裕香ツイート「押さえておきたいビジネスメール」記事一覧メールの文面には「添付ファイルを確認してほしい」と書かれているのに、いざクリックしても開かない。「このファイルを開けません。プログラムを、指定してください」というパソコンからメッセージ。インターネットであれこれ検索し、結局「開けられないです・・・」と送信者に連絡をした経験はありませんか。原因は、相手が添付ファイルのデータを作成するために利用したソフトが、自分のパソコンには入っていないこと。送った添付ファイルの種類によっては、パソコンのリテラシーが低い、送信側の配慮が足りない、とみなされます。どのようなソフトで作成したファイルなら、一般的なマナーとして送っても問題がないのでしょうか。問題がないとされる、一般的なソフト一般的なマナーとして、問題が少ないとされているのは、Word・Excel、画像ファイルであればGIF、JPEG、PNG、圧縮形式であればZIP。PDFファイルならどんなパソコンでも間違いないでしょう。Word・Excelは有料ソフトであり、100%誰もが閲覧できるわけではありません。実際、別のワープロソフトを利用されていて、閲覧できないというケースもありました。開けられないと連絡があった場合は、保存形式を相手の希望に沿って変更し、再送付を行ってください。Officeは、Office2003以前とOffice2007以降では、拡張子が異なります。そのため、2007以降を利用している場合、2003で閲覧できるように、ファイル形式を変更して(例:docx→doc、xlsx→xls)保存しなおしてから、相手に送信するという作業をされていた方も、多いでしょう。2014年4月にOffice2003のサポートが終了し、実質2003は使わない前提となっていますので、2007以降のバージョンでファイルを送信しても、マナーとして問題はありません。閲覧できないと、連絡があったときに対応すれば十分です。注意が必要なソフト逆に、一般的と思われがちなため、送信時に注意が必要なものもあります。意外にあるのがPowerPoint。Word・Excelは入っていてもPowerPointがなく開けることができないケースがあります。IllustratorやPhotoshopなどデザイン系ソフトで作られたものも、よく見聞きします。この場合、事前に閲覧できるか確認しておく、またPDF化して送信することで回避ができます。「開けられない場合は、お手数ですがご連絡ください」と本文中に記載してあると丁寧ですね。ここに挙げたソフトや拡張子は、ほんの一例です。「ではこのソフトは?この拡張子は?」と質問を受けることがありますが「相手の環境を推測して、臨機応変に対応する」ということが、答えの1つです。どんなに珍しいソフトの拡張子であっても、お互いのパソコンで利用できる環境があれば基本的には、問題ありません。この場合、形式を変更して送信する方が、修正ができないため、かえって相手に手間をかけてしまいます。相手が添付ファイルを開けたあと、閲覧・確認をするだけなのか、修正が必要になるのか。受信後の行動に配慮して、最適なファイル形式を選ぶことができれば、かなりの上級者。何気なく送っている添付ファイル、拡張子にも気配りをお忘れなく。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。