展示会の出展が決まればやることは目白押しです。ミスのないよう段取りよく準備を進めていくためのポイントをお伝えします。出展までの流れ一般的な展示会までの準備スケジュールを確認しておきましょう。準備期間の目安は3カ月。どんなに遅くとも2カ月前には始めること。出展のための各種事務手続きをする。主催者にブースの位置を確認する。集客方法やマーケティングの計画を立てる。ブースの装飾やレイアウトを決める。予算に応じ必要な機材や設営備品などの手配をする。ブースの照明や音楽、当日流す映像などの演出を考える。来場者にとって魅力的なノベルティやプロモーションプランを考える。展示パネルや配布する資料の制作を依頼する。案内状や案内メールを作成して送る。展示会の主催者と当日の打ち合わせをする。当日スタッフの役割分担やコンパニオンの手配をする。当日のオペレーションを考え機材などの手配ミスがないか確認する。回遊行動を考えた設営にするブースの装飾は目を引くようなものが理想。ブースの設営・装飾を専門とする業者に依頼する方法もありますが、自分たちで行う場合においても、まずは来場者の回遊行動から考えましょう。どのような流れでブース内を回って見てほしいのかを明確にすることが大切です。外から見たブースの装飾は、来場者の目を引くようなものにする。ブースの入り口付近で製品やサービスを見たり、触れたりできるものにする。パネルやポスターで製品やサービスのアピールポイントを端的に表現する。来場者に一番伝えたいことをパッと見てわかる装飾やデザイン、レイアウトが理想です。伝えたいことをパネルや展示に詰め込みすぎるとまとまりがなくなりますので、「詳しくはあちらでご説明します」といって商談ブースへ誘導したり、「冊子やWebサイトをご覧ください」と案内するようにしましょう。自社の集客努力を怠らないこと展示会にとって集客のための告知も、大切な事前準備のひとつです。多数の企業が出展する展示会では、主催者が集客のための告知をしています。人気の展示会や実績ある展示会であればかなりの来場者が期待できます。言って自社の集客努力を怠らないようにしましょう。既存客や見込み客への招待状やメールの発送だけでなく、自社WebサイトやSNSなど複数の媒体を活用し、来場を促す魅力的なアピールをすること。その際、発信する内容は単なる案内に終わらず、どのような内容なら魅力を感じて足を運んでもらえるのか?を考えましょう。新製品やサービスの発表があるのであればプレスリリースを活用しましょう。リリースから自社Webサイトへ誘導し、当日の来場予約へとつながるような仕掛けを考え、できれば開催ギリギリではなく早めの配信を心がけるとより効果的です。出展のための準備は山ほどありますが、ブースへ誘導するための「設営」と「集客」が大きなポイントとなります。欲張って伝えたいことを詰め込みすぎないようにすること。案内状を送る際には、展示会の案内だとわかるよう封筒に明記し、できれば目玉情報や特典などのキャッチコピーも表面に印刷をすれば、相手の目にも止まりやすく開封率も高まりますので、その辺の工夫も忘れないようにしましょう。