移転に関するスケジュール移転時の荷造りのコツオフィス移転に関するFAQ不動産を探すには?ア行カ行サ行タ行ナ行ハ行マ行ヤ行ラ行ワ行ファイリングで差をつける!オフィスの文書管理メリットを知って取り入れたいフォルダーファイリングあなたのオフィスの文書は、効率的に使いやすく管理されていますか?情報化の進展によってますます増え続ける文書を、コンパクトに集中管理し、生きた情報としてスピーディに活用するには、ファイリング・システムが有効です。情報管理に差をつける効率的な文書管理方式を、今すぐ導入しましょう。文書用途に合わせて、ボックスファイルなども使用して保管する。ファイリングの仕方でオフィス環境が変わる文書がないオフィスはありません。どこのオフィスでも、それぞれのやり方で文書管理を実施しているでしょう。「何年も前の文書が収納スペースを占有している」、「同一文書を何人もが重複して保有している」、「ファイリングのルールが決まっていない」、このような状況が少なからずあるのでは?時間の経過とともに増え続けるオフィス文書。この文書をコンパクトに集中管理することで、生きた情報として活用しやすい環境をつくり、さらにオフィスの美観を向上させる。それを実現するのがファイリング・システムの考え方なのです。文書に流れを作って管理するファイリング・システムの基本は、「文書に流れを作って管理する」こと。この流れをシステムとしてルール化し、文書をオフィス内に滞留させないことがポイントです。「保管」とは、日頃オフィス内で利用する書類を、使いやすくファイリングすること。一定の保管期間を経て使用頻度が少なくなったら、書庫室などに移して管理するのが「保存」です。定められた期限を過ぎた文書は順次「廃棄」します。この流れをシステムとして実施することにより、オフィス内の収納は常に使いやすく保たれ、環境の悪化も防ぐことができるのです。スペース性に優れたファイリング方式を採用することです。そこでおすすめするのが「フォルダー」を使うファイリング方式です。フォルダー・ファイリングには、バインダー方式と比べ多くの利点があります。文書を挟み込むだけなので、コピーや廃棄がラクにできます。バインダーに比べて、フォルダーは挟み込むだけ(2)薄型で省スペースファイルする文書量に比例して厚みが増減するので、無駄なスペースを取りません。フォルダーは背幅が薄い(3)見出しやガイドで一覧できて探しやすい見出しの一覧性に優れているので検索しやすい。フォルダーは細かい見出しを一覧できるファイリングした書類は、ボックスやキャビネットに使いやすく収納することで、「保管」の第一段階は完了です。オフィスの文書には、分厚い資料や帳表類、大きな原図など、フォルダーでは管理しにくいものもあります。それらは他のファイル方式で管理することになりますが、基本的には一定のルールに従って保管することが重要です。ルールに従って文書を管理するファイリング・システム。基本はとてもシンプルです。快適なオフィス環境と業務の効率化を実現するために、文書のスリム化計画を、さっそく始めてみませんか。オフィスに関するお問合せはイトーキオフィスゲートにお任せください掲載の事例を参考にした、レイアウトや家具の購入など、オフィスに関するお問合せは、イトーキオフィスゲートへお気軽にお問合せください。(相談・見積もり無料)※お客様にてパートナーをご指定いただくことも可能です。-を掲載いたしました。(2015/12/08)オフィスの内装や家具に木のデザインをとり入れてみませんかを掲載いたしました。(2014/11/07)ページリニューアルいたしました。(2012/12/03)簡単に始められるCO2削減対策を掲載いたしました。(2012/02/07)特集:今から始めるオフィスの節電対策を掲載いたしました。(2011/09/09)オフィス物件検索のアットホーム様にご提供いただいている「全国のオフィス物件を検索する」が新しくなりました。(2011/07/22)(株)メーベル【大阪府】の紹介ページを更新いたしました。大阪本社様の事例を掲載いたしました。(2011/01/14)(株)メーベル【大阪府】が手がけたO社様の事例を掲載いたしました。(2011/01/14)オフィスづくり情報にオフィス用語集を掲載いたしました。(2010/09/03)特集:大学図書館とラーニング・コモンズを掲載いたしました。