起業startスマートフォン用の表示で見る起業start大学も出ていない私でも起業することができました。経営の素人が成功・失敗を繰り返して辿り着いた起業・転職に特化したオリジナル情報サイトです。【仕事の電話が怖い!?】誰でも今からうまくなる電話対応マニュアルを紹介!2019-06-16【仕事の電話が怖い!?】誰でも今からうまくなる電話対応マニュアルを紹介!ビジネスマナースポンサーリンク社会人になれば、ほぼ必ず電話対応のビジネスマナーを学びます。学生時代にプライベートで個人対応していた電話とは異なり、会社の電話を受けるということは、会社の代表として電話対応をすることになるからです。電話対応1つで、相手に良くも悪くも印象を与えてしまうため、とても重要な仕事の1つとなります。それ故に、はじめは上司が横にいるなかで電話対応しなければならず、小姑のように細かく注意受けることで、いつしか電話に出るのが怖くなる新入社員もいることでしょう。恐れることはありません。電話対応はコツと慣れが大きいこと、そして敬語を完璧にマスターし電話対応できる人はほとんどいないからです。ここでは、今から電話対応が上手になるコツについて解説していきます。【仕事の電話が怖い!?】今からうまくなる電話対応のコツとは!?カンペを作る電話対応は、スムーズに話せるようになることが大切です。辿々しく話すと、この人頼りないなと受け止められてしまうため、まずはスムーズに話すようにします。辿々しく話してしまう理由は、ズバリ自信がないからですよね。自信があれば、何を言われても答えられるようになります。何を言われても答えられるようにするには、ズバリカンペがあれば良いのです。カンペを見えるところへ貼っておき、受電対応時はカンペを見ながら話すようにしましょう。ここでは、わたしがおすすめのカンペをご紹介します。お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。※会社によっては、会社名の後に氏名を名乗る会社もあるので上司に従いましょう。新規・既存の問合せ「ただいま担当に変わりますので、少々お待ちください。※相手の会社名と氏名は最初に聞き逃さずメモを取って置くことが大切ですが、もし聞き逃していた場合は必ず聞きましょう。相手の電話内容を確認する営業電話か、自社の顧客なのか分からない場合は確認しましょう。外出してる旨のみを伝えて終わっても良いのですが、相手がお客様の場合はお客様から再度かけさせるのは失礼にあたります。そのため、基本は下記文言が丁寧です。取り次ぐ担当者によっては面倒だと思われることもあるかもしれません。担当外出時はどのように対応するのか確認しておきましょう。「大変申し訳ございません。◯◯はただいま外出しております。「申し訳ございません、〇〇はただいま他の電話に出ております。私でよろしければご用件とお電話いただいた旨をお伝えいたしますがいかがいたしますか」クレーム・トラブルクレームやトラブルは下手に対応すると火種が大きくなる可能性が高いため、すぐに担当者へ回すことが鉄則です。「ご迷惑おかけし大変申し訳ございません。ただいま詳しい者にかわりますので、少々お待ちいただけますでしょうか。調べ物や上司の確認がいるなど、すぐに返答できない場合に使います。会社の規約でHPやその他営業電話はすべて断るように言われている場合は、下記対応で問題ありません。無下に断ると、因縁をつけられその後迷惑行為をされる可能性もあるので、丁寧に対応することを心がけましょう。「大変申し訳ございません。営業電話は上司からお断りをするように言われております。電話を取るのが遅れた3コール以上鳴ったら、一言お詫びが必要です。「大変お待たせいたしました。電話は、3コール以内に取りましょう。3コール以上鳴ってしまった場合は、前述でも紹介した通りお詫びをします。電話での話し声はワントーン声の高さを上げて、さわやかな雰囲気を感じとってもらえるように工夫しましょう。女性が電話対応として好まれるのは、このような理由からですね。電話の切り方は、相手が電話を切った音を確認してから切るようにしましょう。いわゆる、ガチャ切りといって電話の切れる音が不快に感じる人もおり、とくにお客様との電話終了時に、こちらから先に電話を切るのは失礼です。立場を考え、お客様や上司と電話をする時はとくに、相手が切ってからこちらも切るようにするのがベターでしょう。次に、心構えの話をお伝えします。社会人となり、今まで数え切れないくらいさまざまな会社へ電話をしましたが、電話対応が素晴らしいと感じたことのある会社は限りなく少ないものです。電話対応に慣れたベテラン勢は適当にこなしていることが多く、新人の電話対応より常識が無いと感じることが良くあります。長く待たせているにも関わらず謝罪もなかったり、ましてや担当者不在時は「いま、いないですねー」と友達と話すような言い方をしてくる人がいると、正直イライラします。いったケースは良くあるから驚きです。電話は、相手の貴重な時間を取ることがデメリットです。電話をする側も受ける側も、その点を深く理解し速やかに対応することを意識することが大切で、じつはこの点を意識するだけで、ものすごく仕事ができる人と言われるようになるのです。電話は相手の顔が見えず表情が読み取れないため、慎重に対応しましょう。【仕事の電話が怖い!?】今からうまくなる電話対応のコツとは!?電話対応は堂々とカンペを見ましょう!!わたしがおすすめする、ビジネスのおける電話対応のコツについて解説しました。ここでも説明した通り、カンペさえあれば誰でもできます。カンペを馬鹿にされることがあっても失敗するよりマシですし、人の工夫を馬鹿にしてくる人は全然大したことないので気にする必要がありません。逆に、カンペをしっかり貼って受電対応してる新入社員がいたら、わたしは「会社の看板背負ってる重みを分かって工夫しているんだな」と、とても嬉しい気持ちになります。すべての経営者がそう思うはずです。仕事が出来る人ほど、電話対応の重要さを分かっています。21:00【仕事の電話が怖い!?】誰でも今からうまくなる電話対応マニュアルを紹介!Tweet関連記事2019-06-14【人事トラブル5選!】わたしが実際に経験した社内のトラブルとは!?人を雇用している限り人事トラブルは発生するでしょう。見えな...2019-06-11【尊敬される人の特徴とは!?】わたしが尊敬する人の特徴を5つ解説します!みなさんの周りには尊敬できる人がいますか。わたしの周りには...2019-06-01【社員を辞めさせたい!】問題のある社員をスムーズに解雇する方法を解説しますもう我慢の限界だ。あの社員を解雇しよう。何度注意しても直ら...2019-05-30【交渉上手になろう!】取締役を経験し数々の困難を乗り越えて学んだ交渉テクニックを解説しますビジネスにおいて、交渉はつきものです。起業に向けての不安と葛藤を赤裸々に書いています。起業を考えている方や、転職を考えている方のお役に立てるよう、経験を基に価値が高く信頼できる内容を執筆しています。前職で取締役を任されていた経験を生かし、どこの会社にもある悩みについての対処法や考え方についても解説しています。月別アーカイブ当サイトについてプライバシーポリシースターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。