2019/05/22権利・義務そしてリスク情報が記された契約書。貴重なデータを事業に活かす「契約アナリティクス」の第一歩は、契約書の主要項目をリスト化しデータとして一元管理することから始まります。そこで今回は、管理すべき契約項目をレベル別にセレクトしてみました。当社のアクティブな顧客・取引先は全部で何社あるのか?そのうち、1億円以上の取引がある企業数は?具体的にはどこ?この先6ヶ月で更新期限を迎えるライセンス契約は何本ある?顧客・取引先に対する契約上の損害賠償リスクを金額換算するといくら?これらの質問に答えられる担当者はほとんどいないのではないでしょうか。Wordで電子的に作成した契約書を、わざわざ紙にプリントアウトし、製本して押印。契約当事者が1通ずつ原本を受け取ってファイルに綴じ込み、ダンボールに入ったままキャビネットや倉庫に鍵をかけて文字通り永遠に「お蔵入り」させる...。法務・総務部門がデータドリブンな課題発見や問題解決のための提案を行うためには、この紙文書前提のルーティンワークを打破し、「契約データ」という武器に変えていく必要があります。どのようなものがあるのでしょうか。以下ミニマム・ベーシック・アドバンスと、3つのレベルにわけ、合計20項目に整理をしてみました。それに当たるでしょう。それぞれ○○件ずつ締結されているといったことが把握できれば、まずはスタートラインといえます。すませず、「○○に関する請負契約書」のように、契約類型と内容を端的に表現したものとしておくことがポイントです。△ミニマムの2項目に加え、リスクデータの管理という観点で上記プラス8項目、合計10項目がベーシックな管理項目となります。IPビジネスに携わればあっというまに増えていくライセンス契約において、契約期間満了をデータで把握できないとすれば、それ自体が経営リスクといえます。「前任のご担当者の過去3年の契約実績と比べると、だいぶ契約条件が悪化しているようですが問題ないですか?」とアクティブにサポートすれば、事業部門から心強いパートナーとして認識されるでしょう。項目9,10については、契約書そのものには書き込めない=後で契約書から読み取ることができない情報であるため、日常のこまめなデータ化が必要となります。特定の事案について問題が発生した際の照会先がわかるため、契約項目と紐づけてデータで把握できるようにしておきたい情報です。以上のミニマム〜ベーシックの10項目に加え、データドリブンな組織への発展を目指すために、11〜20の契約項目のうち自社にとって特に必要な項目を把握できれば万全といえます。ことで、経営に役立てている企業があります。13の支払いサイトの傾向を把握できるようにするのも、これと同じ発想です。する効果が期待できます。過去締結した大量の契約書に加え、日々生まれる大量の契約書をどうやってデータ化していけばよいか。クラウドサインがお手伝いできることについて、ご紹介をしたいと思います。契約書のスキャンとデータ入力作業をアウトソーシングするキャビネットや倉庫に保管された過去の契約書をすべて取り出し、紙の契約書から情報を抽出して入力するのを自社の社員で行うことは、想像するだけでも大変な作業です。そこで、クラウドサインでは、契約書をはじめとする法律文書のスキャン、データ抽出、入力作業をまるごとアウトソーシングしていただけるサービス、「クラウドサインSCAN」をご提供しています。BPOスキャンセンターでのクラウドサインSCAN作業の様子うるるBPO様との業務提携により、文書管理のプロがスキャン作業から入力までを請け負います。お客様は、選択により契約書をセンターまで配送いただくか、常駐して作業を行わせていただく場所をご提供いただくだけで、スピーディに大量の紙の契約書のデータ化を実現することができます。契約書のスキャン・PDF化は済ませているが、リスト化ができていない・手が回らないというお客様には、株式会社キャスター様との提携により提供するクラウドサインOUTSOURCINGをご利用いただくことで、紙の契約書からのデータ抽出と入力作業をお任せいただくことも可能です。法務のノンコア業務を請け負うクラウドサインOUTSOURCING定型・大量な契約書から電子契約への移行を前倒す紙の契約書を「生産」しつづけ、それをまた人間の目と手でデータに戻して管理するのは、どう考えても非生産的な作業です。電子契約に早期移行させることで、将来のデータ化にかかる負担を最小化することができます。クラウドサインでは、電子契約の作成段階でミニマムレベル(契約相手の名称と契約内容)をデータベースに紐づける仕組みになっています。あわせて、ベーシックレベルの項目についてもかんたんに「書類情報」欄で入力できるよう、UIを設計しています。2ヶ月前に担当者にアラートする、といった設定も可能となっています。これらのデフォルト項目とは別に、お客様が任意に管理項目を追加設定し、アドバンスレベルの項目から必要に応じてデータ化を図っていただくことも可能です。ご相談いただければ、企業法務の経験を持つ担当者・弁護士によるコンサルティングもいたします。卓司15年超の企業法務経験を生かし、読者の皆さまが「契約」を考えるきっかけとなるメディアを作っていきます。『良いウェブサービスを支える「利用規約」の作り方』ほか共著。ブログ「企業法務マンサバイバル」管理人。導入をサポートする様々なe-bookをご用意しております。導入検討にお役立てください。