レクチャーなしで始められる「使いやすさ」が魅力。【効果】クラウド化でサーバー管理の手間が減り、本業に集中できるように。大阪長居スタジアム、東北電力ビッグスワンスタジアムなど、全国の名だたる競技場・スタジアムに納品実績があり、業界では広く知られた企業です。経営理念は、「スポーツに関わる全ての人にとってよりよい製品を」。安全や環境に十分配慮しながら、気軽に健康をはぐくめる社会作りに貢献しています。皆さんの周りにも、ルイ高様が手かげた製品があるかもしれません。福岡には営業所を、川口には商品センターを展開しています。NEOの前身である「iOffice」を導入しました。それ以来、長きにわたってdesknet’sをご愛用いただいています。1.【導入】拠点間の情報共有をスムーズにするため、十数年にわたって愛用中。NEOの前身「iOffice」を採用したのはなぜですか?以前は、本社と拠点間で連絡を取り合う際に電話とFAXでやりとりをしていましたが、あまりに能率が悪いと感じていたのです。そのとき、当社の基幹システムを納入しているベンダーさんが、たまたまiOfficeのユーザーだと知りました。実際に使っている方々から便利さを聞き、当社でも導入。それ以来、ずっとdesknet'sを使っています。各拠点で働いているのは、それぞれ何人くらいですか?東京本社で働いているのは20人あまりです。各支店・商品センターはそれぞれ3~4人で回していますが、関西支店は担当エリアが広いので12人ほどいますね。全従業員の半分ほどは営業スタッフ。外勤の営業スタッフは、出張で外を飛び回る機会がたくさんあります。クラウド版に切り替えたのはなぜですか?当時は社内サーバーが老朽化し、入れ替えを検討していた時期。新しいサーバーに切り替えると、機器の購入費が必要ですし、サーバーを管理する手間も引き続きかかります。そこで、それまで使っていたパッケージ版からクラウド版に切り替えることに決めました。クラウド版は1ユーザーあたり月額400円という価格なので、十分に手頃だと感じましたね。クラウドサービスに対して不安はありませんでしたか?経営層からは、「データをネット上に置いて大丈夫なのか?」と心配する声も聞こえました。事実、経営情報などを扱う基幹システムは、今でも社内サーバー上で運用しています。グループウェアには業務が完全に止まってしまう様なシビアな情報は入っていません。クラウド版では専任スタッフがサーバーのメンテナンスをしてくれるので、システムダウンなどのリスクが少ないなど、メリットの方が上回ると判断しました。2.【採用】新入社員もレクチャーなしで始められる「使いやすさ」が魅力。クラウド版に切り替えるとき、他サービスは検討しませんでしたか?いや、基本的に他サービスへの乗り換えは考えませんでしたね。これまで蓄積してきたデータを、そのまま引き継ぎたかったことが理由の一つ。NEOの「使いやすさ」でした。NEOのアカウントを設定すればOK。後は特別なレクチャーなどは必要とせず、「分からないことがあったら、私に電話してもいいし、周りの先輩に聞いてもいいですよ」と伝えるだけです。NEOを使いこなしています。ユーザーインターフェイスが優れているから、説明されなくても直感的に使えるんですよね。NEOでは文書管理機能をフル活用しているとか?はい、とても役立っています。当社はISO9001の認証を得ており、規定に基づいてさまざまな書類を、本社や各拠点で共有する決まりになっています。年に数回は「手順書」を差し替えることがあるのですが、以前なら必要なページを全て印刷し、各拠点にFAXで送信して、ファイル中の該当ページを手で入れ替えなければなりませんでした。NEO上で更新するだけで、すぐに全拠点で最新情報を共有できます。ほかに重宝している機能はなんでしょうか?ワークフローもいいですね。私は関西支店勤務ですが、直属の上司は東京本社で働いています。NEO経由で送り、承認が得られるのは便利です。設備予約機能は商品サンプルの持出管理に利用しています。当社では、サッカーやラグビーゴールの一部を切り出したものを営業先に持参し、説明を行うことがあります。した商品サンプルは数に限りがあるため、「誰が、どの期間、どこに持ち出しているのか」が一目で把握できるようになったのにはとても助かっています。離れている拠点同士のコミュニケーションはどのように行っているのでしょう?電子会議室を利用していますよ。当社の営業部門では、外回り中心のスタッフと、電話営業中心の内勤スタッフがペアを組んで仕事をしています。外勤のメンバーはときどき集まることがあるのですが、内勤者が顔を合わせる機会はなかなか作れません。そこで、電子会議室に内勤スタッフだけがアクセスできる場を設け、そこでやりとりできる仕組みにしています。お互いに励まし合ったり、ベテランが若手に仕事のノウハウを教えたりしているようですよ。3.【効果】クラウド化でサーバー管理の手間が減り、本業に集中できるように。クラウド版に切り替えて、鍜治さんの仕事に変化は?出張が減りました。NEOサーバーの面倒を見るため、関西から足を運ぶことがありましたが、切り替え後はその必要がなくなったのです。その分、時間や費用が節約できています。ほかの業務に集中できるようにもなりました。私は社内で唯一の「SE担当」として、基幹システムの世話からマウスパッドの手配までこなさなくてはなりません。総務部の一員としての仕事も担当しています。したサーバー管理以外の仕事に多くのパワーを振り分けられるようになったのは、大きなメリットですね。NEO利用は禁じているそうですね。NEOにアクセスできると便利だとは思います。セキュリティ面の懸念が解消できるまでは、時期尚早だというのが当社の判断です。いずれはルールを整備し、スマホなどでも使えるようにしたいと思っています。今後、使いたい機能は?設備予約機能では、商品サンプル管理に加えて会議室の予約管理も行っていきたいですね。あとは、なんと言ってもモバイル対応です。NEOを使えるようにするのが、今の課題ですね。NEOをクリックして予定を書き込んでいます。ところが十数年前は、月・週ごとに営業予定表を作成し、上司に提出していました。NEOを使わず昔のようなやり方に戻すことにしたら、皆、文句を言うでしょう(笑)。今後もさらに使いやすさを磨いて、当社の仕事を楽にしていただければと思います。NEOのすべての機能を無料体験ご活用中の機能と使い方スケジュール営業などの予定が入ると、すぐにカレンダーをクリックして記入。アイコン表示を併用することで、他拠点にいるメンバーのスケジュールも直感的に把握できる。数に限りのある商品サンプルの持出予約に活用。出張の場合には利用期間も長くなるが、誰が、どの期間、どこに持ち出しているのかが一目瞭然。ウェブメール社内のやりとりに使用。簡単なやりとりは他のチャットサービスを使うこともあるが、ログを残す方がいい場合は、ウェブメールを使うことにしている。申請書の提出・承認に使用。同社では、同じ部門の直属上司がほかの拠点で働いているケースもあるため、ネットで申請業務ができるのはとても便利。文書管理ISO9001関連の文書を管理するのに大活躍。以前はさまざまな書類をわざわざ印刷し、FAXで送って各拠点で共有していたが、今はネット上ですぐ処理できる。回覧・レポート営業レポートなど、全社員で共有すべき重要案件は回覧・レポート機能を使って送信。質問に先輩が答えたログを、ずっと残せる点が便利。○○のやりとりに書いてあるよ」と案内できる。クラウド版に切り替えたことでサーバーを管理する手間もなくなり、総務兼任の社内SEとしては、さらに楽になりました。あとは、ミスで消してしまったフォルダやファイルを元に戻せる機能を加えるなど、さらにブラッシュアップを続けてほしいですね。活用事例集をダウンロードする無料でお試しすべての機能は今すぐ無料で体験できます。クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。30秒の簡単入力!無料お試しはこちらインストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。特長や具体的に使えるアプリケーションの機能をご紹介します。価格・購入クラウド版は1ユーザー400円から、パッケージ版は5ユーザー39,800円からご利用可能です。実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。