PMブログプロジェクトは現場で起きているんだ!プロジェクト管理の仕事を、改めて見直してみよう(Vol.67)プロジェクト管理の仕事を、勘違いしていませんか?業務の忙しさにかまけて本質を見失っているのでは?という方を、たまに見かけます。今回は、プロジェクトマネージャーを経験したことのある方に、改めて「プロジェクト管理の仕事」がどんな仕事なのか?を考えていただこうというブログです。プロジェクト管理の仕事あるあるプロジェクト管理の仕事をしていて、こんな経験はないですか???メンバーの進捗がなかなか見えない割り込みが発生し、スケジュールが遅れる進捗が悪く、メンバーを急遽増員し利益圧迫プロジェクト工数の集計漏れがよく発生するプロジェクトの週次報告に、毎週時間をとられるプロジェクト管理用のExcelが壊れるなどなど、プロジェクト管理をしていると、いろいろなトラブルが発生します。なにごともなく、すんなりプロジェクトが完了したなんてことのほうが少ないのではないでしょうか?ただ、このようなトラブルの多くは、「プロジェクト管理の仕事」を理解していれば、回避できたりします。「プロジェクト管理の仕事」って何なのか、改めてひとつひとつ確認していきましょう。そもそも「プロジェクト」とは?「プロジェクト」とは、ある目的を達成するための計画の策定とその遂行のことです。期限が定まっていたり、具体的な目標を達成したら終了するような限定性を持っていたりする計画のことを指します。「プロジェクト」の特徴としては、下記のようなものがあります。できない事態」などです。「プロジェクト管理」とは?「プロジェクト管理」とは、プロジェクトを成功裏に終わらせることを目指して行う活動のことです。プロジェクト各活動の計画立案から工程表の作成、および進捗管理が含まれ、成功させるためには、プロジェクトを適切に管理することが求められます。ここでのキーワードは、「適切なプロジェクト管理」です。プロジェクト管理の仕事をする上で、この「適切なプロジェクト管理」ができているかが、非常に重要なポイントとなります。適切なプロジェクト管理とは何でしょう?それは、「プロジェクトを成功するための管理活動」を行うことにあります。期限内に予算金額内で期待レベルの技術成果のもと割り当て資源を有効活用し顧客が満足する状態で完了するプロジェクトを成功させることが、プロジェクトマネージャーの仕事だとすると、上記の内容を定義して管理することがプロジェクト管理の仕事だと言えます。プロジェクトを管理するには、ツールが非常に重要になってきます。主だったプロジェクト管理ツールとしては、下記のようなものがあります。プロジェクト計画書:プロジェクトの目的がわかるWBS:プロジェクトの工程・タスクがわかるガントチャート:プロジェクトの進捗がみえるEVM:プロジェクトの先の予測がみえるメンバーアサイン表:メンバの負荷・余力がみえるプロジェクト別採算表:プロジェクトの採算見通しがわかるプロジェクト週次報告書:プロジェクトの状況・課題がわかる課題・リスク・障害管理表:プロジェクトの課題・リスク・障害を共有・対応できるetc...プロジェクト管理をする上で、上記のようなツールは何かしら使われていたのではないでしょうか?もし、ないものがあったら、その部分でトラブルが発生したのではないでしょうか?プロジェクト管理の仕事でよくある問題さて、このプロジェクト管理ツールについて、よくある問題があります。それは、プロジェクト管理を行うシステムがそれぞれ独立して、バラバラ状態になってしまっているということです。部門やプロジェクト単位で属人化してしまい、集計・分析に毎週相当な時間を要し、集計もれなどで結果正確な状況が把握できないなんてこともあります。バラバラなプロジェクト管理では、効率も悪く管理コストもかかり、生産性も上がりません。人によっては、この非効率な作業自体が、プロジェクト管理の仕事だと、毎週疲弊しながら対応しているプロジェクトマネージャーを結構多く見かけます。プロジェクトの目的は、「期限内に予算金額内で顧客が満足する状態で完了する」ことでしたよね?毎週の集計作業が仕事ではありません。プロジェクトの状況を把握して終結に向けて確実にコントロールすることが、プロジェクト管理の仕事です。そのためには、いかに正確に簡便に状況把握できるかが、プロジェクトの成功への大きな要因となります。そこで、必要なのが統合型のプロジェクト管理ツールです。PM(以下、OBPM)」は、プロジェクトに関する情報を一元管理でき、「プロジェクトの標準化」「採算の見える化」「進捗の見える化」「メンバアサイン状況の見える化」ができます。プロジェクトを採算レベルまでリアルタイムに確認できますし、プロジェクトメンバー全員で同じ状況を共有できるので、本来のプロジェクト管理の仕事に専念できます。ツールを最大限活用するための2つのポイントただし、ツールを導入するだけでは、適切なプロジェクト管理はできません。そのために、<ポイント1>ツールに必要な情報を、確実に入力することが重要!OBPMは統合型なので、入力は最低限で済むよう各機能が連携しています。OBPM以外のシステムも社内にいくつも存在しているかと思います。二重入力が多いとメンバーの負担が大きく、なかなか入力してくれません。そこで、OBPMでは「システム連携」を行っています。勤怠システムから勤務実績を取込み、各プロジェクトに工数を配賦し、プロジェクトに原価が自動反映され、採算がリアルタイムに見られます。使い方が重要!ツールを購入したけど効率的に使用できず、ただただ入力の負担だけが増えている、効果的な見方がわからないなどといった経験はないですか?OBPMは、ライセンス売りっぱなしで終わらせはしません。10年の自社活用実績と約200社への導入実績をもとに、OBPM活用のノウハウを伝授します。導入支援を必ず実施させていただき、現在のプロジェクト管理方法を確認、貴社にあった設定と運用をご提案します。<図:導入支援イメージ>まとめ最後に、「プロジェクト管理の仕事」のまとめです。「集計」がプロジェクト管理の仕事ではなく、「分析してコントロール」することこそがプロジェクト管理の本当の仕事です。プロジェクトの状況把握は、正確に簡単にできなくてはなりません。