冒頭から申し上げているように、こちらについての詳細はペーパーレス化ならまずは社内セミナー!の記事にて(リンク先へ飛びます)ステップ2:ペーパーレス化の取り組みを社内周知するペーパーレス化は一部の担当者を設定するだけでは絶対に実現出来ません。各部署最低1人リーダーを決めた上で、社内全員で行うことが必須。社員全員がその認識を持った上で”仕事”として取り組んでもらう必要があります。その必要性を全員に周知する方法としてオススメなのが、社内セミナーです!詳細はペーパーレス化ならまずは社内セミナー!の記事にて(リンク先へ飛びます)次からいよいよこの記事の本題です。廃棄すること!意外とオフィスには不要な書類で埋め尽くされています。整理していないオフィスの場合、約50%が廃棄出来る書類という統計データがあります。・習慣で発行している書類(送り状等)他にも紙で渡す必要はあるが、原本保管する必要のない書類もあります。その場合はPDF化にして必要な時に印刷するようにすれば、紙書類を大きく削減出来ます。オフィス内の約30%が倉庫保管が出来ると言われています。電子化(PDF化)書類スキャニングによるPDF化です。廃棄及び倉庫保管する上で必要になる作業となります。意外とコピーだけ取っておけば対応出来る書類は多いです。いう場合は原本をスキャンした後に、破棄or倉庫へ保管してしまえばオフィス内の紙はなくなります。必要になった際はスキャンしたPDFを印刷すればいいのです(終了後はちゃんと捨てましょうね。全体の20%と言われています。分類しても、ここが適当だと半年経たずに元通りのオフィスになってしまいます。→探したい書類(PDF)がどこにあるか分からない→イライラする→見つからないから分かりやすいようにデスクトップへ保存する(共有化の崩壊)→よく見るし紙で出力しておこう(ペーパーレス化の崩壊)結果、共有フォルダの中には使われないファイルだらけのごみ箱状態になってしまいます。フリーアドレスを実現するからペーパーレス化する!と言って失敗する会社は、ここのルール決めを怠ったことが原因のケースが非常に多いです。フリーアドレスをしたいなら、一番時間を掛けなければならないのはフォルダの共有ルールです。・共有化されているファイルが古かった(最新が共有化されていない)・「最新」と書かれたファイルが多く、どれが本当の「最新」かわからない・退職者ファイルの必要・不要の区別がつかずに、そのままになっている・ファイル名に似たな名前が多く、必要な書類を探し当てるのに時間がかかる・案件別に管理しているはずが、担当者ごとに保管されている書類内容が違うなど、ストレスの溜まる原因が多々転がっています。共有フォルダのルールを明確にして管理すれば、検索性が上がり、スペースは確保出来て、大きな価値を生み出してくれます!順番に説明していきますね。ワリツケ方式とツミアゲ方式を駆使してフォルダを作る「どの場所」に「どのような書類」を保管するのかを決めます。フォルダの作り方は“ワリツケ方式”と“ツミアゲ方式”があります。上記図を参考にしながら読んで下さい。(第一階層)の中の教育や採用や通達フォルダがある、2番目の階層といった形で表現することを階層と言います。上位階層のフォルダを作っておく”ワリツケ方式”前提としてフォルダ階層を作る際は担当部署内全員でしっかりと話し合う必要があります。上位階層に関しては基本的に大きく変わることはないので、予め管理部門や上層部が決めたほうがいいケースが多いです。誰が見ても分かるようなものは、先に作ってしまえ!これがワリツケ方式ですね。部署単位で話し合って作る”ツミアゲ方式”ワリツケ方式で目安となるフォルダが出来上がったら、そのフォルダ内の階層(第三階層以降)はその部署内で話し合って決める必要があります。必要なデータを格納していき、都度対象に合ったフォルダを作っていくのが”ツミアゲ方式”です。2019年3ファイル)2.年度別でフォルダを作る3.人事部フォルダの中の採用フォルダの中に2017年度と2018年度と2019年度を作成してそこに保存これがツミアゲ方式です。フォルダの階層はあまり深くなると探しづらくなるため、多くても5階層くらいが理想です。190901などなど)しっかりルール決めしていれば、いいことだらけです!・ファイルを探しやすい!・保存するときに名前を迷わない!と、こんな感じで図を使いながらガンガンご紹介しますね。ファイルの順番が入れ替わらないようにするあ~〇〇会社のファイルいつも上から3番目にあったのに4番目になってる(怒)これ地味なんですが、イラつくんですよね。1回2回じゃイラつかないですけど、毎回毎回順番が変わるとみんな嫌になってしまいます。後ろにナンバリングしてあげれば、時系列で確認出来ますし、どれが最新か一目瞭然です!ファイル名にむやみやたらに”最新”とか”修正”とかつけるのは絶対NGですよ~。後で見返してどれが最新だっけ?って絶対なります!どこに保存していいか分からない場合は”とりあえずフォルダ”へ!保存する際に予め作ってあるフォルダに保存するのが基本ですが、とは言えこれはどこに保存すればいいんだ??と迷うときもありますよね。そのようなケースのために「とりあえずフォルダ」を作っておきましょう!ここに保存したファイルは定期的に中身をチェックし、ツミアゲ方式で新たにフォルダを作るなどしていきましょう!ちなみにフォルダ名に「!」をつけると一番上にきます!フォルダやファイル名の並び順番詳細については下記記事でまとめています。ファイル・フォルダ名の並び順はこの順番だ!記号>数字>...ステップ4まとめワリツケとツミアゲ両方を使ってフォルダ階層を作るファイル名はルールを決めて、その通りに運用する自分一人で完結しない!必ず部署全員で話し合うこと!ステップ5:どのように管理・運用していくのか?フォルダ管理をすると、紙と違ってほぼ無限に保管することが出来ます。(今は容量が大きいですから)しかし紙と異なり、物理的に溜まっていくのが見えるわけではないので、油断すると関係ないデータだらけになってしまいます。(紙だったら視覚的にめっちゃ増えてきた!とか分かるんですけどね・・)ごみ箱化すると、必要なデータが見つかりにくくなりやる気が下がるため、定期的にチェックをするなど運用することが大切です!これを継続出来ないと、ペーパーレス化は一時的なもので終わってしまいます。継続的にペーパーレス化を実現するためには、必ず下記のことを意識しましょう!・フォルダやファイル名の保存ルールは全員で決めること!(特定の人間だけで決めない)・紙を出してもいい範囲と出さない範囲のルールを全員で統一しよう!・全員で取組み始めても、定着するまでには時間がかかる!根気よくやろう!・他人事ではなく、全員が自分事として取り組んでいくことが成功の秘訣!・まずやってみること!やりながら修正していくことが大事(PDCAをまわす)上記の意識するべき点は社員全員が持つべきですが、実際に出来ているかどうか?は各部署のリーダー等が定期的に監査しましょう。出来ればそのリーダー等が集まる会を定期的に設けて報告会を行い、リーダー同士でどうやったら問題に対して解決出来るか?を話し合うことも大事です!定期的なチェックが入ることで、やらなきゃいけない環境になります。会社によっては、保存ルールを守ることが人事評価に入っている会社もあります。部署毎でゲーム感覚で削減率を出して競い合ったりしている会社もあります。やるからには全員で楽しく実践するのが、ペーパーレス化のコツです!まとめ長文になりましたが、いかがでしたか?ほぼ有料セミナーで話している内容になります。この記事をしっかりと読むのは文書管理を任された担当者もしくは興味のある経営陣だけです。全社員に読んでおいてねと記事を見せても読む人は一部です。なるとペーパーレス化は絶対に実現出来ません。全社員へ周知するためにセミナーを活用して下さればと思います!セミナーを依頼する側としても、どんな内容を話してくれるのか?が分かったほうが依頼しやすいと思い、今回情報を公開させて頂きました!これからの時代、情報(ノウハウ)は隠す時代ではなく、公開する時代だと思っています。成果が上がることをお約束しますkintone(キントーン)はしっかり活用すればほとんどの業務が大幅に効率化出来ます。多くの企業がkintone(キントーン)で成果を出せていません。?・構築の仕方を間違えている・現場が使ってくれる仕組みを作っていない・業務を理解していない・課題が明確になっていない・効率化することが最優先で考えているから挙げだしたらキリがないですが、kintone(キントーン)を活用しきれない理由を潰さない限り、効果を最大化出来ません。確かな価値を提供しますので、お気軽にお問い合わせ下さい!無料相談はお気軽にこちらから!この記事を書いている人ペパコミ"ペーパーレスにコミットする"情報サイトペパコミです。必須サイト次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。