理想の机は「すし屋のカウンター」2017/1/18モノ・フラッシュコクヨ式整理術。片付けが目的ではなく使いやすく整える日本を代表する文具、オフィス家具、事務機器メーカーのコクヨ。ビジネスパーソンの職場環境を熟知する同社が提唱するのが、オフィス回りの整理術「コクヨ式」だ。実際のオフィスをショールーム代わりに同社では50年近く前から、実際に社員が働いているオフィス空間を見せる「ライブオフィス」という取り組みを行っている。自社の商品をどう使うのか、ショールームからさらに一歩踏み込んだ形で相手に伝えられるうえに、顧客や現場社員から商品をよりよくするためのフィードバックも得られる。いった取り組みで得た知見を生かしつつ、オフィス環境を研究、改善するため、2012年に設立されたのが同社のワークサイトラボ。コクヨ式はここから生まれたものだ。LAB.」を立ち上げ、「コクヨ式」を提唱。働き方の研究およびソリューションの開発などを行うコクヨ式は単なる片づけ術ではない。「片づけのプロではなく、ビジネスパーソンの知的生産をいかに高めるかが主題」とワークサイトラボ主幹研究員の齋藤敦子氏は話す。片づけは「机の上がきれいになればいい」という目的になりがち。なく、必要なものにすぐにアクセスできて、スムーズに仕事が行える環境が理想。そのために机や引き出しを「整える」という考えを持つべきなのだ。齋藤氏が語る仕事場の理想は「すし屋のカウンター」。寿司ネタや道具などが整然と置かれ、職人の所作にムダがない。これがコクヨ式の目指す“究極形”となる。整理の基本となるのは、引き出し(キャビネット)の使い方だ。ルールは、「1段目に文具」「3段目にファイル」の2つ。常に使う文具は机の上に出しておくべき。引き出しにしまい込むのではなく、「すぐ使えるように出しておく」のも整え方の一つだ。その次に使うものを1段目に入れ、必要以上に持たないことが大切だ。コクヨ式の真骨頂は3段目。ファイルやボックスを駆使し、4ステップの「ボックスファイリング」を体得すれば、書類を非常に管理しやすくなる。主なポイントは「できるだけ小分けにする」「使ったら必ず手前に」の2つ。定期的なメンテナンスは欠かせないが、ぜひ取り入れたい。自席は楽しくなければいけないコクヨ式で覚えておくべきことは他にもある。「自席は楽しくなければいけない」という発想だ。外回りの人を除けば、ビジネスパーソンは1日8時間以上、オフィスの机に向かうことになる。8時間といえば、自宅のリビングにいるより長い時間だ。これを雑然とした環境で漫然と過ごすのか、楽しい場所に作り替えていくのか。「真面目な日本人は、オフィスで楽しむことに違和感を覚えがち」(齋藤氏)だが、この考えを改めるだけでも、整理が楽しくなり、あなたの自席は大きく変わるはずだ。コクヨ式片づけ(1)仕事と無関係なものをあえて置いてみる仕事の道具だけを置くから自席がつまらなくなる。雑誌やお気に入りの小物、植物など何でもOK。「何を置きたいか」を最初に考えれば、片づけは楽しくなる。「今日やる仕事」はいちいち引き出しから取り出さずに、あえて全部机上に出す。資料はひとまとめにせず、案件ごとに色分けする。シンプルだが効果的な整理法だ。色付きのクリアフォルダーはカウネットなどで購入できる。フォルダーのタイトル記入ができるタイプもコクヨ式片づけ(3)普段使う文具は外に出すネオクリッツペンなど普段使う最低限の文具は、引き出しにしまうと逆に効率が悪い。立て掛けられるペンケース「ネオクリッツ」に立てておけば、モバイル性も増すのでお勧めだ。コクヨ式片づけ(4)真ん中の引き出しは「空」に意外に使いにくい浅い引き出し。自分の資料は入れずに、同僚からの稟議で回る書類などを入れてもらう“共有部”などに使うと、机回りはさらに片づく。足を組みやすくするために取り払うのもアリだ。コクヨ式片づけ(5)1段目は最低限の文具(3)の外に出す文具以外で、よく使うものは1段目の引き出しに。「ツール管理シート」などを使って厳密に整理すれば、必ず定位置に戻す習慣が付くはずだ。逆に、たまにしか使わない文具をキープしておくのはNG。部内などの共有文具で代用して、“持ちすぎ”を防ぐべき。「ツール管理シート」は方眼をミシン目に沿って抜き、文具の形にする。指定席さえ決めておけば、ムダに文具が増えることもないコクヨ式片づけ(6)2段目は自由に使う1段目は文具、3段目は資料、と決めたら、それ以外でOK。「何か入れなければ」と思う必要はなく、ノートPCなどの借り置き場や好きな本や小物を入れておく、など自由に。コクヨ式片づけ(7)「3段目」はファイリングシステムを駆使!用意するのはクリアフォルダー、個別フォルダー、ファイルボックスの3種類。4ステップのボックスファイリングで駆使する。「よく使うものほど手前」という決まりさえ覚えておけば、ファイルはみるみる整う。残しておきたい資料はデータ化するなど、定期的な断捨離も行う。permission.。