『発生源』が社外にあるワークフローは、「改善プロジェクト」を進めやすい。社外トリガー(社外開始)つまるところ、(a)社内トリガーの業務は、「社内に閉じたワークフロー」なのだ。『社員』に始まる休暇申請フローであったり、『部下』に始まる稟議フローであったり。そんな場合、ついつい「急いで改修しなくてもイイかな?」「運用でカバーできるさ!?」などという雰囲気になってしまいガチだ。(b)外部トリガーの業務フローは、そうはならない。『お客様』の依頼に始まる資料送付フローであったり、『仕入元』からの請求に始まる調達代金送金フローであったり。それらは会社の評判に直結するのだ。メンバー内で「少しでも早くミスなく完了するプロセスに改善したい!」といったモチベーションを共有しやすいのだ。以下のワークフローは、「イベント参加費」の入金確認フローだ。クレジットカードや銀行振込など、イベント参加者からの入金を事務局がが確認できれば、「領収書PDF」を自動的に参加者にメール送信するプロセスだ。一刻も早く、「参加エントリ、ありがとうございました」を伝えたいヌケモレなく入金(=着金)を確認したいという意気込みが感じられる。[入金確認フロー]ワークフローの改善に取り組む場合、まずは「所要時間」に注目するのが王道だろう。いわゆる「サンキューメール」でレスポンスしても良いのなら、自動的に返信される仕組みを検討すべきだ。(もちろんノイズが多くなれば、また改善しなければならないだろう)。この業務プロセス(ワークフロー)でも、参加する人のエントリに対して自動的にメールが送信される仕組みとなっている。「参加エントリが受け付けられたか、確認したい」という参加者のニーズに応えている。生成」などの作業も自動化すべきだ。この業務プロセス(ワークフロー)では、入金を確認した際に「挿し込むべき文言」を入力すれば、「領収書PDF」の生成やメールの送信が自動化されている。手作業によるミスを大幅に減らすことができる。