>RSS榊巻亮の『ブレイクスルー備忘録』プロジェクト、笑い、学び、心に響いた一言。成長のキッカケ書き留めます。会議を変える8つ基本動作>で「会議の4つのフェーズ」と「会議を変える8つのコツ」の全体像について触れた。今回からは8つのコツを1つずつ解説していきたい。目からウロコが落ちるような派手さはないが、どれもこれも、地に足が付いた"本当に必要なこと"ばかりだ。「うーん、なんかモヤモヤするなぁ」と感じた事があるはずだ。混沌とした会議ではよく起こる。何かを決める為の会議でこんな状態になったら致命的だ。すれば良いか?答えはシンプルだ。会議終了時に、決まった事とやるべきことを確認すればいい。普通に考えると至極当然のことだが、多くの会議では全く実施されていない。なんだ、そんなことかよ・・・、と思ったそこのあなた。この記事はあなたのような人のためにある。「決まったこととやるべきことを確認する」。言われれば当たり前のことだが、ちゃんとやっている会議は驚くほど少ない。やった方がいいのは自明なはずなのに、なぜか実施されない。会議をなめているとしか思えないが、確認することの有用性、重要性をきちんと理解してもらいたい。普段、確認ができないのか?大きな理由の一つは、「そんなことイチイチ確認して、お前聞いてなかったのか?」などと言われるのが嫌だからだ。・話を聞いてなかった人がいるかもしれない・決まったことを勘違いしてる人がいるかもしれない・決まった事を忘れてしまった人がいるかもしれない(実際にかなりな確率でいる・・・)最後に決まったことを確認するだけで、会議の結論を誤解なく全員に染み渡らせることができる。確認するのは自分のためではなく、その場にいる全員のためにするのだと考えてもらいたい。ポイント1:極力「下手」に出ることとは言え、会議の終わりに発言するのはちょっとハードルがある。そんな時は手を上げてこう言えばいい。「私の理解が合っているか確認させてもらいたいんですが・・・、今日決まったことは、これとこれで、やるべきことはこれ、と言う認識であってますか?」これくらいなら、会議の末席に座っている若手だって発言出来るハズだ。「決まったことがあやふやですよね?」とか「何も決まってないじゃないですか」など、上から目線はだめだ。主催者のプライドを傷つけないように。バカな振りをして確認するくらいでちょうどいい。これで「黙ってろ!」と上司に怒られるならその会社は辞めたほうがいい。ポイント2:「決まってないこと」も合わせて確認する決まったことの裏には、決まってないことや次回の会議で決めることもあるはずだ。これも合わせて確認すると抜け漏れがなくなる。決まっていないことの方が重要であることもあるだろう。「決まったことはコレ、決まってないことはコレ」と確認するだけだ。ポイント3:やるべきことは「担当者」と「期限」を合わせて確認するやるべきことが決まっていても、この2つが決まっていることは稀。これが不明確だとやるべきことは実行されない。誰が、いつまでにやるか?必ず確認しよう。ある会議での実話ちょっと実例を見てみようーー。とあるプロジェクトでのこと。会議も終わろうかというタイミングでこんなことが起こった。私の隣には、最若手のメンバー高野氏(26才)が座っていた。彼は熱心にメモを取っていた。思い切って、"決まったこと"を確認しちゃいましょうよ。あ、皆さんすみません。色んな議論をしてきたので、最後に高野さんから決まったことを確認して貰いたいんですがいいでしょうか?」その他の参加者「おー?いいよ。「すみません...じゃあ確認させてください...。決まったことはxxと△△。保留になっているのは□□、だと思うんですが...あってますか?」その他の参加者「うん。全員が出て行った会議室で高野さんは、頭を掻きながら言った。結局、私の理解であってましたね。