総務も巻き込んだフリーアドレスで思わぬ効果が【株式会社ガイアックス】#オフィス#ガイアックス#フリーアドレスオフィス環境ビル丸ごと自由席。総務も巻き込んだフリーアドレスで思わぬ効果が【株式会社ガイアックス】オフィス環境2018/01/11#オフィス#ガイアックス#フリーアドレスフリーアドレスを導入し、その取り組みが会社にプラスの影響を与えている株式会社ガイアックスさんに、フリーアドレスを導入した経緯や導入に至るまでの苦悩など赤裸々に教えていただきました。ここでしか聞けない情報満載です。社員の固定席を設けず、自由な席に座って仕事をするフリーアドレス。最近Yahooやコクヨなどの大企業でも導入され、注目度が高まっています。今後フリーアドレスの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。そこで、実際にフリーアドレスを導入し、その取り組みが会社にプラスの影響を与えている株式会社ガイアックスさんにお話を伺いしました。ガイアックスさんならではの取り組みや導入に至るまでの苦悩など赤裸々に教えていただきました。ここでしか聞けない情報満載です。GRIDへオフィス移転。GRIDでは、2階のオフィス階だけでなく、GRID内のフリースペース全てで作業ができるフリーアドレス制を導入しています。GRID内では、毎月多くのイベントが開催。開催されるイベント情報はコミュニティーボードで掲示されます。「オフィスおかん」資料を見るなぜガイアックスはフリーアドレスを導入したのか——ガイアックスさんがフリーアドレスを導入したきっかけを教えてください。きっかけは、五反田オフィスの時に、席が足りなくなったことです。GRID)への移転を考えており、その時にフリーアドレスを導入する予定でした。それなら、まずテスト的に五反田でやってみよう経緯があり、移転前からフリーアドレスを導入しました。——そうだったんですね。フリーアドレスを始める時、社員さんの反応はどうでしたか?反応は、人それぞれでしたね...。カスタマーサポートや開発チームなどで固定席の方が仕事がしやすい人たちも多くいたので、いきなり全社で始めるのは無理だろうと思いました。——その状態からどのように導入されたのですか?まずは事業部ごとにアンケートをとり、賛成してくれた部署から部分的に導入していきました。弊社の場合、事業の裁量を広げ、さらに加速すべく事業部制をとっており、事業部ごとに席代を徴収しています。フリーアドレスに協力してくれる事業部は、席代を割引するということで運用していきました。経済的な収支や意思決定が行われる。——まずは部分的に始めたんですね。実際導入してみて効果はありましたか?効果はありました。1番は当初の目的だった席数が確保できたことですね。移転する予定でしたが、移転しなくていいのでは?というくらい席が余りました。あとは、コミュニケーションが活発になったり、会社のブランディングにもいい影響が出たりということが感じられますね。——そんなに席が減ったんですね!移転前からフリーアドレスが導入されていますが、新オフィスに移転後、何か変化はありましたか?新オフィスは6階建てで、2階部分がオフィスフロアになっています。このGRIDでは、オフィスフロアに限らず、各階のフリースペースが空いていれば、どこでも作業が可能なんです。五反田オフィスの時より自由度が高まりましたが、その分、誰がどこにいるかわからなくなるということが起きました。(笑)GRID内のフリースペース——ビル全体で!すごく自由ですね。最初は混乱が起きました。総務は、部署間のやりとりが多く、郵便物をどこに届けたらいいのか、来客時の対応をどうするのかなど問題ばかりでした。——確かに大変そうです。どのようにその問題を解決したのでしょうか?郵便物問題は、事業部ごとの郵便BOXを設置しました。あと来客時の対応は、担当者が来客を事前に把握して、各自が対応するようアナウンスを出したことで、対応できるようになりました。ガイアックスのメンバーはみんな協力的なので、そこの運用は上手くいっています。ビル内のフリースペースがイベントなどで使われているか使用状況がわかるサイネージ。これを見て空いているスペースで作業をするのだそう。フリーアドレスの意外な効果とは——フリーアドレスって大変なことも多いのですね。総務として良かったことが一つあって。それは総務もフリーアドレスができるようになったということです。私も今では好きな場所で仕事ができるようになっているんですよ。フリーアドレスだから当たり前じゃないかと思われるかもしれないですが、総務がどこにいるかわからないと困ることが多いんです。——なるほど、具体的に教えてください。どの会社でもあることかもしれませんが、担当者が不明なや事務的な手続きは、とりあえず総務に聞くみたいな雰囲気がありますよね。それって調べればすぐわかることだということも多々あります。弊社の場合も、質問対応が多く、その度に作業が中断されるので非効率に感じていました。——確かにそういう雰囲気はありますね。意外に総務が近くにいないと、自分で調べてわかることは自力で解決してくれるんです。弊社では、フリーアドレスをきっかけに、どうしてもわからないことだけ質問されるので、その工数が激減しました。総務が社内に誰もいなくなると、緊急の事態に備えられないので、3人の総務のうち1人は社内でいつでも対応できる体制にしています。フリーアドレスのおかげで、カフェスペースでリラックスしながら作業することもできるようになりました。併設のカフェスペース——そんな効果があったのですか。