「女性専用店舗」と銘打った、お客様は女性だけ店舗スタッフも女性だけというユニークな店舗です。南東部、釧路支庁の中心都市です。人口は18万人、世帯数94000世帯。大きくは人口減少が進んでいる地域です。ウインドヒル様では日本情報クリエイトの製品をどう活用していますか。ウインドヒルでは2009年の創業と同時に『賃貸革命』を導入しました。弊社は広告宣伝に力を入れています。野立て看板・管理物件での現地看板のほか、テレビCM・釧路駅ビルへの看板・バス広告など、あらゆる手段を使って知名度向上に努めています。2012年の広告宣伝費用は1800万円。今後も釧路エリア一番店を目指して積極的に「攻めて」いきます。広告宣伝や営業などの「攻め」に専念するには、一方でオペレーションのシステム化など「守り」を固める必要があります。守りをおろそかにするとオーナーさんや居住者の不満・苦情を招くので結局は管理部屋数が増やせません。『賃貸革命』は、ウインドヒルの「守りの要(かなめ)」として活用しています。おかげさまで、2009年の創業時には500部屋だった管理部屋数が、2012年には約1500部屋、2013年には3500部屋と急拡大できています。釧路エリアの人口は減少傾向であり、不動産仲介業にとって事業環境は悪化しているといえます。そんな中、ウインドヒル様が管理戸数を急激に伸ばしているということは...はい。お察しのとおり、他店からウインドヒルへ乗り換えるオーナーさんが増えているのです。ウインドヒル様への乗り換えが増えているのでしょうか。私たちが「業界の慣習」よりも「お客様の満足」の方を大事にしているからだと思います。私は20歳の時に不動産業界に入り、14年間不動産会社に勤めた後、34歳で今のウインドヒルを創業しました。独立するとき考えたことは「不動産業界には無意味な慣習が多すぎる。自分はそれを打ち破ってお客様本位の会社を作ろう」ということでした。不動産会社の場合、どのお店でも商談カウンターがあって、その向こうに事務スペースがあって...、というレイアウトが一般的です。私は、会社員時代からこのレイアウトは繁忙期に来店するお客様はイヤがるだろうなと内心思っていました。カウンター型のレイアウトでは、なぜお客様はイヤに感じるのでしょうか。カウンター越しの商談の場合、休日など混雑時にはお客様同士が隣り合うことになります。なれば隣の商談の内容が漏れ聞こえることもあるし、ということは自分の商談の内容も隣に聞こえるということだし、そうして聞くとはなしに隣の商談を聞いていると、何だかトントン拍子に話が進んでいる様子で...。自分の方はなかなか良い物件が見つからない...。私がお客様だったら、こんな状況は気分が悪くなります。「カウンター型レイアウト」では、カウンター越しには職員の事務スペースがあって来店したお客様から丸見えですが、あれも何だかおかしい気がします。普通の会社なら商談用の応接スペースが別にあって、そこで落ち着いて話せます。不動産屋の場合、バックヤードが丸見えで、時には家賃督促の電話の声が漏れ聞こえてくる...、これも自分がお客様の立場だったら何だかいやですね。こんな不合理な間取りを参考にすることはありません。ウインドヒルでは個別の談話ブースを設けてお客様のプライバシーを守るようにしました。事務スペースは別室にしてお客様の目に触れないようにしました。こんな間取りの不動産屋はあまりないと思いますが、自分としてはこの方がお客様に喜ばれると確信を持っています。来店者に喜ばれれば入居の成約率も上がります。「じゃあ私もウインドヒルに物件管理を頼もう」となる。来店者の満足度を上げればオーナーさんの利益にもなり、結果として管理部屋数が増えるというわけです。これからも業界の常識にとらわれることなく、お客様のためになることは何でもやっていきたいと思っています。実は『賃貸革命』を導入したことも、事務作業の効率化というより、究極的には「お客様満足の向上のため」なのです。正確・効率的に行えるよう最初からシステム化しておけば、管理物件数が急に増えてもオーナーさん対応の品質を落とさずに済む」ということです。キーワードを使って、さらに詳しくこのことを説明すると、次のようになります。居住者の皆さまからクレームや問い合わせがあり、ウインドヒルとしてそれに対応した場合は、その対応履歴を『賃貸革命』に入力しています。入力した対応履歴は「お客様問い合わせ対応書」として整形、印刷し、オーナーさんに家賃精算書を送る際に同封しています。この「お客様問い合わせ対応書」を『賃貸革命』の機能を使って整形、出力しています。オーナーさんは、不動産管理会社に対し心の中で「毎月管理費を払っているけど、管理会社はそれに見合う仕事をしてくれているだろうか」と思っているかもしれません。ウインドヒルのスタッフはみな真面目に仕事をしています。「お客様問い合わせ対応書」はそれを伝えるためのものです。対応報告書は毎月約50通を発行しています。使えば、修繕・営繕が発生したときに、見積もり履歴を検索することにより業者から来た見積もりが適正かどうかを素早くチェックできます。地元の金融機関のネットバンキングにログインかつ家賃の振り込みデータをCSVでダウンロードそれを『賃貸革命』に取り込んで照合(消し込み)という形で毎日行っています。営業担当者が『賃貸革命』で物件検索すると、その部屋は『一ヶ月以内に空く部屋』として表示されるその物件が、見込み客の希望に合っていた場合営業担当者は『希望条件に合う部屋が一ヶ月後に空きますよ』とスムーズに案内できる結果として物件の空室期間を最小限にできるという流れが実現できます。退去情報を紙ベースで共有していた場合にはこのような業務の流れは実現できません。・(場合によっては)原状復帰費用の一部を退去者に請求(売り掛け発生)という業務が発生します。新居住者が翌月入居」という流れも珍しくありません。入居」という流れをスムーズに進める必要があります。このプロセスを円滑に進めるために『賃貸革命』が役立っています。3~4月の繁忙期に業務をスムーズに廻していくには『賃貸革命』が不可欠です。ウインドヒル様が賃貸革命を導入することになった経緯を教えてください。3年前に独立・創業した時に「業務システムは最初から導入しておこう」と考えました。比較候補となったのは、以前勤務していた不動産会社で使っていた「あるシステム」と賃貸革命の2つです。賃貸革命ともう一つの製品とを比較したときの「比較条件(目のつけどころ)」を教えてください。2製品を比較したときに着目したのは次の5点です。条件1.CSVが自由に出力できることCSV出力さえできれば、それをエクセルに取り込んで、後はどうにでも処理できます。新たに導入する業務システムには「どんなデータでもCSV形式で出力できること」を必須条件として求めました。条件2.印刷物の書式の変更が簡単であることオーナーさんに対応報告書や精算書を提出する場合、その書式が、キレイで・見やすく・分かりやすいことが重要です。業務システムには「各種書類の書式を柔軟に調整できること」を求めました。見積および対応履歴の管理」など、賃貸管理業務に必要な機能が確実に備わっていることを求めました。条件4.サポート体制が万全であることせっかくシステムを導入するからには、隅々まで使いこなしたいものです。システムの「便利な使い方」「一歩進んだ使い方」などを丁寧に教えてくれるサポート体制があることを望みました。条件5.価格が妥当であることこれら条件1~5を満たした上で、価格が妥当であることを求めました。以上5つの条件に着目して『賃貸革命』ともう一つの製品とを比較したところ、価格は『賃貸革命』の方が高価でしたが、製品機能やサポートの体制の面では『賃貸革命』の方が優っていました。価格よりも機能の方が重要だと考え『賃貸革命』を採用することにしました。『賃貸革命』が「不動産会社向けソフトウェアとしてはシェアナンバーワンであること」は、選定中には全く知りませんでした。今回はネームバリューのことは考慮せず、純粋に機能面だけで比較しています。機能面においては当初の期待どおりです。使いやすさも合格です。この3年の間に多くの新入社員が入社しましたが、みな短期間で『賃貸革命』の使い方を習得しています。札幌営業所の加藤さんや電話サポートのみなさんの対応も良いです。不動産業界にみなさん精通しているので、会話がスムーズに進みます。賃貸革命は、ウインドヒルの急成長の「縁の下の力持ち」として機能してくれたといえるでしょう。これから独立起業する人へのアドバイス今から独立起業する方には「管理業務は最初から効率化・システム化しておいた方が良いかもしれない」とお伝えいたします。「広告・営業」など攻めは重要です。「管理」という「守り」をおろそかにしたままでは、攻めの増強がそのままトラブルやクレームの増加につながります。守りを固めないと安心して営業ができません。創業当初は、管理部屋数も少ないのでシステム化など不要だと思うかもしれません。システム化には管理部屋数が急激に伸び始めてそれからやるのでは遅いという性質があります。管理業務の効率化には最初から取り組んでおくべきです。文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。