メイキングオブ「実績集~納涼会2016年版~」メイキングオブ「実績集~納涼会2016年版~」2016/10/15こんにちは。ららぽーと横浜クリニック事務スタッフです。当院では、毎年夏に「納涼会」という院内イベントがあります。職員同士の交流と歓談の場である「納涼会」では、職員同士が日ごろの労をねぎらい、楽しい時間を過ごしています。その席で毎年「ららぽーと横浜クリニック実績集」というものが院内向けに披露されます。一般企業で言えば「年鑑」に相当するもので、その一年の実績が全て詳細に分析されています。今回はその編集者としての経験談をお話していきたいと思います。↑画像は納涼会の実績集の表紙です!イルカと浮き輪は折り紙で作られているんですよ!シンプルな画像に折り紙が貼られているのでとっても目を引くデザインです。複数冊作りますが表紙の折り紙はそれぞれ違い、パラソルだったり、夏らしいものが貼られていて鮮やかなんですよ。実績集とは?「実績集」はその名の通り、当院の一年間の診療実績を冊子にまとめたものです。毎年これを納涼会の日に向けて作成するのですが、これがまあ大変なんです!なぜなら、1年分の資料をかき集めて集計し、多くの指標について前年と比較しながらグラフを作成します。なんとデザインまで編集部で手掛けます。今年の実績集は全部で約50ページ、作成にはなんと!約1カ月半を費やしました。平均患者数、当院の専門分野である内視鏡検査や日帰り手術件数の推移といったトップシークレット(?)な情報から、職場環境・職員のプライベートを掘り下げるアンケートまでバラエティに富んでいます。この「実績集」を見ると、当院の特長や特性、強みといったプラス面が分かるだけでなく、これからの課題や改善すべき点などやるべきことが見えてきます。そんな実績集を作成する上で必須になるのが元データです。この元データが膨大な量であるため、集めるのがとっても大変でした...。スタッフ総出でデータ集め!当院のあらゆる場所に保管されている実績集の元になる資料(たとえば電子カルテ、患者さんが記入する問診票、検査後のアンケートなど)をデータとして集計し、まとめなければなりません。当院のような患者さんの数の多いクリニックだと1年分のデータは膨大な量になります。制作編集者は毎年2人いますが、編集部単独では集めきることは到底できません。そのため、他のスタッフに割り振って、ベテランから新人までクリニックのスタッフ全員を活用してデータを集めます。日ごとに集まってくる元データですが、元データはそのままでは実績集には使えません。元データを発表できるような形(グラフ・イラスト)にする作業もなかなか苦労した点ですね。「伝えたい内容」がわかりやすいグラフをこうして集計し終わった元データが集まってからが編集者としての出番です。データを元にグラフや表を作っていくのですが、グラフを一目見て言いたいこと(=データが示唆すること)がすぐに分かるようにしなければなりません。医療事務員として電子カルテと向き合っている普段の仕事とは全く種類が異なり、本当に苦戦しました。今年の患者数のグラフを作ろうとしたとき、一番に伝えたいことが単に「人数」なのか、「男女の割合」なのか「月別の推移」なのかでグラフの表し方も大きく変わってきます。このように、それぞれのデータにおける「伝えたいこと」が最もわかりやすい形へ作っていくことが、データ編集作業においてとても難しく、編集者として苦労した点です。...と、既にこの段階まででとても苦労していますが、まだまだここまでの作業は実績集作りの序章に過ぎなかったのです...。完成までの道のりは険しい...こうしておおまかな土台が出来てから院長のチェックが入ります。この実績集作りの期間に何度「やり直し!」「ヴィーコン!(wiederkommen:ドイツ語で「再提出」の意味らしい)」という言葉を聞いたかわかりません...。ページの構成、グラフの種類、色、文字のサイズ変更から考察文の書き直し・イラストの差し替えや挿絵をミリ単位で移動させるといったことまでありとあらゆる厳しい指摘がされました。その指摘された部分の修正をしながら、新しいページも作っていく。毎日毎日この繰り返しで本当に「いつになったら終わりが来るのか...」と気が遠くなりました。打開策を発見!気が遠くなるような思いをしながら修正を繰り返し、自分が作っているものを自分だけがずっと見ていると、良いところも悪いところも分からなくなって来てしまいました。そこで、「他人の目も借りる作戦!」と称してクリニック内の装飾を担当しているスタッフにデザインに関してアドバイスをもらったり、昨年の実績集作りに携わったスタッフにチェックをお願いし、文章を一緒に考えたりしました。自分では気づけなかった部分が他のスタッフの指摘で見えてきたときに、自分以外の人の目を通すことがとても有効だと、改めて感じました。して、合計30名以上のスタッフの手が加わった「2016実績集(納涼会版)」を成させることができました。最後に...自分はあくまで編集者。今回は資料づくりそのものの大変さよりも、どう他のスタッフに仕事を割り振り、どうそれをまとめ上げることができるか、という「責任者」としての仕事のやり方の難しさを学ぶことができたたように思います。いえば、院長も「少年ジャンプの編集長は漫画は描いてないはずだよ」と言っていました。今回の編集者としての経験を普段の仕事にも活かそうと思います。本当に我ながら?完成度の高い実績集が出来上がったのですが、残念ながら社外秘なので実績集の内容を患者さんにお見せすることは出来ないのですが、我々ららぽーと横浜クリニックは医療そのものだけでなく、自分たちの分析や反省も大切にして、飽くなき進歩を目指していることを知っていただければ幸いです。今回の実績集で得られた考察反省と自分自身の成長を糧に、更により良いクリニックを目指していこうと思っています。ららぽーと横浜クリニックhttps://lala-clinic.jp/article.php/20160902155313318。