自分が実行したことの記録を蓄積し、活かす1.「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)」は、結果にすぎない半年ほど前に、この記事を書きました。Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)当時のToodledo運用例を、全部詰め込みました。この記事に対しては、「参考になった」というコメントをいただいた一方で、「とてもここまではできない。」「自分にはこれを続ける自信はない。」というコメントもいただきました。ここに書いた運用例は、シンプルです。少なくとも、私はそう思っています。たしかに、記事は長いです。ここに書いてあるのは、要するに、Toodledoを締切りと案件を管理するタスクリストとして使っている、というだけの話です。私が使っているのは、Toodledoの豊富な機能のうち、ごくごく一部に過ぎません。いうものの、「ここまではできない。」というコメントも、もっともかなと思います。私だって、Toodledoを使い始めた段階でこの記事を読んだなら、「よくやるわ。ここまではできんよなあ。」と感じたことでしょう。読む人に、「ここまでできない。」と思わせてしまう理由は、たぶん、2つです。ひとつは記事のボリューム。目次だけで50行もある記事を見れば、多くの方はうんざりします。大切なのはもうひとつの理由です。それは、この運用例に至る道のりが見えない、ということです。私のToodledo運用例は、段階的にちょっとずつ変化した結果、このカタチに至ったものです。最初から完成形を設計して、この運用例を組み立てたわけではありません。この記事からは、これが伝わりません。この記事は、結果として至った到達点を、あたかも最初からこのカタチであったかのように、静的に描写しています。そのため、この記事からは、私がこの運用例に到達した道のりが見えません。この道のりが見えないことには、Toodledoを使いはじめるそれぞれの方が、どんなことを考えてToodledoを軸とするシステムを作ったらよいかが、見えません。そこで、今回は、私がこの運用例に至った道のりを書きます。目指すは、「これを読めば、「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)」に至る道のりがわかる文章です。2.「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)」へ至る道のり私は、そのときそのときに私が直面していた課題に導かれて、ここまで進んできました。これまでに私が直面してきた課題は、次の5つに整理することができます。自分が実行したことの記録を蓄積し、活かす「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)」に書いたToodledo運用例は、これら5つの課題を解決するために試行錯誤した結果として、たどり着いた運用です。以下、課題ごとに、どんなことを考えてどんなふうにToodledoを使ってきたか、整理します。「仕事をしていないときは、仕事のことを頭から追い出す」という課題を解決するため、スケジュール管理からタスク管理を独立させ、Toodledoにすべてのタスクを預けたa.「仕事をしていないときは、仕事のことを頭から追い出す」という課題タスク管理に関しての第1の課題は、「仕事をしていないときは、仕事のことを頭から追い出す」というものでした。当時、私は、スケジュール管理とタスク管理を渾然一体としていました。使っていた道具は、1週間バーチカルタイプの紙の手帳です。この手帳に、すべての予定とすべてのタスクを記入していました。ToodledoとGoogleカレンダー以前のタスク管理・スケジュール管理を振り返るこの方法は、それなりにうまく行っていました。致命的な失敗はありませんでしたし、やりたいことや自分にとって大切なことをする時間を確保することもできていました。大きな問題がありました。それは、仕事をしていないときも、頭の片隅に仕事のことが残り続けていた、ということです。家に帰って家族と一緒に食事をしているときも、有休をとって旅行に行っているときも、いつも頭の片隅に仕事のことが居座っていました。この原因は、「何かやり忘れているタスクがあるんじゃなかろうか」という漠然とした不安感でした。手持ちタスクを一覧できなかったために、この不安感を払拭することができませんでした。この不安感に対する対策として、私は、頭の一部を仕事上のタスクを監視するために使っていました。仕事をしていないときに頭の片隅に仕事が残り続けていたって、直ちに深刻な問題が生じるわけではありません。この状態で健全に働き続けることができるかは、自信がありませんでした。そこで、私は、一念発起し、「仕事をしていないときは、仕事のことを頭から追い出す」という状態を実現することを決意しました。b.対策:タスク管理をスケジュール管理から独立させ、自分の頭の外にすべての手持ちタスクを預ける「何かやり忘れているタスクがあるんじゃなかろうか」の原因は、自分の手持ちタスクを一覧できなかったためです。そこで、自分の手持ちタスクを一覧できる仕組みを整えることにしました。このために、自分が抱えている手持ちタスクを、自分の頭の外にある何らかのシステムに預けることにしました。手帳のどこかに一覧を作ることも考えましたが、これは、紙よりもデジタルに向いている作業のように思いました。そこで、私は、紙の手帳とは別の何かを使って、自分の頭の外に、タスク管理の仕組みを作ることにしました。タスク管理をスケジュール管理から独立させることにしたわけです。c.Toodledoをどう使うかいろいろと試行錯誤をして、Toodledoにたどり着きました。この経緯は、以下の文章にまとめたとおりです。自分の手持ちタスクのすべてをToodledoに預けるためにするべきことは、Toodledoのアカウントを作るToodledoの基本的な設定をする全部のタスクを放り込むという3ステップです。詳しくは、以下のページをご覧ください。「今日ここでやるべきことはもうない、と確信してから、退社する」という課題を解決するため、すべてのタスクに締め切りを設定するa.「今日ここでやるべきことはもうない、と確信してから、退社する」という課題Toodledoに自分の手持ちタスクの全部を預けてみたら、私は、ある当たり前だけれど深刻な事実に気づきました。それは、「自分の手持ちタスクがゼロになるタイミングは、たぶん、死ぬまでやってこない」ということです。ものすごく調子がよくて、手持ちタスクがどんどん減ったとしても、新しい手持ちタスクが絶え間なく増えます。手持ちタスクをゼロにすることは、おそらく不可能です。いうことは、私は、今後、死ぬまで、タスクを抱え続けている、ということです。自分の頭の外にタスクを預け、自分の頭で手持ちタスクを管理する必要がなくなっても、常にタスクを抱え続け、常にタスクに追われている状態は、持続可能じゃない気がします。具体的な話としては、毎日の退社時の気分があります。手持ちタスクがゼロになる瞬間がないので、毎日の退社時の手持ちタスクもゼロではありません。そのため、毎日の退社時に、「手持ちタスクがまだ残っているけれど、もう帰ろう」という気分で退社することになります。私は、これを望みませんでした。「やるべきことはもうない!」と確信して、すっきりした気分で帰りたい、と考えました。そこで、「今日ここでやるべきことはもうない、と確信してから、退社する」ということを、次の課題として設定しました。b.対策:タスクを区切る手持ちタスクはゼロになりません。そのため、退社時の手持ちタスクをゼロにするという対策は、不可能です。したらよいでしょうか。手持ちタスクを区切ることです。手持ちタスクを区切れば、その区切りのひとつだけをゼロにすることはできます。すべての手持ちタスクをゼロにすることはできませんが、本日分の手持ちタスクをゼロにすることなら、可能です。どのような基準で区切るとよいでしょうか。ここで実現したいのは、毎日の退社時に、「今日ここでやるべきタスクはない」と確信することです。あれば、「今日締め切りのタスク」と「明日以降締切りのタスク」で区切ることができればOKです。そこで、すべてのタスクに締切りを設定する今日締め切りのタスクと、明日以降締切りのタスクを、区別するという方法が対策になります。タスクを管理しないと、「今やるべきことはない!」との判断を下せないc.Toodledoをどう使うかまず、DueDateが有効になっていない場合は、有効にします。Dateを設定します。Dateを設定します。今日締め切りのタスクと明日以降締切りのタスクを区別して表示するViewにします。Date」にして、Mainビューを使う今日締切りタスクだけを表示したいなら、Due-Dateビューの「Today」か、Calendarビューの今日の日付を使うあたりが普通です。「案件ごとに計画を立てて、見通しを持つ」という課題を解決するため、すべての案件をToodledoに登録し、すべてのタスクを案件に振り分けるa.「案件ごとに計画を立てて、見通しを持つ」という課題ここまでで、私は、自分の頭の外にタスクを預け、かつ、預けたタスクを締め切りで管理することができるようになりました。Toodledoのおかげで、仕事をしていないときは仕事のことを頭から消すことができるようになりましたし、「今日やるべきことはない」と確信してから退社できるようになりました。ここまでで実現できたことは、どちらかというと、ストレスを消す、タスクを忘れない、といった、後ろ向きの事柄でした。これも大切ですが、もっと前向きなことをできないかなあ、と感じました。ところで、私の仕事は、わりとたくさんの案件が、同時並行で動いています。それぞれの案件は基本的には独立していて、それぞれの案件が完了するまでの期間は、短くて半年程度、長いと数年単位です。b.対策:タスクを案件ごとに管理するそこで、Toodledoに登録したタスクを、この案件ごとに分けて管理したい、と考えました。案件ごとにタスクを管理することで、私が狙っていたのは、案件ごとに計画を立て、見通しを持つことです。新しい案件に取り組むことになったら、ある案件のタスクリストを作って、そのタスクリストに必要なタスクを追加します。すると、このToodledoのタスクリストは、その新しい案件の計画書にもなります。ある案件のゴールまでのタスクをすべて並べたタスクリストは、そのタスクをどのように進めていくべきかのガイドになります。このガイドがあれば、その案件の見通しを持つことができます。Folderを有効にするToodledoでタスクの案件を管理するために適しているのは、Folderです。Folderは、タスクの所属先です。あるタスクは、同時に2つのFolderに所属することができません。すべての案件のFolderをToodledoに登録するToodledoのFolderを有効にしたら、自分のすべての手持ちタスクが所属している案件を、すべて、Toodledoに登録します。すばらしいことに、Toodledoは、無料版であっても、作成できるFolderの数に制限がありません。すべての案件を登録しても大丈夫です。Toodledoは、Folderを自由に並べ替えることができません。サブフォルダ機能も持っていません。そこで、Folderを作るときは、名前のつけ方が大切です。接頭語を付けて、グルーピングと並び順をコントロールするようにしましょう。すべてのタスクをFolderに振り分ける自分が携わるすべての案件についてFolderを作ったら、残るは、自分の手持ちタスクのすべてをFolderに振り分けるだけです。Folder」から、Folderが登録されていないタスクを表示することができます。「タスクリスト+締め切り+案件」でシンプルなタスク管理)。これだけでも、Toodledoは、十分強力です。紙の手帳ではできないことをたくさん実現できます。他方で、この使い方を前提とすると、紙の手帳の方が優れている点もあります。それは、時間の「見える化」です。私は、紙の手帳の1週間バーチカルページのその日の欄に、その日にすべきタスクを書き込んでいました。予定がある時間は予定が書かれているので、その余白に、その日にやるべきことを書いていたわけです。この方法だと、今日一日の時間の使い方が、ある程度、見えます。予定が書かれているので、予定がたくさんある日は時間の余裕が少なく、予定が少ない日は時間の余裕が多いことが見えます。時間軸のある余白にタスクを書き込んでいるので、どのタスクをどの時間帯でやるのかを、ある程度考えながら書くことができます。タスクの大変さを文字の大きさや色で表現することもできます。3時間くらいかかりそうなタスクをする時間を3時間確保することだって可能です。これに対して、ここまでの段階のToodledoでは、時間が全然見えません。現段階では、Toodledoは、締切りと案件のあるタスクリストです。Toodledoは、今日一日でやるべきことをリスト化してくれています。どのタスクがどれくらい時間がかかるか、などは、全然教えてくれません。そのため、Toodledoをぱっと見るだけでは、その日一日がどれくらい大変なのかが、よくわかりません。時間が「見える化」されていないためです。そこで、今日一日の大変さや余裕の程度を直感的に把握するために、Toodledoで時間を「見える化」したい、と考えました。b.対策:予定もタスクとして登録し、セクションを区切って時間を見積もる対策として、次の2つが大切です。予定もタスクとして登録するひとつは、予定もタスクとして登録することです。それまで私は、予定はGoogleカレンダーに、タスクはToodledoに、という使い分けをしていましたので、予定はToodledoに入れていませんでした。予定をToodledoに入れないと、Toodledoでその日の時間を見ることができません。予定がギチギチでタスクが少ない日のToodledoは余裕たっぷりになりますが、実際はそうではないからです。そこで、予定をタスクとしてToodledoに登録することにしました。予定を管理するのはGoogleカレンダー、というのは、大切な原則なので、これは崩しません。予定を管理するのはGoogleカレンダーですが、その日一日の時間を見るために、GoogleカレンダーからToodledoに予定を転記する、というルールにしました。これで、Toodledoで予定を見ることができます。1日の時間を複数のセクションに区切って、セクションごとの時間を見積もる次に、1日を複数のセクションに区切り、セクションごとの時間を見積もることです。1日は、24時間です。1日を24時間と見ていては、1日の時間を見ることは難しいです。24時間は長い時間です。この長い時間をそのまま「見える化」するのは、大変です。そこで、いくつかの短い時間に区切ります。いった区切りがあります。この区切りを活かせば、わかりやすく時間を区切ることができます。朝:5:30-8:30午前1:8:30-10:00午前2:10:00-11:30昼:11:30-13:00午後1:13:00-14:30午後2:14:30-16:00午後3:16:00-17:30夜1:17:30-19:00夜2:19:00-22:00と区切っています。90分単位を基本とした分け方です。このセクションに分けた上で、ひとつひとつのタスクの所要時間を見積もれば、それぞれのセクションにどれくらいの時間がかかるかが、ある程度「見える化」されます。c.Toodledoを、どう使うかこの使い方は、Toodledoをタスクシュート式に使うものです。Toodledoの時間帯Context運用をうまく回すための3つのポイントあえて分けると、次の3ステップです。Contextで、1日を複数のセクションに区切るまず、Contextを有効にしていない場合は、有効にします。Contextに、セクションを登録します。私の場合は、上の分け方です。時間順に並べるために、最初にアルファベットや数字を書いておくとよいです。その日のタスクに実行セクションを登録する時間帯Context運用のためには、タスクに実行セクションを登録する必要があります。この作業は、その日のタスクについて、その日の朝にやるのがよいです。いわゆる日次スタートというやつです。その日にやるべきタスクの一覧を確認しながら、その日の予定も考慮の上、どのセクションでどのタスクに取り組むのかを決めます。タスクの実行時間を見積もり、セクションごとの時間を見積もる日次スタートの際に、Lengthを使って、所要時間を見積もります。Lengthを有効にして、すべてのタスクに、所要時間(分)を記入します。見積もることが大切です。見積の正確さは、それほど気にする必要はありません。第4段階までは、自分の手持ちタスクを管理して実行するための仕組みなのですが、第5段階は、少し違います。Toodledoの完了タスク情報を活用する、という課題です。この課題を感じたのは、GmailとGoogleカレンダーとの比較からでした。私は、すべてのメールをGmailで送受信し、すべてのスケジュールをGoogleカレンダーで管理しています。私はGmailとGoogleカレンダーをたいへん気に入っているのですが、その大きな理由は、GmailとGoogleカレンダーを使い続けると、いつの間にか、そこに、個人的なデータベースが生まれている、ということです。GmailとGoogleカレンダーに集約することで、個人的データベースが、いつの間にか生まれている他方で、私は、すべてのタスクをToodledoで管理しています。GmailとGoogleカレンダーと同じように、Toodledoもクラウドサービスです。あれば、Toodledoを使い続ければ、いつの間にか、Toodledoに個人的なデータベースが生まれているのではないか、と思いつきました。考えてみれば、Toodledoに流れているのは、自分が実行したタスクに関するほぼすべての情報です。いつ、どんな案件について、どんなことをしたかが、Toodledoには詰まっています。これが記録としてデータベースになれば、ここからは大きな価値を発掘できそうです。Toodledoそのものを個人的なデータベースとして活用することは、どうもうまくいきませんでした。検索機能が今ひとつです。GmailやGoogleカレンダーが個人的なデータベースとして機能するのは、両者が優れた検索機能を備えているからです。これに対して、Toodledoの検索機能は、いまひとつ使い勝手がよくありません。タスクの保管時期もあります。Toodledoは、無料プランだと完了後1週間で完了タスク情報が削除され、有料のSilverプランでも完了後2年で完了タスク情報が削除されます。そこで、自分でそのための仕組みを作り、Toodledoの完了タスク情報の蓄積から価値を掘り出したいと考えました。タスク管理システムのフローとストック(まずフローとして扱い、次にストックとして活用する)b.対策:見返しやすく、検索しやすく、ずっと残る場所に、蓄積するToodledoそのものをデータベースとして使うのは、あまり合理的ではありません。そこで、対策は、Toodledoではない別の場所に、Toodledoの完了タスク情報を蓄積する、ということになります。見返しやすい検索しやすいずっと残るという3つの条件を満たす必要があります。私の場合、この3つの条件を満たすのは、EvernoteGoogleドライブという2つでした。そこで、私は、この2つに、Toodledoの完了タスク情報を蓄積することとしました。c.Toodledoを、どう使うかToodledoの完了タスク情報を、EvernoteやGoogleドライブに蓄積するには、IFTTTを使います。Evernoteに蓄積するには、たとえば、こんな方法があります。Googleドライブに蓄積するには、たとえば、こんな方法があります。Toodledoの完了タスクを、ifttt経由で、Googleドライブのスプレッドシートに記録するなかでも、私がいちばん重宝しているのは、Evernoteに1日1ノートで完了タスクを淡々と記録するという、電子業務日誌です。【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成するこれを設定すれば、Toodledoでタスク管理をするだけで、自動的に、Evernoteに、1日1ノートのある程度客観的な行動記録を残すことができます。Toodledoに自分の手持ちタスクすべてを預ける。Dateを使って、すべてのタスクに締切りを登録し、「今日締め切りのタスク」と「明日以降締切りのタスク」に区切る。ToodledoのFolderを使って、すべてのタスクを案件に振り分けて、自分の手持ちタスクを案件ごとに把握する。ToodledoのContextを使って、1日の時間を複数のセクションに分け、その日のタスクをセクションに割り振る。ToodledoのLengthを使って、タスクの実行時間を見積もる。IFTTTを使って、Evernoteなどに完了タスク情報を蓄積する。『「超」整理法』は、時代を超える名著です。私は、タスク管理に、Toodledoを使っています。Toodledoはクラウドのタス記事を読むスポンサードリンクPREVToodledoを、「タスクの実行」のためのシステムへと、進化させるNEXT「やれば残る」から、やる気になる。なんと、ついに、できちゃいました。irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)諸事情により、Macの環境を再度設定しています。→もっと見る『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』WorkFlowyの本を書きました。子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。