成長の機会に...クレーム報告書に書くべきポイント(画像=PIXTA)不信感を抱かせない仕事を進めるうちに、外部への確認作業が必要になることがあります。そんなときは、情報や資料を持っている企業や団体に問い合わせることになります。問い合わせ先には、自分の所属や問い合わせの理由、手に入れた情報や資料の使い方などを細かく記しましょう。問い合わせに対応する側は、必ずしも答える義務があるわけではありません。したがって、不信感を与えたり、メールの内容がわかりにくかった場合には、無視されてしまうリスクもあります。そのため、メールは丁寧に、かつ分かりやすく書かなければなりません。いった資料(情報)を、どのように使うのかははっきりと記しましょう。※表題や結び、署名は省略しています。(画像=伝わる!電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)やりとりをスムーズに進めるには資料提供がOKの場合は、資料の送付やアポイントをとる必要が出てきます。最初のメールに、問い合わせに対応して頂ける場合の情報の入手法、つまり資料の郵送先やアポイントの方法などを記しておくと、メールのやりとりの回数が減り、先方の負担が小さくなります。すると、問い合わせに早く対応してもらえる可能性も高くなるでしょう。断られた場合もお礼を伝えるもし資料提供を断られた場合は、別の問い合わせ先を探さなければいけません。断りのメールであってもお礼の返信は必ずしましょう。「○○関係の資料なら△△に問い合わせてみてはいかがでしょう?」とアドバイスを頂けることもあるので、そのときもお礼の一言は忘れないようにしましょう。※表題や結び、署名は省略しています。対応可の場合(画像=伝わる!電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)対応不可の場合(画像=伝わる!電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)point相手に不信感を抱かせないように自分が何者か、問い合わせの目的は何かを明確に伝えるOKを貰えた場合の対応法も書く近藤珠實(こんどうたまみ)現代の社会生活にマッチした作法を提唱するマナーのエキスパート。