悩み(70)新社会人のあなたに贈るビジネスマナー[電話対応編]電話って、いつかかってくるかわからないし、急に自分の知識外な用件を言われることもありますよね。予想ができないからこそ、新社会人になったばかりのあなたには不安になるもの。不器用でも嫌な印象を与えたくない。そんなあなたの為に、今日から実践できる電話対応法をご紹介します!お気に入りTweetPocketまずは電話の基本からポイントは「明るく」「迅速に」「正確に」です。相手からのイメージが悪くならないように「明るく」声を発しましょう。相手を待たせないように「迅速に」対応することも大切です。入社したては自分宛ての電話でなく、先輩宛てのものがほとんど。どんな会社の誰から、どんな用件でかかってきたのかの情報を「正確に」聞き取るようにしましょう。それこそが難しいんだ、とまだ電話慣れをしていないあなたは、憂鬱な気持ちになってしまうかもしれませんが、電話はビジネスではよく使うツールです。基本を抑えてしまえば、あとは自然と慣れることができますよ。3つのポイントで大切なこと■相手を待たせない電話がかかってきたら、率先して自分が出るようにしましょう。誰かが出てくれるだろう、と油断していると、結局相手を待たせることになってしまったり、結局誰も取らなかった、なんてことに。電話は緊急の要件のこともあれば、ビジネスチャンスになったりすることもある、非常に重要なもの。2コール以内に出れるように頑張りましょう!3コール以上鳴ってしまった場合は「大変お待たせいたしました」と最初に伝えると◎。■少し高めの明るいトーンで話す電話は、声の高さや話し方によって、より印象が左右されます。した声だと聞き取りずらく、不親切に取られてしまうのです。普段話すトーンより、少し高く明るい声を出すように意識しましょう。魅力的な声は武器になる。声にも女性らしさや色っぽさを意識してhttp://59.106.213.243/articles/4「声」を意識したことはありますか?会話するときに「声」はあなたを印象づけるためのとっても大切な要素。小さい努力で、あなたの印象・魅力がぐんとあがります。印象は自分自身ではなく周りが積み上げていくもの。相手と会話の内容を意識して、印象のコントロールを。電話が鳴ったら即座にメモの準備を。受話器を取ると同時にペンを持つようにしましょう。社名や担当者の名前、用件など忘れてしまうと、後々誰かに伝えるときに不便になってしまうので、慣れていない間は、全てメモするのがおすすめです。学生時代では使ったことがない言葉ですよね。「お世話になっております」はビジネスではとってもよく使う言葉なんです。実際に顔を合わせているか、合わせていないかに関係なく、この言葉は使えます。メールでもよく使う言葉なので覚えておきましょう!より「丁寧」に伝えられるクッション言葉を使うクッション言葉とは、相手に依頼をしたり、謝罪をしたりする際に角を立たずに伝えることが出来る言葉のこと。無意識に使っていることも多いはずです。接客業でも十分に使えますが、電話では相手の顔が見られないからこそ、より多く発揮することができるのです。一部ですが使用頻度の多いクッション言葉をご紹介します。「大変お手数おかけしますがご確認お願致します。「恐れいりますがご対応お願い致します。「差支えなければお名前をお伺いできますでしょうか?」こちらは非常に使いやすい言葉になるので、覚えておいて損はありません。「あいにく〇〇は終日外出となっております。差し支えなければご用件を承っておきましょうか?」クッション言葉がないと、淡々としたやりとりになってしまいますが、うまくクッション言葉を使うことによって、相手への誠意を表すことができるのです。クッション言葉を使用する際もポイントとしてはたくさん使いすぎないことです。相手をイラッとさせてしまうこともあるのです。上記で紹介したクッション言葉はごく一部の例にすぎません。他にもたくさんあるので、レパートリーを増やして適切な所で使うことで、あなたの気持ち精一杯相手にも伝わりますよ。おわりに最初にも書きましたが、電話対応は「慣れ」が一番大切なのです。まとめてしまえば、だいたい世の中は慣れだろう。思うのですが、慣れていないときは、なぜか相手の声が聞き取れなかったり、頭では浮かんでいることが上手く伝えられなかったりすることもよくあります。慣れることによって余裕を生むことが大切なのです。最初は電話対応による失敗もあると思いますが、誰でも一度は経験するもの。落ち込まず、回数を重ねることで上達します。