優カテゴリ:インバウンドマーケティング、HubSpot1日の仕事の中でEメール関連作業の占める割合は増える一方です。ソフトウェアに依存せず誰にでも送れるメールは、ビジネスコミュニケーションの中心になり、私たちは多くの時間をメールと向き合うようになりました。そんなビジネスメールだからこそ、注意すべきことも多いもの。1件のメールでお客様から信頼を失うこともあるからです。今回は、メールでよくある間違いをご紹介するとともに、チームでメールを標準化・共有することで個人プレーの不安を解消するHubSpotのEメール機能についてご紹介します。Eメールを送る上でやってはいけない5つの事1.正しい表現で文章を書けていない特に新入社員など学生から社会人になりたての方は、学生気分が抜けずにメールを書いてしまい、お客様に不快な思いをさせてしまうことが多々あります。本人が思っている当たり前は、実は当たり前ではないのです。次の5つは特に間違いがちな表現なので注意してください。1いつもお世話様になっております「お世話様」はお礼の言葉であるものの敬意が軽い表現で、お客様や外部の方、目上の方へ伝える表現として不適切であると言えます。この場合「お世話になっております」と表すのが正しい表現になります。2ご覧になられましたでしょうか/おっしゃられるとおり「ご覧になる」は「見る」の尊敬語、「おっしゃる」は「言う」の尊敬語で、「れる」「られる」を付けることで二重敬語になってしまいます。この場合、「ご覧になりましたか?」や「おっしゃるとおり」などの表現が正しいのです。3役職+様〜部長様や〜社長様など、役職につい「様」と書いてしまう例もよく見かけます。役職をつけていることで、すでに相手に敬意を表していることになります。役職には「様」をつけずに、役職の後の名前に「様」をつけるようにしましょう。4ご質問があります相手の動作に対しての場合には「お」や「ご」を付けますが、自分の動作に対してつけるのは間違いです。5すいませんでした「すいません」は「すみません」の話し言葉の表現で、目上の方には大変失礼な言葉になります。この表現自体が失礼にあたる可能性が高く、「申し訳ございません」とするのが無難でしょう。2.件名で内容が判断できないビジネスマンは日々メールに追われており、1日に何十や何百といったメールを処理をしています。そのような方は、メールボックスにメールが届いた時に、メール受信者と件名を確認し、重要か・重要じゃないかを判断し、対応の優先度を決めていきます。相手に読んでもらうためには「件名だけでどんな内容なのかを判断できるようにする必要がある」のです。どんな内容なのか?いつまでの要件なのか?がわかる件名にすることで、メールを読んだ後の対応を相手が想像できるようにするのがベストです。→署名」のような流れで書くのが一般的です。それぞれの段階でどのような内容メールを書けば良いかを確認しましょう。宛名を間違うのは、大変失礼なことになるので特に確認することが必要です。企業名は正式名称で記載することが原則で、略称で書くことは失礼にあたることもあるので注意してください。拝啓などの頭語(とうご)や時候の挨拶まではいりませんが、簡単な挨拶を挟むようにするとよいでしょう。「お世話になっております。○○の□□と申します」のような文が無難だと思われます。3本文では5W1Hを意識して完結にメールの内容がよく分からなくなる原因としては、5W1Hを意識した内容になっていないことがあります。一応確認すると5W1Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)のことで、最初の文に入れ、何が言いたいのか要点をまとめたメールにすることが大切です。相手にストレスなく読んでもらう為にも、一行あたりの文字は20~30文字程度にし、3行程度で文のかたまりを作り、1行改行すると良いでしょう。4結び結びは「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくると無難です。5署名メールの最後に署名をつけるのが一般的です。メールアドレス→URLの順番が一般的になっていると言われています。4.無意識に上から目線の言葉遣いになっている相手に催促したい時のメールには特に言葉遣いに注意する必要があります。無意識とはといえ、攻撃的な表現になっていることがあるからです。返事が早く欲しい時につい「返事をお早めにください」と命令口調になってしまうこともあるようです。いった場合には「大変恐縮ですが、恐れ入りますが、お手数ですが、ご面倒ですが」などのクッションの役割になる言葉を挟むことで、柔らかい表現にするよう心がけましょう。5.メールの作成に時間がかかる実際、上記のような内容に気を配りながら、数ある場面に合わせてメールを作成するのは実に大変です。「完璧なメールを、多頻度に、多くの方に送付したい」という悩みを、ツールを活用して、チームで解決できているケースはほとんどないと言ってもいいでしょう。そこで、HubSpotのEメール機能の出番です。個人メールを作成する時も、標準化できるものは完成度を高めて共有することが生産性を高める有効な方法です。HubSpotの機能では、Eメールをテンプレートにすることができるので、簡単に誰でも標準化されたメールを作成することが可能です。使い方としては、お使いのGmailやOutlookをHubSpotと統合することで、GmailやOutlookの画面に「テンプレート」というボタンが表示されます。あとはここから必要なテンプレートを選んで使用するだけ。作成はワンクリックで完了です。メールのメッセージを作成中に「これは標準にした方がいいな」と思ったら、ワンクリックで簡単に「テンプレート」に登録することも可能です。テンプレートが充実し、メンバー間でバラツキのないレベルの文章が一瞬で作成されれば、新人のようにメール作成に不安が残る人でも安心して任せることができます。マーケティングツールであるHubSpotですから、利用された各テンプレートはその開封率や精読率などを計測することが可能です。複数のメールテンプレートをABテストで競争させれば、よりお客様の反応がよい文面を生み出すことができるでしょう。メールテンプレートの活用は、単なる時間短縮の技術ではなく、お客様によりよい体験を提供するための取り組みと言えるかもしれません。まとめメールでのコミュニケーションはビジネスの基本です。相手に不快な思いをさせないためにも、敬語、件名、メールの構成など基本的な事項をもう一度確認してみてください。チームの生産性を高めるために、HubSpotのテンプレート機能を使えば誰でも最高のメールを一瞬で作成することができます。最新版が完成しました。営業効率化のためのプレイブックにアップデートがありました。見込み客を増やしたいすべての方へ。無料相談会を毎週木曜日に定期開催中!Webマーケティングや営業管理の悩みに、具体的な活用イメージのお手伝いや、課題解決についてお答えいたします。無料のHubSpotツールをカンタン導入!時間、コストをかけずにWebマーケティングや営業管理を強化できる無料のHubSpotツールがカンタンに導入できます。拠点とするタービン・インタラクティブは、Webデザイン、コンテンツ運用、HubSpot導入、マーケティングオートメーション活用を通じて企業の売上拡大と営業活動の効率化を支援するインバウンドマーケティングエージェンシーです。reserved.お問い合わせ個人情報の取り扱いについてサイトマップ。