【失敗しないシステム導入】~質の高い提案を受けるためには(前編)~発注者は、複数のベンダから提案を受け、最も優れた提案を選び、発注します。質の高い提案を受けられるかどうかが、システム導入の成否の鍵となります。質の高い提案をしてもらえるかは、ベンダに本気になってもらえるか、最適な人材を投入してもらえるかにかかっています。それではどのようにすれば、ベンダに本気になってもらい、最適な人材を投入してもらえるのでしょうか。そのポイントを2回にわたってご説明します。RFPを発行することを前もって伝えておく通常、ベンダは受け取ったRFPの内容を確認してから、提案書を作成する担当者をアサインします。RFP受領から提案書提出までは短期間であることがほとんどですので、その時に都合のつく、空いている担当者がアサインされることになります。提案に最適な担当者がアサインされるとは限りません。RFPを発行すること、またRFPの内容を前もってベンダの営業担当者に伝えておくことで、最適な人材を確保しておいてもらうことができます。RFPはベンダ内で共有されやすい形にしておく提案に最適な担当者をアサインしてもらうためには、ベンダ内でできるだけ多くの人にRFPの内容を理解してもらう必要があります。多くの人に理解してもらうことで、「この内容なら、あの部署が最適ではないか、あの人が適切でないか」という検討が活発に行われるようになります。RFPを受け取った営業担当者が、RFPの内容を十分に理解できないまま、一人の判断で担当者をアサインしたため、適切な人選が行われなったという事例がありました。多くの人にRFPの内容を理解してもらうためには、RFPが簡潔にまとめられている必要があります。RFPは100ページを超える分量になることもありますが、当社では、RFP本体は30ページ程度、残りの内容は添付資料としてまとめることを推奨しています。することで、RFP本体を多くの人に読んでもらうことができます。RFPが簡潔にまとめられていると、ベンダの役員レベルの方にも読んでもらえるようになります。システム開発の提案においては、ひとつの部門で完結にすることはまれで、多くの場合、部門横断で提案メンバをアサインしてもらう必要があります。場合によっては、グループ会社、子会社といったように会社横断での協力が必要となります。このような場合には、担当者レベルではなく、役員レベルで迅速に意思決定して、提案メンバをアサインしてもらわなければなりません。そのためにもRFPが簡潔にまとめられている必要があります。