みがきあゆみ/ライターメールの文章は、用件のみをストレートに書くと素っ気なく、場合によっては冷淡な印象を与えることもあります。言葉遣いにほんの少し配慮するだけで、相手と気持ちよくやり取りができ、あなたの好感度もアップします。相手にものごとを頼むときに「~してください」という表現は、メール文にすると命令調の強い調子に感じられます。依頼のメールは「~していただけますか?」や「~をお願いできますか?」と相手に問いかける形にすると、表現が婉曲になり、好印象を与えます。・明日中に対応してください。明日の17時までに対応していただけますか?・グラフを修正してください。グラフの修正をお願いできますか?上記の最初の文例のように、「17時」と期限を具体的に示すことで、依頼がより確かなものになります。「分かりました」でも通じますが、「承知しました」「承りました」とすれば、より丁寧できちんとした印象を与えることができます。逆に、了承しない、できないときは「聞いてない」「知りません」ではなく、「承っておりません」と返します。・A案に変更の件、分かりました。A案に変更の件、承知しました。・変更とは聞いてません。変更については承っておりません。相手に確認や打診をしたり、質問したりするときは、「どうですか?」「いいですか?」といった表現は唐突で不躾な感じがするだけでなく、何について知りたいのか意図が曖昧で、尋ねられた方も答えに困ります。相手に誠意と意図が伝わる丁寧な表現を心がけましょう。新商品の売れ行きはいかがですか?・ちょっと聞きたいんですが。接続方法についてお尋ねします。相手に尋ねられて返答する場合も、その場しのぎのあやふやな対応ではなく、相手が知りたいことは何かを考えて対応します。AとB、どちらがよいかを尋ねられているのに、「どっちでもいい」という返答は「どうでもいい」と答えているのと同じ。どちらがいいのかを明らかにして返答を。「~でいい」という表現も注意が必要です。「どれでもいい」「なんでもいい」という無責任でいい加減な印象を与えます。「で」を「が」に変えてみましょう。一文字の違いですが、「~がいい」は「ほかのどれよりも、それが良い」と価値を認め、尊重する表現になります。・どっちでもいいんじゃないですか。AよりBの方が分かりやすくて良いですね。・A案でいいんじゃないですか。A案が最も完成度が高いです。<ワンポイント>追伸は刺身のつま!?メールの本文が「刺身」だとしたら、追伸は「つま」、つまり本文の添え物です。本文に書きそこねたことを追記するのが追伸なので、お礼やお詫びは追伸に書かず、メール本文の冒頭で述べましょう。広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。忙しい中小企業の担当者のために。ページの先頭に戻るシリーズ記事2011.10.31メールの自己主張ほどほどに。メール術(20)2012.02.27返信が大幅に遅れてしまった時のお詫びと対応策を考える。メール術(22)2012.03.29全文引用か、部分引用か。※検索ボタンをクリックするとオンラインマーケットに移動します。