活用事例:ペーパーレスペーパーレス化ペーパーレス化が進まない社内。このまま紙文書が増え続けるのを放っておけますか?社内に散在する膨大な量の紙文書。長年にわたって蓄積された紙文書の中から、欲しい文書をみつけるのはたいへんです。そこで、働き方改革の一環としてペーパーレス化(電子化)を行い業務効率化を図る企業が増えています。社内にあるすべての書類を電子化して整理するまでに時間がかかってしまい、ペーパーレス化をなかなか進められないのが現実です。おいて、以下のようなさまざまな課題があります。最新版の文書を漏れなく管理できていますか?(1)改訂や追記の際の差し替えが大変で、漏れが起きてしまう紙での運用では、改訂や追加の都度、書類の差替え作業が必要となります。差替え漏れや取り違えにより別の文書を利用するといったリスクが発生する可能性もあります。(2)手間ひまかけてファイリングしないと管理できない紙の書類は、キャビネット棚や倉庫で手間ひまかけてファイリングしなければならず、ファイリングした文書が最新であるか、また誰に承認をもらったものかを保証することが難しいです。活用必要な書類をすぐに取り出し活用・再利用できてますか?(1)必要な書類を探すのに時間と手間がかかる紙の場合、必要な書類がどこに保管されているのかをすべて把握することは難しく、担当部署や担当者でなければ、どのような書類があるかわからないといった状況が発生します。書類を1枚ずつ確認して探す必要があるため、従業員によっては必要な書類を探しだすのに時間がかかってしまいます。(2)本社にあるのでいちいち社内便やFAXしている本社と事業所など、複数拠点での書類のやり取りでは社内便やFAXを利用する必要があります。紙での書類の受け渡しでは、業務ミスやタイムラグが発生し、必要な書類をすぐに取り出して活用できません。保管原本の紛失や保管スペースの問題はありませんか?(1)原本の持出管理が煩雑、紛失や汚損が起きている書類の増加に伴い、原本の持ち出しによる紛失・汚損のリスクも高くなります。結局、担当者がコピーしたものを個人持ちしているなど情報が属人化し、書類の改ざんや消去が可能な状況を作ってしまいます。(2)保管スペースや、倉庫のコストがどんどん増えていく紙書類の取り扱いには様々なコストが発生します。紙代、印刷代といったコストはもちろん、保管スペースや倉庫のコスト、さらに郵送にも費用がかかります。これらは書類の増加に伴い、さらに増えていきます。ペーパーレス化について、このような問題で困っていませんか?紙での運用における問題を解決するために電子化したとしても、それらすべてをファイルサーバで区別なく管理・保管してしまうこともまた問題です。一言に文書といっても、様々な種類があり、種類毎にその性質は異なります。“ペーパーレス化”が重要です。ペーパーレス化をおこなうのはたいへんなイメージがあるかもしれません。(1)書類の種類も整理しながら電子化しないといけない電子化したファイルを活用するには、種類ごとに区別して管理・保管することが重要です。そのためには、ファイルの中身を確認して文書の種類を判断し、保存先フォルダを選定しなければいけません。社内にあるすべての書類を整理するまでに膨大な時間がかかるとなると、電子化後の管理・活用になかなか踏み切れません。(2)検索・活用するために台帳を作成しないといけない紙文書を電子化しただけでは検索できず、うまく活用できません。電子化したファイルの内容をいちいち確認して手入力で台帳を作成したり、検索性を考慮してファイル名を変更していくことは手間がかかり、効率的ではありません。(3)人によってペーパーレス化のルールがバラバラ電子化して運用を開始したとしても、ファイルサーバなどの共有フォルダはだれでも自由にフォルダを増やせるので、管理ルールがあいまいになってしまいます。ファイルのネーミングルールも電子化時に徹底しなければ、人によってファイル名がバラバラになり、ほかの人が把握できないファイル名のまま運用する状況が発生してしまいます。管理ルールがあいまいになると、情報が属人化してしまい、他の人への共有・活用ができなくなります。Plusは、紙文書の頃にできていたことを電子化したあとも実現していくための「情報の仕分けと仕組みづくり」ができる最適なシステムです。Plusを導入すると、紙文書の電子化と同時に文書管理が行え、ペーパーレス化をかんたんに実現できます。Plusへ自動的に登録できます。Plusの登録先フォルダを自動で振り分けます。いちいちスキャンする文書の種類や保存場所を確認する必要がないため、登録作業の省力化に大きく貢献できます。Plusへ登録・保管する場合、帳票内の情報をOCR機能で抽出し、文書の属性項目として自動登録できます。自動登録により、煩わしい登録作業を行うことなく、台帳管理や属性項目での絞込み検索が可能になります。契約書など期限付きの文書であれば、自動で抽出した期限日の情報から期限が近づくとシステムから担当者へ自動でメール通知する期限管理機能も活用できます。Plusでは、エクスプローラー風の階層構造のフォルダで分類し、効率よく文書が管理できます。ファイルサーバとは違い、フォルダを作成できるのは管理権限のあるユーザのみなので、勝手にフォルダが増えていくことはありません。管理者が文書に必要な情報を入力する属性項目をフォルダごとに決められるので、利用者はルールに沿った文書管理を行えます。指定箇所の情報を抽出するエリアOCR機能はオプション対応となります。Plusなら、導入時にペーパーレス化をかんたんに実現するだけでなく、運用を開始したあとも文書を活用するための便利な機能が十分にそろっているので、業務の効率化を推進し、働き方改革の一翼を担うことができます。おいても以下のような豊富な機能で解決できます。版管理機能により、文書を更新する際は改訂ボタンをクリックするだけで文書の旧版と最新版を同時に管理します。文書一覧には常に最新版の文書が表示されるので、まちがえて旧版の文書を利用することはありません。(2)ワークフロー機能で承認や周知ワークフロー機能が標準で搭載されているので、文書の登録から承認・保管までをワンストップでおこなえます。文書ごとにワークフローの作業履歴が紐づき、登録した文書が承認を得た正式な文書であることを担保できます。承認作業をシステム上でおこなうことで、紙の書類では把握しづらかったワークフローの進捗状況を見える化でき、承認作業の停滞を軽減できます。承認以外にも、ワークフロー機能で回覧や周知の徹底も可能です。Plusへ登録するとOCR処理で、ファイルの中まで全文検索できます。高性能の検索エンジンを搭載しているので、OCRのテキスト誤認識や表記ゆれも柔軟に検索できます。Plusを利用できるので、パソコンやスマートフォン・タブレットなど端末を問わず、社内や外出先から自由に参照できます。ファイル形式を問わず、高速ビューワで膨大な文書をサクサク表示できます。複数人が同時に同じ文書を閲覧することも可能なので、会議の資料共有などでもご利用いただけます。社内以外にも出張中や在宅勤務でもご利用いただけますのでテレワークを実現できます。Plusへ登録した文書は、システム上でファイルの編集がおこなえないよう原本保管されるので、勝手に改ざん・消去されません。文書の種類やユーザごとに印刷・ダウンロードを禁止できるので、機密文書をデータでも紙でも社外へ流出するリスクを防止できます。会議のたびに資料を印刷するコストや準備時間が削減できるので、作業効率化に繋がるだけでなく、資料紛失による情報漏洩のリスクも防げます。ペーパーレス化で紙を削減すれば、紙代、印刷代といったコストや保管スペースや倉庫のコストも不要になり、省スペース化を実現できます。データでの保管なので、保管スペースに関係なく版管理機能で最新版と旧版の両方の文書を保管できます。