奥の方に机があり、自分の名前や住所、ボランティア保険の加入等を記入。次に布テープにペンで自分の名前を書いて腕に貼る。順番待ちパイプ椅子に座る。現地では基本トイレはいけないので座る前にトイレに行っておいた方がよいかと。担当者が「男性の方で力仕事に自信のある方」など呼びかける。希望者が挙手し、それによって数名~10名くらいのグループになる(恐らく受け入れ先によって仕事の内容や人数が異なる)グループ編成グループ内でリーダーを決めるよう言われる。災害ボランティア経験者が望まれる。リーダーは連絡先を担当者に伝える。活動後に活動報告あり。担当者から受け入れ先の地図が渡される。体育館から少し離れたところに40~45人くらい乗れる観光バスが数台停まっている。参加者で席がいっぱいになったら出発する。