書類の探しものほど無駄な時間はない。ファイリングはマイルールを設けてそのつど徹底する。(山形県山形市)ジャストフィットな会計・税務サービスをあなたに。トレーニング個別コンサルティング確定申告よくあるご質問お問合わせCLOSEHOME仕事で大切にしていること書類の探しものほど無駄な時間はない。ファイリングはマイルールを設けてそのつど徹底する。書類の探しものほど無駄な時間はない。ファイリングはマイルールを設けてそのつど徹底する。【312】ツイートシェアはてブLINEPocketオフィスや作業場で、あの書類がない、この書類がないといって、しょっちゅう探しものをしている人があなたの周りにもいませんか?私は探しものに時間を使うのが、とても嫌いなので、マイルールを決めてファイリングを徹底しています。関連クリアファイルに入れるだけは大嫌い!私は、仕事に関する資料はもちろんのこと、プライベートに関する資料(幼稚園からのお便りなど)もマイルールを用いてファイリングしています。余談ですが、私は案件ごとクリアファイルに入れて、それをどんどん上に積むだけのファイリングが大嫌いです。(それをファイリングといえるか微妙ですね。)クリアファイルに入れて、上に重ねるだけの方法は、当初ほとんど時間がかかりません。ある程度、時間が経ってから、その資料を検索しようとすると、検索効率があがりません。それもそのはず、クリアファイルにつっこんでいるだけですから、ファイル内の書類がガサガサ動き、めくるだけでも手間がかかります。ファイリングには億劫がらずに最初にひと手間かけることが大切です。私は、この検索しづらい整理が嫌いなので、保存しなければならない資料は必ず2穴パンチで穴を開けて、フラットファイルなどに随時、ファイリングするようにしています。そのため、リビングに1つ、仕事部屋に2つの2穴パンチを常備しています。必要があればすぐにファイリングできるようにするためです。要するにファイリング魔です。(笑)影をひそめていたA型の神経質・几帳面な特徴が、最近になってまた出てきているようです。保存すべき書類をその都度、しっかりフラットファイルなどにファイリングしておくと、リビングや仕事部屋などの空間が整理整頓され、気持ちよく過ごすことができます。(私にとって)1番気持ちが悪いのは、書類や本がどんどん積み重なって地層を形成しているケースです。下手すると倒壊するし。私のマイルールはこれ!私は、仕事関係の書類が多くなりがちなので、まず、ファイリングする必要があるかどうか、保存する必要があるかどうか?をシビアに考えます。いつか見るかもしれないという理由で保存することはしません。狭い事務所のスペースがもったいないから。保存する書類自体を減らせば、ファイリングする書類も減り、事務所スペースも広くとることができ一石二鳥です。そのため、ファイリングするかしないかの判断がすこし疲れます。)」などのステータスで、振り分け、それらを蓄積するフラットファイルにファイリングします。ここはステータスによって機械的に振り分け、ファイルするだけなので、頭は使わず、作業をするだけですみます。探しものの時間って本当に無駄な時間だと思います。見つかって当然の資料を何時間もかけて探していれば、その時間はまったく価値を生んでいないため、時間の浪費以外の何者でもありません。それは社長や上司のいない居酒屋で会社や上司の愚痴を言っているのと同じくらい無駄だと思っています。前述のように、最初に数分の時間とひと手間かけて2穴パンチで穴をあけ、マイルールにしたがって、フラットファイルなどにファイリングさえしておけば、年単位の時間が経過しても、資料のありかについて検討がつきます。あの資料はたぶんあのへんのフラットファイルに保存されているはずだ!というように。フラットファイルには属性があるため、資料の属性と近いもファイルに保存されている可能性が高いため、推測がつくようになります。これぞマイルールにしたがった徹底的ファイリングのメリットだと考えています。みなさんは、ファイルするとき必要になる現在の数分と、ファイルしなかったことによって失う将来の数十分~数時間、どちらに希少な時間を使われますか?ここまで読んでいただいた方には、言わずもがなですが、私は前者に使うべきだと考えています。