情報がすぐに手に入る環境を実現し、利用も浸透。印刷する導入前の課題(1)社員の予定が分からず、スケジュール管理に手間取っていた社員の約4割は営業担当で、お客様と“夢の一軒家”を設計する打合せを何度も行う為、外出が多い。営業マンの外出予定の把握が困難であったほか、社員や役員の予定が把握できずにスケジュール調整に手間取った。打合せのスケジューリングの際には受付まで確認に行かなければならず、時間の調整も面倒であった。ノートは空いている時間を確認するのに見づらい為に不便であった。モデルハウスやハウジングギャラリーなど、他拠点の設備を予約する際には非常に手間がかかっていた。(3)社内文書は拠点ごとに紙でファイリング他支店の資料が必要になった際にすぐに入手することができなかった。コピーして回覧していた。通信費がかさむ他、社員全員に情報が行き渡ったのかどうかを確認する方法がなかった。外出中の営業マンから自分宛の伝言を確認して欲しいという問合わせの際に本人のデスクまで移動してノートを確認するという手間が発生していた。回覧文書は紙ベースで回されていた為、不在の社員が多いと全員が閲覧するまで何日も掛かる場合が有った。教育を行い、なるべく導入の温度差を作らないよう、約1週間強で全社運用を開始。使い方が分からない時には社内ヘルプデスクにて対応。電話とパソコンのリモート操作による操作手順の説明を行い、ユーザーレベルの均一化を図った。500ユーザーで全社的に活用。Editionにバージョンアップ。社員をユーザーとして登録した以外にも拠点・部署ごとの仮想ユーザーを作成。スケジュール機能で全社や各拠点単位のスケジュールを管理。部署毎の予定やフェア、イベント(地鎮祭・上棟式)などの予定を誰もが共有できる様にした。社内の備品は設備予約機能で管理。各設備の利用状況が一目で分かり、例えば住宅フェアのスケジュールと同時にプロジェクターやマイク・スピーカーを予約するなど、スケジュールを組む上で利用の効率化が計られるようになった。(2)連絡スピードが格段にアップ、確認状況も把握でき確実な情報伝達が可能に社内のお知らせは全て回覧板機能を利用。全社通知だけではなく、ワーキンググループ単位でも利用している。モデルハウスの来場者数報告など、全体で多い日には1日に100件以上の回覧板が登録されるほど多く活用している。レポート提出機能は確認されると提出者に返信される為、確認コメントをきちんと閲覧したい営業日報等に利用するなど回覧板と使い分けている。伝言・所在機能の新着情報は通知メールの活用で外出中の営業マンも携帯電話から確認できるので鮮度の高い情報共有を実現。お客様へのレスポンスも向上した。お客様のメールを残さないよう個人情報保護法にも対応。クライアントマシンが不調の際もメールのデータは残る為、大切なお客様とのやり取りの内容が守られるようになっている。以前は製本して配布していた施工に関する技術文書や、各支店の書類は文書管理機能に登録。最新の書類がすぐに閲覧できるようになった。アクセス権の設定により、誰でも閲覧は可能だが変更や削除は担当部署のみ可能となっている。グループウェア導入に伴い紙による情報の回覧は一部印刷物を除き廃止。トップ画面を社員それぞれが頻繁にカスタマイズを行うなど、パソコンが苦手だった社員も積極的に利用するようになった。データを他システムとの連携させての二次活用や、蓄積された情報を更に有効活用していく為にナレッジマネジメントシステムとの連携などを考えている。活用事例集をダウンロードする無料でお試しすべての機能は今すぐ無料で体験できます。クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。30秒の簡単入力!無料お試しはこちらインストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。特長や具体的に使えるアプリケーションの機能をご紹介します。価格・購入クラウド版は1ユーザー400円から、パッケージ版は5ユーザー39,800円からご利用可能です。実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。