事例集セミナー資料集2.文書情報マネジメントの基本2-1.文書情報マネジメントとはプロローグでも述べた通り、今日の企業や組織の活動において、文書情報は増える一方であり、文書管理の必要性は高まっています。この文書管理を体系化したものが「文書情報マネジメント」です。JIIMAでは「文書情報マネジメント」を次のように定義づけています。長期保存する組織的な運用。ライフサイクル全体を通じて、確実かつ効率的に管理するための手段として、構造化データ、非構造化データを問わず、ハード・ソフト・コンテンツを機能的に組み合わせ、目的に応じて文書情報を有効に活用できるようにする」。(JIIMAビジョン2016)この項では、文書情報マネジメントの基本となる考え方について紹介しています。2-2.文書のライフサイクル文書情報マネジメントにおいて重要となるのは、「文書のライフサイクル」という考え方です。5つのフェーズに分かれています。文書のライフサイクルこの5つのフェーズを文書管理規程などに従って、適切に管理していくことを文書のライフサイクル・マネジメントと呼びます。作成、入手するフェーズで、管理規程などによる分類や作成(入手日)、作成者、キーワードなどのプロパティ情報を付ける。プロパティ情報が追加される。必要に応じて文書情報をすぐに参照できる状態にしておくフェーズ。一般的には処理フェーズの後、数か月から1年間ぐらいの比較的参照頻度が多い期間とされる。プロパティ情報が追加される。保管期間を終えた文書情報を、文書管理規程などで定められた期間、保存するフェーズ。プロパティが追加される。文書管理規程などで定められた保存期間を終えた文書情報を、ルールに基づいて廃棄するフェーズ。文字通りすべてを廃棄するのではなく、本当に廃棄してよいものと、保存期間を延長して保存を続けるもの、さらには永久保存の対象として、公文書館や史料室(企業の場合など)などに移管するものをこのフェーズで判断し、適切に処理を行う必要がある。フェーズが当てはまります。ところで、これまで日本では「文書(document)」と「記録(recode)」を明確に区別せずに使ってきましたが、品質システムを定義したISO9001などでは、記録を「達成した結果を記述した、または実施した活動の証拠を提供する文書」として定義しています。このように事実を記したものである記録は、文書のように内容を変更することができません。修正を行う場合は、決められたルールに従って行う必要があります。管理も文書とは異なり「レコード・マネジメント」という考え方で行います。このレコード・マネジメントは記録管理の国際規格ISO15489-1で規定されています。保存が義務付けられた文書で、保存期間が決められているので、最も取り扱いに注意が必要です。全業種に該当する税務関係書類や、労働関連の書類のほか、業種や設備によって適用される法律関連書類もあります。法改正などで保存対象となる文書や保存期間が変更される場合もあるので、その点も注意が必要です。近年、通称「e-文書法」により、一部の書類を除いて、紙の書類をスキャナでイメージデータとして取りみ、電子化データとして保存するスキャナ保存が認められるようになっています。自社の事業にかかわる独自の情報です。営業秘密は不正競争防止法第2条第6項で以下のように定義されています。一部(通称:日本版SOX法またはJ-SOX法)により、内部統制強化が求められるようになりました。内部統制が機能し、不正が行われず、組織が正しく運営されていることを証明する文書は、説明責任(アカウンタビリティ)を担保するものとして、適切な管理のもと保存することが大切です。記録や品質管理データ、BCP(事業継続計画)のために必要とされるバイタルレコード、技能の伝承や様々なノウハウなどを次世代に受け継ぐために整備されるナレッジマネジメントなど、法律などで義務付けられてはなく、通常は使用しないが、何かあった時のために保存しておく文書。裁判で訴えられた時や災害発生時など、緊急時に対応する文書で、適切な形で保管・保存しておく必要があります。「eディスカバリー制度」はアメリカの民事訴訟規則で決められた制度であり、アメリカで訴訟を起こされたときに、関連した文書を網羅的に提出(開示)することが求められるものです。文書提出の期限は短く、この間に提出できなければ、弁論時間の短縮など懲罰的な制裁を科される場合があります。後から不利な書類が見つかった場合は、故意に隠したと認定される危険性もあります。これを防止するためには、保存している情報は、紙であれ電子であれきちんと分類して整理し、いつでも提出できるようにしておくことが大切となります。本ホームページの記載内容について無断転載を禁じます。マネジメント協会に帰属します。