「ペーパーレス化」と言われて久しいものの、いまだにオフィスは紙であふれている。机の上に山積みにしていると、いざというときに目当ての書類や名刺が見つからずに、困ってしまうこともある。紙資料を電子化してパソコンに取り込めば、省スペースに役立つうえ、管理も手軽。情報の活用度も向上し、快適に仕事できるようになる。特集第2回目は、ドキュメントスキャナーを使って、紙資料を全部データ化する方法を紹介する。ドキュメントスキャナーを使えば、紙資料を手軽にデータ化してすっきり仕事ができる数十枚の書類をまとめて読み込めるドキュメントスキャナーとは、ばらばらの紙を数枚~数十枚まとめて1度に読み込みデータ化する機器のこと。個人向けの主流はA4サイズ対応の製品だが、名刺サイズ対応の小型なものからA3サイズ対応の大きいものまで、多彩な製品が登場している。古くからあるドキュメントスキャナーだが、安価なモデルが多数発売され、近頃は熱い注目を集めるようになった。ビジネスではさまざまな紙資料を扱う。名刺やはがき、プレゼンテーションでもらった資料や製品のカタログ、紙焼きの写真、さまざまなパンフレットやメモ書き、領収書まで数え切れない。名刺フォルダーに入れたり、書棚を区切る程度の分類方法では、なかなかきちんと管理するのは難しい。何より紙はかさばるし、重い。これらをドキュメントスキャナーで電子化するとどうなるか。全部、捨てられるのだ。「書類の電子化」というと難しそうに聞こえるが、コンシューマー向けの製品ならセットアップは超簡単。付属のCD-ROMからソフトをインストールするだけでいい。あとは、USBケーブルでつなげば使えるようになる。今回利用するのはキヤノンのドキュメントスキャナー「DR-150」。サイズが幅280×奥行き95×高さ40mm、重さは約1.0kgとコンパクトで、USBケーブルだけで動作するのが特徴だ。ACアダプターがいらないので、外出先でも利用できる。キヤノンのドキュメントスキャナー「DR-150」。左が収納状態で、右がフタを開いたスキャン状態。書類をセットして、ボタンを押すだけで取り込めるしかし、USBケーブル1本だけだと電力が足りずに、性能をフルに活かせない。給電用のUSBケーブルを併用するとスキャン速度が上がるので利用したい。ノートパソコンをバッテリー駆動させているような場合は、当然電力も消費してしまうので状況によって使い分けよう。給電用のUSBケーブルをつなげば高速動作が可能。別売りのACアダプターを接続してもいい著作権や情報漏洩にはくれぐれも注意を!ビジネスで使う書類を電子化する際に注意したいのが、著作権や情報漏洩だ。電子化するとファイルをメールで送るなど人に渡しやすくなるが、他人が作成した書類の扱いには注意が必要だ。会社や取引先の資料を勝手にスキャンするのも危ない。情報漏洩を防ぐために、機密文書のスキャンを禁止している会社がほとんどだ。自分だけが扱う身の回りの書類をスキャンするようにしよう。スマホお気に入り一覧マイページ。