【NOC】誰も知らない教えてくれないアウトソーシングBPOお使いのブラウザはJavascriptが無効になっているため、サイトを快適にご利用いただけないかもしれません。Javascriptを有効にして下さい。作成するのが手軽なわりに強力に業務をサポートしてくれるツールにチェックシートがあります。「いまさらチェックシート?」と思われた方がいるかと思います。たしかに常に同じ仕事をしていれば必要のないものかもしれませんが、ミスが許されない業務やたまに発生する業務ではとても強力なツールになります。(常に同じ仕事をしているがゆえに慣れからヒヤリハットを誘発することもあるので、そんな場合でもチェックシートは有効です)■チェックシートとはチェックシートというと、品質管理を保持向上するためのツール「QC7つ道具」を思い出す人もいると思います。その中のツールのひとつで、業務品質を担保するため(仕事の抜け漏れがないようにするため)のものがチェックシートです。QC7つ道具でのチェックシートには記録用と点検用があります。記録用は該当する仕事を何回行ったかを知るために使います。一日に売上処理を何回したか、具体的にどんな作業をしたか、なんてことを記録します。あとからそのチェックシートを見ることで、処理の傾向や無駄などを発見することができます。点検用はまさにすぐにでも活用できるツールです。Noのようにやったかやらなかったかを確認するシートです。シンプルですが、作業の抜け漏れを防ぐこともできますし、いつ、だれが行ったか、ダブルチェックはあったのかなども記録でき、とても便利です。点検用チェックシートについて説明します。以下チェックシートというのは点検用を示します。チェックシート、請求書処理のチェックシート・・・などです。基本的に毎日ではなく定期的に発生し、ミスが許されない業務で特に効果を発揮します。実際には業務マニュアルがないとわからない場合がありますが、少なくともチェックするポイントがわかれば、最低限の手順はわかるので完全なブラックボックス化、属人化は防ぐことができます。チェックシートの確認・記入の手間が増えることで、面倒になるうえに全体の処理時間も多少遅くなりますが、慣れからくるミスや手戻りの低減、業務の標準化、属人化の防止をすることができます。■簡単に作成できる本来チェックシートまで業務を落し込むためには、業務の棚卸をし、マニュアルを作成する必要があります。時間がない、頓挫してしまう、面倒だという声が聞こえてきそうですが、実務担当者であればわりと簡単に作成することができます。(実際、自分なりのチェックシートを作成して仕事をしている人はいるのではないでしょうか)作り方にルールはありません。サンプルのように項目とチェック欄だけでもOKです。チェック欄の横に注意点や各ステップでダブルチェックを入れられるようにちょっと作り込むのもよいでしょう。チェックシートを作成する過程で、作業手順を改めて見直すことでき、プチ業務改善もすることができます。■慣れると形骸化チェックシートも慣れてくると形骸化し、適当にチェックを入れたり、記入自体をしなくなってきます。ハットをご存じでしょうか。1件の重大な事故の裏には29件の軽微な事故があり、29件の軽微な事故の裏には300件のヒヤリハットがあると言われています。理論上300件のヒヤリハットを低減できれば、1件の重大な事故の発生率も下がるのです。チェックシートはこのヒヤリハットを低減するために簡単に活用できるツールなのです。いえ、形骸化しないようになにかしらの対策は必要です。・チェックをする人とそれを確認・承認する人を別にする・紙もしくはパソコンディプレイ上で視界に入るところに置いて作業をする・関連するすべての作業をリスト化しようと思わず、ミスしてはいけない作業に留めておく・チェックシートを使用する目的、ミスをした場合のリスクの洗い出しをすること。常にチェックすることが重要であることをこころがけるそのほかにもシステムを活用する方法もありますが、お金や時間をかけずに行える対策は以上の4つが主なものになります。ToDoリストやタスクリストとして別に管理している方もいるでしょう。グループウエアやクラウドのプロジェクト管理などと二重管理になるから使わなくなる恐れもありますが、使い方を変えれば“共存”は十分に可能です。タスクリスト(ToDo)はやるべき大きな括りの業務群、チェックシートはそのタスクリストを完了するためのより詳細な業務リストと考えればよいのです。以上のようなイメージです。■まとめ「チェックシートなんてなくても、仕事は滞りなく処理できているからOK」たしかにそれも一理あります。毎度毎度チェックしていたら進むものも進まない、というのも事実です。ミスや事故が発生した場合のリスクと比較して、その答えを出す、というプロセスを踏むことが大前提になります。見込み顧客1,000社にセミナー開催の告知をしようとして、間違って宛先に1,000名分を記してしまったらどうでしょう?重大な個人情報漏えいです。配信前にチェックシートに則って作業をしていれば起こらなかった事故です。ちなみに、われわれアウトソーサーもチェックシートを活用します。どんなに業務に習熟しているとしても品質低下や納品遅れ・漏れを防止するために必ずリストにチェックを入れながら作業を進めます。アウトソーサーは業務を完璧に行い納品することで、その対価をいただきます。そのため絶対に適当なことはできないからです。チェックシートは昔からあり、最先端のものではありません。しても最新の改善ツールや管理ツールに目が行きがちですが、使い古されていても十分に機能するツールのひとつであることは間違いありません。身近な業務から活用してみてください。当コンテンツの編集者。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。組織NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社は、プライバシーマーク認証取得第1号企業です。組織NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社は、プライバシーマーク認証取得第1号企業です。