Hikaru自室の部屋のPCデスクの隣には本の他タワーが一棟あって、最上階の本は日毎に違うのですが、今は「わかりやすく<伝える>技術」池上彰著(講談社現代新書)が乗っかっています。仕事では電話や書類で人に伝える作業が多いですが、得意なほうではないため参考にしています。数年前は家庭教師のようなこともしていて、2-3時間ほど勉強を教えて、昼食をごちそうになる程度のものですが、終盤で復習問題を解いてもらっている間に、1枚のルーズリーフに、今日勉強したものを要約してここは重要なのでおさえておいてくださいねというものを作って渡していました。どちらのシーンにせよ、重要視するのが「適切な情報量」です。簡潔過ぎても伝わらないけれど、長々と書いても伝わらない。誰のための説明なのか話にリードをつけることポイントは3つに絞る説明するときに、恐らく最も大切なのは、(本の中にも「はじめに」という章で一番初めに書かれています)誰のための説明なのか、伝える側の自己満足にならないよう、相手が理解できることばで伝えられるよう意識しています。話にリードをつけるというのは「今からこんな話をしますよ」という見出しをつけること。電話をかけるときは特に気を付けています。相手が「ああ、こんな話をするのか」と見構えるわけです。結論から先に述べてそこから詳細を説明するようにしています。ポイントを3つに絞るというのは、3の魔術という言葉があって、人はたいてい3つなら耳を傾けてくれるが、4つになると注意が拡散し、内容が把握しづらくなるのです。人に何か伝えるというのは難しいことです。精進しなければと思うのですが、時々こういう類の本を読んで、仕事に生かそうとする辺りが真面目と言われる理由なんだろうなと思いました。ついて99%の無駄を省いて1%に集中することを目標としていますが、まだまだ程遠い事務員です。