誰でも自然に使いたくなるやさしい、わかりやすいグループウェアを目指してネオジャパンwww.desknets.comもっと伝わる、もっとつながるグループウェアはもっと便利にメンバーのスケジュール管理や掲示板、会議室や備品の使用予約などの機能を提供するグループウェアは、今や社内の情報インフラとして、誰もが当たり前のように毎日使うものになった。ネオジャパンは、グループウェア専業の開発会社として、1999年に初めて独自開発の商品を発売。現在は国内でも高いシェアを獲得している。そのネオジャパンが、主力商品「デスクネッツネオ」のメジャーバージョンアップ版を2月に発売した。使いたくなるグループウェアへ「目指したのは、使いたくなるグループウェア・ナンバー1。自然に皆が使えるように、やさしい、わかりやすいグループウェアにした」(マーケティング統括部の市村英二氏)。グループウェアは、毎日の仕事のインフラ。遊びではないため、通りいっぺんの無機質なインターフェースですませることはできる。使いにくく、デザインもとっつきにくいために利用が遠のいたとしたら、何のためのグループウェアだろうか?グループウェアは全員で使いこなしてこそ、より高い効果を発揮できるものである。グループウェアが社内に定着することで、ほかのツールやサービスに頼ることなく、1つの環境の中で円滑かつスピーディな情報共有を実現できる。そのためにはまず、グループウェアに触れていくきっかけを増やせるよう、誰もが使いたくなるような工夫を取り入れている。グループウェアは、それほど重要な存在なのだと、ネオジャパンは認識している。100項目以上にわたる新機能と機能改善―目的別に情報を探せる組織ポータル新しいデスクネッツネオの詳細を一つひとつ見ていこう。誰もが使いたくなるグループウェアを目指したデスクネッツネオは、社内の組織や部署、部門ごとにポータルが作れるようにし、情報を共有したり、必要な情報を効果的に発信したりする機能をもたせた。全体のポータルの下に、さまざまな部門別のポータルが自由に簡単に立ち上げられるイメージだ(図1)。自部署だけに向けた部門ポータルでは、利用者の日頃の業務に一致しない。業務の中では「あのことは総務部に聞けば分かる」など、課題は部署に直結している。部署が発するポータルでの案内が役立つと考えた。図1今回の新しいデスクネッツネオは、リッチテキストの簡易的なコンテンツエディターを導入。ホームページやHTMLの知識がなくても、誰でもブログを書く感覚で簡単に作成、掲載できるようになっている。テキストの装飾はもちろん、パソコンから画像をアップロードして貼り付けたり、リンクや表を貼り付けたりできる。充実したポータルは、まるで、皆が面白くて読まずにはいられない社内報のようになるだろう。総務などさまざまな立場で情報を発信できる。「必要なお知らせと手順は、そこに全部入っています」とアナウンスできるようにもなる。利用、閲覧する側も、グループウェアの機能がよく把握できていなくても、目的に応じて必要なポータルを見に行けばよい。特定部署に限定されがちだったポータル機能をグループウェア内でさまざまな部署に開放することが、新しい情報共有を生み出す。今回、特に強化したのが、ワークフロー(申請業務)に関する機能。グループウェアに搭載されているワークフローは簡易的なものが多く、例えば経費立替などでは、作業の種類を記した表題を選んでから書式を選び、申請先と申請経路を利用者一人ひとりが自分で選ぶ簡易なものだった。これは、本来の申請先ではない他の人間にも誤って送ってしまうケースがありうる。新しいデスクネッツネオは、表題を選べば、正しい申請経路を表示する。その作業にふさわしい管理職(上長)に自動で申請するだけとなる(図2)。この方が間違いなく、社内稟議(りんぎ)を素早く正確にペーパーレス化できる。何より工数が少なく簡単だ。便利なグループウェアを使えば使うほど、そのまま社内統制が確実になる効果がある。そのどれもが、誰もが間違いなく、簡単に素早く使えるものではなくてはならないものばかり。大企業や中央官庁など、グループウェアの利用規模が大きくなるほど、ワークフロー機能強化は効果が大きくなってくる。新しいデスクネッツネオの新機能の代表が、「Webクリップ」機能。外部にある情報を自分の情報として蓄えることを目的にした機能で、インターネット上の気になる情報をワンクリックで自分のキャビネットに保存。画像も当然、同じようにワンクリックで保存できる(図3)。図3インターネット上の情報は、有料サービスでない限り、発信側の都合で削除されることはよくあること。URLを保存しても、元のページが削除されてしまうと開けなくなる。この場合にもWebクリップ機能は便利。そのページごと自分のキャビネットに保存できるのだ。ワンクリックでページ丸ごとキャビネットに保存しておけば一安心。キャビネットの簡易全文検索で、保存したページを呼び出せるほか、ページに含まれている、自分に必要な情報を簡単に見つけ出せる。皆さんは日ごろ、社内のささいなやり取りでもメールを使われているのではないだろうか。メールは社外とのやり取りには欠かせないものではあるが、何でもメールでやり取りすることには様々なリスクがある。利用頻度が高くなるに比例し、メールの量は膨大になり、情報の棲み分けが困難になる。そこでデスクネッツネオでは、社内ソーシャル機能も充実させた。メールに代わるより手軽なコミュニケーションの場を設けることで、メールの量の削減や、やりとりのスピードアップへ繋げていくためだ。チャット感覚で1対1でやりとりする「ダイレクトメッセージ」を備えたソーシャル機能「ネオツイ」では、豊かな感情表現をしてくれるスタンプや絵文字(アイコン)を新たに登場させた。「うれしい」「ショック」「ええっ?」などさまざまな感情や反応を表情豊かなスタンプやアイコンでやりとりすることで、より親しみやすく、ますますコミュニケーションが楽しく、活発になる(図4)。アイコンは200種類以上を用意した。ダイレクトメッセージはファイルを添付して送信も可能。やりとりはユーザー単位でキャビネットに一括保存もできる。これにより、ちょっとした用事や連絡事項はメールを使わずとも簡単にメッセージのやり取りができるため、情報の棲み分けが実現でき、やり取りの効率化にも繋がる。図4気付きや疑問を自由に発信しやすく―社内コミュニケーションの強化コミュニケーションの代表となるウェブメールについては、共有アカウントに対応した。従来のウェブメールは、個々人への割り当てが基本だったが、共有アカウントを用意した。共有アカウントで社外とやりとりしておけば、担当者が病気などで急に休んだ場合でも、アカウントを共有しているメンバーで対応を把握できている状態になる。社外と社内の情報管理の方法としては、社外とのやりとりをウェブメール、社内は回覧板・掲示板の「インフォメーション」や「ネオツイ」に使い分けた方が良い。機能を社内外で使い分けることにより、情報漏洩などのリスクも低減できる。昨今、スマートフォンを初めとし、ファイル共有やメッセージングのアプリなどが個人の判断で業務利用されている場面も目立つ。個人用のアプリをビジネス用に勝手に使ってしまうと、情報流出のコントロールがきかなくなる恐れがある。それらの背景には、手軽に使えるからこそ、浸透が進んでしまうということがあげられるのではないだろうか。そこで考えたのが、使いやすいインターフェース。日頃から慣れ親しんだインターフェースに近いイメージにすることで、慣れているアプリと近い感覚でグループウェアを使うことになる。ネオツイ機能の「つぶやき」や、手軽にメモが残せる「付箋」機能がまさにその例である。グループウェア側にすべて集中させる効果を狙っており、使って楽しく便利なグループウェアを目指す姿勢は、ここにも現れている。海外拠点とのやりとりも便利に―世界とつながる大企業はもとより、中小企業にあってもグローバル化は日常的に進み、浸透している。デスクネッツネオ新版は、時差と多言語対応をデフォルト(初期の標準仕様)で用意した。現地法人や現地駐在事務所とのやりとりに不便さを感じることがなくなるはずだ。時差については、すべてのデスクネッツネオ上の全アプリケーションに対し、利用者(現地法人や事務所)がいる地域のタイムゾーンを選んで設定すれば、自動的に日時を変えて表示してくれる。やりとりする相手も自分もスケジュール調整や連絡事項を現地の時間で確認できる(図5)。図5タイムゾーンを設定した瞬間に、そのタイムゾーンの日にちと時間に全アプリケーションの表示が変わるイメージ。時差の大きく異なる地域に出張している相手とやりとりしたい時は、相手は日本にいた場合には働いているはずのない夜間にスケジュールが入っているような事態になるが、日本の側で現地時間に合わせればすむ。時差のある拠点同士でも、タイムゾーン設定を合わせれば簡単にスケジュール調整ができる仕組みだ。英語からスタートした。デスクネッツネオの全アプリケーションのインターフェース(項目名や説明書きなど)が、日本語か英語の表示に切り替えられる。多言語対応は、多くの他製品が、大規模向けのものだけであったり、オプションになったり、海外対応の別エディション(版)を用意したりするケースが多いようだ。追加で費用がかかったり、現地法人が一カ所だけたったりすると、高額な費用をかけるモチベーションをもてない中小企業もあるだろう。現地化してグローバル化しているだけに、デスクネッツネオ新版は、追加負担なく業務を支えられる。「グループウェア」開拓者としてのネオジャパン1999年に「アイオフィス」の商品名でグループウェアを発売、2001年にはデスクネッツネオの前身であるデスクネッツを投入したネオジャパン。グループウェア専業会社として、日本の企業社会におけるグループウェアの発展と企業文化への浸透を担ってきた企業の一つと言えるだろう。ネオジャパンは、デスクネッツネオの2013年版を投入した際、自ら開拓した10年を振り返り、「これまで10年使えたデスクネッツから、この先10年使えるデスクネッツネオへ」を目指した。誰もが使いやすく、毎日使いたくなることを基本に置き、新しい利用環境や利用法に応じた最新グループウェアとしてきた点は、それまでの10年も2013年版も、今回の新版も変わらない。一企業の商品更新にとどまらず、「グループウェア(という商品カテゴリーそのもの)をもう一度、再定義したい」(齋藤晶議社長)との思いは、デスクネッツのすべての原点。クラウドコンピューティング、ビッグデータ、ソーシャルネットワーキング、モバイル機器の多様化。さまざまな技術が勃興し、社会と価値観を変えていく中で齋藤社長の思いは一貫している。「新しい技術をユーザー本位のかたちで提供し、世の中の便利なツールの仕組みを積極的に取り入れ、より質の高いコミュニケーションの創造を実現すること。」その思いが結実したのが、デスクネッツネオの数々の機能。「目指すのはオンリーワン。『これでなければいけない』と言われるような存在になりたい」(同)として、今後もグループウェアをめぐる新しい世界をみせてくれることは間違いない。