eディスカバリ対応機能と高速日本語検索を備えたメールアーカイブ・監査ソリューションです。Suiteなどのクラウドメールとも連携が可能です。誤送信対策・メール監査・BCP対策など、メールに関する「リスク」に対してパフォーマンスを発揮するようにデザイン/設計しました。アーカイブ機能によって企業の大切な情報資産である電子メールの長期・大量保存を可能にするだけではなく、価格カルテルなどの不正を事前検知する”平時の監査”、訴訟・eディスカバリ発動時の”有事の追跡”を確実に行うためのメール監査機能も充実。1000万通1秒の高速検索と優れた日本語検索機能は、利用中のメールシステムを問わず、企業の監査業務を強力にバックアップします。大規模なサイトでのアーカイブを実現。テラバイト級のメールアーカイブでも高速検索が可能。メールデータを安全に保存し、大量データからの確実・高速なメール検索を実現します。自然文を指定した類似検索による「絞り込み検索」の機能を備えており、要件に合った適切な検索をスムーズに実行することができます。Auditに取り込みアーカイブすることができます。メールもアーカイブすることができるため、次のような企業の要件を満たします。Auditメールアーカイブの真価は、メールデータの保存・バックアップができることだけではありません。Auditの高速大量検索の能力が活かしたメール監査機能を紹介します。Auditは「平時」と「有事」の監査に対応。「平時」の監査により、たとえば社内で価格カルテル事件を未然に防ぐもしくは早期発見し、被害の最小化にむけて対策することを可能にします。各種監査作業を効率よく実行することを可能にします。監視対象キーワードと監査担当者を事前に登録し、定期チェックを実施します。問題の可能性のあるメールの選定するために定期的に自動でキーワード検索を実行し、検出されたメールは定められた担当者に振り分けて通知します。担当者は問題メールの危険度を判定し必要に応じてコメントを追加します。監査結果を定期的に報告します。Auditがどのように使われているかヒアリングしました。訴訟の開始が予測された時点で、対象期間を定めアーカイブメールについて訴訟ホールドを実施します。関連メールの絞り込み対象期間内のメールから、関連性の高いメールを複数の手段を用いて特定します。特定したメールを、複数の担当者で分担してレビューし、提出の要不要を判定、その際に秘匿特権文書を除外します。提出必要と判定したメールについて、改ざんされていないことを明記したサマリレポートと全メールのEMLファイルを出力します。特定番号(マイナンバー、クレジットカード番号、口座番号)が記載されたメール本文や添付ファイルを検索できるようになりました。通常のキーワード検索と同様、バッチキーワード検索やeディスカバリ機能でも、特定番号を検出することができます。これにより、マイナンバーが含まれるメールや不正な添付ファイルを特定し、メールの削除や担当者への指示を実施することで、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に沿った対応ができます。添付ファイル数やメールサイズで検索できるようになり、検索の種類がより豊富になりました。他にも、ヘッダ項目による検索も可能になりました。テクノロジにより、キーワードの多い条件でも高速フィルタリングが可能です。きめ細かなフィルタ設定や柔軟なポリシー設定により、メールの送受信を制御します。標準機能で、外部宛先・添付ファイルのチェックや、強制的な上司CC送付を設定できます。疑いがあるメールを保留・設定した待機時間経過後に自動メール送信ができ、誤送信のリスクを軽減できます。フィルタのオプション機能をカスタマイズすることにより、サーバ型ならではの、情報漏えい対策の強化が可能です。悪意はなくても、うっかり誤送信により、情報漏えいにつながることがあります。以下の機能により、うっかり誤送信対策にも威力を発揮します。BCC宛てを誤ってTO宛てで一斉送信などを阻止し、情報漏えいを防止。間違いに気づけばメールを削除し、情報漏えいを防止。上司に必ず送られるため、不要・不正なメールの送信を抑止。パスワードを知らせない限りファイルは開けず、情報漏えいを防止。よる情報漏えいは、企業の信頼の失墜につながります。内部不正などの発覚時には、早急な対応が必要です。以下の機能により、日々の監視で内部不正を防止し、いざという時の監査にも威力を発揮します。宛先や差出人を規制し、不要なメール送信を防止。怪しいメールは必ず承認が必要。配送前に責任者が確認し、不正なメールの送信を防止。監査キーワードによる定期的なバッチキーワード検索で、内部不正を監視。ごとに「システム管理ツール」と「運用管理ツール」を用意。それぞれの管理ツールは、Web上で容易に操作することができます。システム管理ツールおよび運用管理ツールは日本語/英語に対応しており、ログイン時に言語を選択して使用します。運用管理ツールでは、以下の操作を行うことができます。管理者の業務権限に応じてツール上での操作を許可することで、メール監視・監査の運用をよりスムーズにします。Auditの運用管理ツールでは、それぞれの管理者が持つ権限に応じて、運用管理ツール・一時監査ツールで特定の操作が可能となるよう、きめ細かく設定することができます。システムの設定を担当。アクセス制限・パスワードなどの初期設定やアーカイブ・フィルタリング環境を設定。<運用管理者(スーパー/グループ)>スーパー管理者は、自社のメール監視・監査に必要なすべてのアーカイブとフィルリングに関する設定・操作・ログ表示を実行。任意のメンバーのみを管理するグループ管理者も設定でき、各企業固有の組織体制に柔軟に対応可能。<一時監査者>検索対象のメールアドレスや検索期間を限ってアーカイブ検索を行える「一時監査者」を設定でき、緊急の監査にも迅速に対応可能。対応するマルチテナントの機能を提供しています。Auditの機能をサービスとして提供することや、グループ企業のメールアーカイブを一括管理することができます。<全テナント一括管理>サービス運用側・グループ企業で一括管理を行う管理者は、単一の管理ツールからシステム内の全テナントの設定・保守が可能。<フレキシブルリテンションピリオド(FRP)>テナント毎にアーカイブ保存期間を設定します。サービス提供において、契約が終了したテナントのメールアーカイブのみを削除することが可能です。Audit「マルチモデル」。Auditの各種機能を提供することが可能です。アーカイブしたメールに対しての監視・監査機能を標準機能として用意しました。不正を事前に検知するための「平時の監視」を行うことで、価格カルテル事件を未然に防ぎ、あるいは早期発見して被害の最小化にむけて対策することを可能にします。各種監査作業を効率よく実行することが可能となります。対象期間のメールを保全するため、「訴訟ホールド」を設定します。アーカイブ検索で対象メールを絞り込み、管理者によって振り分けられたメールを監査人がレビューします。監査結果を出力し、最終レポートを提出します。eディスカバリ対策の必要性eディスカバリ(電子情報開示)とは、米国民事訴訟の手続きの一つで、民事訴訟の当事者に関連した電子メールや図面など、内部の電子データ開示を求める制度で、データを提示できないと、制裁を受けるなどの不利を被ることがあります。独占禁止法/競争法訴訟カルテル訴訟グローバルに展開する企業では、上記のような国際訴訟の当事者になる可能性も少なくありません。そのような場合、eディスカバリに要する費用は莫大で、違反した場合は巨額の賠償金を請求されることもあります。このような国際訴訟へのリスクを回避するため、eディスカバリが要求されたときの備えとしてはもちろん、日頃からメールアーカイブによる内部監査体制/違反発見の体制を構築しておくことが重要です。国際訴訟の当事者となってしまった場合、短期間でeディスカバリ要件を満たす証拠メールを抽出する必要があります。eディスカバリ機能は、有事の際に素早くメール監査を行い、適切な証拠を抽出するための機能を備えた機能です。社内間を含む全送受信メールを保存する機能です。社内間を含む全送受信メールを保存する機能です。Auditのアーカイブを利用し、ユーザ自身の過去メールを検索することのできる機能です。ユーザ自身で検索を行うため、管理者の負担を軽減することができます。平時のメール監視・監査にもeディスカバリが未発動または、国際的法規による訴追された状態でない「平時」の監視・監査にも利用できます。この「平時」の監査機能の利用により、社内で価格カルテル事件を未然に防ぎ、あるいは早期発見して被害の最小化にむけて対策することを可能にします。訴訟などの有事の際に証拠として提出する必要のあるメール絞り込み、レポートを準備します。有事など早い処理が要求される際、短期間で複数の監査者が分担して抽出でき、eディスカバリ(電子情報開示)に機能を発揮します。Auditの機能の概要を紹介します。メールデータの保全、抽出、監査(レビュー)出力の各種機能を提供します。オレンジ色の枠内がeディスカバリ機能になります。Modelの略称です。現在、ほぼ世界標準の作業指標として法律事務所、サービスベンダなどの関係方面で利用されています。監視対象となるメールを検知するための監査用のキーワードを、グループ分けして事前に登録することができます。監査案件として設定された条件にて、即時、または検索予定時に1回、または定期的にメール検索が行われ、検索結果は監査担当者に自動で振り分ることができます。監査終了後には監査レポート(PDF)をダウンロードでき、また、検索処理完了後メール抽出を実行すると、「問題あり」と判定されたメールをEMLファイル/PSTファイルとして保存できます。メール監査ツール(専用ツール)監査管理者は、監査案件としてメール検索された結果を分類し、各メールの監査担当者を指定することができます。監査担当者は、メール監査ツールにログインして振り分けられたメールの内容を確認し、危険度を判定します。その判定結果に応じてタグ付けを行い、必要に応じてコメントを追加します。