Excelファイルのセキュリティを高めるために「ブックの保護」を使ってみましょうTwitterFacebookはてブPocketLINEコピー2015.05.06仕事で使うExcelファイルには、機密情報が入力されていることがあります。全社的なアクセス管理も重要ですが、個別のファイルについてもアクセス管理の仕方を知っておきましょう。「校閲」タブから「シート保護の解除」を開くパスワード入力まとめおまけ全社管理でのアクセス管理だけでは柔軟性を欠きます機密情報が入力されたファイルにアクセス制限をかけるには、ファイルが保存されているフォルダへのアクセスを制限する方法があります。特定の人にだけアクセス権限を与えて、それ以外の人のPCからアクセスしようしても、フォルダに入れなくする方法です。セキュリティを考えれば、この方法が確実ですが、日常的な運用を考えるとやや柔軟性を欠きます。該当するファイルで仕事をする方は、常に同じではありません。部署内でもタスクの変更は定期的に行われますし、ローテーションでタスクを受け持つこともあります。休暇などで担当者がいないときに、ファイルを開かなければいけないケースも考えられるでしょう。そのような場合に、フォルダ単位での制限をかけていると、新たな権限付与の手続が必要で、適時の対応が難しく重要な業務が滞ってしまいます。そこで、アクセス制限をかけつつ、より柔軟に権限を付与できる手段として、個々のExcelファイルをパスワードで保護する方法を知っておくと便利です。クライアントとExcelファイルで資料をやりとりする場合や、個人で機密情報を管理する場合(たとえば、口座番号や取引の記録、パスワード情報などをExcelファイルに保存している場合など)でも、ファイルにロックをかけてパスワードで管理しておけば、不要な情報の流出を制限することができます。難しい操作はありませんので大丈夫です。手順を覚えて実務で使ってみましょう。順を追って見ていきましょう。「ファイル」タブをクリックして「情報」を開くまず、保護をかけたいファイルで、「ファイル」タブをクリックします。「情報」画面が開きます。「ブックの保護」アイコンをクリックして、「パスワードを使用して暗号化」をクリック画面左の列にある、「ブックの保護」アイコンをクリック。リストの中から、「パスワードを使用して暗号化」をクリック。「ドキュメントの暗号化」画面が開きます。「ドキュメントの暗号化」画面のパスワード欄にパスワードを入力。入力し終わったら「OK」をクリック再度、パスワードの確認を求められるので、同じパスワードを入力します。注!:パスワードの設定はここで完了です。設定したパスワードを忘れないようにしましょう。入力が終わったら「OK」をクリック。これでパスワードの設定ができました。次にファイルを開こうとすると、パスワードが要求されるようになります。ブックの保護の解除手順1度パスワードで保護したファイルでも、保護を解除することもできます。「ファイル」タブをクリックして「情報」を開くまず、保護をかけたファイルで、「ファイル」タブをクリックします。「情報」画面が開きます。「ブックの保護」アイコンをクリックして、「パスワードを使用して暗号化」をクリック画面左の列にある、「ブックの保護」アイコンをクリック。リストの中から、「パスワードを使用して暗号化」をクリック。「ドキュメントの暗号化」画面が開きます。「ドキュメントの暗号化」画面は、次のようにパスワードが入力された状態で開きます。「●●●」で入力されているパスワードを削除します。空欄の状態になったら、「OK」をクリック。これで最初の状態(=保護の解除)に戻ったので、パスワードなしでファイルが開くようになりました。シートの保護の手順パスワードで保護する方法はブック単位ではなく、シート単位でも可能です。シートの保護は同じセキュリティでも、入力内容の変更をさせないための手段です。こちらもブックの保護と手順が似ていますので一緒に覚えて、使ってみて下さい。「校閲」タブから「シートの保護」を開くまず、保護をかけたいシートで、「校閲」タブから「シートの保護」をクリック。「シートの保護」画面が開きます。「シートの保護」画面から、「シートの保護を解除するためのパスワード」にパスワードを入力。入力が終わったらOKをクリック。これでシートが保護されますので、シートを編集しようとすると、次のような警告画面が表示され、編集はできなくなっています。シートの保護の解除1度保護したシートでも、保護を解除することができます。「校閲」タブから「シート保護の解除」を開く「校閲」タブから「シート保護の解除」をクリック。「シート保護の解除」画面が開きます。「シート保護の解除」画面から、設定済みのパスワードを入力。入力が終わったらOKをクリック。これでシートの保護が解除されるので、編集が可能になります。まとめExcelファイルへのアクセス制限は、フォルダ単位で権限を付与する方法と、個別のファイルごとにパスワードを設定する方法があります。実務の現場では、セキュリティと業務効率のバランスがとれるように、両方の方法を使い分けられるようにしましょう。おまけ「暮しの手帖」の編集長だった松浦弥太郎さんが、この4月から「クックパッド」に移られたのを最近知りました。「暮しの手帖」「クックパッド」ともに、今後の変化に注目しています。(前編)「最強の経理実務Excel教本」が発売になりました。僕にとって初めての出版だったのですが、完成までにはかなり時間がかかってしまいました。今回の経験を通じて感じたことや反省すべき点を、出版までの過程を振り返りながら書いてみます。ショートカットを使いこなすカギは”タッチタイピング”?Excelを効率よく使うのに欠かせない、「ショートカット」。「なかなか身につかないなぁ」と感じている方は”タッチタイピング”を鍛えるといいかもしれません。関数を使って、入力された時刻から、時間を計算します人事や管理会計の実務では、Excelファイルを使って、就業時間管理や作業時間管理を行うことがあります。関数を使えば、作業開始時刻(始業時刻)と終了時刻(退社時刻)を入力しただけで、作業時間(就業時間)を計算させることも可能です。データの数が少なければ手入力もありですが、大量のデータを扱うときは関数を使うの効率的です。ドロップダウンリストの幅の調整、オートフィルタの三角ボタンの非表示で、Excelの画面を見やすくExcelを使っていると、「ここをもう少し変えると、見やすくなるのに」と思うことがあります。エクセルの作業効率は、データの見やすさによっても変わってきますから、データが見やすいかどうかに拘るのは良いことです。「直線」「矢印」を垂直、水平にする方法ですExcelで資料を作成する時、「矢印」や「直線」の図形を使って作図することがあります。いった”ピタッ”とした角度にしたいときも。東上野で税理士事務所タカジムを経営しています。公認会計士として監査法人に勤務し、上場企業の監査を担当。側面から会社の「利益」と「お金」を守るためのサポートしています。おっと、それから、監査、経理の現場でExcelを上手く使えず悔しい思いをした経験から(今でも当時の感情が蘇るくらい悔しかったみたいですよ)、”実務で使えるExcel”を伝えることにも力を入れています。東上野で税理士事務所タカジムを経営しています。公認会計士として監査法人に勤務し、上場企業の監査を担当。側面から会社の「利益」と「お金」を守るためのサポートしています。おっと、それから、監査、経理の現場でExcelを上手く使えず悔しい思いをした経験から(今でも当時の感情が蘇るくらい悔しかったみたいですよ)、”実務で使えるExcel”を伝えることにも力を入れています。lp=this.data.ListPrice,la=Number(lp.Amount),os=this.data.OfferSummary||{},sp=os.LowestNewPrice||{},sa=Number(sp.Amount);return(!isNaN(sa)&&saタイトルとURLをコピーしました。