ビジネススキル」「マーケティング」「モテ・恋愛」その他仕事や生活に役立つ本の紹介と、気になる文房具等の話題も満載!最近はキンドル本のセール情報も充実させています。◆今日ご紹介するのは、久々の「仕事術系」のご本。著者の信太さん(「シダさん」とお読みするそう)は、2005年に自社(アウンコンサルティング株式会社)を東証マザーズにて上場させていらっしゃるのですが、その背景にあったのが、本書で展開されている「業務効率化=テンプレート化」。代表取締役だけあって、テンプレート化の対象も、単なるデスクワークのみならず、会社の業務全般に渡っているのが見事です。テンプレート」について、次のようなな考えを持っています。仕事は、「誰でもできる仕事」「誰がやっても同じ成果しか出ない仕事」と言うことができます。(中略)そこでカを発揮するのがテンプレート。「電話を受けたら次のことを最低限確認する。「定型」「属人」の象限にある仕事とは、営業活動など、基本的にやるべきアクションは一定でありながら、その人の能力や個性によって成果のバラツキがでる仕事です。(中略)この象限でも、テンプレートが威力を発揮します。これはたとえば、複雑に入り組んだコンサルティング業務や、新規企画の立案など、難易度の高い仕事です。(中略)しかし、全部は無理でも、部分的にはテンプレート化することが可能です。それが大変な効果を発揮するのです。(後略)■テンプレー卜仕事術の擬似体験ができるショートカット以前、アウンコンサルテイングの社員の中の、その達人クラスの人間が、30分かかる書類をを5分で作るという趣旨の取材を受けたのですが、見事達成していました。彼はエクセルでの表作成にも、ショートカットををフル活用。罫線を引くにも、ショートカットだけで済ませてしまいます。30分かかるはずの書類が5分で作れたわけですから、達人クラスの仕事効率は常人の6倍と言えるかもしれません。■目的のないテンプレート化は長続きしない目的は何だって構いません。目的があること自体が大事なのです。目的がある、ということは、現状から何かを変えようとしていることに他なりません。逆に言うと、具体的な目的がないということは、心のどこかで、現状維持でいいと思っているのです。現状維持でいいと思っている人が、テンプレート仕事術を取り入れることは至難の業でしょう。■定型書式は上書きではなくテンプレートでよく過去の書類を更新して新規の書類を作成している方を見受けます。過去の上書きだと、誤った情報が記載されている場合、そこを更新し忘れたがために書類にミスが残る恐れがあります。テンプレートを作成して、空欄を空けておくほうが、必ず書くべき事もはっきりし、誤記入の恐れがなくなります。■メールの送信ボタンは爆弾スイッチビジネスパーソンなら誰しも、一度はメールでの失態くらい経験しているのではないでしょうか。私も御多分に洩れません。私用ならまだしも、ビジネス上でメールのコミュニケーションミスをしてしまうと、とりかえしのつかないことにもなりかねません。そこでアウンコンサルティングでは左の図のような「メールチェックシート」を、社員にテンプレートとして支給しています。お客様宛のメールや、全社一斉メールなど、慎重を期す場合のメール送信時には、このチェックリストを確認するよう徹底しています。そのテンプレートの最後には、こう書かれています。■年賀状は出さずに、春、夏、冬に定期的にハガキを送るできるだけ印象に残るよう、出すタイミングも、ハガキのデザインも工夫します。ハガキを捨てさせないということは、つまリアウンコンサルティングを忘れさせないということです。すると、有り難いことに、お客様の紹介や雑誌取材など、年20件ほど新しいお話をいただけるのです。年3回のハガキは、立派な営業ツールというわけですね。定型書式と、定期的に手紙を出すという仕事の仕組み。この2つのテンプレートを組み合わせることで、自動的に、時間もかけずに、お客様への不義理を防げます。運がよければ、仕事まで新しくいただけることがあるのです。■電話応対スクリプトでアポを取るスクリプトとは、いわば台本のようなもの。手紙の文例と同じようなテンプレートです。アウンコンサルティングでは、このスクリプトを用意して、電話口でどう話すか、あらかじめ紙に書き出しておくのです。(中略)スクリプトを用意しておけば、何の不安もありません。その場で言葉を考える手間もなく、焦らず余裕をもって臨めます。「デスクワークのみならず」と書いておきながら、結局個人的な嗜好から、選んだのはデスクワーク系中心でスイマセン。目次にもあるように、4章では「営業・商談」、6章では「マネジメント」と、あまりマニュアル系の類書では見ないテーマでのテンプレートが取り上げられていました。上記ポイントの最後にご紹介した「電話応対スクリプト」も、実物はこんな感じで、フローチャートのよう。電話営業を受けるのが好きではないのでアレですけど、ここまでテンプレ化されていれば、それはバイトでも活躍できます罠。◆定型書類でのミスの件も、私はズバリ思い当たるフシが!その原因は指摘のあったように、まさに「上書き」によるもの。同様にメールでも、とある顧問先に毎月同じ時期に出す連絡メールを、前月分をリバイスしてやっていて、タイトルをそのまま出してしまったこともありました。これはもう「テンプレ化」と「チェックリスト」のダブルで対応しなくては。◆なお、テンプレートとは直接関係ないのですが、本書には信太さんの英語勉強法についても触れられていました。特徴的だったのが、「マインドコントロール」で、「モチベーションのあげ方」で、「英語を話せるとどれだけ楽しくなるか」を脳裏に刷り込ませるのだそう。オススメされていたのが次の2冊。(幻冬舎文庫)英語をやっていて、本当によかった。BUNKO)吉越さんの本は、つい最近某ベストセラー作家さんにも薦められたところなんですが、私自身が英語を使う予定がないもので。◆今回は最低限しか紹介できませんでしたが、本書はさまざまなテンプレートが収録されており、それらを自分なりに取り入れることができれば、元は取れると思います。いったテンプレ化やマニュアル化が得意でない方や、「自分の仕事は特殊なのでテンプレ化は不可能」と思ってらしゃる方も多そうな。後者のようなケースも、本人がそう思っているだけで、実際にはマレであることを、複数の「マニュアル化の達人」から聞きましたwそして前者の方にとっては、本書は事例プラス新しいテンプレの作り方まで指導してくれるのがありがたいところかと。リアル書店でチェックしてみたいな、と。前の記事│次の記事スポンサーリンクこの記事へのトラックバックURL●スパム防止のため、個別記事へのリンクのないトラックバックは受け付けておりません。●トラックバックは承認後反映されます。モチベーション】『モチベーションを劇的に引き出す究極のメンタルコーチ術』鈴木颯人このブログはリンクフリーですランキング。