重要なファイルをメールで送信する際、ファイルにパスワードを設定します。これは、万が一ファイルが第三者に渡ってしまっても、閲覧できないようにするためです。その設定したパスワードは、どのような手段で、相手の方に伝えていますか。ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2014」でも、約1割の方が「添付ファイルと一緒にメールにパスワードを書いて送信している」と回答していますが、これは、キャッシュカードと暗証番号を一緒に送付しているようなもの。別の方法に変えたほうがいいですね。パスワードを次のメールに書いて送る方法も、正しいとは言い切れない「パスワードをかけた添付ファイルとは別にメールを分けてパスワードを送信する」という方法を利用している方は約75%となっており、標準ルールとなりつつあります。セキュリティ上、万全とはいえないため、利用時には注意が必要です。いった点に注意すべきか見ていきましょう。2通とも、間違ったあて先に送ってしまう危険性1つは、せっかくメールを2通に分けても、2通とも間違えたあて先に送信してしまうと、意味がなくなってしまうことです。メールアドレスは1度手打ち入力したら、2通目は、そのメールアドレスをコピーして利用する方も多いでしょう。そのため、1通目の入力時にあて先を間違っていたのに、2通目だけ正しく送るということは、難しいでしょう。いったミスを防ぐためには、相手先やメールアドレスの入力に間違いがないか、入念に確認することはもちろん、テスト送信を行い、相手方の受信状況を確認することも、有効な手段のひとつです。2通とも、盗聴されている危険性もあるもう一つは、悪意のある第三者がそのメールを盗み見ている、いわゆる「メール盗聴」のリスクも考えなければいけないことです。「メールを2通に分ければ、盗聴されてもパスワードがわからないから大丈夫なんですよね」と聞かれることがありますが、実はこれは違います。1通目のメールが盗聴できたということは、2通目を盗聴することも、容易にできてしまうからです。盗聴対策のために、2通に分けて送信されているのであれば、リスクがゼロではないことを、知っておく必要があります。やってパスワードを伝えればよいのか相手にパスワードを伝える際は「電話を利用する・事前に相手と決めておく」など、「メールとは別の手段」を用いることが1つの解決策です。これにより、メールとパスワードが、同じルートをたどることを防ぐことができるため、誤送信と盗聴というリスクに対して、対策ができます。情報の内容・重要度によって、手段をかえる万が一にも漏れてはいけない重要情報をやり取りする。そんなときは、メールで送信するのではなく、別の手段を選択するほうが、高いセキュリティを保つことができます。メールは、あくまで1つの手段です。手軽に送れるというメリットと、セキュリティ面でのデメリットを考慮した上で、適切な手段を選択してください。「どのような情報が、どのような重要度レベルか」を自社で定め、そのレベルごとにパスワードの伝え方、送り方等について、ルール化されている企業もあります。どんなファイルにパスワードを設定することになっているのか、どのようにパスワードを伝えるべきなのか、自社のポリシーを確認の上、ルールに沿った運用を行ってください。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。