一人で行っていた給与業務を効率化。5分で明細作成から全従業員への配付まで完了。導入クロノス株式会社様(以下クロノス様)は「時間」を起点とする情報を、よりわかりやすく「見える化」する就業管理ソリューションでお客様のビジネスをサポートすることを設立の理念としています。前身のエル・エス・アイジャパン株式会社から業務を引き継ぎ、就業管理ソフトの開発販売に30年以上の歴史があります。Performance」、勤怠に特化したグループウェア「Zaion'nex」、そして各々のクラウドサービスを提供しています。タイムレコーダーの開発も行っており、ハード・ソフトとも一貫して開発を行っているという強みがあります。給与業務の担当はたった1人。手渡しの明細書配付は手間でした。「Web給金帳」導入までの経緯をお聞かせください。「実は、私のひと声で決まりました。効率化できるところは進んでやっていかないといけないですから。関口さん1人で作業していて大変そうだなとも思っていました。」(濱田様)導入前はどのような状況でしたか。配付まですべての作業を1人で行っていました。従業員数が50名弱なので封入作業にはそこまで時間がかかっていたわけではありませんが、配付作業には手間がかかっていました。配付方法は必ず手渡しで行います。従業員が席にいない間に明細書を置いておいて何かのアクシデントで紛失してしまった場合、後で「もらっていない」などのトラブルが発生しないようにするためです。営業部門の従業員は外出していることが多いので、明細書を渡すまでに半月ほどかかることもありました。本社以外に3か所営業所があるのですが、各営業所の従業員への明細書配付ももちろん手渡しで行っていました。本社から一括で送付し、各営業所内で配付してもらっていたため、その郵送にかかる日数も考慮して早めに作業を終えなければなりませんでした。勤怠の締め日から給与明細書配付までの期間が限られていること、さらにそれを1人で行っていたため毎月の作業を負担に感じることもありました。最近従業員が増えてきたこともあり、少しでも手間を省けたらと感じていました。」(関口様)導入前の給与配付業務の大変さを語ってくださった関口様2.導入のポイントPCA給与に対応していて、クラウドサービスだったから導入のきっかけや決め手となった点を教えてください。給金帳V3』を知っていました。そのときはタイミングが合わなかったのですが、今年の『Web給金帳Cloud』リリースに伴って、改めてインターコムの営業担当の方から紹介してもらいました。『従業員100名以下の場合、手間なく始められて、コストも抑えられる。』と勧めてもらいました。導入までの検討期間は、商品の紹介を受けて、私が頭の中で考えていたほんの十数分だけです。導入すれば効率化できるということは明らかでしたし、できることはどんどんやっていくべきですから。」(濱田様)「PCA給与に対応していることも重要なポイントでしたね。操作がとても簡単なので、5分で作業が終わります。導入後の効果としてはどのようなことがあげられますか。「給与データを変換してアップロードするだけなので、5分で作業が終わります。手渡しする必要がなくなったので、外出の多い営業部門の従業員にも給与支給日当日に明細書データを渡せるようになりました。保管しておく手間もなくなっています。営業所の従業員への明細配付も、紙の明細書のような、まとめて郵送、営業所内で従業員へ手渡しという工程がすべてなくなったので期日に追われて作業をする負担がなくなりました。操作はとても簡単なので、慣れるのも早かったです。導入前にインターコムの営業担当の方に操作デモを1度していただいて4月に導入、1回テスト配信をしてすぐに本番利用ができました。途中、わからない点がありましたが、電話で保守サポートサービスに問い合わせをしてすぐに解決できたので助かりました。『PCA給与』と連携していて、PCやスマホから見る明細のレイアウトが紙の明細書と同じなので、従業員も違和感なく使えています。給与明細以外の書類も、電子化し配付していきたい。最後に今後のご予定と「Web給金帳Cloud」へのご要望があればお聞かせください。「給与明細以外の書類の配付は、他の『Web給金帳Cloud』ユーザーの方はどのようにしていますか。住民税の通知や給与改定の案内など、従業員ごとに配付できるといいなと思います。「お知らせ」配信機能が搭載されています。こちらをご利用いただければ、個別にお知らせを配信することは可能です。ニュースにもなっていましたが、今後住民税の明細が市役所から電子化されて配付されるという動きもあるようなので、給与明細のように一括で配信できるように対応する予定です。明細以外も一括配信できるととても助かりますね。導入事例集ダウンロード「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。