来場者としていくつもの展示会に足を運んでいたとしても、いざ自社で出展!となると「何をどうやればいいの?」と戸惑ってしまうことが多いはず。そんな方のために、初めての出展で知っておくべきポイントをわかりやすくまとめました。目的・ターゲットに合った展示会を選ぶまずは、「目的」と「ターゲット」を明確にしてからどの展示会が良いのかを選ぶこと。そこが明確でないと、せっかくお金と時間・労力をかけて出展しても費用対効果が低くなってしまいます。商談が目的の展示会なのか、見込み客(リード)の獲得なのか、自社製品やブランドイメージの認知度を上げるためなのか。来てほしいターゲットどのような企業で、どのぐらいの規模の、どの部署の、どの立場の人に来てほしいのか。ブースの大きさ(小間数)と場所を決めるブースの大きさとどの場所にするかを決めること。小間数により出展料も異なりますし、設営費用や当日のスタッフ数なども変わってきます。以下の2点を考慮し小間数を決めましょう。製品の展示スペースがどのぐらい必要なのか?説明・商談スペースはどのぐらい必要なのか?ブースの場所はよいところから決まっていくブースの場所は申し込みの際にこちらで決められる展示会もあれば、主催者が差配する展示会もあります。当たり前ですが、「どうしようかなぁ...」と迷っているうちに、よい場所はどんどん決まっていきます。場所取りができる展示会に出展するのであれば、募集が始まったらできる限り早く申し込みましょう。設営などの事前準備・手配をする予算に合わせブースの設営を考え手配すること。多数の企業が出展する中で目立つにはブースの装飾も重要です。社内で用意ができない場合、プロの設営会社に依頼する必要があります。予算に余裕があるようでしたら、お揃いのウィンドブレイカーやポロシャツを用意するとブースの統一感が出せます。来場してほしい方々に案内状を送ること。以下の3つの分類に合わせた案内で来場につながるようにしましょう。自社WebサイトやFacebook、LINEなどを使っての告知も有効です。思わずほしくなるようなノベルティを用意し手渡し用のチラシも作成しておくこと。ノベルティは高価なものでなくてもOKですが、来場者が興味を引くようなものを選びましょう。ノベルティほしさにアンケートを記入してくれるようなものが理想です。ブースにいるスタッフは会社の「顔」です。ノベルティやチラシを配る際は、女性も男性も身だしなみや言葉遣いに気を付け、笑顔を忘れないようにしてください。流れをスムーズにするための役割分担を決めておくスタッフはスペースを考え、1小間に2名が最適です。その際、普段から声掛けに慣れている営業社員などがブースへと誘導する係となり、関心のありそうな来場者へ説明は技術者が担当するといった役割分担を決めておくことで流れがスムーズとなり、来場者の満足度も高くなります。展示会が終了したら、いただいた名刺を速やかにリスト化し、お礼のメールや手紙を送ること。フォローアップ効果を狙い、タイミングを逃がさず送るようにしましょう。ノベルティと引き換えでアンケートを行った場合は、アンケートをただ集計しただけで終わらせず、その結果を製品開発やサービス内容などに反映させるようにしましょう。集まった名刺やアンケートは、次回の展示会のためにも、情報をきちんと効果測定することが大切です。大切なのは来場者への感謝と自社製品への自信と誇りその他にも、ここでは紹介しきれないほどやることは山積みです。会場の下見も、ただ漠然と見るのではなく、最初にある程度のブースイメージを想定したうえで見るようにしましょう。「ここに〇〇は置けるかな?」「〇〇が足りなくなりそうだな」といった細かなチェックもでき、当日、「あれが足りない」「これじゃあ不便だ」といった不満やミスを防げます。いずれにせよ、大切なのは足を運んでくださる方への感謝と自分たちの製品やサービスに自信と誇りを持ち接すること。その場でクレームを言われたとしても、「ありがとうございます。今後の製品開発やサービスに生かさせていただきます」という気持ちで対応することが大事です。