出版社にとって発行・配信されたコンテンツは大切な資産です。制作の過程から2次利用されることを前提に分類・構造化してデータを作成していき、完成データは一時的な保管であれ永久保管であれ専任のデータ管理部署によりデータベース登録と同時にワーキング・フェイズからアーカイブ・フェイズに移行します。あらゆる素材、完成品の実データの保管・管理はこのデータベースとリンクされ出庫のリクエストを受ければ速やかに取り出すことができます。自社開発によるデータベース・管理システムは、出版コンテンツに欠かせない書誌情報を洗練されたユーザー・インターフェースにより閲覧・検索でき用途別に修正・追加工されたデータも含めあらゆる制作履歴に基づくデータも探しだすことができます。出版物が多様化する中、分類項目の変更や追加に柔軟に対応するためデータ管理システムは日々進化を遂げています。