会議で結論を導くには(月刊『ガバナンス』2010年1月号)田中君は、これまで会議の技術を学び実践してきた。おかげで会議では、活発な議論が繰り広げられるようになった。ところが、ある会議で、参加者に発言を求めたところ、ああでもない、こうでもないと、議論は平行線の状態に陥ってしまった。ひとりの参加者が意見を述べると、それに反対する意見が飛び出す。その反対意見に対して、異なった意見が出てくる。時間が迫ってくる中、意見がまとまらない。これでは、結論が出ないまま終わってしまいそうだ。意見の理由を述べて議論する会議で結論を出さなければ、それは単なる雑談だ。会議室がシーンと静まり返ってしまうのも辛いものだが、あまりにも多くの意見が飛び交い、結論が出ないのも困ったものだ。ある参加者が、「A案がいいと思います」と意見を述べたとしよう。その意見に対して、他の参加者が「いや、B案の方がいい」と反論する。なると、他の参加者が、「それだとA案の方がいい」と言う。活発に意見が飛び交うのはいいが、そのうちに、会議があらぬ方向に行ってしまうこともある。「ちょっと話は変わりますが...」とか、「これには直接関係はありませんが...」などと、テーマに関係がない方向に進展してしまう。参加者それぞれが自分の案に固執し始めるのも困りものだ。「絶対にA案です」とか、「誰がなんと言おうともB案です」などと。なると、いくら話し合っても意見は交わらない。このように議論が平行線をたどると、ひとつの結論を導き出すのは至難の業だ。何が問題の原因だろうか。その原因は、参加者は単に意見を述べているだけだからだ。意見を言い放つだけの議論であれば、永遠に交わることはない。「A案だ」、「いやB案だ」と単なる言い合いにすぎない。声が大きな参加者か、権限を持っている参加者の意見が通ってしまう。これでは、話し合いの場をもつ必要はない。会議を開かずに決めてしまえばいい。議論とは、意見に対するその理由を示し、その理由について、あるいは、根拠となる事実について話し合うことだ。いうのは...」と理由を述べる。その根拠は、このような事実があるからです」などと。その理由や根拠となる事実について、建設的な話し合いをする。なれば、意見を修正したり、妥協したり、あるいは、全員が賛成できる案が新たに提案されたりする。結論に向かって議論が展開するわけだ。結論を提案する参加者が問題意識と当事者意識をもち、積極的に意見を述べると、会議は活性化する。結論を生み出さなければ、会議は単なる参加者のストレス解消の場になるだけだ。議長が采配をふるって、参加者の発言をまとめたり整理をしたり、あるいは、意見をひとつの方向性に導いたりすると、議論が煮詰まってくる。新しい意見が出なくなったり、同じことの繰り返しになったりすると、これ以上、話し合いを続けても意味がない。そんな頃を見計らって、議長は結論を提案する。「それでは議論も煮詰まってきたようですので、結論を出したいと思います」とか、「これで、意見が出尽くしたと思います。全体的にC案に賛成の方が多いようですので、C案に決定したいと思いますが、いかがでしょうか」などと述べる。議長が結論を提案しなければ、参加者は永遠に議論を続けるかもしれない。議長は、参加者の背中を押して、結論へと落とし込む。議長自身が「C案に決定します」と結論を決めてしまってはいけない。「C案に決定したいと思いますが、いかがでしょうか」と提案することだ。ないと、議長は会議をファシリテートする権限と、結論を決定する権限と、2つの権限を同時にもつことになる。これでは、開かれた会議とは言えない。参加者が、「どうせ、最初から結論は決まっているんだろうし...」とか、「最終的には議長が決めるんだろうから...」などと思えば、会議は意味のないものになってしまう。議論がデッドロックに乗り上げて、どうしようもない例外的な場合は、議長権限を行使してもよい。ある話だが、ここで議長は「時間もなくなってきましたので、結論を...」と言う。これはやめた方がいい。時間がないから結論を出すというのは、本末転倒だからだ。十分に議論をしたから結論を出すと言う方が、参加者の納得性は高い。決定基準を決める一般に、会議で結論が決まらない最大の原因は何だろうか。それは、決定する基準がない、あるいは、それが参加者によってバラバラ、ということだ。A案とB案が出され、いずれかに決定する場合、何を基準とするだろうか。好き嫌いで決めるのは論外としても、何らかの正当な基準がなければならない。