発注書や請求書、伝票などの電子帳票化が進んでいる。帳票の電子化を進めようとなると突き当たるのがシステム周りの問題だ。中小企業は大手企業ほどの予算も人材もない。本記事では、ある中小企業の事例を基にスグに始められるカンタン電子帳票化メソッドを紹介する。});管理業務について回るのが帳票の作成業務です。ペーパレス化にも徐々に注目が集まってはいますが、まだまだ紙の帳票でなければ業務が回らないという企業も多いはずです。そこで、今回は賢い帳票業務効率化の方法について説明したいと思います。入社しシステムエンジニアとして多数のシステム開発プロジェクトに携わる。資格を取得、その後社労士として独立。現在は、企業の顧問や人事、労務管理といった社労士業を事業の中核としながら、エンジニアの経験を生かしkintoneを活用した業務改善コンサルタントとしても活動。中小企業から大企業まで、多くの顧客企業で業務改善の相談役として活躍。2018」で表彰経験を持ち、「kintone認定アプリデザインスペシャリスト」を保有。受注はもっぱら電話かFAX、アナログな現場にうんざりペーパレス化の意識が高まってきたとはいえ、まだまだ社内書類は紙文書が中心です。「すぐに取り出せて見られる」「書き込みができる」など紙ならではの利便性がある半面、「安全に保管するスペースが必要」「修正が発生するたびに再作成が必要」「持ち運ぶ時に紛失、情報流出リスクがある」といった取り扱いが面倒な点もあります。「取引先ごとに専用フォーマットで帳票を作成する必要がある」「取引先によっては、紙の書類を郵送しなければならないものもある」といった問題もあります。した帳票関連業務を効率化する方法はないものでしょうか。私が案件に関わったある中小企業メーカーも帳票業務の効率化に頭を悩ませていました。ある中小メーカーでは顧客からの発注依頼を電話やFAXで受けていた。営業担当者が発注情報を確認した後に顧客へ発注確定の連絡をし、その都度受注管理システムに情報を入力していた。その情報を請求管理表に入力し、商品の納品後はExcelの請求書フォーマットを基に請求書を作成、出力して顧客へ送付していた。追加注文が発生すれば、同じ手順を繰り替えさなければならず、それが現場の負担となっていた。フローの多くで人による作業が介在していることが非効率な業務となっている根本原因であると考え、「受注作業を電子化してみては」と提案しました。既存のソリューションを入れられるほど予算に余裕があるわけではありません。そこで、kintoneを使って発注管理アプリを作成し、取引先も巻き込んだ受発注処理の電子化を進めることにしました。kintoneをベースに受発注アプリを作成し、取引先にゲストアカウントを発行しました。今まで電話やFAXで発注していた取引先へ、これからは発注管理アプリを通して発注するよう依頼しました(図1)。ドロップダウンリストから注文したい商品を簡単に選択できます。アプリ開発以前は、受注の際、商品名が間違うといったことが起こり、受注処理にも影響を与えていましたが、そういったことも防げます。繰り返し注文の場合は、前回の注文内容をコピーし、数量や納品日を変えてもらうだけです。注文アプリから発注があれば、営業担当者にその旨が通知され、営業担当者が確認することで受注が確定します。従来は紙で送付していた請求書も、データで簡単に送付できるようになりました。取引先からは、機密情報を取り扱うだけにセキュリティ面を心配する声も寄せられましたが、kintoneでアクセス権限を細かく設定できるため、利用許可のないユーザーはログインできないように設定できます。取引先ごとに閲覧可能な情報を制限できるため、見えてはいけない情報が第三者に見られることもありません。設定を有効にする必要があります。帳票の利用状況/前編(2019年)企業で利用する帳票は「紙」なのか、「データ」なのか、それらをどのように管理しているのか。アンケート調査で聞いた。帳票を紙で管理する企業の課題も浮き彫りになった。帳票の利用状況/後編(2019年)企業で利用する帳票は「紙」なのか、「データ」なのか、それらをどのように管理しているのかをアンケートをもとに、明らかにした。今まで経験した帳票にまつわる事件についても調査した。ガスト全店のマニュアル電子化、5万人の退職者を減らせるか?毎年5万人もの退職者が出てしまうすかいらーくグループ。抜けた穴を埋めるために都度5万人ほどの採用、教育活動も必要だった。そんな同社は離職率低下に向け、マニュアルの改善に目を付けた。操作レクチャーを自動化する「ナビゲーションツール」とは業務システムは高機能化とともに操作も複雑化する。どの従業員でも簡単に操作できるようにマニュアルを作成するも、メンテナンスが滞りやがては「読まれないマニュアル」となっているケースもある。した操作マニュアルをシンプルにするのが「ナビゲーションツール」だ。IT導入の課題解決に役立つ資料を簡単に入手できます。契約書承認のサイクルタイムを33%削減。インデックスへ会員登録ログインパスワード再設定キーマンズネットとはFAQお問い合わせ広告掲載について会員規約RSS一覧サイトマップITmediaはアイティメディア株式会社の登録商標です。