クラウド化は必須の時代。お客様、社内スタッフ、経営者自身、全てにより良い環境を。最新情報お問い合わせクラウド化は必須の時代。クラウドサービスを活用して効率的な税務会計業務を行う西田友博事務所の代表西田先生にお話を伺いました。霞が関の国税庁で働いていた経歴もお持ちの西田先生ですが、独立当初からマネーフォワードクラウド会計を活用されているとのこと。現在もマネーフォワードクラウド会計をはじめ様々なクラウドサービスを活用し、効率的な税務会計業務を実現されています。ワクフリにはkintoneの導入をご依頼頂きました。事務所内での情報共有はチャットで行っていますが、どうしてもチャットだと情報が流れていきがちで情報を貯めていける場所が必要だと感じていました。各個人が主にExcelを用いてお客様の情報やその他業務に関する情報を管理していたのですが、各々が独自管理している状況で、情報の管理方法が属人化してしまうことを避けたいという思いがありました。今の事務所規模ではそこまでの問題にならないですが、今後の事業拡大を見据えると今のタイミングで社内の情報管理体制を整備をするのが良いだろうという思いがありました。kintone導入のきっかけは?情報共有をExcelやチャットで行うようにしたあと、次のステップでExcelより使いやすいツールを探していたところ、kintoneを見つけました。情報共有の観点で言うと、特に税理士事務所はお客様に紐づく様々な番号や届出情報を管理しないといけません。そこがきっちり管理ができていないと致命的なことも起こりうる。そこの管理はExcelでも可能ですが、管理コストが非常に大きいと感じています。kintone以外にも顧客管理が出来るようなサービスはありますが、kintoneを選んだ主な理由としては、「汎用性の高さ」「カスタマイズの容易さ」「情報の見やすさ」でしょうか。汎用性のところで言うと今後はお客様の情報管理以外にも利用していく予定にしています。情報の見やすさという点ではスタッフの反応も非常に良くスムーズに受け入れてくれました。導入後の効果・期待すること実際に運用を開始した段階なのでこれからいい効果が出てくると思っています。導入後の効果というよりは導入前の効果になるかもしれませんが、導入することを決めた後kintoneでどういった情報を管理していくかを検討する必要があったので、自分で一度事務所内の業務状況を整理してみました。それをすることで業務の棚卸しができ、kintoneだけでなく他のクラウドサービスの運用にもいい影響が出ていると思います。自分自身が外に出てお客様とやり取りすることが多いので、社内のスタッフが行っている業務を再確認することができたことも事務所として良かったと思います。どんなツールでも、導入の前に業務そのものを見直し、業務を整理しないといけないというのを改めて感じました。期待することで言うと、税理士業界ではよくある話ですが、お客様の担当をしているスタッフが勤務先の税理士事務所を辞めるとお客様が離れるということがあります。これはお客様の情報を担当しているスタッフしか把握していないという背景があり、担当が変わったことで今までのような対応が受けられず、お客様が離れていくという結果に繋がります。いった状況は経営者としては避けたいことですので、しっかりと情報共有をして担当が休んだりして対応できなかったとしても別のスタッフで対応することができる環境作りに貢献してくれると思っています。ワクフリさんとは面談形式でアプリの開発を改修を行っているので、自分たちの意見をすぐに反映できています。今後も自分たちがより使いやすいシステムになっていくと思います。税理士からみたIT活用の必要性これからの時代はITが活用できる事務所かどうかで明暗が分かれていくのではないかと感じています。私はタイミングが良かった部分もあって、独立した年には既にマネーフォワードさんがのクラウド会計のサービスをしっかりと提供されていました。いったこともあり迷いなくマネーフォワードクラウド会計を使い始めましたが、いろいろお話を伺っていると「いつかはIT化を進めないといけないと思っているけど、スタッフが今のやり方に慣れているから...」というように、効率性よりも慣れが勝っているという理由で移行に踏み切れない事務所さんが多いようです。環境を変えるというのは簡単なことではありませんので、自分ももう何年か早く独立していたら同じ状況になっていたかもしれません。一度クラウドサービスの便利さを体感すると戻れないと思いますし、環境の変化も前向きに捉えることが出来ると思います。今後は案件管理アプリの開発やマネーフォワードクラウド請求書との連携など、クラウドの特性を活かしてさまざまなサービスと連携してみたいと思っています。することで、単純作業の時間を極力無くしより付加価値の高いサービスを提供していける税理士事務所を目指しています。今後も経営者として、クラウドを活用する文化が根付いている事務所作りを頑張りたいです。