長い会議は嫌ですよね。何のための会議、誰のための会議なんだろう、と思う事も多いですよね。普段、クライアント企業で効果的な会議の仕方についてアドバイスをしておりますが、実は、仕事柄様々な企業や団体の会議に様々な立場で出席する経験もあります。自らが会議を招集し議長やファシリテーターとなり進める立場、専門家やオブザーバーとして参加し意見を述べる立場、調査結果について必要な時に報告する立場、参加者として出席する立場と、本当に様々です。長い会議の特徴はだいたい7パターンあります。1.会議の目的が弱くゴール設定がされていない2.時間(期限)の設定がされていない3.必要な人が参加していない4.必要のない参加者が多すぎる5.ファシリテーターが不在もしくは力量不足6.会議に必要な準備ができていない7.開催することや時間を費やすことが目的どうでしょうか、あなたが出席している会議は1~7に当てはまりますか?部下でも会議を短くするためのノウハウはある会議を短くするノウハウは色々あります。そのノウハウは、どちらかと言えはマネージャー側、会議を進行する側のものが大半です。「部下のオレにはこのノウハウは使えないな~」そんな風に思った事ありませんか?私自身もサラリーマン時代に、どうにか会議を短くできないかと考え、様々な研修を受けたり、本を読んだりして研究したのですが、出てくるノウハウは部下の立場の私には使えないものばかりでした。部下の立場でも会議を短くする方法はあるのです。「無理!」と思いますか?でも、できるのです。して、部下の立場でも会議を短くすることができるか。それは、「ほとんどの人は長い会議が嫌い」だからなんです。理由は少しずつ異なりますよ。長い会議は嫌だということは共通しているので、上記の「7.開催することや時間を費やすことが目的」以外は短くできるんです。部下が使える会議短縮ノウハウ「後付インデックス」そこで、今日は、部下の立場でできる会議を短くするノウハウをお伝えしましょう。その方法は、「後付インデックス」です。「インデックス」を作るとは何か?いわゆる「議事次第」や「テーマ」と似てますが、少し異なります。「インデックス」とは、進行する上で重要な会議の内容をイメージさせるキーワードです。会議で重要なインデックス作りとは、このキーワード準備する事なんです。これは、脳の仕組みである「先行オーガナイザー効果」を用いる手法なのですが、「先行オーガナイザー効果」は別名、マクドナルド理論とも言われますので、こちらの方を聞いた事がある方も多いと思います。「今日のランチどうする?」と言われても、「う~ん、ランチね...どうしようかな...」となかなか思いつきませんが、「今日のランチはマクドナルドにする?」と聞くと、「いやいや、マクドナルドじゃなくて〇〇がいいな」と答えが返ってきやすいというものです。人は、急に話を振られても急には思いつきません。会議に参加する人はみんな直前まで他の仕事をしています。会議で事前資料が配布されていたとしても中身を読んでいるとは限りません。そこで、話を早く進めるために、「インデックス」を準備しておくのです。この「インデックス」の準備は、当然マネージャー側が用いるノウハウです。部下側でも、このインデックスを「後付」で付けることができます。簡単な方法は、下記のA~Eをホワイトボードに記載するか紙に書いて配布するのです。A:会議のテーマB:本来の目的C:この会議ゴールD:検討範囲やレベル感これだけです。「これだけ?内容は?」と言われそうですが、本来、内容は「会議」で話をしますよね。このキーワードを書いておくと、それが呼び水となり、参加者の脳が刺激され考えがまとまります。部下の立場といっても様々なポジションがあると思いますので、自分のポジションや次のステップを狙っている場合は、次のレベルをぜひやってみてください。それは、事前に上記のA~Dのそれぞれの内容について、上司が連想するキーワードを聞き、あらかじめ書いておくことです。書く必要はありません、1つだけで十分です。マクドナルド理論でいう「マクドナルド」だけで良いのです。このキーワードによりさらに参加者の脳が刺激されます。これで、会議は短くなりますし、場合によっては同じ時間を費やしても深い議論になります。「あいつはデキるヤツだ」との評判もあがりますよ。ホームページShareJIJICOメルマガ登録JIJICO公式facebookページJIJICO公式Twitterページ関連するその他の記事ウーバーイーツで話題のギグワーカーは自由な生き方を後押しできるか?2020-01-14ここ数年「ギグワーカー」という働き方を選択する人が増えています。耳慣れないギグワーカーとはなんなのか、起業支援キャリアカウンセラーの新井一さんに聞きました。ブランディングの視点から見た問題点とは2019-12-27「いきなり!ステーキ(運営・ペッパーフードサービス)」の店頭に張られた一瀬邦夫社長直筆の「お願い文」がネット上で話題になっています。炎上を招いてしまったのでしょう?ブランディングの点から解説します。堀田周郎さん企業や個人が気づいていない魅力を引き出すブランディングのプロイトーヨーカドー、パルコなど元日の計画休業を発表。働き方改革による業績への影響は?2019-12-15働き方改革の一環で、年々元日の計画休業を実施する企業が増えています。イトーヨーカドーやパルコなども2020年より実施を発表しています。PC強制終了で残業削減、働き方改革で「ジタハラ」?メリットはあるの?2019-12-14大阪府が残業抑制のために終業時間後の午後6時30分に、職員のパソコンの電源を自動的に切るしくみを来年度中に導入すると発表しました。「ジタハラ(時短ハラスメント)」が生まれる可能性はないのでしょうか。社会保険労務士の影山正伸さんに聞きました。