旧ブログ書籍HOME残業ゼロ必須ツールと使い方タスク管理ツールTaskChuteの初期設定方法をわかりやすく簡単に解説しますタスク管理ツールTaskChuteの初期設定方法をわかりやすく簡単に解説します2017年5月13日2901VIEWSタスク管理をはじめたいけど、どんなツールを使ったらいいんだろう。こんな風に、どのタスク管理ツールを使うか、迷うことはありませんか?こんにちは!「残業ゼロ」サラリーマンの滝川です。僕はタスク管理を続けて5年以上となります。今となってはタスク管理をせずに仕事を管理するのは不可能となっていますし、いうまでもなくタスク管理が残業ゼロの実践に繋がってきます。先日僕が実践しているタスク管理手法を紹介しましたが、今日はその中で紹介した「TaskChute」の設定の仕方を書いていきたいと思います。TaskChuteは僕の中で間違いなく最強のタスク管理ツールなのですが、タスク管理をこれから始めようという方が購入したら、ほぼ確実につまずくことが予想されます。TaskChuteを使いこなすにはTaskChuteの操作方法だけでなく、タスク管理の基本的な考え方を理解する必要があるからです。TaskChuteを購入してしまって、「早く設定だけでもやってしまいたい!」という人や、「とりあえずはじめたい!」という方向けに、今日は簡単スタートアップガイドとしてこの記事を書こうと思いました。必要となるタスク管理の基本的な考え方はこれからこのブログで書いていこうと思っていますし、早く知りたいという方は佐々木正悟さんの「クラウド時代のタスク管理の技術」を読まれることをオススメします。いうことで、本エントリーは以下の二つの要件を満たす方向けのTaskChuteの簡単セットアップ方法を書いています。「とりあえずTaskChuteを購入してしまったので、設定だけやってしまいたい。仕事の時間だけタスク管理をしたいと考えてる方なお、TaskChuteはExcelのツールで、Excelのバージョンによって細かい画面操作は異なります。今回僕はExcel2016で紹介してますのでご注意ください。ちなみにTaskChuteをこれから購入する方はこちらのリンクからTaskChuteをご確認ください。起動してからまず行う操作TaskChuteを購入してExcelファイルを開くと、まず以下のように聞いてくるので、はじめての人は「いいえ」を選択します(移行するデータがそもそもないからです)。以下のようなメッセージがでるので、こちらも「いいえ」を選択します。次に表示されるこちらの画面も「OK」を押します(今の時点では深く考えなくてOKです)。時間帯の区切りである「セクション」をまずは設定する続いて、現在の「メイン」のシートから、「設定」のシートに移動します(画面最下部でシートを選択できます)。セクションの「開始」時刻と「終了」時刻をとりあえず以下の通り設定してください(後で自由に変更できますので)。「セクションの覚え書き」は現時点では削除しておきます(あとでカスタムしたい人は、してください)。現在表示されているサンプルタスクを削除する再びメインシートに戻ります。今現在はサンプルのタスクリストが作られているので、数式が入っていないセルについて、どんどん削除していきます(数式が入ってるセルを削除するとうまく機能しなくなるので、ご注意ください)。「Project」欄に「区切り」が入っているセルは後で使うので、残しておきましょう(消しても後で作ればOKです)。以下の画面のようになるまで、どんどん消していってください。セル内に数式が入っているセル以外は、全て消してしまってください。本日のタスクリストを作成する続いて、左上に表示されている日付を変更します。2017/5/15分のタスクリストを作りたい場合は、ここに2017/5/15と入力します。ここまできたら、いよいよタスクリストを作っていきます。以下の画面を参考に、「月日」からタスクを入力していってください。もりM単(あるいは「見積もりH単」)」です。ルーティンタスクを作成する場合タスクをルーティンタスクとして入力したい場合は、以下の操作を行います。「部下からの提出書類を見る」というタスクをルーティンとする場合を見ていきましょう。TaskChuteのメニューを呼び出します(メニューの場所はExcelのバージョンによって違いますのでご注意ください)。メニューにある「ルーチンタスク毎日化」を選択します。以下の画面がポップアップするので、「はい」を選択します。すると、一気に1週間分、タスクが複製されます。土日仕事をしない人は、土日分をTaskChuteのメニューから「選択タスク削除」を選んで削除してください。「Mode欄」の色を変更する次に、画面左下から「Mode」のシートを選択します。「routine」というModeの色を現在「デスクワーク」と書いてある色に設定したい場合、現在「デスクワーク」と書いてあるセルを選択して、「routine」と書き直します。その後、一度メインシートに戻ります。以下のようにroutineと書いてあるセルを選択し、文字の最後の部分を選択してEnterを押します。すると、タスクの色が変わります。他のModeの色を変えたい場合も同様に変えられます。以後はタスク作成時に都度Modeの記載に合わせて色がついていきます。ショートカットキーを設定する次にショートカットキーを設定します。いちいちTaskChuteのメニューから選ばなくても様々な操作を行えるようにするためです。画面下から「設定」シートを選択します。そのままでいいならそのままでもいいですが、ショートカットキーを自分好みにしたいなら、以下の画面ようにセルを選べば、ドロップダウンリストが表示され、選べるようになります(「文字キー」だけでなく、「制御キー」も変更可能)。ちなみに僕は以下の赤字の操作のみ、設定しています。他の操作は普段使わないので、ショートカットキーをあえて独自に設定していません。初期設定は以上です一番はじめの設定は以上です。今日やるタスクをどんどん追加していってください。可能な限り、ルーティンタスクも作成していきましょう。すると、以下のようなタスクリストを作ることができます。黒色の「区切り」はセクションの区切りとして使用すると、2時間毎にタスクがどれだけあるか一目でわかるので大変便利です。具体的な使用例については、後日またエントリーで書いていこうと思います。今日はこの辺にしておきましょう。東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。シゴタノ!主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。