総務部・経理部で実現できる運用管理。arrow_forward_ios0件の製品がリストに入っていますワークフローに関連するITトレンドおすすめの記事ワークフローシステム導入のメリット日本の企業の多くは、これまで申請書類・帳票に上司や関係者の“ハンコ”をもらい承認を得ることで、業務を進めてきました。この申請書類自体は、WordやExcelで作られることが増えたものの、承認フロー自体はまだ、“ハンコ”をもらう方式の企業も少なくありません。この申請・承認のワークフローをシステム化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。承認・申請フローをシステム化することのメリット申請業務を紙書類や紙帳票、メールベースで行っている企業は少なくありません。このような申請フローだと、申請に時間がかかったり、過去の申請書類を探すのが手間だったりするなど、効率的とは言えません。監査への対応やコンプライアンス強化を考える企業にとって、決済情報の可視化や証跡などを効率的に管理する仕組みとして、ワークフローのシステム化は最有力の選択肢となるでしょう。そこで、ワークフローをシステム化することでどのようなメリットが得られるのか、下記の項目に分けて整理してみましょう。申請書類はいままで、印刷・コピーした「紙」文書を活用していました。その後、フォーマットをWordやExcelで作成するようになりましたが、最新版がどれか分からなくなる、勝手に改編してしまうというケースもありました。そこで申請書類をシステム化して定型化することで、全従業員が確実に同じ内容に入力できるとともに、記入漏れのチェックもしやすくなります。効率化これまでの承認フローでは、申請者は「誰まで承認が進んでいるのか分からない」「部長が不在なので、承認をもらえない」といったような、進捗状況が見えないことによる業務の停滞という課題が生じがちでした。ワークフローをシステム化することで、このような課題の解決につながります。承認者が社内にいなくても、スマートデバイスなどで承認業務を行えるシステムもあります。このような仕組みを活用することで、さらに申請業務の効率化につながることでしょう。場合、その保管とともに過去文書の検索は大きな課題となりました。ワークフローシステムでは、過去の申請フローに紐づいて申請書類や関連書類が保管されます。文書管理が容易になるほか、検索性も向上するでしょう。コンプライアンス強化や監査にも対応できるようになります。●ペーパーレス化によるコスト削減これまで「紙」により行っていた申請をシステム化することで、次のようなコスト上のメリットがあると考えられます。システム化を迷っているならば、下記のコストを計算し、システム化した場合とどちらにコストメリットがあるか、考えてみることをおすすめです。●承認手続きにかかる時間と人件費等いわゆる「見えないコスト」と呼ばれる部分です。申請書を上司まで持ち運ぶ、進捗状況を電話で確認する、必要な申請書類を探す...といったことは、例え部下に頼んだとしても、コストが発生していると認識する必要があります。した手間を大きく減らすことがコスト削減にもつながりますが、より本業に使うことができる時間が増えるという、プラスの側面があることも考えるべきです。旅費申請や経費申請と会計システムを連携させるというように、さらなる効率化が期待できます。●ワークフローの整備による業務改善ワークフローをシステム化することで、業務の流れが可視化できますので、これまでのムダも明確になります。このような業務を整理することで、より効率的な組織への変革につながります。このような状況がワークフローシステムの導入によって解消された時、多くの業務がスピードアップするはずです。今回は、ワークフローをシステム化することで、いかに業務効率化やコスト削減につながるかを整理しました。自社の申請業務を振り返り、システム化することで、どのようなメリットが得られるのか、考えてみてはいかがでしょうか。株式会社日立システムズ「ワークフロー」に関連するその他の製品カテゴリーBPMRPAツールワークフローの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンドです。各製品・サービスの特徴と、対応従業員規模や提供形態の情報を一覧にしてまとめています。気になる製品があったら「リストに追加」ボタンをクリックすると、資料請求リストに追加できます。他にも、人気製品ランキング、導入事例や記事コラムなどからIT製品・サービスを探して比較することもできます。Reserved.0件の製品が資料請求リストにあります。資料請求フォームはこちらplay_circle_outline。