これらのフレーズをふまえて実際に使える謝罪文の例を紹介します。「メールで謝罪文を送る場合」の例からです。平素より大変お世話になっております。株式会社■■の○○です。○月○日にご依頼いただいておりました資料につきまして発送が遅くなり誠に申し訳ございませんでした。私の不手際により××様に多大なご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申し上げます。資料は本日郵送にてお送りしており、○月○日に到着する予定でございます。ご容赦くださいますようお願い申し上げます。メールで謝罪文を送る場合は、必ず「どの件のお詫びのメールなのか」がわかるような件名にしましょう。何について謝っているのか分からないような件名はNGです。いった流れにするのが一般的です。謝罪の部分は、何に対して謝っているのかわかるようにしましょう。上の例文では、資料の発送が予定よりも遅れて迷惑をかけたことに対して謝罪をしています。次に「状況」ですが、例えばサービスの停止や商品の誤配送など、トラブル後の状況を伝えないといけない場合に盛り込むものです。例文では、すでに発送していることを伝えています。次は謝罪文を手紙(詫び状)の形で送る場合の例です。以下に、先ほどの「資料送付遅れ」の件についての手紙の例文をまとめてみました。▲▲▲(氏名)謹啓このたびは、資料の発送が遅れたことにより多大なるご迷惑をおかけしまして、誠に申し訳ございませんでした。本件につきましては、社員の確認不足によるものでございます。もって申し開きできるものではなく、深く反省しております。今後、このようなご迷惑をお掛けすることがないよう、部内のチェック体制を改めるとともに、社員一同細心の注意を払い業務に取り組む所存です。ご容赦賜りますようお願い申し上げます。当該品につきましては、本状とは別にお送りしております。お手数をお掛けして申し訳ございませんが、お手元に届きましたらご確認のほどよろしくお願い申し上げます。このたびは多大なるご迷惑をお掛けしたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後ともご愛顧を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。ついてといった謝罪文の構成にするのが一般的です。差出側の担当者名は、個人名で出す場合と責任者との連名で出す場合、そして責任者の名前のみで出す場合があります。上の例は上司との連名です。どの形でお詫びの手紙を出すかは必ず上司に相談しましょう。謝罪文を書く際の注意点として「時候のあいさつを省くこと」が挙げられます。お詫びの手紙は謝意を伝えるのが最優先なので、時候のあいさつではなく、「謹啓」や「急啓」といった頭語を用います。頭語は最後に付ける「結語」とセットなので、結語を付け忘れないように注意しましょう。したお詫びの手紙は、電話やメールで謝罪していたとしてもできるだけ早く送ることが重要です。失敗しないに越したことはありませんが、どんなことにも失敗はつきものです。いつかの場合に備えて、あらかじめ謝罪文を書くプロセスだけでも覚えておくといいでしょう。取り組み採用情報グループ。