年間で30万時間も無駄...年間で30万時間も無駄!ダラダラ会議をやめるための6つの工夫Tweet2016.01.20コンサルティング会社のベインが行った調査によると、日本の大企業はなんと年間30万時間を会議に消費しているそうです。話し合い、発言しない人が多く、いつまでも決まらず、結局、根回しで決まったことが決定される意味のない会議......。そんな無駄な会議を行う日本企業で働いている人たちは、多くの時間を浪費してしまっています。Company』でも紹介されているのが、この方法。人間の集中力は、18分が限界。それ以上だと疲労感があるので、会議の時間を15分に設定するといいそうです。時間を制限することでアイデアが生まれやすくなるのだとか。そのため、タイマーもセットするというわけ。タイマーが鳴ったら会議を終了させるのだとすれば、たしかにだらだらしなくなるでしょう。■2:立ったまま会議を行う外資系で多いのが「スタンドアップミーティング」。その名のとおり、立ったまま会議をするのです。日本の企業でも、朝会だけこのスタイルを取り入れているところは少なくないでしょう。普段の会議でも、立ったまま行うとアイデアが生まれやすくなるそうです。時間を決め、円になってスタンダップミーティングすると効率的でしょう。■3:発言しなかった人は次回の会議に参加させない外資系の企業では、発言しなかった人は会議に来る必要性がありません。そのため、発言しなかった人は、次回の会議からそもそも呼ばれないのです。発言がなによりも大切で、意思決定や方向性を決めるための会議ですから、なにもいわない人に参加する権利はありません。して無駄な人員を省き、合理的な会議が行われるようになっているのです。シビアかもしれませんが、質を高めてより良質な会議にしていくために、必要なことなのです。■4:不毛な会議はメールで済ませる一度会議をしてみて、あまりに不毛で生産性の低い会議だと感じた場合、どちらからともなく次回からメールで行うように提案されることもあります。すれば空いた時間にチェックできますので、時間効率の上で優先順位などが変わります。顔を突き合わせる会議では時間を取られることでも、メールなら好きなときにチェックすればいいので、時間の使い方が効率化されて双方にメリットがあります。外資系はストレートにものをいう人も多いので、不毛な会議が繰り返されている場合は、はっきり「メールにして!」と伝える人も多いのだとか。余計な会議をしないようにして相手の時間も大切にしたいものですね。■5:会議前に根回しをしない日本の会議でよくあるのがこれ。事前の根回しが重要で、会議で話すときにはすでに結論が出ているというやつです。外資系の企業の会議では、激論が交わされるため裏でコソコソ根回しをすることはありません。会議の議題についてあらかじめ話し合うことはあるのですが、根回しまではいきません。した日本独特の文化にはいい面もありますが、壮大な時間の無駄を産んでしまいます。根回しだけで物事が決まるのであれば会議は必要ありません。会議は意思決定を行う場所。根回しは時間の浪費を有無だけなのです。■6:会議の目的を明確にしてそれを全員が理解するアメリカの新進気鋭コンサルタント、アル・ピタンパリ氏が提唱する「モダンミーティング」7つの原則で強調されているのがこの点。ブレイン・ストーミングが目的なのか、なにかを決定したいのか、ただ報告を全体に回したいのか、会議には目的が必要です。ピタンパリ氏は、『日経Bizアカデミー』で「目的をしっかり立てること、つまり、会議の目的とはなにかについて、根本的に皆が理解すること、あえて皆が集って会議を実施するに値する問題とは何であるかを、メンバー全員がしっかり理解すること、これこそが、私が一番伝えたいことなのです」と主張しています。目的意識を持って、必要なことを必要な人数でテキパキと決めていく。それが外資系の理想の会議です。*日本人が無駄にしている時間は年間30万時間。それだけあれば、他の仕事を進めることができて早く帰れるはず。した無駄を省くために、外資系では効率よく合理的に会議が進められているのです。外資系がすべて正しいわけではなく、海外の企業にも無駄な会議はあるのですが、合理性やキビキビした態度などは見習うべきでしょう。Reserved.Suzie(スージー)とは?ライター紹介お問い合わせクッキー(cookie)利用について。