豆知識2016.05.27Writer:鳴沢ツイートこんにちは。目覚ましの音量は100デシベルの鳴沢/Kです。仕事において、大切なことの一つはスケジュール管理でしょう。長期のもの・短期のもの、自分の予定・同僚の予定、...。把握しなければならないスケジュールは山ほどあります。今回は、東晶貿易、CM事業部、そして私が行っているスケジュール管理法を、4つの視点としてご紹介します。全体を見渡す:社内の共有カレンダーまず、社員全員が把握しておく必要のあるスケジュールを共有せねばなりません。来客やミーティングが重なって、会議室の使用がブッキングしてしまっては大変です。そこで利用しているのがウェブ上で共有できるカレンダー。G○ogleのカレンダーを使っています。*もちろん本物のカレンダーではありません。その日の時間ごとに管理ができる優れものです。枠の位置や長さで視覚的に予定がわかるので、ぱっと見て一日の大体の流れを把握できます。このように、会社全体のスケジュールを、俯瞰的に理解しておくことは大切です。「いつ、誰が、どこで」を知っていなければならない場面が多いので、チェックは欠かないものです。仕事別に見る:スプレッドシートで管理また、CM事業部内での仕事の多くは、基本的に一人で行うものではありません。チームを作って、協力して作業を行っていくのです。そのためには、チーム内のスケジュール管理が必要ですし、仕事の進行状況も把握できるようになっているとなおよいです。そこで導入されたのがスプレッドシート。これまたGo○gleのサービスを使っています。実はすぐ近くの同じ高さにオフィスがあるGoogl○、ありがとう!*やっぱり本物のシートではありません。同時に作業の流れも記録しています。して、スケジュールにおいての時間ではなく、項目としての仕事に軸を置くと、管理がしやすい部分もあります。中期的に見る:CM事業部ホワイトボードさらに、CM事業部には以前こちらの記事でご紹介したホワイトボードがあります。このホワイトボードで、CM事業部内の各人の日ごとの予定がわかるようになっています。全体のものとは違って、個人の予定が1列に並んでいるので、よりそれぞれのスケジュールをつかみやすいです。やけにスカスカに見えるのは、終わったものから消していっているため。ToDoリスト的な意味合いもあるのです。いった形で、この一週間、自分が何をやるべきかにフォーカスすることで、その中の1日1日をどのように使っていくかを計画していくことができます。流れでだらだら作業するのではなく、意識的に行動することにつながります。そのために私が机に片隅に置いているのがこれです。*これは本物だけどボードの内容はイメージです。毎朝始業前、この小さなホワイトボードに、一日の自分のスケジュールを時間ごとに区切って書いていくのです。やって自身に向けて宣言しておくことで、セルフコントロールをします。途中で書き換えたりすることはまあ、その、柔軟に。...ともあれ、一日はあっという間に過ぎていってしまいます。時間を有効に使うためにも、このようなミクロな視点でスケジュールを決めるのは効果的でしょう。大切なことは、このように複数の視点からスケジュールを確認するということです。先の見通しを立てて行動していくためには、近視でも遠視でもよくないのです。みなさんもぜひ、多面的なスケジュール管理を試してみてはいかがでしょうか。温泉巡り、カメラ三度の飯と風呂が好き、あと科学も宇宙も好き。モットーの小市民です。カラヤン広場ネオ屋台村のトムヤムごはん作業お役立ちアイテム紹介!TCMにホワイトボードがやってきたTCMの改革が始まりました!今回は業務の効率化に役立つホワイトボードを作成。作業中大いに活用したホワイトボード用テープをご紹介します。読者のニーズに応える記事を書くために、執筆前にOPQ分析をすることをおすすめします。適した情報を適した人に届けることができれば、サイトの閲覧数も上がっていくでしょう。