メール配信とランク付け機能が患者管理にとても役立っています。本日のお問い合わせお役立ち情報その他TwitterGoogle+お役立ち情報2016年11月22日メール配信とランク付け機能が患者管理にとても役立っています。今回は、医院のスタイルに合ったApotoolの使い方をされているルネス青山デンタルクリニック様のインタビューをお届けいたします。—まずはアポツール導入のきっかけを教えていただけますか。小林院長)患者さんに出すハガキ、アポイント管理などにおいて、紙で管理する限界をずっと感じていました。アポツールの前に別のメールシステムを使っていてそれなりに満足していたのですが、アポイントのクラウド管理をはじめ、さらなる問題解決を考えている中で、たまたまワールドデンタルショーに出展していたストランザのブースでアポツールを知りました。これを使って何ができるか考えたときに将来性を感じるシステムでしたし、ユーザーの先生のお話を聞いてもしっかりしたシステムだと思いましたね。煩雑な情報管理はヒューマンエラーを生みやすくなります。できるだけ情報を一元管理することと、ペーパーレス化をすることが課題だったのですが、それが実現できるシステムでしたので、西島社長や営業の方にいろいろと話を聞いて、最終的に導入を決めました。アポイントについても、直接私に来る問い合わせをコントロールできるようになったので楽になりましたね。ペーパーレスという点では今後は勤怠管理も改善したいと思っています。—我々はMFクラウドデンタル版(会計管理)はもちろん、今後はキングオブタイム(勤怠管理)とも連携できるようになりますので、院内の業務改善にお役立ていただけると幸いです。小林院長)それは良い取り組みですよね。—アポツールを知ってからすぐに導入されましたか?すぐではなかったですね。理由は、これまでに使っていたシステムがあったためです。お世話になった業者さんですし、より良いシステムに切り替えたいことをきちんと説明したかったので、しばらく期間をおいてアポツールに切り替えたかったのがすぐに導入しなかった理由です。—さて、アポツールでのデータ活用についてお聞かせください。スタッフの方とのmtgでマイページのグラフ類を共有するような使い方はされていますか?私の場合、欲しいデータがはっきりとしているので、まだマイページの活用には至ってないかもしれません。マイページにある3ヶ月推移のいろいろなグラフをスタッフにどのように理解してもらうかが大切です。キャンセル率が下がったのはどんな取り組みがあったからなのか、また逆にどのような取り組みが今後必要かなどについて、グラフを使ってどう考えていくか、ですよね、大事なことは。データ系というところでは、経営指標も考えなければなりませんが、これには財務的な視点も含めて総合的に判断すべきだと思います。—今後はインテリジェンスというオプションでさまざまなデータを取得していただけるようになるので是非ご期待ください。会計事務所や歯科コンサルが使うことも想定されていますよね。ご意見ありがとうございます。ここからは受付の神保さんと荒浪さんにアポツールの使用感についてお話を伺います。普段、便利に使っている機能などはございますか?アイコン活用をしていますね。VIP、遅刻が多い方、ハガキを送った方などの様々な属性を設定しているので、受付以外のスタッフが患者さんの対応をする時にも、状況を把握できて役立っています。—なるほど、ハガキを送った方にもアイコンをつけるのですね。コミュニケーションについて、もう少し詳しくお聞かせいただけますか。患者さんへのお知らせは、アポツールのメール機能をメインで使っていて、メール対象外の方にはハガキをお送りしています。リコールの方や中断の方に原則月1回お知らせをお送りします。当院では、月ごとの定期検診対象者のカルテ置き場が決まっていて、最近では役割分担を決めて、全体管理を受付が行い、患者さんの個別チェックを担当者が行うようにしています。担当者が個別チェックした結果、お知らせが必要な方がいたら、その情報を受付に集約して、受付が送信作業を行うという流れです。連絡しないと来なくなってしまう患者さんを担当者が把握して、全体の管理は受付という棲み分けを目指してこの取り組みを始めました。その他、衛生士さんや院長から指示を受けた方にも都度お知らせをお送りしています。—メール送信操作ですが、どのようにやってらっしゃいますか?今は各患者さんに個別で送信しています。アポツールは属性絞り込みで送信準備できるので、今後はそこも活用したいと思っています。—メールのテンプレートですが、どのようなものを準備していらっしゃいますか?治療内容に合わせたもの、定期検診用などいくつか作っていますが、いずれにしても「最近お口の状態はいかがですか?」というシンプルな投げかけを心がけています。中には治療が終わっていると思っている方もいらっしゃるので、まず来ていただけるようなニュアンスが伝わるように、というところです。—ルネス青山デンタルクリニック様は、とてもホスピタリティの高い医院様ですが、自動メールも組み合わせもいいかもしれませんね。ある設定をすれば、簡単に適切なメールを適切なタイミングで送信できる、というものです。カウンセリング後とか、ホワイトニング後とか、個別でお知らせが送信できるものですよね、使っていきたいです。—メール送信準備として重要なメールアドレス収集ですが、何か困っていることはありますか?患者さんとコミュニケーションとりながら、できるだけ取得するようにはしていますが、もっと多く取得できないかと思うことがあります。小林院長)確かにメールアドレスや携帯番号を伝えることを嫌がる方もいらっしゃいますが、そこは、「医院のシステムだから」という感じでどんどん集めていった方が良いと思います。—「当院では皆様に事前に予約の日時のお知らせをメールでお送りするシステムになっておりますので」と一言添えると取得しやすいと思います。小林院長)そうそう、そのくらいの感じで行った方がいいんです。—さて、荒浪さんは今年受付として入られましたが、アポツールを使えるようになるまでどのくらいかかりましたか?予約をとることについては、その日のうちに操作できるようになりました。未定登録のルールなど、院内のオペレーションを含めても一週間くらいでできるようになったかと思います。先輩に教えていただいた後は、実際に自分で操作してすぐに覚えました。—神保さんはいかがですか?PCが苦手だったのですが、私でもすぐに操作できました。誰が操作してもわかりやすいシステムだと思います。操作が簡単なので見よう見まねでみんなが使えるようになっていますね。—アポツールはどこでどんな風に使っていますか?受付、カルテ棚のバックスペース、滅菌スペース、院長室のPCでアクセスできるように設定していて、それ以外ではiPadも使っています。受付の1台は次回予約などの対面対応、カルテ棚のバックスペースではメール送信準備や受付対応中の際にサブで電話対応する時に使いますね。iPadはチェアサイド予約というわけではなく、院長にアポ確認する際に使います。—受付業務をされる中で、特に良い思われる機能はありますか?患者さん個別のページに表示される予約作成のための赤いボタンがとても便利で気に入っています。最後キャンセルで終わっている方にはキャンセル予約ボタン、未定登録の履歴の方には未定予約ボタンなど、患者さんの最終履歴に応じたボタンが出てくるので良いですね。これからは、患者ランクとメール送信をもっと活用していきたいです。全ての患者リストでランク別で絞り込むことができるようになっていますが、ランク絞り込みからのメール送信は当院に合った送信方法ですので。ランクの定義付けをして対象者にはランク設定していますが、メール活用イメージから逆に考えて設定してみるのも一つだと思っております。患者管理の意識の高い医院様ならではですね。本日はありがとうございました。患者さんとのコミュニケーションを大切にするルネス青山デンタルクリニック様。院長小林先生の医院コンセプト「オーケストラアプローチ」のサポートツールのひとつになればと思っております。通じて業務の効率化、簡略化を提案。予約管理システムとしてだけでなくコミュニケーションツールとしての同システムの可能性を感じており、カスタマーサポートスタッフとして医院の問題解決の一助になれるように鋭意努力中。予約管理から始める歯科医院経営の新しいカタチブログお役立ち情報メール配信とランク付け機能が患者管理にとても役立っています。ltd.,ページの先頭へ。