利用形態パッケージ版<この事例のポイント>【導入】離れた4拠点、異なる部署をむすび、リアルタイムの情報共有を実現したかった。【採用】豊富なアプリケーションと機能。情報の周知徹底や営業効果に直結。部署間交流による事業の発展にも期待。印刷する福岡県すこやか健康事業団様は、内閣府から公益財団法人の認定を受けた全国でも数少ない健診団体の1つ。3事業の連携で予防医学の振興や健康寿命延伸などに成果を挙げる一方、各事業所は福岡・久留米の2地域4拠点に分断。情報伝達のタイムラグや個別に導入されたメールソフトの運用管理などに苦労していました。達比古様にお話をうかがいました。離れた4拠点、異なる部署をむすび、リアルタイムの情報共有を実現したかった。「事業団全体の情報共有を改革しよう」と提言なさった背景には何があったのですか?地理的にも業務的にも分断されていた事業所相互の情報共有や連携を改善して、職員一人ひとりが働きやすい環境を整え、事業活動をいっそう充実させるのがねらいでした。聖マリア病院予防部)の2組織の合併で2009年に設立されました。そのような組織的背景に加え、4つの事業所が福岡と久留米に分散しており、情報共有には多くの課題を抱えていました。センター」「環境科学センター」4拠点の情報統合をめざしました。延伸」などの健康課題に、組織をあげて向きあっているところです。情報共有の改革は、財団の社会貢献活動を支え、同時に組織運営の基盤となる健診事業の質を高め、営業力の強化にもつながると考えていました。事業所が分かれていたことで、直面していた課題とはどのようなものでしたか?事業所間を結ぶ共通のコミュニケーションツールや情報基盤がなかったことです。組織で速やかに共有したい情報も、情報把握に個人・部署などでタイムラグが生じていました。ネットワークも健康診断業務と環境測定業務で個別に構築され、事務局が配信する厚労省の発表や健診団体の最新情報なども、メールや各部署へのFAX送信・回覧となっていました。情報が職員に行き渡るのにとても時間がかかり、ユーザーからは「FAXではなく、全員にメールで知らせて欲しい」などと要望が出ることもありました。事務局は情報セレクトや資料準備に加え、情報の伝達手段にも悩まされていたのです。クレーム対応など迅速に周知徹底、共有したい情報を全職員が知るまでに時間がかかり過ぎることに危機感を抱いていました。申請書類も事業所が分断されているがゆえに、承認に不要な手間と時間がかかっていました。メールの管理にも悩まれていたそうですね?端末との適合性やユーザーの要望に応じて導入した3種類のメールクライアントが混在していました。人事異動の多い時期にはシステム管理の担当職員がわざわざ事業所に出向いてデータの移行作業を行わねばならず相当な負荷がかかっていました。健診事業部の職員は、完全に独立した医療業務専用のパソコン利用が中心です。情報系端末は共有PCのメーラーをユーザー切り替えで利用していたのですが、そちらは誤送信のリスクがつねに伴っていました。情報系パソコンの利用率が低いユーザーもメール利用のためだけにPCを用意する事もあり、稼働率の低い端末台数が増えていくことも問題でした。それらの課題をすべて解決するために、グループウェアを導入することにしたのです。豊富なアプリケーションと機能。プライバシーマーク取得もグループウェア導入に拍車を掛けたそうですね。市区町村への健診事業の入札条件に、プライバシーマークを求める自治体が増えています。取得に向けてネットワーク環境の再整備、端末管理の厳密化を進めていたところで、同時にグループウェアも導入して情報共有の環境を一新することにしました。グループウエア導入には、ユーザーの利便性だけではなく、ネットワーク上の情報を緊張感や責任感をもって管理する意識の醸成にも役立てたいというねらいがありました。NEOご採用の決め手についてお聞かせください。ベンダー5社より製品提案を受け、3社に絞り込んでプレゼンテーションを実施していただきました。NEOに決定しました。NEOの双方を任せることで、活用の可能性がさらに拡がるという期待が持てました。NEOの豊富な機能でした。NEOに搭載された機能の使いやすさや事業団での展開・活用事例などをわかりやすくイメージさせてくれ、参加者からも高く評価されました。・インターフェースがわかりやすく、教育に時間を費やさずに済む・機能とコストの総合評価で他社より優れていた・日本企業向けに開発され、確かな採用実績があるなどでした。NEO普及のプロジェクトチームを起ち上げ、まずは導入から浸透教育までの段階的な流れを検討しました。全職員対象の講習会は難しいので、各事業所に推進担当者を立て、職員へのサポートや利用浸透をはかっています。NEOのトップ画面に、全職員が必ず利用する勤怠管理システムのアイコンを設定して必ずログインする環境を整えました。NEOを使わざるを得ない機会を増やし、自然な流れで活用度を高めています。情報の周知徹底や営業効果に大きな期待。部署間交流による事業発展にも活かしたい。導入から1カ月がたちました。今後の利用構想についてうかがいたいと思います。NEOにログインする習慣は短期間で全職員に定着しました。次のステップでは、従来活用していたファイルサーバーや業務関連システムのリンクを段階的にメニューに追加しようと思います。NEOを介してあらゆる情報にアクセスできるポータル化の推進で、ユーザーの利便性を高めながら利用度を高める計画です。[議事録]へ移行し、ペーパーレス化も推進していきます。導入後にまずお感じになった手応えや効果はありましたか?導入後短期間で、電子メールが[ウェブメール]に統合できたことは大きな成果です。NEOにログインすれば安全に使えるので、健診事業部職員のメール利用は、共有PCでに充分まかなえてしまいます。余剰な端末の台数も減らせました。職員全体の[スケジュール]が共有できたことで、営業効率も上がりました。担当者が営業先で健診チームや検診車の稼働状況を確認。その場でお見積もりから健診日まで確定できるので、健診チームの稼動率が向上しました。健診事業や健康寿命の延伸などへの取り組みに役立てていただけそうでしょうか?[スケジュール]活用で健診チームの稼働率があがるだけでも、地域の健診受診率は確実に向上しますし、より多くの有用な健診データが集まります。健診で集積したデータは、地域の健康課題を浮き彫りにし、将来的にあらゆる年齢層の疾病予防や健康寿命の延伸に活かされます。「健診事業の成果を地域の健康福祉に還元する」良い循環が生まれたのです。NEOで職員の意思の疎通が円滑になれば、仕事がしやすくなり現場のチームワークはいっそう高まります。健診サービスの向上やインシデント予防にもきっと役立ってくれるはずです。現場でしか得られない職員一人ひとりの知識や経験をみんなで共有・蓄積することは、私たちの有用な知的資産として役立てられていくことになるでしょう。本日は、たいへん参考になるお話をありがとうございました。NEOのすべての機能を無料体験ご活用中の機能と使い方ウェブメールメールの統合で、異動に伴うデータ移行や設定作業の手間もなくなった。メールのアーカイブや設定も一括で行えるようになり、管理運用の手間が大幅に軽減された。スケジュールスケジュールの共有化で、組織全体の日程調整の手間と時間が軽減。健診の営業担当者は、営業先で健診チームのスケジュールを確認し、迅速に健診日程を決定できるようになった。勤怠管理システムの利用で毎朝必ず全職員がログインしてチェックするため、情報伝達のタイムラグ、見落としがなくなった。回覧・レポート医療界の最新動向やセミナー案内等、職員に周知すべき情報に活用。メールやFAXで送信していたものをすべて移行。設備や検査目的に応じ保有している43台の検診車などを管理。健診機材の空き状況や稼働率を把握。設備利用の重複が防止できるようになった。議事録いままですべての会議は議事録を作成し時系列でファイリング保管してきた。今後は[議事録]へ移行し保管場所の省スペース化やペーパーレス化を進めていく。購入、採用・退職の起案書など利用度の高い書式から順に完全移行する予定。[電子会議室]などを活用予定。NEOを導入して、福岡と久留米に分かれた4事業所の隔たりがなくなりました。情報共有や事業連携がしやすくなったのも大きな成果です。今後は3事業の相互連携を活かして、すこやか健康事業団にしかできない、地域の健康づくりに取り組んでいきたいと思います。健康と福祉の向上に寄与することを目的に発足。2013年福岡県認定、2014年内閣府認定の公益財団法人に移行。