分12おおよその業務改善の目的・目標などが定まり,改善の対象範囲・部門,初期の中核(コア)メンバーも決まったら,次にやることは業務の実態はどうなっているのか,つまり「己を知る」ということです。最初に,ドキュメントがちゃんとあるかを調べます。ここで言うドキュメントとは,“⁠規程⁠”“⁠マニュアル⁠”などです。ないところは少ないでしょうが,これが後々,業務改善を進めていくと,意外な鍵になる場合が少なくありません。「決裁権限に関する規程」の3つです。規程はほかにもありますが,最低限,この3つが初期段階では重要です。この3つは,企業によっては1つの規程に取りまとめられていたり,「⁠決裁,権限に関する規程」は「稟議規程」などのほかの規程に包括されている場合もあります。「業務分掌」には,一般に部門ごとに何の業務を行うかが明記されています。言い換えれば,仕事の機能定義が内容と範囲として定められているものです。「組織に関する規程」は,組織構造・組織(部門)の名称・役割が明記されています。「決裁権限に関する規程」には,承認を誰が行うか,組織のヒエラルキーとして定まっていなければいけないことが書かれています。マニュアルを調べる会社によっては,「⁠業務標準」などのマニュアルがあります。開発部門では開発用の「設計標準」や「技術標準⁠」⁠,管理部門では「事務標準」などです。これらのマニュアルは会社により,標準部門や品質管理部門が管理をしている場合がありますが,部門ごとに管理をしている場合もあります。部門においては,さらに細かな業務の運用マニュアルなどがあります。つじつまが合わないときのために,規程やマニュアルを調べておく業務改善の“⁠現状調査⁠”や“⁠現状分析⁠”において,現状業務プロセスを業務フローとしてきちんと書いていくと,次のようなことがわかってきます。規程とのミスマッチがある(業務分掌や組織規程と異なる仕事をしている)承認,決裁が曖昧,あるいはきちんとされていないマニュアルどおりに仕事をしていない(マニュアルの形骸化,更新されていない)これは,なにも業務改善の調査や分析に限ったことではなく,ISOや内部統制でも同じ場面によく出くわします。仕事のやり方が変更になっても,規程やマニュアルが改訂されずにそのままだったり,業務フローも最初に作ったままのそれっきりでメンテナンスされずに時間が経ってしまったなどです。業務改善のほとんどは,業務プロセスの変更を多く伴います。プロセスを変更すると,組織の役割や権限も同時に変わることが多く,最終的には規程やマニュアルに反映することが必要です。したがって,まずは“⁠現状調査⁠”に入る前にきちんと,今のプロセスとミスマッチしているかもしれない「規程」や「マニュアル」を,事前にしっかりと調べておくことが求められます。ここまでは無関心な現場を巻き込まなくても,事務局や改善推進担当者だけでもなんとかなります。問題はその次で,「⁠実態はどうなのか?」ということです。ヒアリングやディスカッションはやらない通常,コンサルティング会社が行う“⁠現状調査⁠”は,「⁠ヒアリング」形式で行う,あるいはメンバーを集めて「ディスカッション」をしながら整理をしていくなどの手法や形態がとられます。良い悪いは別として,このやり方はあくまでも社外の中立的な人が入るので,ある程度成り立ちますが,社内だけで行おうとするとインタビュアーと現場担当者の利害関係が災いし,ホンネが出てこない場合も少なくありません。個別のヒアリングでは,ボロクソ不満が出てくるけれども,自分はちゃんとやっているという主義主張で終わる。全体のディスカッションでは,他人や上司の顔色を伺いながら言葉を選んで発言することもあり,やはりホンネがなかなか出てこない。もっともらしいことを言う人,冷めた目で「別に~」と傍観している人,ひたすら文句をぶちまける人など様々です。「うちの会社はこんなことはないよ!」と言う人もいるでしょうが,無関心な現場では一筋縄ではいきません。批判者,傍観者は山ほどいるけど,当事者となる人がほとんどいない,改善意欲も問題意識も低い人たちは非協力的です。「実態はどうなのか?」を検証しようとしても,ホンネが出てこないのでは,その結果は浅いものになります。無関心な現場では業務改善に聞く耳も関心も持っていないので,社内メンバーへのヒアリングやディスカッションは,得策ではありません。ハード&ソフト・アプローチ改善は「継続性」が大事であると同時に,ずっとコアメンバーが旗を振り続けるわけにもいかないので,無関心な現場を自主的・主体的な現場に変えていくことが必要です。それを実際の改善活動を通じて行うことになります。本来,時間が許すのであれば,まずは「関係性づくり」から始めるのが王道です。改善はきちんと対話をして,信頼関係を構築して,話し・相談し合える関係性ができてからとなります。連載第2回でお伝えした「ソフト・アプローチ」が必要となります。関係性の構築には非常に時間がかかるので,関係性ができてから業務改善をしましょうなどとは,企業も世の中も待ってはくれません。そこで,やはり「ハード・アプローチ」と「ソフト・アプローチ」を同時に進めることが必要となります。ゴール著者プロフィール世古雅人(せこまさひと)メーカにて開発エンジニアと半導体基礎研究(国の研究機関出向)の計13年を設計と研究開発の現場で過ごす。企業風土改革,組織・業務コンサルティング会社や上場企業の経営企画責任者などを経て,技術の現場あがりの経験や知識を活かした業務改善やコンサルティングなどに従事。経営を巻き込んだ「プロセス共有型」のコンサルティングスタイルを推し進めている。2019」を開催しました。DAY1・DAY2の様子を注目セッションとともにお伝えします。LINEのエンジニア3名がイベントに先駆けて見どころを紹介します。コードの安全性・安定性を高める開発サイクル~テスト管理の効率を上げ,脆弱性診断を自動で行う~本連載では,連載「業務を改善する情報共有の仕掛け」を受けつつ,安全性・安定性を加えた開発サイクルについて考えていきます。若者世代から圧倒的な人気を誇るライブ配信&動画投稿コミュニティアプリ「MixChannel」(ミクチャ)の裏側(レコメンドシステムやサーバサイド開発など)について解説していきます。その他の連載CSS3アニメーションでつくるインターフェイス表現CSS3によるアニメーション表現を紹介していきます。その中でも,幅広い読者に応用してもらえるだろうインターフェイスを主なお題とします。MySQL道普請便り本連載では,MySQLを使ったアプリ開発・運用に関するノウハウをご紹介していきます。RecipeUbuntuの強力なデスクトップ機能を活用するための,いろいろなレシピをお届けします。JavaScriptセキュリティの基礎知識JavaScriptに関するセキュリティ上の問題はどこで発生し,どうすれば防ぐことができるのか?について解説していきます。〜システムをきちんと運用するための基礎知識システムは「作って終わり」ではなく,運用の中でさまざまな問題が発生します。問題の発生に備えて事前にどのような対応をしておくべきなのか,問題発生時に何をしなければならないのか,ポイントを解説していきます。きたみりゅうじの聞かせて珍プレーソフトウェア開発の現場で体験したトホホな失敗,思わずうなる珍プレーをきたみりゅうじ氏が四コママンガで紹介。Linuxのメンテナンスの傍ら,Linuxやオープンソースソフトと日々を過ごす著者が,その魅力とつきあい方を,エッセイ風味でお届けします。PRESS特別編集部員,さわやか笑顔のスーパーハカーはまちちゃんとネット大好き14歳わかばちゃんが,毎号,読者の皆さんから寄せられたおたよりを紹介します。皆さんの日頃の悩みにも答えちゃいますよ。]メールでのお知らせメールで次の案内をお送りしております。メールの配信を希望する方は,利用したい項目をチェックしてメールアドレスを入力し,[登録]ボタンをクリックしてください。UPDATES[ほぼ週間に1回]新刊メールマガジン[ほぼ週間に1回]電脳会議の各号案内[ほぼ1ヵ月半に1回]※変更する場合や停止する場合は,登録情報変更ページをご覧ください。※登録いただいたメールアドレスには,そのお知らせ以外,配信いたしません。Ltd.ページ内容の全部あるいは一部を無断で利用することを禁止します。個別にライセンスが設定されている記事等はそのライセンスに従います。