人事プラットフォームjinjerが持つ、人事業務の改善のヒントや事例などの資料をダウンロードいただけます。>人事の成長から、企業の成長を。テーマにした人事の方向け情報メディア。>jinjerBlogは、人事管理システム『jinjer』が運営する人事労務業務の課題解決を目的としたオウンドメディアです。>人事でよく使う言葉や新しい言葉など人事の方に役立つ用語の解説。情報通信機器やエコ商材などの専門商社として、主にオフィス環境を総合的にプロデュースしているレカム様。事業の拡大にともない、この2年で従業員数を2倍以上に増やしている中、従業員とコミュニケーションが希薄になっていました。その結果、突然離職を伝えられる「びっくり退職」が増え、従業員の正確なコンディション管理の必要性を感じていました。そのようなタイミングで、jinjerワーク・バイタルを導入。ワーク・バイタルを通じて、コミュニケーションが増加し、離職防止に繋がっています。今回は、レカムの淡嶋さんに、お話を伺いしました。ワーク・バイタルを導入する以前は、どのように従業員のコンディションを管理していたのですか?淡嶋さん:各支店のマネージャーが、自身のメンバーのコンディション管理をおこなっていましたが、徐々にそのやり方では、コンディション管理が難しくなってきていました。2年前までは、従業員数が200人だったのですが、この2年でM&Aをおこない、従業員数が500人にまで増えたのです。その結果、従業員の多様性が高い組織になりました。多様性が高くなったことにより、同じ出来事に対してもメンバーによって抱える課題や悩むレベルが異なるので、一人ひとりの正確なコンディションの把握が煩雑になってきました。マネージャーが正確なコンディションを把握できず、メンバー一人ひとりに合わせた対応ができなくなったため、結果として「びっくり退職」が増えました。私はびっくり退職が増えた要因は、ほかにもあると思っています。ほかにどのような要因があるのでしょうか?淡嶋さん:従業員が気軽に相談しにくい環境だったからです。それを体験した出来事がありました。私が地方で研修を実施した後、研修終わりに地方の従業員と飲みに行きました。その一週間後に、一緒に飲みに行った従業員から、突然内線で電話がかかってきて、「退職したいです」と言われたんです。「いや、一週間前に飲んだじゃん!なんで相談してくれなかったの?」と聞いたら、「そのときにはもう決めていたので、言いにくかったです・・・」と言われました。これって、悩んでいるときに、気軽に相談できる環境がなかったから起きたことだと思います。「管理側が正確にコンディションを管理できていない」「メンバー側から気軽に相談できる環境が整っていない」という課題から、もっと気軽にその人の体調や精神状態を正確に把握したいと考えていました。そんな中、jinjerワーク・バイタルに期待していたことは何ですか?淡嶋さん:ワーク・バイタルに期待していたことは、気軽に従業員の声を聞けることです。この「気軽に」という部分を重視していました。従業員も忙しいので、長々したアンケートは、回答してくれないだろうと思っていました。3問だけなので、従業員の負担にもならないと思いました。そのため、ワーク・バイタルには、気軽に答えられる、かつ継続性もあると思い、導入しました。3問を一週間に一度アンケートとして、国内の営業職に送っています。アンケート結果が悪いと、管理画面にアラートがあがるようにしていて、アラートがあがった従業員には面談を実施しています。最近は、半年間溜めたアンケート結果を分析し、信憑性のあるアラートがあがるようになってきました。5段階評価で回答するのですが、同じ評価でも、従業員によって意味が異なります。「上司」の質問で、AさんもBさんも「上司と上手くいっていない」状態だとしても、Aさんは評価2、Bさんは評価3をつけるケースがあります。この場合、同じ「上司と上手くいっていない」状態なのに評価が異なるので、Aさんには面談して、Bさんには何も対応しないということが起きます。半年間アンケート結果が溜まったので、従業員ごとの評価の定義がわかってきました。そのため、Aさんは評価が2以下だったら体調が悪い、Bさんは評価が3以下だったら体調が悪いといったように、個人個人でアラートを設定することができています。アンケートの回答率はどれぐらいですか?淡嶋さん:今は95%~100%ですただ、最初ワーク・バイタルを運用し始めたときは、70%前後でした。すごく回答率が上がってますね。どのように回答率を上げたのですか?淡嶋さん:やったことは2つです。1つ目が、追いかけです。弊社では、アンケートを日曜日の夕方5時に自動送信して、月曜日の朝に出社したらすでに届いてるようにしています。火曜日の定時前にもう一度リマインドを送って、それでもやらなかったら水曜日に電話するようにしています。2つ目が、従業員に「アンケートの結果は上司には絶対報告しない」と伝え続けていることです。「上司に見られているかもしれない」と疑ってしまうと、「とりあえず晴れマークにしとくか」という従業員も出てくるでしょう。それでは、従業員の本音を聞き出すことができません。そのため、言葉で伝えて続けています。言葉だけではなく、行動でも示すようにしています。変化が見られた従業員には、個別で連絡し、面談を実施します。数ヶ月経つと、「上司から何も言われない!」「アンケート結果をしっかり見てくれている!」と信じてくれるようになり、従業員の本音を聞き出すことに繋がりました。ワーク・バイタルで得られた効果について教えてください。淡嶋さん:コミュニケーションの壁が低くなったことです。ワーク・バイタルを導入したことで、日々の従業員同士のコミュンケーションも変わりました。私が地方に行ったとき、今までは業務の話だけだったのが、今は世間話をしたり、悩みを相談されたりするようになりました。これも、ワーク・バイタルの結果に変化があれば、連絡を取り、従業員と本気で向き合い続けた結果だと思います。コンディションをこまめに把握することが、コミュニケーションのきっかけにもなっています。ワーク・バイタルは、ただのコンディション管理システムではなく、コミュニケーションツールとしての役割も、弊社では担っているんです。実際に、面談でも本音で悩みを打ち明けてくれることも増え、その結果離職を思いとどまったケースもあります。今後、ワーク・バイタルをどのように活用していきたいですか?淡嶋さん:今後は、今まで溜めたアンケート結果を活用して、個人だけではなく、組織単位で施策を打っていきたいと考えています。弊社は、この2年で多くのM&Aをおこなってきました。そのため、組織ごとに色が異なります。実際にアンケート結果を分析した結果、組織ごとにコンディションの傾向が異なることがわかりました。組織の傾向を可視化し、それをもとに施策を実行することで、もう一段階上の組織づくりをしていきたいですね。活用シミュレーション、その他何でもご不明な点があればお尋ねください。全ての人事領域で、業務の効率化を図ることができます。従来の管理方法では実現不可能なソリューションを提供します。