電話対応のビジネスマナー。不在のときや折り返しのときの対応の仕方等。【ビジマナーズ】マナーを知って素敵な毎日を。【ビジマナーズ】マナーを知って素敵な毎日を。恋愛、ビジネス、服装、常識などをご紹介ビジマナーズは、素敵な毎日を送るための恋愛、ビジネス、服装、常識などのマナーについて紹介しているブログです。電話対応のビジネスマナー。不在のときや折り返しのときの対応の仕方等。電話対応のビジネスマナー。不在のときや折り返しのときの対応の仕方等。04.16brgttsukuこの記事は4分で読めます電話ではお互いの顔が見えていません。顔が見えない分、声のトーンやしゃべり方などで、こちらの印象が決まってしまいます。電話の業務的な内容の前に、それらをキチンとするのが大事になってきます。電話対応が始まる前から「なんかカンジ悪いなこの人」と思われてしまうと、後で大変なことになりかねません。電話でも態度が伝わってしまう、ということを覚えておきましょう。↓↓ビジネスのマナー事典!マナーで悩んでる人には必見の総まとめ。・話す内容をキチンとまとめておく・・・何を話すべきか、相手に伝わりやすいように要件をまとめておきましょう。・筆記用具の準備・・・相手と話したときにメモをとるのに必要です。四色ボールペン等あると見やすくメモできます。・できれば周りが静かなところで・・・周りが騒がしい所で電話をすると、かなり聞き取りにくくなるものです。こちらも声を張らなければなりませんし、向こうも聞き取りにくくて、悪印象になってしまいます。忙しそうな時間をさける相手に落ち着いて話を聞いてもらうためにも、忙しそうな時間帯を避けましょう。朝礼や昼休みなどの時間帯の他に、業種によっても忙しい時間帯が異なります。飲食店であれば昼食や夕食の時間帯、工場であれば夕方ころ(退社時間頃)の電話を避けるようにしましょう。声のトーンに気をつける電話ではお互いの顔が見えていません。声のトーンやしゃべり方が、いつもよりも印象に大きく関わってきます。電話だけでも「この人いい感じ」と思うこともあれば、「このヒト、感じワルイ」と思うこともあります。取引先や上司等であれば、業務にも支障がでてきます。印象が良いに越したことはありません。電話では「かけた側」が先に名乗るのが基本です。「企業名」+「名前」+「挨拶」となります。挨拶としては「お疲れ様です」・「いつもお世話になっております」・「お世話様です」等がよく用いられます。話す内容が電話に適しているかどうかすごく大きいプロジェクトや、大きなお金が発生する取引などは、電話でなく直接会って話したほうが良いです。聞き間違えなどが大きなトラブルに発展する可能性があります。謝罪や感謝などはできれば会って話すことをオススメします。そのほうが気持がしっかり伝わります。相手が不在の場合は戻る時間を確認する戻る時間を確認しておくことで、何回も電話する必要がなくなります。何度も電話をかけられた方も迷惑に感じてしまうので、不在の場合は確認をするようにしましょう。その時間に合わせて、自分の行動を変えれますのでムダが無くなります。「何時頃お戻りになる予定でしょうか?」と聞きましょう。緊急度が高い順に並べていきます。相手が不在の中でも、急を要する大事な話の時に、この聞き方をしましょう。別の方に伝えた場合は、その方の名前を覚えておきましょう。後日、担当の方と直接お話しをしたときに、「◯◯さんに以前お電話させていただきました」と言うようにしましょう。自分の名前と電話番号もお伝えするようにしましょう。・「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?」その担当の人と直接話さなくても大丈夫な要件の場合は伝言で済まします。緊急でない場合は、折り返しのお電話が必要ないことをお伝えしましょう。こちらからまたかけ直すようにします。スポンサーリンク電話の流れ●挨拶・・・「わたくし、株式会社◯◯の高橋と申します。いつもお世話になっております。会社名や部署名や自分の名前をハッキリと伝えましょう。●取り次ぎのお願い・・・「おそれいりますが、◯◯部の◯◯係長をお願い致します。