現在会社では『楽楽精算』を利用していますが、紙での処理から『楽楽精算』に移行したわけではなく、ExcelとAccessを使って自社内作成したシステムを、社内のネットワーク上で動かして運用していました。この経費精算システムは私の上司が作成したものでした。上司が諸事情により経理を離れることとなり、そのシステムの仕様全体を理解している者がいなくなりました。このシステムはマクロやVBAを利用して作成されており、保守メンテナンス・問い合わせ対応に時間を取られ、業務効率を上げるために作成したものが、結果的に業務負荷になってしまいました。業務負荷になったのは経理だけでなく、申請者・承認者にも影響し、早急に対応しなければならない状態になりました。時間・スキル・運用上の保守などさまざまな点で自社内で開発する選択はなく、外部サービスを利用すると決めて選定をしました。サービスを探し、問い合わせし、説明を受け、トライアルで試して、実際の導入まで1ヶ月かけずに完了しました。クラウドサービスはさまざまな会社が提供しています。たくさんの中から自社に合うものを探すのは面倒です。どのような順序で選ぶのがいいかを紹介します。1.利用者の多い会社を数社選ぶクラウドサービスのいい点は、小まめなバージョンアップです。利用者からの要望に対して機能の追加や変更がサービスに反映されます。利用者が多ければ要望数は多くなり、要望が多いものほど優先的に機能の追加・変更されます。多く改修改善を経たサービスは、どの会社でも適用できるサービスになっている可能性が高いです。2.必要な機能を確認するまず必要な機能を洗い出しましょう。私の場合は以下の機能があるかを確認しました。各自が確認できる3.営業から説明を受ける自分でサービスについて調べ尽くすのは大変なので、早い段階で説明を受けた方が手っ取り早いです。実際の利用画面を見ながら説明してもらうと、使い勝手が理解しやすいです。調べておいた機能について確認するとともに、非効率だと思っていることについて解決できる機能がないか聞きましょう。私は「定期区間の自動控除」機能の説明を受けたときは感動しました。そんな機能があればいいなと思っていましたが、勝手に無理だろうと必要な機能として考えませんでした。4.値段比較クラウドサービスの場合、主な費用は「初期費用」と「月額利用料」です。サービスによっては、オプションや設定費用などがかかる場合があります。5.無料トライアルで試すクラウドサービスの場合、無料トライアルで実際に操作できる場合が多いです。経理の立場だけでなく、申請者や承認者それぞれの立場での操作性を確認しましょう。経理だけ使いやすくても申請者や承認者が使いにくければ、導入後も使い方の問い合わせに対応しなくてはならず、時間がとられてしまいます。経理とはまったく関係ない人などの手を借りて試してもらうといいかもしれません。経理の業務効率が上がっただけでなく、申請者や承認者にとっても大幅な業務効率の改善となりました。どのような点が改善されたかそれぞれ紹介します。経路検索機能で算出された交通費は金額確認の必要がなくなった。チェック機能があるので入力漏れがなく、指摘する手間が減った。申請履歴や承認状態を各自で確認できるようになったため問い合わせが減った。システム保守の必要がなくなった。申請行為の頻度があがり、精算処理が平準化された。出張申請や交際費申請など申請機能があり、一元的に処理ができるようになった。クラウドなので事務所が増えた時も、特別な対応の必要がなかった。自社と先方の参加人数、1人当たりの単価、金額に応じて交際費の自動振り分けでチェックが楽になった。経路検索機能で精算処理がすごく楽になった。精算の承認状態や支払日がわかって便利。未承認の申請が一目でわかるので、処理漏れを防ぐことができる。規定に合わない申請にチェック機能が働くので、確認が容易になった。複数の問題を一気に解決するものである」というものがあります。経費精算を紙で処理している会社にとって、『楽楽精算』はアイデアそのものです。紙の処理で生じていた複数の問題を一気に解決してくれます。「経理プラス」メルマガでは、定期的に記事のランキングやおすすめ情報などをお届けしています。小栗勇人1980年生まれ。上場企業と上場企業子会社で経理を10年経験。ExcelやAccessの活用、クラウドサービスの導入、社内基幹システムの構築など、経理業務だけでなく、会社全体を効率化させることを日々実践中。運営ブログ「経理と事務の効率化」をきっかけにExcelの本『経理の仕事がサクサク進むExcel超活用術』を出版。導入社数No.1「楽楽精算」の評判は?利用者のリアルな声を集めてみた経理プラス最新情報をメールでお届け!メールマガジン経理に関する最新情報をお届けします。閉じる申し訳ございません。ページ上のフォームは、JavaScriptを使用しています。ご使用のブラウザにて、JavaScriptを有効として頂けますようお願い致します。※ご登録いただいた方は、「個人情報の取り扱いについて」に同意したものとさせていただきます。仕訳辞典テンプレート経理プラスは株式会社ラクスの登録商標です。