受発注ダイヤモンドを活用した工具の設計・製造・販売を行う東京ダイヤモンド工具製作所は、1932年の創業以来、受け継いできたノウハウの蓄積と確かな技術によって精密かつ高品質な工具を作り続けてきている。同社では、半導体メーカーや自動車部品メーカーなどの顧客企業から個別に発注を受けてダイヤモンド工具を製造しているが、注文書がFAXで送られてきており、仕分けや内容の確認・対応に営業担当者と事務スタッフの多くの時間が割かれる状況が続いていた。e-受信FAXサービス(以下、e-受信FAXサービス)』を導入、営業担当者および事務スタッフの業務効率化を実現すると共に、働き方改革に繋げることにも成功した。ダイヤモンド工具製作所では、顧客企業から新たな工具の生産を依頼された場合、まず製品化の可否を検討し、可能であればその旨と見積もり金額を顧客に回答、その後正式な注文書を受け取るという業務プロセスを採っている。この時に、大手顧客なら顧客側が構築したEDI(電子データ交換)の仕組みを使うが、全体の3分の1の依頼はFAXで受け取ることになる。FAXによるコミュニケーションは、営業担当者とバックヤードで営業を支える事務スタッフに多大な手間を強いることになっていた。所長の濱口勉氏は、次のように説明する。「EDIの場合、お客様からの依頼書や注文書は、我々営業担当者に直接、メールにPDFファイル添付の形で送られてきます。営業担当者は一人1台、ノートPCを持ち歩いているので、それらを出先などで確認し、対応することができますが、FAXの場合は、受注対応や修理・再生品の手配、出荷などの事務業務を担当するCRセンターに一旦入り、そこで仕分けをされて各担当者の机の上に置かれることになります。営業担当者は夕方オフィスに戻ってからでなければ、その内容を確認することができず、必然的に帰る時間も遅くなっていました」(濱口氏)。一方のCRセンターも、紙による業務対応に大きなフラストレーションを抱えていた。センター長の平松美由紀氏は、次のように説明する。「CRセンターで受けたお客様からのFAXは、まず内容を確認して、リピート品の注文など私たちで作業内容が判断できるものについては、そのまま対応しますが、製品化の検討依頼など営業判断が必要なものについては、一旦各担当者に渡してから指示をもらう形になります。営業担当者の確認は帰社後で、届いたFAXの件数が多い日には、私たちへの対応依頼が翌日になることもありました。営業担当者が出張の際には、届いたFAXを私たちがPDFファイルに変換して、メール添付で送るという手間が発生していたのです。これは非常に大きなストレスでした」(平松氏)。東京ダイヤモンド工具製作所様がFAX受信における課題をどのように解決し、成功へと導いたのか。導入前の課題、導入後の効果、今後の展開などをまとめました。事例ダウンロードはこちらから。公式Facebook私たちはTISインテックグループの一員です。