「内定承諾書はどうやって送ればいいのか?」この時、知り合いに手紙を出すように、手持ちの封筒に宛先を書いて送ってしまったら残念な人になってしまいます。実は、内定承諾書を送ることは、ビジネス文書としてのマナーが必要だからです。今回は、内定承諾書を正しく郵送するために、封筒の書き方や送り方、添え状のマナーを解説します。まとめ内定承諾書とは企業からの内定を承諾し、その企業に入社することを誓約した書面のことで、入社承諾書などと呼ばれることもあります。通常は、内定通知書(または、採用通知書)と共に企業から送られてきます。労働(雇用)条件通知書も同封されていますので、給与などの待遇が求人票や面接時に聞いた内容と違わないかを確認してから、内定承諾または辞退を判断することが重要です。内定承諾書の確認方法は、次の関連記事で確認しておいてください。入社の決意ができたら、通常は3日以内に電話で内定承諾を連絡してから、内定承諾書を郵送します。ここで重要なことは、内定承諾の電話を先にすることです。郵送だと企業に到着するまでに日数がかかるため、採用担当者から「連絡がなかったから辞退されたと思いました」と入社できなくなってしまう恐れがあるからです。続いて、承諾の連絡が終わったら内定承諾書を送りますが、封筒にもビジネス文書としてのマナーがありますので、順番に説明します。白封筒を選ぶ封筒の色にもビジネスマナーがあるのをご存知ですか?通常、ビジネス文書を入れる封筒は、茶色と白色がありますが、内定承諾書は白封筒を使うことがマナーです。このため、たとえ家に在庫があったからといって、茶封筒で送ってはいけません。白、茶封筒の使い分けは?白封筒はどんな場面で使う?重要書類を送る時に使用するもので、ビジネスでは契約書や請求書、または挨拶状など送る時に使用します。履歴書などの応募書類や内定承諾書も重要書類ですので、白封筒で送ります。茶封筒はどんな場面で使う?白封筒より簡易的という意味合いがあるので、ビジネスではちょっとした資料や案内状、納品書などを送る時に使用します。茶封筒で重要書類を送ってしまうと、重要性のない書類と思われてしまいますし、「封筒の使い分けも知らないのか」と呆れられてしまいます。次に封筒の大きさは、内定承諾書が折らずに入るサイズなら構いませんが、基本的に「角形2号(角2封筒)」を選んでおけば間違えありません。書類が汚れないようにクリアファイルに入れる封筒には、1添え状、2内定承諾書の順に入れますが、郵送途中に折れたり濡れたりしないように、1~2をクリアファイルに入れます。郵便局では、郵便物の区分(仕分け)を機械で行いますので、折れたりシワになることがあり、また、雨の日の配達もあるので、どんな場合でも大切な書類を守るという気遣いがマナーとして必要です。図にすると次のようになります。企業から内定承諾書がクリアファイルに入れられて送られて来たら、同じクリアファイルに入れて送り返しましょう。この時、あえて新しいクリアファイルに交換しなくて大丈夫です。添え状は、挨拶と同封書類明細としての役割がありますが、採用担当者も同封書類確認後に、添え状を捨ててしまうので、あまり凝らずに端的に書きます。宛先の書き方も、ビジネス文書として最低限守らないといけないマナーがあります。封筒への宛先などの記入は、字が下手だからといってパソコンで印刷はしないで、サインペンか毛筆を使い、手書きで書きます。会社名は正式名称で会社名も「株式会社○○」などと正式名称で書きます。カタカナの会社名の場合は、「コカ・コーラ」のように「・」も社名の一部なので略さないように注意します。宛名は御中と様どちらがいい?宛名の敬称の書き分けは簡単で、次の通りにします。裏面にポストに入れる日付を記入します。これは内定承諾日の意味合いがあるので、忘れずに記入してください。自分の住所も略さないで書く自分の住所も、都道府県からマンション名なども略さずに書きます。書類を全部入れた後の封は、両面テープが望ましいですが、ない場合はのり付けでも大丈夫です。(のり付けの場合は、凸凹にならないように、定規などを使って平にします)最後に、「緘」か「〆」と封緘をします。(下に続く)郵便料金は?角形2号で送る時は、郵便料金の分類が「定形外郵便物(規格内)」です。定形外郵便物の郵便料金(2019年10月より)定形外郵便物(規格内)の郵便料金は、重さで次のように決まっていますので、過不足の無い様に正しい金額の切手を貼りましょう。50グラムまで・・・120円100グラムまで・・・140円150グラムまで・・・210円(2019-9-30までは、205円)2019年10月1日から、消費税率の改定により郵便料金が変わっております。50グラムと100グラムは変更なしです。実際の郵便料金は?メーカーによって重さが異なりますが、およその重さは次の通りです。封筒(15グラム)+A4用紙(4グラム×2枚)+クリアファイル(20~25グラム)=43~48グラムなんとも微妙な重さになってしまいました。郵便局の窓口で払う時は、重量を計ってもらうので間違えないですが、時間外や郵便局が近くになく重量が計れない時は、140円切手を貼った方が無難だと思います。140円切手を1枚貼付することが望ましいですが、手持ちにない場合は「120円+20円」などの組み合わせで、2枚までに収めておきましょう。(下に続く)まとめいかがでしたでしょうか。内定承諾書の送付ひとつ見ても、人事の人たちには、ビジネスマナーがある人物かどうか分かってしまいます。内定承諾書は、今後、何年~何十年お世話になる会社に送る訳ですから、恥ずかしい送り方をしたら、人事の人たちに笑われてしまいますので、この機会に正しい送り方をマスターしましょう。この記事で紹介した封筒の選び方や宛先の書き方、添え状の使用方法などは、今後、会社で働く上で必要なビジネスマナーですので、入社後も活かしていただければと思います。東京都出身の40代男性です。30代まではメーカーでサラリーマンをしていましたが、業績悪化により転職・脱サラ。得意分野は、総務、労務、ITで、経験を活かした転職情報を紹介していきます。amお世話になっております。採用担当者も同封書類確認後に、添え状を捨ててしまうので、あまり凝らずに端的に書きます。ことですが、添え状には抱負は不要でしょうか?よろしくお願いします。pmコメントありがとうございます。添え状は、挨拶と添付書類を記載する程度で十分だと考えています。実際に、人事では添え状は目を通したら処分してしまいますので、頑張って抱負を書いても「その場」だけで、時間と共に忘れ去られてしまいます。amお世話になっております。いつも拝見しております。内定承諾書の封筒の記入について、裏面の差出日は漢字で和暦書くのがよい方法でしょうか?ご回答いただければ幸いです。pmコメントありがとうございます。ご質問の内定承諾書の裏面の日付ですが、裏面には縦書きで住所と氏名を書いていますので、日付も縦書きの方がバランスが良いと考えております。年は和暦、西暦どちらで記載してもマナー違反ということにはなりません。必須サイト上に表示された文字を入力してください。管理人は、東京都出身の40代男性です。30代まではメーカーでサラリーマンをしていましたが、業績悪化により転職後に脱サラ。これまでの経験を交えて転職情報を発信しようと思い、このサイトを立ち上げました。長いお付き合いになれますようよろしくお願いいたします。転職マニュアルシェアお問合わせTOPへ。