利用形態パッケージ版<この事例のポイント>【導入】スケジュールや営業車の管理を効率アップしたかった。稼働率が大幅アップ!情報共有が進んで業務効率も改善できた。印刷する自動車やコンピュータ、各種電気製品に使われる「コネクター」や「圧着端子」などの販売、「ワイヤーハーネス」の製造・販売を手がけるのが東栄端子様です。電機メーカーや配電盤メーカー、商社などが主な取引先となっています。された商品は、全て対応する」をモットーに、多彩な顧客ニーズに応えている企業です。世界的なコネクターメーカーであるモレックス社(日本法人・日本モレックス合同会社)の日本代理店としても、広く知られています。東京本社以外に、名古屋、大阪にも営業所を展開。向上を通じて、迅速な顧客対応を実現しています。2004年にはISO14001も取得済みです。2010年頃までは、従業員のスケジュールなどをアナログ式に管理していました。これらをITの導入によって業務改善したいと、以前から考えていたそうです。1.【導入】スケジュールや営業車の管理を効率アップしたかった。以前は、アナログなやり方でスケジュールを管理されていたそうですね。営業スタッフなどが外出する際に、ホワイトボードに行き先と帰社時刻を書き込む仕組みでした。そのため、不在者に電話が入ると、受けた人がわざわざホワイトボードの近くまで行き、予定を確認しなければならなかったのです。ホワイトボードの記入欄は限られていますし、営業スタッフは多忙。そこで、1日に何件も外出するときは行き先を略して書く人が多かったのですが、別部門の人に意味が通じないこともよくありました。営業で使う車の管理にも悩まれていたとか?そうです。社内には7台ほどの営業車があるのですが、以前は、遠方のお客さまを担当しているスタッフが1台ずつ管理していました。他のスタッフが車を使いたいときは、各担当者に直接交渉をしなければならなかったのです。営業スタッフは外出がちなので、顔を合わせて話せるチャンスは意外と少ないもの。ある車が使えなかったら、今度は別の担当者に交渉しなければなりません。言って、かなり不便でした。した課題を解消するため、どうされたのでしょうか?まずは、社内の情報共有を進めることが大事だと思いました。そこで、無料のグループウェアを導入してみたのです。ところが、問題が多かったですね。困ったのは不具合でした。外出予定を入力しても、他のメンバーには共有されないなどのトラブルが何度も発生。無料の製品・サービスには限界があると痛感しましたね。そこで、十分なサポートが期待できる、有料のグループウェア導入を検討し始めたのです。どのような方法で、導入するグループウェアを絞り込んだのでしょうか?コストや機能はもちろんチェックしました。多くの企業で使われているということは、それだけ優れているということでしょう。多くのユーザーに使われる中で、よりブラッシュアップもされているはずです。NEO(※導入時は前身製品のdesknet'sスタンダード版)に多くの採用実績があることは、かなりの安心感をもたらしてくれましたね。導入前に、サービスの試用はされましたか?ええ。NEOと、もう1つの国内系グループウェアを試しました。方が優れているという結論に達したのです。情報を集めても、実際に触れてみなければ使い勝手は分かりません。テスト導入をし、そのサービスが自社に合っているのか、本当に使いやすいものか確かめるべきですね。NEOの導入は、スムーズに進んだのでしょうか?そうですね、コストも機能も社内用件を最も満たしていたため、導入前の稟議は問題なく通りました。無料グループウェアの導入経験があり、ITを使った情報共有の大切さが社内に浸透していたので、取締役会でもすんなり認められたのではないかと思います。環境構築後は、社内で多少のユーザー教育を行いました。NEOは直感的に使える部分が多いので、それほどの時間はかけずに済みました。3.【効果】営業車の稼働率が大幅アップ!情報共有が進んで業務効率も改善できた。導入後、営業車の使い方は変わりましたか?大きく変わりましたね。NEOで管理することで、各営業車がどのくらい使われているのか、一目で分かるようになりました。時には、数日間も使われていない車もあることが発覚。そこで、社内で「営業車はこんなに空いていますよ。使ってみてください」と伝えました。NEO上でどんどん予約を入れ、営業車の稼働率は飛躍的に高まったのです。今では、ムダな「空き車両」はほとんどなくなりましたよ。NEOで管理して、いかがでしたか?皆が予定を公開することで、互いに協力しあう環境が整いました。当社では、お客さまや工場などとの間で、小ロットの荷物を運ぶ機会がよくあります。そんな時、以前なら営業担当者がわざわざ出向いたり、運賃をかけて配送したりする必要がありました。NEOで他の人の予定を確認し、そのお客さまや工場に行く人がいたら、「ついでにこの荷物も運んでください」と頼めるのです。ムダなコスト・手間をかけずに済みますし、お客さまと実際に顔を合わせることで、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性もあります。他にはどんなメリットがあったのでしょうか?文書を共有することで、書類作成の効率がアップしました。以前は、各営業担当者が独自に見積書などの書類を作っていたものです。ところが今は、必要項目をきちんと盛り込んだフォーマットを、「ひな形」として利用できるようにしました。おかげで、各担当者は簡単に書類を作成できますし、必要な情報の記入漏れなども減ったと思います。お客さまからの問い合わせ状況や営業担当者などの情報を公開・共有することで、同じ取引先に別の営業担当者がアプローチする危険性を避けたり、お客さまに関する多彩な情報を一元化して取引拡大に役立てたりすることもできています。NEOをどのように活用されるご予定ですか?近い将来、出張申請などを「ワークフロー」機能を使ってペーパーレス化しようと考えています。大阪営業所では実験的に導入し、使い勝手を試しているところです。その中で業務効率アップにつながる運用法などが見つかれば、全社に広げていきたいですね。新たなやり方をいきなり全社的に導入するのは、リスクがあります。一部の拠点・組織で試験的に始めてみるのはいかがでしょうか。うまくいくのを確認してから全社的に導入する方が、スムーズに進むのではないかと思います。NEOのすべての機能を無料体験ご活用中の機能と使い方スケジュールほとんどの従業員がスケジュールを公開。