■まとめ「働き方改革」という言葉はニュースでも盛んに流れています。多くの企業でも「働き方改革」を旗印に、様々な施策が動いています。実際に導入されたRPAの事例を軸に紹介していきたいと思います。■大手外食企業が進める“働き方改革”●社会全体が人手不足2018年現在、社会は空前の人手不足と言われています。その理由の1つに少子高齢化があります。見ると、2010年以降急速に生産人口が減っていることがわかります。働く人が減っているのです。企業は人の採用が難しくなっている現状があります。●外食ってブラック?外食業界は、他の業界と比較しても、人手不足感は際立っています。「給料が安い」「労働時間が長い」「休めない」というイメージがあることも原因の1つです。安い」はイメージ先行かもしれません。高くはないかもしれませんが、大手外食チェ-ンの正社員であれば、問題なく家族を養えます。外食業界のもう1つの問題点は、大手含めて利益率が少ない会社が多いということです。大手外食チェーンは軒並み1桁台の利益率だということがわかります。この為、社員を安易に増やせる状況ではなく、その少ない正社員と多くのアルバイトやパートなどの非正規人材によって成り立っている現状の中、その少ない正社員は、事務作業などの非付加価値業務に追われているという現状があります。・外食産業は人手不足だが、給与を高く設定することが困難な為、採用難である。・社員には仕事の負荷が重くのしかかっている。上記を改善させるべく、今回のプロジェクトが始まりました。※このプロジェクトの内、RPA導入に関するシーンを切り取っています。●店舗はどれだけ事務作業をしているのか?シフトの作成、レジ締め作業、本部への売上報告書の作成、クレーム報告書、発注作業など多数の事務作業があります。1日の内、3割が事務作業という結果でした。)・クレジット・電子マネーといった売掛が多種に渡ります。専属の社員を多数用いて、既存のシステムとエクセルで日々確認しています。■RPA導入の流れ●業務フローの確認と現場ヒアリングRPA導入において、大事な点は、業務フローがキチンと整備されていることです。整備されていたとしても、業務フローには記載されていない業務は必ずあります。担当者にヒアリングをして、必ず業務を確認しましょう。<注意点>RPAは、あらかじめ決めた業務を行ってくれるロボットです。臨機応変な対応は出来ません。イレギュラー業務が発生するのであれば、そのパターンを全て網羅しておく必要があります。逆に網羅出来ない業務が発生する場合、RPA導入はお勧め出来ません。●業務改善案を練る(コンサルの方のみ)たとえ大企業といえども、そもそも必要なの?という非効率な業務は必ずあります。何のための業務なのか、誰が必要としている業務なのか、という視点で案を練りましょう。<注意点>RPAに置き換えるという視点では無く、業務がどうあるべきかという視点を持つことが重要です。ほとんどの場合RPAは必要ないかもしれません。10数個のRPAツールが存在しているようです。最終的には、以下の2つが候補となりました。販売元:NTTデータ国産型RPAツール。デスクトップ型のPRA。フローの作成画面などのUIがわかりやすい。小規模業務を得意としている為、中小企業でも導入しやすい。販売元:RPAテクノロジーズRPAツールの大手。サーバ型とデスクトップ型の2つから選ぶことが可能。実績が豊富であり、ほとんどのバグや不具合は解消されている。価格面から大企業向き。この内、「BizRobo!」を選ぶことになりました。販売元であるRPAテクノロジーズからではなく、某大手ベンダ経由になります。理由としては、以下があります。・将来の拡張性を考えてのこと。検証を重ねてRPA業務の対象範囲を今後広げていきたい為。・ベンダを経由することで、RPAのフローの書き方などのコンサル支援を受けることが出来る。値段が高くなることがネック。<注意点>「BizRobo!」は、提供元会社であるRPAテクノロジーズ以外にも、ソフトバンクやリコーなど様々なベンダがソリューション(RPAコンサル含め)として提供を行っております。2018年現在では、どのベンダを利用したとしても大きな違いはありません。ベンダ各社はRPA導入に関するノウハウを蓄積し始めたばかりであり、ソリューションの中身はどこも似たようなものです。●システム環境の確認サーバ型RPAなのか、デスクトップ型RPAなのかという違いはありますが、RPAはシステム環境が変わっただけで、不具合を起こす可能性があります。<注意点>RPAは、GUIが少しでも変わっただけで不具合を起こします。サーバやPCなどは、担当者との情報共有はしっかりとしておきましょう。●RPAの設定を行うRPAのフロー作成自体は、ものすごく簡単です。一度、操作方法さえ覚えてしまえば、ITに詳しくない人でも問題なく設定することが可能です。●今回は、スクリプトが必要になるなどの難しいRPA業務は導入しませんでした。複雑な業務に対してRPAを使う場合は、スクリプトなどでのプログラミングが必要となります。<注意点>フローは粒度をとにかく細かく書く記述する必要があります。→「本文の入力」→「送信ボタンの押下」→「OKボタンの押下」などです。●RPA動作開始と検証RPAが動作開始後は、動作と結果がしっかりと想定通りなのかどうかを確認します。他ソフト(Excelなど)との連携状況もしっかりと確認します。想定業務外の事態が発生、既存のソフトウェア(たまにしか動かないソフトなど)がRPAを邪魔してしまう事態が発生する可能性があります。常時監視する姿勢が必要です。<ポイント>RPAのナレッジは社内でしっかりと蓄積しましょう。RPAが出来ることの理解、RPAの障害パターンの把握が深まれば、より複雑な業務へと拡張させていくことが出来ます。【店舗】レジ締作業の時間短縮、【本社(本部)】エラー確認の時間短縮これまで、店舗はレジ締作業において、1日あたり30分~1時間を擁していました。その内、売上データの不備確認が多くの時間を占めていました。自動送信がエラーとなってしまいます。本社(本部)は毎日、そのエラーの有無の確認、エラーがあった場合の調査に時間を費やしていました。店舗、本社(本部)の2重チェック体制となっていました。自動送信にエラーが発生した場合は、その発生と発生理由を本社(本部)の担当者へ自動でメール送信されることになりました。店舗の作業が大幅に減ると同時に、本社(本部)も、メールによるアラートにのみ対応すれば良いということになりました。本社(本部)は、金券類やクレジットカード、そして電子マネーなど多種に渡る売掛の入金確認を行っています。様々な売掛先からの入金日は1か月の中で十数回もあり、これまでは、その照合チェックをエクセル上で行っていました。内部統制上での必要事項とも言えます。相違がある場合のみ、メールで担当者へ自動メール送信されるようになりました。対応されていませんでした。新たにシステム開発した場合との費用検討の結果、RPA導入にメリットがありました。店舗では、毎日の作業として、食材や備品(食器など)を、Web発注システムを使って発注作業を行っています。これをエクセルに発注内容を記入してメール添付することで、RPAが自動的に外部のWeb発注システムに登録することで、発注作業の簡易化という検討を行いました。食材は結構な頻度で変わる(例えば、エビでもインドネシア産エビが高騰の為、ベトナム産エビに代わるなど)為、RPAのメンテナンスが大変だということで、メリットを生み出すことが出来ませんでした。●断念事例2RPAが印刷を行う本社(本部)では、毎日の作業として、数百枚にも及ぶ法定帳票を印刷するという作業があります。それを深夜に自動的に行うことで、日中の印刷作業を無くすよう検討を行いました。そもそも法廷帳票を紙で保存では無く、データ保存とすることで印刷作業を無くすべき姿だという結論に至りました。既存業務をRPAに置き換えるという観点だけではいけないということに気が付きました。●RPAありきではダメRPAが出来ることは限られいます。RPA自体が何か新しい価値を生み出すわけではありません。回っている既存業務の改善がメインです。「既存のシステムを改修すればRPAではなくても対応出来る」ということです。既存の業務を改善する上でのソリューションの1メニューとして捉えるべきだと感じました。●社内コンセンサスの大変さ「RPA導入によってこれだけの効果が出ます」と言えば、経営層は喜んでくれます。RPA導入によって、仕事が無くなってしまう人がいるのも事実です。慣れ親しんだ業務が無くなることが嫌だという人もいるでしょう。とある店長は閉店後の売上データ不備確認でその日の業務を振り返ると言っていました。RPA導入は本社(本部)のみならず、店舗を含めた幅広い、且つ、丁寧なコンセンサス形成が必要です。●RPA導入により属人的な業務が減る会社の規模に関わらず、会社にはその人しか知らない業務という属人的な仕事があったりします。人によって業務の進め方にクセがあることも多いかと思います。RPA導入によって、業務が可視化され、また、業務の進め方もある程度統一されると感じました。この観点で言うと、効率化もそうですが、内部統制の面でも良い影響があるかと思います。■まとめ今回は、大きな流れでRPA導入についての説明をしました。RPA導入を考えている会社は、チャットボットなどの簡易AIの導入も同時に検討していることが多いかと思います。RPA導入担当者は、それらの他のプロジェクトを把握して、どのような連携が考えられるか、という視点を持っても面白いかもしれません。いずれにせよ、RPAはこれから発展していくツールです。RPAに関わることはあなたの社内はもちろん、市場価値が高まることは間違いないと思います。弊社では、RPA導入のご相談を承っております。RPA導入についてご検討の方は、東京ビッグサイトで開催されるRPA導入無料相談会に是非ご予約ください。