誰もがフォルダの整理に悩みます。「フォルダをしっかり整理しよう」と決意しても、気がつけば上手く管理ができていません。悩まないフォルダの整理術があります。私が知っている作業効率アップの中でも、上位に入る施策です。この記事では、最も効率の良いファイルとフォルダの管理術を紹介します。まとめその他フォルダを作らない例えば見積もりファイルを管理する場合です。私は「その他」というフォルダに、取引が少ない企業のファイルを入れました。これはあとになって探すとき、「その他フォルダ」が原因で探すのに時間が掛かります。その他フォルダを作るのを辞めます。ファイル名で管理するフォルダを減らすほど、作業効率はアップします。フォルダを開くという動作は、思った以上に効率を邪魔するからです。前のフォルダに戻る動作も無駄です。そこで、ファイル名で「フォルダのように管理する」ことをオススメします。ファイル名の付け方を紹介します。上図のように、ファイル名に社名や日付を入れます。これで社名フォルダや、その他フォルダが不要になります。フォルダを管理する手間、フォルダから探す手間が省けます。探しやすさを基準にするファイル名は「名前順」で並ぶことを考慮して決めます。日付を年月日で入れると「名前順」になって整理しやすくなります。そこで最も意識すべきことがあります。探しやすさを基準として、ファイル名を付けることです。ファイル名に全てのキーワードを入れるフォルダの構成に悩んで、時間を費やす必要はありません。今までフォルダ名にしていたキーワードを、ファイル名に記入しましょう。思いつくキーワードをファイル名に入れます。「_(アンダーバー)」「、」「【】」などを使って、キーワードを区切ります。これはファイル名に、タグを付けるようなものです。社名、日付、のように順番だけ守ってください。名前順で並べ替えができると、探しやすくなります。していれば、フォルダを増やさなくて済みます。フォルダ構成のルールに悩む必要がありません。昔はファイル名の文字数制限が少なかったので、長いファイル名に、今でも抵抗を持つ人がいます。長いファイル名は、実際の運用では問題になりません。作業中と保管フォルダを作るいま作業しているフォルダの中に、ファイルが増えると、作業に集中できなくなります。そこで作業中フォルダと、保管フォルダを作成します。作業が済んだファイルは、保管フォルダに入れていきます。作業中のファイルは、作業フォルダに放り込み、済んだら保管フォルダに放り込みましょう。この放り込むという感覚でファイルを管理すると、考えなくて済むので楽になります。検索機能を使うファイル名に全てのキーワードを入れておけば、検索機能で見つけることができます。第三者でも探しやすくなり、チーム全体の効率がアップします。他人には、あなたのフォルダ作成ルールが分かりません。フォルダでたどるよりも、ファイル名を検索した方が早い場合があります。ファイルで管理するよりも、WEBブラウザで検索するようなイメージです。2年前のフォルダを圧縮する圧縮は、容量を節約する便利な機能です。ファイル数が減ると、コピーの時間も短縮できます。圧縮にはルールが必要です。私は「2年前のファイルを圧縮する」というルールを決めています。2年前のファイルを開くことがないからです。圧縮するのは、1年前、2年前、といったルールを決めておきましょう。圧縮が必要かを検討する圧縮すると、中身を探すのに手間が掛かります。フォルダを圧縮すると、検索にも出てこなくなります。本当に圧縮が必要か、検討するべきです。ファイルを共有する会社では、共用サーバーの導入をオススメします。できればファイルサーバーが良いですが、安価なNASもあります。セキュリティの問題をクリアできれば、クラウドのファイル共有サービスが便利です。個々のパソコンにファイルを置いている会社があります。ファイルを共有するだけで、会社全体の効率がアップします。見積もり、ミーティング議事録、稟議書など、ファイルを共有することで、他部署の人間も参考にすることができます。各種書類のフォーマットを一箇所に置くことで、最新バージョンの書類を配る必要がなくなります。個人でもクラウドストレージを使う個人でもクラウドストレージを使うと、日常生活の時短になります。買い物リスト、スケジュール、やることリストやアイデアのメモまで、クラウド(インターネット)上に置いておくと便利です。スマートフォン、iPad、パソコン、端末や場所を選ぶことなく、いつでもファイルに書き込めます。定番のDropboxや、Googleドキュメント、OneDriveを使うと良いでしょう。オンラインでドキュメントを作成、編集できる無料サービスパソコン、スマートフォン、タブレットのどこからでも新しいドキュメントを作成して、他のユーザーと同時に編集。は新しい働き方を実現するワークスペースです。ムダな作業を減らして、大切なことに集中できます。ログインしてクリエイティブに作業を進めましょう。保存すれば、どのデバイスでもどこからでもアクセスできます。onedrive.live.comデスクトップにファイルを置かないデスクトップに直接ファイルを置くのは、我慢しましょう。フォルダ管理のルールに外れるからです。ファイルをデスクトップに置くと、無駄なプレビューキャッシュが発生し、わずかですがパソコンの動作が重くなります。ショートカットを使うよく使うフォルダは、ショートカットを作成しましょう。ショートカットは、実在するファイルにアクセスするためのドアのようなものです。デスクトップに置いてもかまいません。Macはエイリアスと呼びますWindowsでもMacでも、右クリックから作成できます。Windows:右クリックで「ショートカットの作成」Mac:右クリックで「エイリアスを作成」サイドバーにショートカットを作るサイドバーにショートカットを置くと、さらに効率がアップします。アクセスにショートカットが追加されます。Macでは、フォルダをサイドバーに移動(ドラッグ)するだけです。ファイル名の先頭に_を入れないファイル名の先頭に「_(アンダーバー)」や「1などの数字」を入れる人がいます。名前順でファイルを並べるとき、上に出現させるためです。これはファイル名のルールを破ることになり、かえって混乱します。前述のように「作業中フォルダ」と「保管フォルダ」を作れば良いだけです。テンプレートを作成するこれまでの整理術で、フォルダを少なくする方法を紹介しました。あなたが「最適なフォルダ構成」を開発できたなら、チームに共有しましょう。下図のようにテンプレートを作って、配布できるようにします。ファイル名のサンプルとして、ダミーのファイルも入れましょう。チーム全体の作業効率アップができます。強要する必要はありませんチーム内で同じフォルダ構成にすれば、作業効率はアップします。強要する必要はありません。誰かがファイルを探すとき、検索機能を使えば見つかるからです。下図のように、検索にヒットするファイル名にしましょう。日付を入れて、並べ替えができると便利です。評価されることもこのようにテンプレートを作れば、あなたの評価にも繋がります。アイデアよりも「実態があるもの」を作れば、評価者の記憶に残ります。まとめ私はパソコンが新しくなるたびに「フォルダをしっかり整理しよう」と決意していました。毎回、フォルダの整理に困っていたからです。時間が経つと、これがベストかどうか分からなくなります。そんなとき、同僚が素晴らしいファイル名を付けていました。すべてのキーワードをファイル名に入れていけば、フォルダ管理から解放されることに気がつきました。以下に3つの例を紹介します。並べ替えができるように、日付や社名など、順番のルールを決めましょう。このファイル名の付け方は、検索で探すときに便利です。クラウド化したときの書類名も、このようにすると便利です。