トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術〜基本編〜12.「トヨタの1枚」のベースにある3つのステップ「1枚」の書類作りから本質の部分を抽出し、「〝伝わるカイゼン〟『1枚』フレームワーク」として体系化しました。「紙1枚にまとめる」作業を大きく分けると、ほとんどの場合、次のような3つのステップからできています。書類の内容を誰かに「伝える」この3つのステップがしっかりと踏めていれば、最後に「資料化」するのはそれほど難しくありません。「紙1枚にまとめる」うえで大切なのは、資料そのものの作成法よりも、前段階の思考整理法なのです。そこで第2章では、トヨタで働く人たちが「1枚」の作成を通じてやっている思考整理法に焦点を合わせ、それをいかにほかの仕事の場面で活用していけばよいか、具体的な方法をお伝えしていきます。13.まずは「どうしよう」を「どうさ(動作)」に変えなさい「具体的にどうすればよいかわからない–」という悩みをカイゼンするためのキーワードが「動作化」です。表現に含まれる「動詞」を、目に見える「動作」に変換することで、誰でも再現できるようにするのです。「仕事をするうえでは、目的を意識することが大切だ」といったアドバイスを、これまでに一度は見聞きしたことがあるのではないでしょうか。第2の習慣として「目的を持って始める」という項目が出てきます。あなたが「『目的を意識する』には具体的にはどうすればよいですか?」と聞かれたら、どう答えるでしょうか?私がトヨタで実践していた方法はこうでした。「動詞」でごまかされず、「動作」に落とし込む。やって初めて実践が可能になります。実践できるからこそ、日々の働き方が変わり、望む未来を手に入れることも可能となるのです。これから、「紙1枚」にまとめる技術のポイントである「整理する」「考えをまとめる」「伝える」という動詞表現に置き換えながら説明していきます。14.すべての基本となる「エクセル1」の使い方まず1つだけ心がけておくべき大切な予備動作があります。それは、考えるベースとなる情報を「整理する」ことです。「1枚」にまとめるのに必要な素材はこの3つだけ私が提案する「紙1枚」にまとめる技術では、次の3つの素材を用意します。・テーマ・3色(緑、青、赤)のペン・1枚の紙テーマ、すなわち「何について」ということを最初に決めておけば、人はその枠組みの中で必要な情報を取捨選択できるようになります。必要な情報をまとめるには、まず、「テーマを決める」ことが先決です。そのテーマに関連する内容を探っていく。これが情報を「整理する」ための第一歩です。頭の中のごちゃごちゃを「1枚」の紙に書いていきます。「エクセル1」の使い方1:フレームを作るここで使うのが、私が「エクセル1」と名づけた小さなフレームの集合体です。ここに、テーマに応じた頭の中から検索されたキーワードを書き出していきます。この「エクセル1」の使い方を説明しましょう。ノートにフレームを書いていきます。通常は、A5またはB5サイズのノートをページが横長になる向きにして書いていきます。そこに、4個、8個、16個、32個、64個—-という具合に、フレームを書いていきます。最初に緑色のペンで上下の真ん中に横線を引き、次に左右の真ん中に縦線を引きます。縦線を2本追加すれば、8個のフレームの完成です。1つのフレームの大きさがあまり大きくなりすぎないように注意してください。「エクセル1」の使い方2:キーワードの使い方フレームを書いたら、いちばん左上のフレームの中に「日付」と「テーマ」を書きます。「テーマ」を書いたら、その答えを今度は青色のペンで残りのフレームの中に書いていきます。頭に浮かんだ「キーワード」をどんどん書きます。原則として、1つのフレームに書き込む「キーワード」は1つ。枠の中を順番にキーワードで埋めていってください。ご覧の通り、情報の「整理」ができました。「エクセル1」の使い方3:考えを書き出すここから次の「考えをまとめる」プロセスに入るので、そのことを意識づけできるように、ペンを赤色に切り替えます。最大のポイントは、赤ペンで実際に書きながら行う、という「動作」にあります。緑色のペンで枠組みを作り、そこで青色のペンを使って頭の中の情報を整理する。続いて赤色のペンを手に取り、書き出された情報に対する思考を深めていくのです。したがって、自然と答えを導きだせる、というところがポイントです。ふだん考えをまとめる作業が苦手だという人は、これを頭の中だけでやろうとするために、思考が前に進まないのです。