CRMを利用されているみなさんは日々、商談情報や取引先情報、顧客の連絡先や、活動状況などを蓄積されていっているかと思います。CRMではそうしてデータを削除した場合、基本的には削除したデータを元には戻せなデータとそうでないデータがあるということです。これまで入力して蓄積していった情報が元に戻せないとなると、これまで蓄積した情報を失うことはもとより、顧客の信用を失うことにもなりかねません。CRMの機能として備わっている「データバックアップ」の機能です。データを誤って消してしまっても、データのバックアップを行っていれば、その時点のデータを復元することができます。今回はそのデータバックアップについてのその機能の概要と、設定方法を説明したいと思います。CRMのデータは削除したら元に戻せないパソコン等の場合、データを削除すると「ゴミ箱」にデータが移り、一旦その中に削除されたデータが入る仕組みになっていることが多いかと思います。削除しようとしたデータは、一定期間はゴミ箱の中で保管される仕組みになっているため、万が一誤ってデータを削除してしまった場合でも、そのゴミ箱からデータを戻せば、また元通りに使用することができます。CRMを利用している際も、同様の感覚でデータを削除してしまうことがあります。CRMでは、「商談」や「見込み顧客」などのデータを削除した場合は、「ゴミ箱」に入るため、もとに戻すことはできますが、「商談」の一部のデータ(たとえば「商談データに入っている金額」「見込み顧客の入っているメールアドレス」)を削除すると、パソコンで使う「ゴミ箱」に該当するような機能がなく、データを復元することができないのです。CRMでデータを削除する時は、非常に慎重に行う必要があります。それでも誤ってデータを消してしまうことがあるかもしれません。いった場合に役に立つのが、「データバックアップ」という機能です。CRMに入っているさまざまなデータを定期的にバックアップしておくことができる機能です。CRM(スタンダード・プロフェッショナル・エンタープライズ)を使っていれば月2回までのバックアップが無料となっています。それでは、データバックアップの設定方法について説明していきましょう。データのバックアップの設定は下記の画面からおこないます。右上のスパナマークの「設定」ボタンを押します。するとその中に、「データのバックアップ」と言うメニューがありますので、そこをクリックします。すると、「データバックアップの申し込み」という画面が出てきます。CRMの有料アカウントを使用していれば、月2回まで無料でバックアップを取ることができます。バックアップを取るタイミングは、他にも月1回や毎週などが選択可能です。月2回までのバックアップは無料ですが、それ以降は1回1,200円の追加料金がかかりますので注意してください。バックアップには曜日を設定することができます。月2回、月曜日に設定をしたら隔週で月曜日に自動的にデータがバックアップされる仕組みです。CRMはとても使いやすいシステムですが、操作をしているのは人間ですので、うっかりデータを削除してしまうといったことがあるかもしれません。いった時に慌てないためにも、「データのバックアップ機能」をしっかり活用し、必ず定期的にデータのバックアップを取るようにしましょう。最強の教科書」を2019年の5月に出版し、多くの方々にご好評いただいております。CRMに興味を持たれた方はぜひこちらを御覧ください。CRMのストレージ容量とは?RECOMMENDこちらの記事も人気です。はじめるマーケティングオートメーション。