生活に役に立つお役立ち情報を発信しています。仕事に追われる毎日、こなしてもこなしても重要な仕事や緊急度の高い仕事が次々と舞い込んでくるのではないですか。DOリストを活用している人も多いかと思います。DOリストは項目を並べただけだったり、その日やるべき事を羅列したりするだけのものが多いと思います。DOリストを作れば、もっと効率的に、そして計画的に仕事を進めることが出来るはずです。DOリストの作り方について解説してみます。DOリストの具体的な作り方については次の項で説明します。DOリストを作っても、単なるメモ、備忘録ではつまらないです。仕事をする場合には優先度や重要度を加味する必要があります。仕事に緊急度と重要度を付ける仕事や雑用には緊急度と重要度があります。部長から「大至急この書類を探してくれ」といわれれば、実際はどうでも良い内容かもしれませんが、取り敢えず他の仕事を後回しにして、部長から指示された書類を探す必要があります。逆に、2週間後に行う大切な顧客へのプレゼン資料の作成は、緊急度はあまり高くないけれど、重要な仕事の場合があります。多忙な毎日を過ごしているとどうしても、緊急の仕事を優先してしまい、重要な仕事が後回しになって結局時間切れギリギリになってから重要な仕事を、やっつけ仕事でやってしまうという場合もあります。「切羽詰まれば、意外に力を発揮出来るんだ、ていうか自分は結構能力あるかも」みたいに勘違いしている人もいますが単に時間配分やスケジュール管理が出来ていないだけでやっぱり重要な仕事はそれなりに、時間をかけてしっかりやった方ができばえは良くなるはずです。・緊急でもなく重要でもないそのうちにやっておけば良いこと重要で緊急な仕事は最優先でやらなければ行けないのは分かっていますが重要ではないけど今すぐ対応する必要がある案件がある中にどうやって緊急でないけど重要な仕事を潜り込ませるかということが大切になってきます。DOリストのキモになります。DOリスト作成方法について具体的に解説します。修正したり、見やすく作りかえるようにしてください。エクセルは2010バージョンを使用して説明しています。項目の入力まずは項目を入力します。優先度:優先度として数字を入力、数字が少ないほど優先度が高くなります。DOリスト)を管理するものですから日にちを入力します。DOリストを作るとして項目の欄に4/1(または4月1日)と入力します。その下の欄に「=C4+1」(C4は4月1日と入力したセル、セルをクリックするだけで入力されます)と入力すると4月1日の下が4月2日と表示されます。この状態で4月2日のセル(C5セル)をコピーして下の方にコピペします。すると連続される日にちが入力されますがこのままだと、数式が入っていて、場所を入れ替えると数値(日付)が代わってしまいますから一度全体を選択し、コピーしたあとそのままもう一度、今度は「値のみ貼り付け」を選択し貼り付けますこれで数式(前のセル+1)ではなく日付そのものが入力されます。毎回日付を入力していると面倒なのでまとめて入れた方が良いと思います。今、入力した日にちは毎日の区切りになりますから、分かりやすいようにセルに色を付けておきます。日にちに優先度の値を入れる日にちが入ったら、今度は左側の優先度の欄に数字を入れていきます。DOリストが出来上がったあと、優先順位を入れ替えるためにソートするときに使用します。分かりやすいように日にちは10刻みで入れていきます。日にちを入力したときと同じようにB4セルに10を入力すぐ下のB5セルには数式B4+10を入力しその下のセルにもコピペします。先程と同じように数値が変動しないように一端コピーして「数値を貼り付け」で数値を確定します。毎日行うデイリーワーク例えば日報の記入や、毎日行う発注伝票の記入や送付などをまとめて入力しておきます。1日分記入し、適当に何日か分をコピペします。毎日の仕事の優先度に合わせて1桁台を決め(11とか、15とか下一桁でその日の中での優先度が決まります)先程と同じように+10加えていくようにします。その他)を常時表示するようにした方がよいでしょう。休日などでそもそもデイリーワークがない日もあるかと思いますが、休日を除外して入力するよりも、入力したあと削除した方が作業は楽だと思います。DOリストを入力し優先度などを入力します。まとめて入力した方が、面倒がありませんがあとから、入力しても問題ありませんソートしますから順番は思いついた順番で良いです。DOリストが並べ替えられます。その他を全て選択してソートしないと項目と緊急度や重要度がバラバラになってしまいますので、必ず表右側の「期限その他」までの欄を範囲指定してからソートするようにします。毎日新たな仕事が入ってきますので必要の都度、項目を追加していきます。項目を挿入しようとするところに、必要な行数だけ選択し、右クリックでセルを挿入します。挿入時、下方向にシフトを選ぶこと(以下のセルを下方向に移動します)注:コピー機能が作動中は「挿入」機能が使えませんので、一端関係のないセルなどに文字を入力(削除)するなどしてコピー状態を解除してください空いたスペースに追加の項目を入力します。DOリストの優先度を決めなおして、数値を変更してソートをかけます。場合によっては日付をまたぐ優先度の変更も有るかもしれません。見ても当日これはやりきれないと判断して、翌日に優先度の低い作業を回したり状況の変化で、来週やるつもりだった項目を前倒しにすることもあるでしょう。終わった項目は一目で分かるように完了した項目は優先度を0にしてその列のセルに色を付けて一目で分かるようにします。優先度を0にすることでソートすれば、上の方にまとめて詰めた形で表示されます。色を付けることで、仕事をやった感、終わった感がでれば達成感も出て、仕事に張りも出てきます。注:当日になったら最初に日付の優先度を0にしておきます。行の頭に日付を持ってくることで、その業務が何日に終わったかあとから確認出来るようになります。まとめ業務が錯綜してくると、どうしてもやり残しややり忘れが出て「しまった」ということになりがちです。DOリストをしっかり管理することで、当日ばかりでなく、先のことも見通せるようになり週末にはやりきれないほど業務が待ち構えていると分かれば、あらかじめ前倒しで作業を進めておくとか可能であればスケジュールを調整して、あらかじめ先送りしておくということもできます。周りや上司からの受けも悪くなるということになります。DOリストを使う事で、仕事の効率もアップ、やり残しも無くなります。仕事や勉強を始めようとするのだけれどもどうしても気が散ったり、気になる事があってなかなか集中できない時があります。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。