3つの○○不足で重くのしかかる顧客対応|メール管理のコツとは3つの○○不足で重くのしかかる顧客対応メール管理のコツとはネットショップを運営するうえで重要なのが「メール管理」です。リピーターを増やす以前に、問い合わせメールの対応ミスでショップの評価が下がっては元も子もありません。今回は、どうすれば毎日行うメール管理の負担を軽減できるのか、その方法についてご紹介します。サイトのアクセス管理、メルマガ販促などさまざまな業務がありますが、リピーターや新規顧客とメールでコミュニケーションを取る問い合わせ対応も重要な仕事のひとつです。問い合わせ対応は、お客様の満足度やショップへの印象につながるためスピードと正確さが求められます。3つの不足でミスが起きる問い合わせ対応を行う現場では、3つの「不足」が業務効率に悪影響を及ぼしています。仕事を効率的に進めるためにも、この3つの不足を解消しないといけません。メール管理もワンオペ!他の業務が進まなくて、毎日残業している!「あのメールは対応した?」という声がけをして対応状況の共有ができていないと、対応モレが発生してしまいます。新人など経験が足りない人では、目の前の業務に手一杯になって作業効率が下がり、ミスが多発しかねません。EC市場全体は右肩上がりですが、現場では人出不足が起きています。人材育成も思うように進まないという背景もあり、少ない人数でたくさんの業務を抱えています。カスタマーサポートはコールセンターに外注するという手がありますが、多くの企業ではEC担当者一人で問い合わせ対応をしていて、負担が大きくなっています。毎日行うメール管理は、ルール化してスピーディーに対応するバックヤード業務の中でも、3つの不足の影響をもっとも受けるのが「メール管理」です。問い合わせメールは毎日届きますから、対応しない日はありません。受信トレイに大量のメールが溜まり、対応状況の報告や共有がうまくいかず重要なメールの見落としや重複返信といったミスが起きてしまいます。効率的に問い合わせ対応をするために管理の仕方をルール化しておくことが大切です。キーワードで振り分け設定メール送信の前に、上長が文面の品質をチェックやるべきことを決めておくことで、メールの管理におけるミスを回避することができます。複数のメール管理ならメール管理システムで一発解決!メールを管理する方法は、基本は手作業です。多忙になってくると作業モレや設定ミスなどが起きてしまいます。ルーティーンワークだからこそ、手動での管理はとても困難で非効率です。手軽にスムーズにメール管理をしたいなら、メール管理システムを使うのがおすすめです。メールを共有・管理できる「メールディーラー」なら、大量に届くメールの管理状況が一目で把握できます。無料トライアルがありますので、メール管理業務に課題を抱える方はぜひ一度お試しください。複数のモールからメールが大量に届くため、担当メールの状況把握ができず、返信モレが発生。対応ノウハウは暗黙知になり、本人以外では担当できない属人的な業務が多い。面倒な管理画面の行き来がなくなり、メールの返信の手間が一気に楽に!対応メールもスタッフで共有できるから、業務ノウハウの蓄積にも成功した。詳しくはこちらをチェックバックヤードでがんばるスタッフたちに重くのしかかるメール業務の運用負担を軽減するためにも、ミス・トラブル防止策を考えてみませんか?↓以下はダミーです。ご指定をお願いします。お悩みを解決し、顧客満足度を上げるための情報を発信します。