経理業務改善に役立つ『スキャナ保存制度』」でお話ししたように、この制度は2度にわたる改正によって導入しやすくなり、今後ますます経理業務はペーパーレス化が加速すると予想されます。この『スキャナ保存制度』、実際には企業にとって気軽に導入できる制度なのでしょうか?スキャナ保存制度の申請要件は11項目ありますが、その大半はこの制度に対応した会計システムを利用することで簡単にクリアできます。今回は、導入に必要な事前申請の要件と、簡単に申請をクリアするコツについてご紹介します。会計システムのスキャナ保存制度対応機能で、簡単に要件クリア!スキャナ保存制度には「真実性(正しい情報であることの証)」と「可視性(存在の証)」を確保するための11の要件があり、会計システムに電子帳簿保存法(スキャナ保存制度)への対応機能があれば要件を簡単にクリアできるものと、社内ルールを決めておくことでクリアできるものに分かれます。帳簿との相互関連性の確保」を満たすことになります。タイムスタンプの付与」要件には、タイムスタンプが自動で付与できる機能が充当します。入力者等情報の確認」の要件もクリアします。電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け」は、一般的な会計システムであればマニュアルが活用できるため要件を満たします。見読可能装置の備付け等)11ある要件のうち9つをクリアすることができます。会計システムに関連しない要件も、運用次第で簡単クリア!要件の中には、会計システムで補てんできないものもあります。社内ルールを決めておくことで難なく条件クリアに持ち込むことができます。入力期間の制限」については、通常業務の流れに合わせて「証憑を作成・受理した本人が1週間以内に行う(早期入力方式)」「通常業務手続きのうえで最長1ヶ月+1週間以内に行う(業務処理サイクル方式)」から選べるようになっており、経理担当者は通常業務のスケジュールに則って慣れた処理をほとんど変えずに対応できます。規制緩和により、専用スキャナだけでなくスマートフォンやデジタルカメラでの読み取りも認められ、処理する書類ごとにうまく組み合わせればよりスムーズな処理ができるようになりました。満たすためには、以下の事項が求められます。者が定期的な検査を行う(定期的検査)(3)不備があった場合に、その報告、原因究明および改善のための方策を検討する体制を整備する(再発防止体制)申請する際には、これらの体制・手続きを社内規定で整備し、規定に沿った事務処理を実施していることを申請書に記載する必要があります。2人以上での体制で各事務に関する職責を分けていれば(1)はクリアしますし、(2)についても検査対象となる各事務を行っている担当者以外の者が検査を行えればよく、税理士など外部者に委託することもできます。(3)の体制として経営者を含む経営層に速やかに報告し、改善できる社内体制が整備できれば、要件を満たすことができます。(社内規定の整備にあたっては、事例として国税庁よりサンプル※が示されていますので参考にしてください)ただし、従業員が20人(商業・サービス業は5人)以下の小規模企業の場合は、税理士などに(2)を委託すれば特例として(1)は不要とみなされ、社内担当者が1人のみであっても要件を満たすことができます。Q&A(スキャナ保存関係)に別添資料として含まれます。スキャナ保存制度に適応した会計システムで、経理業務の負担が最小限に!スキャナ保存制度の要件と会計システムの対応機能を踏まえたオススメの運用ポイントについて、まとめると以下のようになります。●税理士のほか、2人以上の担当者がいればOK(ただし小規模事業者は税理士と社内担当者1名のみでOK)いま世の中にはさまざまな会計システムがありますが、選ぶ際にはどれだけスキャナ保存制度に対応する機能が備わっているかもチェックするとよいでしょう。]」では、これまでに触れた要件への対応機能はもちろん、証憑の複数枚をまとめてスキャンしてデータ化し仕訳伝票に紐付ける機能も備わっています。タイムスタンプの付与状況や画像要件を満たしているか...などのチェックも一覧で確認でき、要件を満たしていないデータは添付できないようにシステムが自動チェックします。会計システムに備わっているスキャナ保存制度への対応機能を使いこなせば、現行の業務に新たな負荷をかけずにスキャナ保存制度のメリットでもある「経理業務のペーパーレス化」が実現できます。