【ML4SF導入事例】将来を見据え、バックオフィス業務を仕組み化。Updatesツイートする終戦後間もない昭和23年5月、品川区二葉にて創業。それから今まで70年以上に亘り建具屋として地域に根ざした事業を行ってきた株式会社太明(たいめい)。お客様の傾向や社員数などは時代に合わせて変わっていく中で、経営や組織のバックオフィス業務のスタイルも変わってきたと言います。Salesforce(ML4SF)」といったWebサービスの活用を積極的に進めている事例をご紹介します。同社がなぜ、IT・クラウド化に踏み切ったのか、そして実際にどんなメリットを感じているのか。武明さんにお話を伺いました。世代交代前に、ITで経営基盤を整えておきたいーーまずは御社の事業について教えてください。武明さん(以下、開陽丸さん):建具屋といっても馴染みのない方もいますよね。私たちは「ドア・窓・アミ戸のことなら太明まで」というキャッチコピーを掲げ、一般家庭のご自宅を中心に様々な施工を行なっています。木製ドアやアルミサッシの交換、室内の手すりの設置、ハウスクリーニング、飼い猫用の通路を作ったりとお客様のご要望に合わせて幅広い商材を扱っています。明さん(以下、太田さん):戦後、中国の大連より引揚げ、品川の地にやってきてから事業をはじめすでに70年以上、昔は住宅施工会社や大工さんなどの業者からの仕事依頼がほとんどでした。時代の流れは変わるものですね。最近では一般家庭のお客様からお問い合わせの方が多くなり、地域密着の建具屋として事業を展開しています。開陽丸さん:ご家庭のあらゆる困ったに対応しているため「とりあえず太明さんに相談してみよう」と思っていただけるようになったことは嬉しいですね。インターネットで検索されて県外からも木製ドアの注文依頼がきたり、職人がいい仕事をして新しい仕事につながったりお客様をご紹介いただくことも多いですね。ーー建具屋として時代と共に成長してきたのですね。組織は現在に至るまでどのように変化してきたのでしょうか?開陽丸さん:一時期、組織を拡大しようとして新しいメンバーを増やし12名体制になったこともありましたが、もともと親戚筋で経営していた会社ということもあり、正直なかなかうまくいきませんでした。結果として今は5名体制の少人数で経営していますが、だからこそ効率的に事務作業を行う必要がありました。経営コンサルタントと契約し、売り上げ目標を作り、数字を厳しく追っていたり。私たちは70年以上続く下町の老舗企業。しても昔からの商習慣から抜け出せなかったり、見積書や請求書まわりでは書類を手書きで作成してFAXでお客様に送付するなど紙文化が根強く残っていたのが課題でした。社長は新しいことに抵抗があるわけではなく、70歳を超えているのにチャレンジ精神があって。積極的にPCを使い、IT製品導入のハードルは低かったんですよ。一般家庭からの注文が年々増加しているのも、ホームページでリフォーム例などを多数掲載していることでお客様のイメージがわきやすいというご意見も多数いただいていました。会社の前に毎日、日替わりのメッセージを書いたボードを掲示しているのですが、それもSNSで発信していたり。ーー見積書や請求書などの書類もPCで作っていたのでしょうか。太田さん:はい、作成していました。手書き書類で作っていた時期もありますが、そのあとはずっとExcelで作成していました。Excelだと表を自由にカスタマイズできますし、お客様もどういうものができるか施工後のイメージがつきやすいですからね。開陽丸さん:社長は職人肌なんですよね。見積書を受け取ったお客様がわかりやすいように図版のイメージも一つ一つ丁寧にExcelで細部までこだわって作っていました。一般家庭のお客様は書類にそこまでのレベルを求めてないことも多く、数字だけを知りたい場合は手間だけがかかってしまうことも正直あったんです。若い世代へ作業を引き継いでいく上で、社長のこだわり尽くした書類を再現するのは並大抵の努力ではできません。簡単に誰でもできるようITサービスの導入を検討し、MakeLeapsのトライアルを始めたのが2017年5月からでした。その2ヶ月後には本格導入を始めました。ーーMakeLeapsを選んだ理由を教えてください。開陽丸さん:最初のきっかけは顧客管理を行うために「Salesforce」を導入したことですね。社長がお客様のデータを細かな情報まですべて手書きで書き溜めていたんです。その顧客データを「Salesforce」できちんと管理することで顧客流入を防ぐことができました。Salesforce(ML4SF)」を紹介いただきました。MakeLeapsのことは当時全く知らなかったのですが、将来を考えた上で当社に必要なシステムだと思い導入しました。ーーMakeLeapsを導入してみてメリットはどんな点でしょうか?太田さん:作業が断然早くなりました。今までは作成した書類を経理担当がプリンターで印刷して会社印を押して、FAXで送ったり、封筒に宛名を書いて切手を貼って投函していました。PCで作成してから相手に届けるまでできるとスピードは3倍は上がったのではないでしょうか。書類をメール送付することも少しずつ増えてきましたし、それだけでもかなりの工数削減になっています。見積書から請求書や納品書への作り替えが、「変換」ボタン1つでできるのもいいですね。作成スピードが速くなったのはもちろんミスも減りました。開陽丸さん:今までは見積書から請求書や納品書に作り替える際は、書類番号を変更しないといけないのにそのままにしてしまったり、日付や住所もチェックが漏れることがありました。人がやることなのでミスはつきものです。Excelで作ると目が行き届かない点もありましたが、MakeLeapsは1回入力すれば書類ごとに必要項目が自動反映されるのでとても安全に、そして楽になりましたね。書類番号も連番で自動採番されますから、安心できます。それに、Excelで作成していると書類を作り込めば作り込むほどデータが重くなり、作業も遅くなりましたがMakeLeapsはクラウドサービスなので、パソコンの処理能力に依存しないのもメリットの1つだと思います。ーー作業スピードが速くなってミスも減ったと。他に使っていて気になる点はありますか?開陽丸さん:そうですね。私たちの建築・不動産業はいまだに紙文化が主流なので、データではなく紙で郵送して欲しいという依頼が多くあります。MakeLeapsで作成する書類は、封筒の窓に住所の宛名がうまく合わず困っていました。あるとき、メイクリープスさんに問い合わせたら機能改善してくれたんです。ユーザーの声を聞いて対応してくれるのはいいサービスだなと思いましたよ。ーーありがとうございます。私たちもお客様の声を聞かないとサービスを改善できないので、1社のお客様にとっては正義な機能でも、他のお客様にとっては不便な場合もある。困っていることがあればためらわず言ってほしいと思っています。開陽丸さん:実は、あとひとつ困っていることがあります。表紙を自分で作成することで解決しましたが、工務店への請求書は月ごとにまとめて一回送る必要があるんです。案件ごとに請求金額と詳細も記載する必要があるから、請求書は一枚ずつ必要となります。すると、見出しのように案件を一覧で見れるものがあると便利なんです。この見出しの紙がMakeLeapsでは作成できない。現在は工務店からの仕事よりも明らかに個人宅からの依頼の方が多いので負担が減りましたが、MakeLeapsで作成できるようになると非常に助かりますね。ーーご指摘ありがとうございます。最後に読者の方に向けて一言あればお願いします。太田さん:繰り返しになりますが、私は最初Excelで書類を作ることにこだわりがありました。MakeLeapsを使っているうちに抵抗がなくなっていったのも事実です。現場に入る前日に書類を作っておいて、当日職人に持って行ってもらうことなども、比較的スッとできるようになったのは嬉しいことです。開陽丸さん:特に私たちのようなこじんまりとした会社からすると、「ITシステムを積極的に使うのは大きい会社だけ」といった見えないハードルのようなものがあるんです。私は小さな会社ほどMakeLeapsのようなサービスをうまく使った方がいいと思っています。Salesforce」を使うメリットを話したりすることもあるんですが、新しいツールへの利用に対してとても消極的です。それは、「今のツールで何とかなっている」から。それは、他の便利なツールを知らないだけのケースも多い。それってとてももったいないですよね。試してみたらその便利さはきっとわかってもらえるのに。建築業界でいえば、一人親方のような業態の人ほど、専任の方を雇って管理するのは大変なこと。システムを使って効率化することで、本来取り組むべき仕事に注力できるはずだと考えています。人数が限られている私たちのような下町の企業こそ、何にどれだけの時間をかけるか、というのは非常に重要です。使えるシステムはきちんと使って、本業に集中する。そのためにMakeLeapsを使うことをおすすめします。発行管理クラウドソリューション。