マイナンバーに備えよう!マイナンバーに備えよう!2015.03.31コラム今年の10月になると各家庭に「番号通知カード」が届きます。日本国内に住民票があれば、赤ちゃんから年配の方まで、全住民に個人番号が付けられます。今までになかった新しい制度がはじまるのです。マイナちゃんというキャラクターもでき、テレビや新聞でも広報がはじまりました。具体的に何がどう変わるのでしょう。会社は何をしなければならないのでしょう。組織としての対応が求められます。マイナンバー制度が始まる前に、関連する業務を洗い出し、マイナンバーを取り扱うにあたっての社内ルールの整備を急ぎましょう。マイナンバー法って?マイナンバー法の正式な名称は「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」です。2016年1月から、社会保障、税及び災害対策の行政手続をするときに、個人番号(マイナンバー)の利用が順次開始されます。マイナンバーの利用はこの3分野の行政手続きのみに限られていて、それ以外の目的のために使うことは禁止されています。マイナンバー法は個人情報保護法の特別法という位置づけです。マイナンバー法違反には罰則マイナンバー法は法人・個人すべての事業者が対象です。法人には13ケタの番号が、個人には12ケタの番号が付けられます。個人情報保護法では情報の廃棄についての規定はありませんが、マイナンバー法では保存期限が経過した場合、確実に廃棄・削除することが求められます。実務ではこの廃棄・削除がこれまでにない困難な業務となります。個人番号利用事務に従事する者又は従事していた者が、正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供した場合)には、4年以下の懲役または200万円以下の罰金又は併科という厳しい罰則があります。個人で年金の請求をするとき、児童手当などの給付を受けるときにマイナンバーを使うことになります。会社は従業員が入社した時の雇用保険の手続きにはじまり、健康保険や厚生年金の手続き、労災保険の請求などの手続きにマイナンバーを記載しなければならなくなります。給与の源泉徴収票にも従業員本人及び扶養家族のマイナンバーを書かなければならなくなります。年分(2017年1月31日提出分)から、マイナンバーを記載します。マイナンバーを記載する書式に変わります。記載された紙のカードですが、これだけでは本人確認ができません。本人ではない人が持っている可能性があるからです。顔写真があり、裏面にマイナンバーが記載されたもので、公的身分証明書として利用することができ、本人確認ができるものです。個人番号カードを持ちたいという希望者は、2017年1月から自治体に申請して受け取ることができるようになります。個人番号の提供はいつどのように行うか2016年1月1日以降は入社のときにマイナンバーの提供を受け、税や社会保険の行政事務に使うことになります。従業員から番号を申告してもらうだけではなく、同時に「本人確認」を行わなければなりません。本人確認は以下のような方法で行います。本人確認のために免許証などを求めなければなりません。※個人番号カードは写真入りなので、容易に本人確認ができます。アルバイトからもマイナンバーの提供?ほんの数日働いて退職したパートタイマー、授業のない日だけ働いてもらう学生アルバイトにもマイナンバーの提供を受けなければならないのでしょうか。給与や社会保険等の業務は会社が行いますので、パートタイマーやアルバイトにもマイナンバーを提示してもらうことになります。申告書を求めていることと思います。来年からはそれに加えて従業員のマイナンバーがわかる証明書等のコピー、扶養家族がいる場合には、扶養家族のマイナンバーを記載した給与所得者の扶養控除等申告書を提出してもらうことになります。諸手続きに利用する」とその利用目的を明示しましょう。在籍従業員からのマイナンバーの提示2016年1月以降、税や社会保障などの公的な手続きに、順次、マイナンバーの記載が必要となることを従業員に通知しておきましょう。そのうえで、年内中には在籍従業員からマイナンバーを取得しておくのがよいでしょう。平成28年分は、従業員本人と扶養親族についてマイナンバー記載欄のある書式に変わります。マイナンバーの連絡担当者が不在の時に、マイナンバーが見える状態で机の上に置いておくなどということのないよう、注意が必要です。コピーを預かった場合は、マイナンバーの確認後は廃棄して、他の目的に利用することがないことも伝えましょう。就業規則の変更もマイナンバー制度がはじまる前に、関連する業務を分析し、対応策を検討することが急がれます。新しいこの制度で何をしなければならないのか、従業員や関係する人事・総務への研修が必要です。平均で0.1/1000下がり、新しい料率となります。建設事業の多くで料率が下がっています。除く)では、13/1000である料率が、11/1000に下がります。労災保険は国が管掌する保険で、労働者を1人でも雇っている事業主は、労災保険の加入手続きを行わなければなりません。民間の保険に入っているとしても、労働者(アルバイト含む)を雇っていれば、強制加入です。事業主が労災保険の加入手続きをしない間に労災事故が発生した場合、遡って保険料が徴収され、さらに、労災保険から給付を受けた金額の100%又は40%が徴収されるという仕組みになっています。~フレックスタイムというと、出社や退社の時間が自由な気がしますが、労働時間が管理されないというものではありません。フレックスだから残業代を支払わなくてよいということもありません。前借でとりたいという...」年休の日数を労基法が定めている日数分以上与えていたら、その上乗せの日数分だけ前借が可能です。法定日数分しか与えていないなら、前借りは、出来ないのです・・・。いわれるものですが、施行を前に、社労士で公務員の共済年金の相談にあたってきた方から、共済年金の概要や一元化後の年金について話をお聞きしました。3私立学校共済の3つがあり、それぞれ細かな違いがある。一元化後は2階部分の年金は厚生年金に統一され、共済年金にある3階部分(職域部分)は廃止されるが、新職域年金(年金払い退職給付ともいう)ができて、廃止される職域加算部分を補う。共済で遺族年金は転給制度という有利な制度があったが一元化後はなくなる。障害共済年金は公務の場合と公務外の場合で、支給額が違うが、公務による障害の場合は、年金払い退職給付として支給されることになる・・・」一元化で、簡単な仕組みになると思っていましたが、複雑なものになりそうです。