議事録の書き方プロジェクト活動などでビジネスマンを悩ませる資料があります。それは「議事録」です。議事録というのは書き手の技量が大きく左右する資料であることはもちろんのこと、配信先や会議の内容によって書き方のパターンが変わってきたりするので、他の資料に比べても難易度の高い分類に入ります。これは経験の浅い若手社員がまかされることが多く、頼むほうも「結論だけわかればいいんだ」という頼み方をするので、どんな書き方がいいかわからないまま作成することになります。すると議事録を受け取った人から「よくわからないから書き直してくれ」とか「話していた内容と違うよ」というクレームがきたりして、先輩社員や上司に教えてもらいながら修正する作業を繰り返して、議事録の書き方を覚えるというのが現状ではないでしょうか。私自身コンサルタントを始めて議事録の書き方にはもの凄く悩まされました。後輩ができた時に議事録の書き方をどうやって教えるかという事を考えて、「議事録の書き方」というテキストを作成しました。このコラムではそれを一部紹介していきたいと思います。それから「論理思考を鍛えるにはどうしたらいいですか?」という質問をいただく事が多いのですが、そういう時は決まって「手を挙げてでも議事録を人より多く書くこと」と答えています。議事録を書くという行為には論理的なアプローチが不可欠で、どの話がどの体系に入るのか?を考えながらインデックスをつけたり、結論を記載したりするのです。これは論理思考力の強化にはうってつけの訓練になります。前置きが長くなりましたが、議事録の書き方について見て行きましょう。会合して協議すること。話し合いなどのために集まること。記録(1)のちのちまで残すために物事を書きしるすこと。その書きしるしたもの(2)スポーツ競技などで、残された成績や結果。ある事について、互いに意見を交わし論じ合うこと。内容は事実のみを記載する。課題など)基本ルールと重複するところがありますが、このポイントをおさえておけばそれほど外れたものにはならないはずです。次にこれらの考え方にもとづき作成した議事録の事例を紹介します。言われることが多い「議題と結論」だけを書いたパターンです。議題と結論だけに絞っているので、読む方も書く方も負担の少ないシンプルな内容になります。議題と結論だけとは言っても起承転結の「起」の部分は必ず書いておきます。しておくことにより、その他の発言を絞っても何を話し何が決まったのかがわかりやすくなります。次に起承転結で書いたパターンを見てみましょう。都合上議論のポイントは少なくしていますが、これでどういう議論があってどう決まったのかがわかりすくなっています。した記録をすること自体がしくみづくりそのものになり、会社のノウハウとなります。私はなるべくこの書き方にするように推奨しています。したパターンがあることを理解しながら、「この会議ではどのパターンで書くべきか?」というのを最初に確認してから議事録を作成するようにすると、記載レベルの齟齬がなくなり、会議運営の効率も高まります。繰り返しになりますが、議事録は作業ではなく、論理思考の訓練にもなりますので、是非積極的に書くようにしてスキルを磨いていただきたいと思います。