パシフィックネットは法人のIT戦略をトータルアシストします1988年創業。タスク管理方法に正解はあるか?!現在はディスプレイの形が変わったこともあり、このようにふせんを貼る人は少なくなりました。パソコンのデスクトップがふせんだらけになっているという話はよく聞きます。形は変わっても同じことをやってるわけですね。Doリストにしろ、ふせんにしろ、ただタスクを並べるだけでは、タスク管理はなかなかうまくいきません。その大きな理由のひとつが、タスクに「リアリティ」を感じられないことです。この「リアリティ」というのは、現実に「やれる」「間に合う」「時間が足りる」という感覚や自信です。タスクをうまく管理するには、適度なプレッシャーと同時に、「やれる」「間に合う」というリアリティを感じられることが必要です。ふせんだらけのディスプレイは「やれる」「間に合う」というリアリティがなく、それでいて「やらなきゃ」というプレッシャーは強く感じます。こんなタスク管理では嫌になってしまいますし、長続きしなくても当然です。タスクのリアリティを高めるためには、どうすればいいのでしょうか?最も簡単で、しかも効果的な方法は、タスクを書く場所を変えることです。アポイントメントを手帳で管理している人なら、手帳の各曜日の空いているスペースを使ってタスクを書くようにします。タスクを日付に関連づけて書いていくわけです。この日付はタスクの期限ではなく、タスクを実行する日(実行できそうな日)です。仕事をする上で期限は重要なものですが、時間管理の観点では実際に行動する日(行動できそうな日)を基準に考えることが、もっと重要なのです。Outlookで管理している場合は、タスクもOutlookに入力すると手軽です。タスクの「実行日」という入力項目はありませんが、「開始日」を入力すれば、その日に表示されますし、「期限」に実行日を入力しても特に差し支えはありません。タスクを書く日付(実行日)は早ければいいというわけではありません。期限に対して余裕があること、その日の仕事量が多すぎないこと、この2つの条件を満たしていれば、いつでも構いません。この2つの条件を満たす日がないのなら、それはタスクが多すぎる(時間が足りない)ことを表しています。そのタスクをあきらめるか、別のタスクやアポイントメントを削ることが必要です。このようにタスクを実行日に書くだけで、タスクのリアリティは格段に高まります。やれないの?」がはっきりしてくるのです。「やれる」とわかれば安心できますし、「無理なものは無理」と自覚できることも重要です。無理だとわかるからこそ、「部下に任せる」ことや「あきらめる」などの思い切った手も打てるのです。エンジニアとして勤務するなかで時間管理を研究し、残業を大幅に削減。数少ない「時間管理(タイムマネジメント)専門講師」として、数多くの企業や自治体、教育機関などで研修や指導を行い、早稲田大学エクステンションセンターの講師も務める。『部下を持つ人の時間術』(実務教育出版)など時間管理に関する著書多数。「まぐまぐ」よりメールマガジンを毎週配信中。掲載されていた記事を転載したものです。これが時間管理のカギ。