重要な業務なので、当然慎重におこなわなければなりません。経費精算の際に、何にいくら支払ったのか把握するための書類を、経費精算書といいます。経費の金額が確定する前に、概算で渡すお金のことです。宿泊の伴う出張など、社員が全金額を立て替えるのが難しい場合に利用します。この仮払金の出金に用いるのが、仮払経費申請書です。仮払経費申請書とセットで必要となる書類です。仮払経費申請書に対して、実際はいくらの過不足があったのかを正確に記し、正しい金額が支払われることを目的とします。仮払金が不足している場合は立て替えた金額を払い戻し、逆に仮払金が余っている場合には余剰額を返金してもらいます。必要となる交通費を申請する書類です。旅費の精算には、「一泊〇万円まで」「グリーン車不可」など、会社ごとの規定も多くあります。規定を調べた上で申請して、トラブルを回避しましょう。経費精算をする際は、なるべくミスやトラブルを避けるためにも、次の3つのような注意点や決めておくべきルールが存在します。立て替える期間や金額の規定を決める社員が経費を立て替えるには、負担にならないように期間や金額の上限を決めておく必要があります。大きい金額を長い期間立て替え続けるのは、社員側の負担になるだけでなく、会社への不信感を募らせる原因にもなります。「領収証を提出した翌月までには返金する」「10万円を超える金額はすぐ返金する」などの規定を決めることが望ましいでしょう。2.金額の証明に関する規定を決める領収証やレシートなどがあれば、金額の証明ができます。公共交通機関の費用や、祝儀・香典の費用など、領収証がない経費も存在します。領収証がない場合に代用できる、出金伝票などの規定を用意しましょう。返金方法を決めるミスが発生しにくく、効率的に返金できる方法を運用する必要があります。原則として、給与の振込時に経費の返金分を上乗せするのが一般的ですが、高額な立て替え時のフローを別途定めることが必要です。人の手で経費精算をおこなうと、時間がかかりミスも発生しやすいため、あまり効率的とはいえません。そこでおすすめしたいのが、経費精算システムの導入です。経費精算システムを導入すれば、個人が入力した経費情報をもとに、経費精算を自動化できます。自動化による具体的なメリットをみてみましょう。書類などを参照し、手入力で精算をしようとすると、書類の提出漏れや、計算間違いなどの人的ミスが発生します。システムを導入すると、集計の自動化・書類の提出などのワークフローの管理が正確におこなえるので、ミスの防止につながります。2.精算業務の効率アップ経費精算システムの導入で、申請内容に問題ないかどうかのチェックが容易になります。移動手段の最短・最安ルートの検証はもちろん、ICカードの交通費精算に対応するシステムもあり、チェック作業を自動化できます。全国に支店や営業所を持つ会社であれば、経費精算は支店ごとに管理される場合があります。クラウド式の経費精算システムを利用すれば、全国すべての情報を一元管理できます。管理方法を標準化できるだけでなく、本部からすぐに各支店の情報にアクセスできる体制が構築できるのです。経費精算システムにも、さまざまな種類があります。クラウド型のものやソフトウェア型のもの、備えている機能など、それぞれに特徴があるので、規模や目的に合ったものを選びましょう。どのシステムを選択するのか考える際の基準について、3つご紹介します。1.自社にマッチした機能を備えているか経費精算システムには、基本的に経費精算機能と申請承認するワークフロー機能が備わっています。他にもサービスによっては、以下のメリットがある場合もあります。自社にとってどのような機能が必要なのか見極めましょう。経費精算の申請をより手軽にできる-交通系ICカード・クレジットカードの取り込み機能-スマホで写真を撮るだけで申請できる機能どの経費項目のボリュームが大きいのか簡単に可視化できる-プロジェクト別の経費配賦機能2.他のバックオフィス効率化システムと連携可能か?もし現在、すでに他のバックオフィス効率化システムを導入しているのであれば、そのシステムと連携できる経費精算システムを選ぶことが重要です。同じ内容を様々なシステムに何度も入力するのは、余計な手間がかかってしまい、せっかくのシステムを有効活用できません。経費精算システムに入力すれば、連携する他のシステムにも反映される環境が作れるようなものを採用しましょう。3.実際に利用する人にとって無理なく使えるUIか?どんなに便利な機能が揃っていても、実際に利用する人(経理担当者やチームメンバー)にとって使いにくいシステムであれば、導入の意味がありません。経費精算システムには、無料で利用できる期間があります。選ぶ際には、まず無料版から試して、実際に使うチームメンバーが問題なく使いこなせるのか検証したのち、導入を進めましょう。経費精算システム5個を比較ここで、経費精算システムを5個ご紹介します。それぞれの特徴を比較して、最適なものを探してみてください。経費精算をまず無料で始めたいならこれから経費精算を始める場合は、まず無料のやり方で試してみたい方もいらっしゃるのではないでしょうか。代表的なやり方をご紹介します。無料アプリを活用する主に個人事業主の方向けに、無料の経費精算アプリも多数あります。無料の経費精算アプリを集めた紹介サイトもありますので、参考にしてみてください。無料アプリのメリット・デメリットは次の通りです。TOP10|ApplivExcelテンプレートを活用するアプリではなく、Excelのテンプレートを利用して精算を行うことも可能です。無料でテンプレートを配布しているサイトがあるので、参考にしてみてください。経費を解説|ボクシルマガジンまとめ本記事では、経費精算そのものや経費精算を効率化するツールについてご紹介しました。お金を扱う業務である以上、効率的にミスなく処理したいものです。経費精算システムを導入することで、経理部門はもちろん、経費を申請する社員側も非常に楽になるでしょう。有料システムとして紹介したものでも、無料でトライアル可能ですので、状況や目的に合った経費精算システムを選び、一度使ってみてはいかがでしょうか。最新の記事LISKUL編集部LISKUL(リスクル)は、ソウルドアウト株式会社の社員によって執筆・運営されています。Webマーケティングの成果改善の役に立つさまざまなノウハウを発信中。LISKULについて検索:。