」と言ってくれ、上司と共に誤りの電話を入れ、取引先にメールの中身を見ずに廃棄してもらうことをお願いしました。その際には「誤ったデータを送ってしまったので、そのまま中身を見ずに破棄してください。このとき私は「あぁクビになるかもしれない・・・」という思いが頭をよぎりました。学生の個人情報を漏洩してしまったという事は、間違いなく処分の対象になるでしょうし、せっかく受かった大学法人の仕事なのに、やってしまった・・・と頭を抱えました。上司からもきっと怒られるだろうし、この先どうすればいいだろう・・・と頭の中が真っ白になってしまいました。短時間で頭の中がぐるぐると最悪のシナリオを巡っていました。普段からやりとりがあり面識もある納品会社の方だったので、事情を説明すると、「わかりましたよ。悪用はしませんので大丈夫ですよ。」と言ってくださいました。この担当の方が本当にいい方だったので、私はクビにならずに済みました。上司も「すぐに気が付いてミスを報告してくれたので、隠すよりよほどよかった。次からは気をつけてくれ。次に同じことをやったら君の椅子はなくなるぞ。」といわれただけで終わりました。このときは本当に心からほっとしました。この担当者が悪い人で、私のミスで送信した情報が原因で学生の情報が外に漏れていたら、私は間違いなくクビでしょうし、マスコミなどにばれていたら、あっという間に叩かれていたことでしょう。処罰や減給もありませんでしたが、私のミスはいわゆる「ヒヤリハット」の事例として、課や他の職員へ周知されることになりました。書面で回されたのですが、もちろん近くにいる人は私のことだとわかったらしく、「これあなたでしょ~大変だったわね!」と声をかけてくれる人も居ました。その中には、「昔学生の成績の入った書類を紛失した事がある」といった人や、「学生から預かったUSBを紛失しかけて冷や汗をかいた」という自らの失敗談を話してくれる人も居ました。自分だけでなく、誰しもやってしまうことなのだなぁ・・・と思いました。大学は学生や教授陣の個人情報を大量に保持しますので、改めて情報管理の大切さを感じさせられました。私のミスの原因は「慣れ」にあったと思います。学生の名簿を常日頃から取り扱っていて、「厳重に取り扱わねばならない」という意識が薄れていたように思います。社内向けのメールならまだしも「外部の業者へメールで漏らす」ということは、情報管理の大切さを欠如していたと思います。そのミスがあってからは「メールをする前に再度確認する」「添付ファイルをする際は、内容を確認してから送信する」というようにしました。自分のデスクにふせんをはり、目に見えて努力しているとアピールするようにもしました。その後はそうしたミスは一切していません。個人情報を扱う際は、私のようなミスをしないように、ぜひみなさん慎重に慎重を重ねて取り扱うようにしてください。Suiteでは、メールで重要なデータを送る場合は、メール添付せずに、Googleドライブ上のデータのURLを相手先に通知します。Googleドライブは細かな共有設定ができるため、まずは共有設定を最小限に限定します。することで、万が一メールを部外者に送ったとしても、共有設定されていない人はデータにアクセスできず、情報が外部に漏れることはありません。今回のように見られたくないデータを相手に送ってしまった場合、メール送信後であっても、すぐにファイルを修正または削除することで、情報漏えいを最小限に留めることができたでしょう。人間誰しもミスは起こしてしまうものです。Cさんもおっしゃっていますが、特に毎日の作業の繰り返しで「慣れ」が生じていると、つい他のことを考えながら作業できてしまい、確認が疎かになってしまいます。Suiteでメール添付しない癖をつけておけば、情報漏えいのリスクを減らすことができるでしょう。Suiteお試しはこちらから!14日間無料でフル機能お試しいただけます。Suiteお試しへ※Googleのサイトへ接続します。Suiteのお試しはこちらから!14日間無料でフル機能お試しいただけます。Suiteお試しへ※Googleのサイトへ接続します。Suiteはとてもシンプルな料金体系となっています。本記事では、各エディションとプランごとの価格・機能の違いについて解説していきますので、あなたにあったプランを確認しましょう。Suiteで提供しているGmailやGoogleカレンダー、Googleドキュメントなどの機能は、無料のGoogleアカウント(@gmail.com)でも利用することができます。Suite...ようやくリニューアル!新しいGoogleサイトはどう変わったか?使い勝手やデザイン面で難のあった「Googleサイト」ですが、このたびようやくリニューアルされたようです。使ってみましたので、新しいGoogleサイトがどう変わったのか早速ご紹介したいと思います。Suiteの申し込みが完了しました。Suiteが利用できるよう、設定を行いましょう。Suiteの導入で一番複雑な部分かと思いますが、こちらのガイドどおりにやっていけばきっと大丈夫です。「お名前.com」は、国内で一番人気のドメイン事業者です。価格も安く、周辺サービスやサポート体制も充実しており、利用されている人も多いと思います。ご紹介しま...新しいGoogleサイトで独自ドメインを使う方法(SSLも無料でついてくるヨ!)去年の秋に公開された「新しいGoogleサイト」は、新しいテーマの追加や、スマホ対応、ユーザーインターフェースの改善と、以前のGoogleサイトから大幅にバージョンアップされました。SuiteユーザーがWebサイトを公開するベストな方法とは?※2016年11月にGoogleサイトは大幅リニューアルしました。詳しくはこちらの記事をご覧ください。Suiteコラムお知らせAbout。