フローの他部署回覧2011年8月1日ワークフローシステムやBPMSの導入動機に「脱メール」がある。確かに電子メールは便利なのだが「記録」として整理する事は困難だ。現実、メーリングリストを使うケースが多いのだが、何よりメールを読む全員の時間がもったいない。それでいて、読むべき人に、読むべき内容が、適切に伝わっているとも言い難い。急ぎ情報共有すべき人には通知され、情報確認事実を関係者が認識できるようにするどんな改善活動にも言えることだが、カイゼン活動を行うなら目標設定が重要だ。日々の社内情報共有フローに課題を感じているなら、これらA.B.は『最初の設定する目標』としてオススメだ。文字型:情報共有のポイント選択型:情報共有者コメントのメール共有フラグ(Select:メールする/メールしない)<タイマー開始の設定画面>ワークフローシステムやBPMSを利用した営業日報は、自動的に記録として残る。システムのデータ閲覧権限設定は、社内全員が参照できるようにすべきだろう。ちなみにこのワークフロー定義であれば、上司や情報共有者のコメントも、記録として残る。加えて、営業担当者に対しては即時にフィードバックされる。膨大な数の報告メールを「読まずに既読」にする関係者たちの手間が省けるだけでも大きな改善と言えるだろう。