勤怠管理と業務連絡にiPhoneを活用。コミュニケーションもより活発に「ドライバーにiPhoneを支給。法人を中心に廃棄物の収集運搬業を展開する京阪総合サービス株式会社。設立40周年を迎え、定期収集契約は1,000件を超える規模だ。良い環境で従業員に働いてもらうべく、基幹システムをはじめとするさまざまなソリューションを大塚商会から導入。ドライバーを中心にiPhoneを支給し、紙のタイムカードでの勤怠管理を廃止し、クラウド運用に切り替えた。WORKS』を導入し、業務効率アップとコミュニケーション強化も実現している。「若い社員の業務負担を減らしてモチベーションアップを狙いました。「長くお付き合いいただいている大塚商会さんには、アフターサポートも丁寧かつ万全にやっていただいています。京阪総合サービス株式会社は、法人向けの一般廃棄物や産業廃棄物の収集運搬業を中心に、新規事業として遺品・生前整理業なども手掛けている企業だ。法人としては2018年に40周年を迎えたが、先代が始めた個人商店時代までさかのぼれば、創業55年を超える老舗企業である。過去は同業他社も多かったというが、行政の指導もあり、かつて370以上あった業者は吸収合併や統廃合を繰り返し、今では300前後だという。声高にエコロジーが叫ばれ、リサイクルが当然という認識の現代において、ビジネスを取り巻く環境は以前に比べて厳しい状況にあるが、多くの顧客を抱え安定的な収益を上げているという。業界全体で取り組まなければならない「人手不足」という問題は避けて通れないようだ。「弊社は幸いにも若い従業員が多く、中には十代の女性社員もいます。夏は炎天下、冬は厳しい寒さの中で作業する仕事なだけに、労働負担は大きい。福利厚生面は意識的に整備してきたという。新人の社員もコミュニケーションを取りやすいよう食事会を催し、安全運転が必須の業種のため独自に交通安全講習会を企画。仕事の内容や給与面での疑問や不安を解消するために社労士を呼んで講習会も開催した。「細かいことは言わないようにしていますが、あいさつと身だしなみをきちんすることは徹底しています。普段の行いを正していないと、巡り巡ってケガや事故にもつながることですから」(川崎氏)そんな社風が評判になり、同業他社から転職してきた社員もいるという。V』への刷新によって、1,000件を超える得意先への毎月の請求と入金処理業務の自動化へ向けての取り組みも進行中だ現在同社が保有する車両は全部で18台。2020年の春にはさらに増える予定だという。パッカー車をはじめとする、軽トラック、10トントラックなどの車両基地(車庫)は大阪府守口市内にある230坪の土地にあり、事務所からは少し離れている。作業を終えた全てのドライバーのルーティン作業は、車庫に戻り、車両点検を行った後に事務所まで移動、日報を提出しタイムカードに打刻する、という流れだった。車庫から事務所までの移動時間が社員にとって負担となり、会社にとっても無駄な残業コストになっていた点に川崎氏は注目した。ドライバーが提出する日報は手書きであったため、その集計作業や管理は総務・経理担当者の業務負荷になっていた。「タイムカード方式による勤怠管理は、勤怠時間を集計する事務担当者の負担となっていました。手書きの日報管理も大きな課題で、社員の働き方をより良いものにするためにも、入力も管理も容易で手間も省ける電子化を検討し、大きなシステムの変更が必要と考え、大塚商会さんに提案していただきました」(川崎氏)同社は大塚商会の事業所の廃棄物を収集しており、お互いの何気ない会話からコピー機を勧められたのが現在に至るきっかけだったという。その後、『SMILEα』を導入して以降約30年間の取引が続いており、大塚商会への信頼も厚い。『勤革時』とiPhoneを活用し、効率アップを図るまず着手したのは、勤怠や日報をクラウドで管理することだった。入力デバイスとして、ドライバーを中心にiPhoneを貸与し、勤怠管理システムには『勤革時』を導入した。ドライバーは帰庫後、保守点検を終え次第その場で勤怠を登録し、事務所を経由せずにそのまま帰宅することができるようになった。勤怠の打刻データは即時に反映されるため、給与計算システムとのリンクもスムーズになり、勤怠集計の手作業やミスがなくなったことで大幅な工数削減にもつながったという。日報管理には『kintone』で構築した管理システムを導入し、フォーマットもオリジナルで作った。場合はマニフェスト番号など、収運業務には欠かせない管理情報を担当ドライバーが入力する。交通事故や、廃棄物管理などにおいて万が一のことがあった場合にすぐ対応できるよう、日報は欠かせない業務の一つだ。これもiPhoneによって入力、電子化したことで手間も省け、処理速度も上がった。WORKS』を使って業務連絡をよりスムーズにiPhoneを貸与した社員の多くはドライバーで、運転や現場作業が中心となり、事務連絡の伝達がどうしても行き届かないことがあった。WORKS』を使うことにより、業務連絡を瞬時に共有できるようになった。会社から社員への連絡だけでなく、社員間の業務連絡も一層スムーズになった。一般的に、機器の導入に際しては「使用環境に慣れるまでに時間がかかる」のが常だが、iPhoneであれば社員の抵抗は少なかった。「若い社員が多いからか、iPhoneは使い慣れている様子で、システムを変更しても業務が滞ることなく、スムーズに移行できました。