Excelは代表的な表計算ソフトウェアであり、ビジネスで必要となるさまざまなニーズに対応できる、豊富な機能を備えています。機能が多いということはそれだけ、目的や状況に応じて機能を使いこなすのが難しいということでもあります。使って作業しています。作業」といっても、その具体的な内容はさまざまです。作業の内容によって、当然、使用する機能の種類やレベルも異なります。他の人が作成した表にデータを入力していく作業がメインであれば、書式や数式などに関する機能を使用することはほとんどないと思います。入力メインの作業であっても、複数のセルに同じデータを入力したり、一連のセル範囲に規則性のあるデータを入力したりするケースでは、各セルに1つ1つデータを入力していく方法よりも効率的な方法があります。作業に要する時間は操作のコツを知っているかどうかで大きく変わります。仕事で役立つ機能を網羅的に解説Excelの作業の中には、データ入力以外の作業もたくさんあります。目的のフォーマット(書式)を先に作成してから、表を作成していくような作業もあります。この場合は、書式設定をはじめとするExcelの各種機能に関する幅広い知識が必要となります。[セルの罫線]や[塗りつぶしの色]といった基本的な書式の多くは[ホーム]タブから設定できます。この程度ならさほど難しくありませんが、計算結果を自動的に表示する仕組みを用意したい場合は「数式」と「関数」に対する知識が必要になるでしょう。他にも、入力できるデータの種類を制限したり、入力されたデータに応じて書式を自動的に変化させたりといった仕組みを設定したい場合もあると思います。本書では、こうした機能を使いこなし、業務内容に応じた便利な仕組みを実現するための方法を1つずつ、丁寧に紹介していきます。Excelの基本的な使い方を習得し、業務に活用してください。すれば、日々のみなさんのExcel作業は劇的に速くなります。Excelは多機能であり、数多くのボタンが用意されているため、日常的にExcelを使っている人でも、今まで一度も使ったことのない機能があると思います。そのため、いざ何らかの目的を果たそうとしたときに、どの機能を利用すればよいかわからないかもしれません。・目的を果たすためにどの機能を使えばよいのか・その機能がどこに用意されているのか・そもそもExcelで実現可能なのかわからないといった状況になることもあるかもしれません。いった問題に適切に対応するためには、一度、本書を通読して「Excelで何ができるのか」「どのような機能が用意されているのか」などの全体像を把握することが大切です。一度でも全体像を見ておけば、「そういえばこんな機能があるはずだ」といった具合に勘所をつかむことができます。このとき、すべての機能を暗記する必要はないので安心してください。検索すればよいのです。大切なのは、Excelで何ができるのかをざっくりと把握しておくことです。数式に不適切な値が指定されていた場合は、セルにその内容に応じたエラー値が表示されることがあります。Excelで目にする可能性のあるエラー値には、次の種類があります。指定されたセル範囲が存在しない主なエラーの発生原因と対処方法エラー値「#VALUE!」は、算術演算子の計算対象に、数値ではなく、文字列を指定してしまった場合などに表示されます。計算対象にセル番地を指定する場合は、そのセルに文字列が入力されていないか確認してください。・かけ算の計算対象に文字列「"未定"」が指定されているため、#VALUE!エラーになる。エラー値「#DIV/0!」は、わり算の除数(分母)に「0」を指定した場合に発生します。未入力のセルも「0」として計算されるため、このエラー値が発生します。・わり算の除数(分母)に「0」または空白を指定すると、#DIV/0!エラーになる。HINTAVERAGE関数の引数に指定した範囲に数値がない場合も、このエラー値になります。エラー値「#NAME?」は、指定した「名前」が定義されていない場合に発生します。文字列の指定時に「"」で囲むのを忘れた場合にも発生します。・「売上範囲」という名前が定義されていないため、#NAME?エラーになる。エラー値を避ける方法エラー値が発生したら、その種類に応じて問題点を把握し、数式やセルの値を修正します。数式が参照しているセルに、後から不適切な値が入力される可能性もあるでしょう。関数やIFERROR関数を使って、「計算に問題が生じる場合には、別の処理をする」といった処理を設定します。トラブルに適切に対処する方法ヘルプ機能でトラブルの解決方法を調べるExcelでの作業中に、操作方法がわからなくなったり、何らかのトラブルが発生したりした場合は、とりあえずExcelの「ヘルプ」で確認しましょう。[ヘルプ]タブ→[ヘルプ]をクリックするか、F1を押します。1[ヘルプ]タブをクリックする。2[ヘルプ]をクリックする。HINTF1を押すことでも、ヘルプを起動できます。頻繁に利用する場合はF1を覚えておくと便利です。3[ヘルプ]作業ウィンドウが表示される。4操作方法を調べたい場合は、該当しそうな見出し項目をクリックしていく。HINTヘルプの内容は、この作業ウィンドウの上部の検索ボックスにキーワードを入力して探すこともできます。使えるプロ技!操作方法がわからない場合は、画面上部の「操作アシスト」にキーワードを入力して調べる方法もあります。「実行したい作業を入力してください」と表示されている部分にキーワードを入力してみてください。5具体的な解決策のリストが表示されるので、該当する項目をクリックする。Excelを強制的に終了するExcelがフリーズしてしまい、一切の操作を受け付けなくなった場合は、とりあえずしばらく待ってみましょう。現在の処理に時間がかかっているだけで、しばらく待ったら正常に戻る可能性もあります。時間をおいてもフリーズが続いている場合は、Excelを強制的に終了する必要があります。マウス操作と、Windowsや別のアプリケーションの作業は問題なく行えるのであれば、フリーズしているのはExcelのみなので、次の手順を実行することで、Excelを強制終了できます。タスクバーを右クリック→[タスクマネージャー]をクリックします。1タスクバーの何もない箇所を右クリックする。2[タスクマネージャー]をクリックする。強制的に終了することができます。この操作によって、作業中のブックのデータが失われる可能性があります。Excel]を選択する。5[タスクの終了]をクリックすると、Excelが強制的に終了します。HINTExcelを強制終了すると、ブックの内容の一部が失われることがあるので実行前に注意してください。[ドキュメントの回復]を活用するExcelを強制終了した場合でも、すべてのデータが失われるわけではありません。自動的にバックアップされていたデータが残っていることもあります。その場合は次回、Excelを起動したときに[ドキュメントの回復]作業ウィンドウが画面の右側に表示され、回復されたファイルが表示されます。1目的のファイルをクリックするとExcelで開かれるので、元のデータがどこまで保存されているかを確認する。かずひと)フリーランスのライター・編集者。ExcelやVBA関連の著書多数。「日経パソコン」「日経PC21」(日経BP社)などでExcel関連の記事を多数執筆。VBAパーフェクトマスター』(秀和システム)ほかがある。