続きます...(請求書処理)今回は取引先から来る請求書をいかに効率よくさばくかの話です。弊社では、請求書から現金支払いリストと会計システムへの入力を行います。その作業なのですが...あなたの会社でもあると思いますが、請求書を会計入力する時、その内容と会計上の科目を結びつける必要があります。これが厄介なのは、1枚の請求書の明細でも、明細行によって科目が異なる場合があることです。いう用紙に、自分の担当する請求書について、科目毎の請求金額を記入します。2.会計担当者は、その用紙に書かれた内容と請求書を突き合わせ、合計金額のチェックをします。3.会計担当者は、チェックがOKであれば、その内容を支払リストと会計システムに手入力します。4.会計担当者は各請求書と、依頼書用紙をホッチキスで留め、バインダーに閉じて保管します。対象となる請求書は約80社から来ます。この作業に、担当者は2日ほどかかっていました。)は当然1人で行っているので、担当者からなるべく負担を取り去らないと、あっという間に事務処理がパンクしてしまします。担当者から、「この請求書に関連する処理をなんとかしてくれ」という要求を受けての対応策が、おなじみ(?)のKintoneとExcel処理です。対応策は次の通りです。各担当者は、Kintone上に自分のアカウントを持ちます。1.Kintoneのアプリに入った後は、自分が担当する「請求書情報」が表示されます。コード、品種の名称を並べたものです。3.担当者は、表示された請求書情報の横に、該当する請求金額を入力します。各担当者の作業はここまでです。ここからが会計担当者の作業です。1.会計担当者はそれらの情報をCSV形式でダウンロードし、予め作成しておいた、Excelの支払金リストにそれらの情報を貼り付けます。(注意)弊社は、病院向けの事業ですので、毎月ほとんど請求元の増減はありません。2.貼付け後、ExcelのVlookup関数を使って金額を支払金リストに取り込んでいきます。3.Excel上で表示される金額と請求書の金額チェックします。3.請求書は、スキャンしてPDF形式で保存し、必要な時は印刷することにしました。これで、かなり請求書に関連する作業時間が減ると考えています。実は、今まさにこの仕組で第1回の請求書処理を行っている最中です。どれほどの時間が削減できたのかは、また改めてご紹介したいと思います。生産性向上SNSでもご購読できます。