内製グループウェアからリプレイス。コストメリットがあること、また使いやすさに惹かれて。自社開発のワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」との連携を実現。ペーパーレスも進んだ。[ポータル]の高カスタマイズ性に満足。NEOの利用浸透、テレワークにも効果。中心にインフォメーションテクノロジー全般を視野にいれつつ多彩な商品の開発・販売に取り組んできました。地方公共団体や民間企業などの多様なニーズに応えながら、ITにおけるトータルプロデュースを展開。同社の指針の一つ「ITの主役は技術ではなく、人間である」を追求し続けている。すればテクノロジー偏重になりがちなIT業界。同社は、技術を用いながら、人にやさしい、人と心が通うサービスをと心がけている。その実績は、各地域からの信頼の証しとして業績にも現れている。同製品と連携可能なウェブワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」も開発した。それらはどのように事業に貢献しているのだろうか。内製グループウェアからリプレイス。コストメリットがあること、また使いやすさに惹かれて。NEOの連携を活用し、貴社は、多彩な業務をシステム化されています。古くから技術的ナレッジが豊富なこともあり、当初はグループウェアを自社開発して使っていたそうですね。情報共有の環境整備のためにグループウェアを製作しました。2000年頃だったと思います。NEOでいう設備予約機能やメール機能などを搭載していました。徐々にペーパーレス化にも貢献できるシステムへと進化もさせました。NEOに乗り換えされます。そのまま自社開発で行くという判断もあり得たと思うのですが、どのような経緯があったのでしょうか。リプレイスのきっかけは自社サーバーの刷新でした。NEOを選定したのです。機能面でいえば、例えばウェブメールの検索機能が十分に備わっていなかったこと、スケジュールのインターフェースがもう一歩だったこと、モバイル端末でアクセスすると画面や文字が崩れてしまう傾向にあったこと等があげられます。NEO[ポータル]画面例。画面最適化がうまくいかなかった。確かにそれは不便ですが、地味な機能でありつつも画面最適化を実現するエンジニアリングはかなり大変と聞いています。更新されるOSや誕生するデバイスに対応するのも大変です。コストメリットも意識して、「開発」より「導入」を、という話になりました。自社開発のコストをすべて算出し、比較検討しましたね。その上で、貴社製品のすぐれた[ポータル]機能に惹かれました。自社グループウェアには全社用ポータルしかありませんでした。NEOなら組織単位、また個人単位でもポータルが作れるし、カスタマイズも容易です。個人ポータルのニーズがすでにあったので、そこに利点を感じました。あとは、既存グループウェアからのデータ移行が容易で、かつ安価で使いやすかったこと。NEOにしようと決断しました。自社開発のワークフローシステム「Dugong(ジュゴン)」との連携を実現。ペーパーレスも進んだ。2000年前後はまだ「グループウェア」という概念すら鮮明でなかった時でした。その時代にグループウェアを自社開発した「早さ」は驚きです。ワークフローシステムDugong(※写真1)もかなり早くから開発をされたのでしょうか。元々は自社内の申請処理をシステム化したことが発端でした。今だからこそよく言われますが、やはり紙運用だと、不在者のところで回覧が滞ったり、書類が紛失したり、物理的に紙を手にするまで承認作業が進められなかったりします。1997年に社内運用を始めました。2001年から、社内稟議や申請処理を加速する製品として販売を始めています。(※写真1)ワークフローシステムDugongの帳票画面。NEOとの連携は何を契機に実現しようと思われたのでしょうか。NEOとDugong両方をお使いの企業さまがいらっしゃったのです。要望もあったので、2015年頃にガジェット連携やシングルサインオンを実現しました。NEOとの並行利用で、お客さまにより利活用していただこうと開発に踏み切りました。専用ソフトはたくさんありますが、それらがDugongの強みなのですね。NEOと連携していますね。NEOの機能だと思っている人が多いと思います(笑)。NEOの[ポータル]で見られます。各帳票のステータスを一望できる画面も開けます。非常に複雑な申請経路がDugongで設定できるので、「利用シーンが広がって役立っています」「ペーパーレスが進みました」と喜びのお声をいただいています。[ポータル]の高カスタマイズ性に満足。NEOの利用浸透、テレワークにも効果。NEOの活用について伺います。[ポータル]ですが、使い勝手はいかがでしょうか。個人ポータルはニーズもあり、もちろん活用していますが、組織ポータルにも便利さを感じています。「こんなときは」という名のポータルをつくりました。テレワークなどの申請手順などがまとまったページです。それらに関する問い合わせが日常的に多く、担当部署にかなりの負荷があったのです。そこで我々情報システム部から組織ポータル機能を紹介しました。最終的には担当者レベルでコンテンツを作成し、完成した「こんなときは」ポータルが活躍。おかげさまで事務的な問い合わせが大きく減少しました。NEO[ポータル]の高いカスタマイズ性にも助けられました。全社ポータルをデザインする際に、以前のグループウェアのポータルと同じコンテンツの並びを実現しようと考えていました。NEOの利用浸透もスムーズになりました。社内問い合わせを減らすに大きな効果を発揮した「こんなときは」ポータル画面。NEOを使い始めてリモートワークへの敷居が下がり、テレワークもさらに利用しやすくなったと思います。貴社開発のチャットツール「ChatLuck」も使っているので、リアルタイムコミュニケーションに不便は感じていません。加えて、いま休暇申請もしやすくしようと試みています。夏期休暇は、ワークフローの申請手続き自体をなくしました。申請書を介した休暇の取り方をやめた、ということでしょうか。NEOの[スケジュール]カレンダーに「夏期休暇」という予定を入れたら、それが申請扱いになるという運用変更を行ったのです。[スケジュール]機能はデータをエクスポートし、集計することもできるので、この施策に踏み切りました。並行して就業管理も行っているので整合はとるのですが、申請自体はカレンダーの書き込みのみで完結です。