業務のIT化の一環で、当初はメール環境を整備するためにグループウェアに着目。現場の責任者等に試用してもらった際に出てきた要望の声。介護現場等にいる職員とのスピーディなコミュニケーションが実現するなど、業務が迅速化。中心に、高齢者福祉事業と児童福祉事業の二本柱を手がけています。サービス付き高齢者向け住宅などの経営を行っています。地域との交流を通じ、高齢者介護や児童が抱える問題といった課題に向き合いながら、質の高いサービスの提供に努めてきたよいち福祉会さま。NEOの実情について聞きました。業務のIT化の一環で、当初はメール環境を整備するためにグループウェアに着目。よいち福祉会さまは、ITによる業務効率化に積極的に取り組まれてきたと伺っています。詳細について教えていただけますか。スタンダード版を導入したのが2005年です。2006年には、他社製のサーバーを用いてのチャット環境を構築しました。コミュニケーションツールを仕事に組み込むことで、地域に点在する拠点や部署間、変則勤務の職員間のコミュニケーションを改善し、業務の効率化を実現すること、また当時、行政からの通知等が徐々にメールで来るようになっていたため、それに対応するというのが当初の目的でした。それ以前でいえば、当時の副施設長(現・理事長)が旗振り役となって1998年に介護版の電子カルテを導入、当法人のサービスにおける利用者さまへのケアの質向上を目的に業務のIT化を推進してきました。それでも、当時の多くの福祉施設と同様、よいち福祉会も、予定や連絡事項の共有はホワイトボードや紙で行い、決裁や稟議関係の処理も紙ベースで実施していました。した物理的なやりとりに特に不満は感じていませんでした。スタンダード版の導入・社内への浸透はスムーズでしたか。旧desknet'sの導入のきっかけは、メール環境を整える必要に迫られたことにありました。先ほど述べた「行政の通知がメールで来る頻度が増えた」こともその要因のひとつです。メール以外のグループウェアの機能は、ほとんど使わずじまいになっていました。旧desknet'sを採用することに決めたのは、近隣の役所や企業などで、先行して旧desknet'sを活用している事例があったことや、コストパフォーマンスが良いから、という理由によりましたね。NEOの機能が職場で活躍していますね。この変化には何かきっかけがあったのでしょうか。地域の大型商業施設内に、当法人の地域包括支援センターがテナント移転してオープンすることになったのです。商業施設のなかですから、病歴や虐待の有無といったデリケートな個人情報を扱うための配慮が必要です。人目につくところでそれらについてコミュニケーションをするわけにはいきませんし、壁に紙を貼り付けたり、ホワイトボードを目立つところに置いたりして連絡する、というわけにもいかない、という話になりました。個人情報が外部の目にふれることを避けたかったんですね。NEOの諸機能と向き合うことになりました。それが2016年、まさに旧desknet’sからNEOに移行する時のことです。いうことは、実に10年以上も、私たちはdesknet's製品をグループウェアとして使っていなかったことになります。現場の責任者等に試用してもらった際に出てきた要望の声。グループウェアの機能を検討するにあたって、他社製品との比較もされたのでしょうか。旧desknet'sを選ぶ時に行いました。NEOへ移行する時は、10年以上活用できなかったdesknet’s製品を活用することを基本方針としました。NEOの支持が集まっていきました。NEOを使おうという決断に至りました。各機能を皆に使ってもらうために工夫されたことはありますか。デフォルトで備えられている25の機能すべてを一挙に使い始めるのではなく、まずは[スケジュール]や[設備予約]など一部の機能を浸透させることを心掛けました。特別、社内教育の場を設けることはしていませんので、その分、使い方がシンプルなもの、書式等さえ決めてしまえば利用に困らないものを中心に実用を始めました。そのうえで、当法人では、介護版電子カルテや内線番号表など、業務に必須な情報へアクセスするためのリンクの多くをアイコンにして共有ポータルに貼り付けています。NEOのポータルを経由しなければ仕事が始められない、進まないといった状態にしたのです。NEOにログインすることが、習慣化され、定着し、自然なことだといった認識になっていきました。NEOの浸透に有効だと感じています。NEOに限らず社内の諸機能が使えるようになるので、多くの職員にとってグループウェアにアクセスする敷居が低くなりました。NEOを使用するようになりました。介護現場等にいる職員とのスピーディなコミュニケーションが実現するなど、業務が迅速化。導入後にどのような効果が現れましたか。NEOを使い始めてからは、徐々に皆が[スケジュール]機能に着目し、それを活用・予定を入力するようになって、改善していきましたね。情報共有が密に行えるようになりました。利用者さまなどのもとへ訪問をしている職員に連絡をとりたい時に、「今、彼女は訪問中だから、〇〇時になったら電話を入れよう」といった感じで、電話をするタイミングも計れるようになりました。これが結構、私たちにとって重要でした。いうのも、当法人には、他の職員への連携がうまくいかず、何度も電話をかけるようなことが頻発していたのです。[スケジュール]機能で相手の予定が把握できれば、確実な電話対応ができるようになる。これによって連携がスピーディになりました。当初は、ホワイトボードや貼り紙なしでは、業務はやっていけないのではないか、との懸念もありましたが、本格導入から1年ちょっとで、それが杞憂であったことがわかりました。評価が高い機能などがあれば教えてください。トライアルの段階で意外に感じたのは、[ネオツイ]の評価が高かったことです。[つぶやき]も[ダイレクトメッセージ]も共に人気がありました。どちらも簡易的で、心理的に軽い気持ちで発信でき、通知もわかりやすいので、情報共有をする時に便利だと判断されたのでしょう。[ダイレクトメッセージ]が頻用されていて、それこそ「〇〇さんから電話がありました。折り返しこちらから電話をするよう先方にお伝えしました」といった伝言をやりとりするのに役立っています。当法人では、御社のビジネスチャットツール、ChatLuckも導入しています。[ネオツイ]の[つぶやき]なら全職員に一括で情報提供ができますが、細かく手早い連携、特に全体に周知する必要のない、部署ごとの情報共有などにはChatLuckを生かして連絡をしています。本日は興味深いご意見をお聞かせいただきありがとうございました。NEOのすべての機能を無料体験ご活用中の機能と使い方ポータル社内業務システムのイントラ環境にアクセスするためのリンクをすべてポータル画面に集約。同画面を経由して日々の仕事をするように。NEOにログインする習慣も定着した。スケジュール全職員のスケジュールを共有。相手の状況をつぶさに確認できるため、相手のことを慮りながら、かつスピーディに連携をとることができるようになった。細やかな配慮が大切な介護の現場にあって大変に有用なツールとなっている。公用車等の管理に用いている。車両の出入りが頻繁にあるため、日々の業務に欠かせない機能。ワークフローインシデント管理やヘルプデスクの案件情報を共有することなどに利用している。稟議や決裁等の役割をもたせて利用するまでには至っていないが、今後、そういった用途に用いる予定。ネオツイ職員が気軽に扱える、連携上の重要なツール。発信への敷居が低いと感じられるため、グループウェアの試用段階から人気があった。自然と利用するようになり、法人内に定着している。このことがChatLuck導入を前向きに考えるきっかけになった。NEOの機能は5つです。20代から50代、60代まで、幅広い年齢層の職員がグループウェアになじんで使っています。ひとつひとつの機能を、様子を見ながら浸透させていって、これからも適宜、使用する機能を増やしていこうと考えています。充実したサポートや機能の追加などがあるのも魅力の一つですね。NEOとChatLuckの連携がより一層進むことを期待しています。NEOの基本的な操作については、すでに覚えることができています。[ワークフロー]についても、使い方が難しいといった印象はほとんど抱いたことがありません。私が主に勤めている老人ホーム・ゆうるりは、よいち福祉会の中心拠点から片道25キロメートルのところにあります。本体施設との行き来などもあるうえ、変則勤務の職員もいるため、これまでは情報共有が本当に課題でした。NEOを導入して以来、その共有の充実に光が見えたのは大きな収穫です。中心に、高齢者福祉事業と児童福祉事業を手がけている。地域との交流を通じ、高齢者介護や児童が抱える問題といった課題に向き合いながら質の高いサービスの提供に努めている。活用事例集をダウンロードする無料でお試しすべての機能は今すぐ無料で体験できます。クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。30秒の簡単入力!無料お試しはこちらインストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。特長や具体的に使えるアプリケーションの機能をご紹介します。価格・購入クラウド版は1ユーザー400円から、パッケージ版は5ユーザー39,800円からご利用可能です。実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。