(社長ブログ)経営者会報ブログ日本実業出版社e-teamより良い職場環境を目指す社労士の日々の新たな気づき、発見をお伝えします。サービス個人プロフィールアクセス・連絡先リンク集ブログトップブログ個人トップ2015年05月09日(土)更新マイナンバーまでの4つの準備マイナンバーについて、すこし規模の大きい所からよく聞かれます。具体的に何をしていけばよいのかということですが大きくわけて4つあります。1つ目が社内規定の見直し。基本方針やマイナンバーの取扱規程などです。番号法(個人情報)に該当しない小規模な事業所でもすべて適用されます。見直しと言ってもこれらがない会社も多いかと思いますが、これらの情報の適正な取扱の確保を確保するための方針を掲げます。具体的な取扱を定めておくと良いでしょう。2つ目がシステムの対応。給与や法定調書等マイナンバーに関連するシステムのバージョンアップの対応も必要になってきます。マイナンバーが記されたデータが法定保存期間を経過した後は速やかにマイナンバーが破棄、削除される機能やしくみが必要になってきます。マイナンバーは必要なく持っておく事がリスクになります。アクセス制御などを整えて行きます。事業者の規模(職員100人以上か否か)で安全管理措置レベルが違ってくるので規模に合った措置を行えるように準備する必要があります。これらマイナンバー関連事務を委託する場合はその委託の見直しも必要になってきます。委託先に置ける特定個人情報の取扱状況把握など委託先においても同等の安全管理措置が講じられるよう「必要かつ適切な監督」が必要になってきます。4つ目が社員教育や勉強会の実施。10月には従業員皆さんにマイナンバーの通知が始まるので、その通知が何を意味するのかを知っていただく為にもマイナンバー制度全般の基礎知識やマイナンバー取扱に関する注意事項など事前に伝えておく事も混乱を起こさない為に大切です。番号法による罰則規定なども周知しておくとよいでしょう。してみるとあと半年、行うべきことがたくさんありそうです始まってから混乱しないよう今のうちに少しづつ準備を進めて行きましょう。現在、当事務所でもPマーク取得にむけて取り組みながらこういった体制を整えて行っています。教育については今月の講座で開催しますのでよろしければご参加ください。参加意識の欠如・主体性のなさ・被害者意識・やらせる、やらされるほとんどの会社が持つこの共通の問題を私たちは解決します。