(昭和音楽大学)は、1940年に前身となる東京声専音楽学校として設立された。なく、舞台芸術の制作側に立つための教育など全20コースを設置し幅広い人材育成を行っている。大学職員のうち、総務事務などに関わるスタッフと専任教員、研究所に所属する職員は合計300名ほどだが、ここで使われるビジネスインフラの見直しに着手されたのは2012年のことだったという。「以前はそれぞれオンプレミスのシステムを利用していましたが、サーバやシステムの管理の負担が大きく、まとまったものへ変更したいと考えていました。智史氏この時点ではメールのみの移行だったが、翌年にはスケジュール機能も既存システムから移行することでコストダウンを実現しようという計画があった。問題となったのは、従来と同じような使い方を実現するための日本的な組織管理システムがなかったことだった。「以前はサイボウズを利用していたのですが、ユーザーの負担を減らすためにも類似した使用感を求めていました。何かいい方法はないかと検索したときに出会ったのが、ネクストセットのアドオンでした」と原氏は語る。365の不便を補おうと考えたとき、ポイントとなったのはコストと運用管理だった。オンプレミスからクラウド型サービスへ移行することでコストと管理負荷を軽減しようと考えているなか、できるだけコストを抑え、別途システム管理の手間が発生しないことが条件とされた。365のなかで完結してくれるため、ほかのシステム管理が不要なのが良いと感じました。組織カレンダーを導入すればサイボウズと同じようなカレンダー機能も利用できます。興味を持っていた頃に参加したマイクロソフト主催のセミナーにネクストセットが参加していたので、話を聞きにいきました」と原氏は選定の過程を語る。セミナーの翌月である2014年11月には組織カレンダーの他、掲示板と回覧板も導入することを決定し、年末から年度末にかけて既存システムとの並行運用をしつつ移行が行われた。「掲示板は行事案内に利用しています。利用しているアドオンは組織カレンダーです。アカウントは2014年中に全員へ発行しました。365への移行作業は基本的には各自で行うことにしました」と原氏。行事案内に利用されているネクストセットのアドオン「掲示板」データ移行のためのマニュアルを配布し、旧システムと並行利用しながら約3ヶ月での移行処理をユーザーに求めた。365とネクストセットのアドオンを組み合わせた新システムを本格稼働させると決めたわけだが、移行作業はある部分では予想以上にスムーズだったという。「音楽指導者というとITに明るくないと思われるかもしれませんが、Gmailは利用しているという先生方が多く、クラウド型サービスになれていたのか移行作業でつまずく人はそれほど多くありませんでした。音楽教育では実技と座学があるのですが、座学の先生方は得意なようでしたね。移行サポートを求めたのは約3割程度だったが、一部のユーザーからは移行後もしばらくは利用方法の問い合わせが頻発したという。「人数面では予想より少ない対応量でしたが、使い慣れてもらうまでに予想より対応件数は多かったという印象です。深いサポートが必要でしたね」と実際に対応した原氏は振り返った。学生の満足度向上のため、新規アドオンの活用もネクストセットはユーザー要望に応じてアドオンの機能拡張や新規アドオンの追加を行っているが、この対応は高く評価されている。「頻繁に機能が増えてくれるのはいいと感じています。アカデミックユーザーとしての契約をしているので、増えたアドオンを追加コストなしで利用開始できるのは魅力です。今後、2019年5月にはシングルサインオンを利用開始予定ですし、安否確認やアンケートフォームも利用しようと考えています」と原氏は語る。現状ではオンプレミスのシステムで利用していたサーバが減ったことやライセンスコストが下がったというのがコスト面での効果といえるが、今後は他社システムを利用していたシングルサインオンをネクストセットのアドオンへ切り替えるなど、さらなるコスト削減も実施する予定だ。して生み出されたコストは、新たな情報システムへ投資される予定だという。365のアカウント数も大幅に増やし、ネクストセットのアドオン活用も増えて行く予定だ。「最近の学生はスマートフォンを持ち、日常的に利用していますので情報機器に詳しく、要求が高くなっています。『これくらいはほかでやっているのだからできて欲しい』というような要望が多く、強く不便を感じているようです。藤縄氏も「毎年学生への満足度調査を行うのですが、ネット関連の要望が多いので、できることから対応していきたいと考えています。学生が利用できる練習室が100以上あるのですが、現在は物理的に管理室から鍵を渡し、枠が埋まってしまったら鍵が返ってくるのを待つという方式です。これを『予約できるようにならないか、せめて埋まっているかどうかがわかるようにして欲しい』という要望があり、こういったものにも対応して行く予定です」と今後の利用拡大の展望を語ってくれた。現在は専任職員や研究所スタッフにのみアカウントが発行されているが、2019年度からは学生もネクストセットのアドオン利用を開始する予定だ。365のアカウントは学生も持っているのですが、シングルサインオンの機能がなくシステムごとに別のパスワードを入力する状態でした。これをネクストセットのシングルサインオンに対応させることで、学生の利便性向上をはかります」と原氏は語る。安否確認は災害対策への利用を想定しており、アンケートフォームについては入学決定から入学までの期間を利用した入学前教育への利用が予定されているという。「ネクストセットのアドオンは機能が豊富ですし、次々と増えるのも魅力的です。使ってみたいものが増えてくれます。サポート面では電話でも対応してくれますし、メール対応も早く解決しなかったことがないので満足しています」と原氏。現在、学生に続き非常勤講師も含めたアカウント発行を検討しており、最終的には3000近くのユーザーに対応することにもなりそうだ。「学生からの要求が厳しくなってきているだけでなく、働き方改革という世の中の流れや法令に対応するためにも新たなシステムの導入や運用を考えなければいけない状態です。システム活用は教員や学生の利便性も向上させますが、我々管理側の負担も軽減してくれます。今後はいろいろと取り組みを広げなければいけないと考えています」と永井氏は今後の展望について語ってくれた。Office365の導入支援はネクストセットへ!■■「組織ワークフロー」を100社無償提供中!■■ネクストセットはOffice365の導入支援とアプリケーション開発に特化したソリューションベンダーです。Office365をより安全に、より便利にご利用いただくため、「シングルサインオン」や「組織アドレス帳」、「組織ワークフロー」など、さまざまなプロダクトを開発し、ご提供しています。現在、100社限定で「組織ワークフロー」を無料提供中です。この機会に、ぜひ、導入をご検討ください。詳しくはこちらをご覧ください。Corporation。