BLOGは株式会社ケイズ・ソフトウェアが運営しています。_(:3」∠)_←さて、今回のテーマは「段取り」の話。「仕事は段取り八分」という言葉があります。その比重が本当に「八分」かどうかはともかく、仕事を円滑に進め、成果を上げていくために段取りが重要であることは間違いありません。「なかなか上手に段取りできない」と、それを不得手にしている人はけっこう多いもの。そこで、どうして上手に段取りができないのか、その原因を分析していきたいと思います。・「全ての工程が上手くいく」想定になってしまっている・準備期間や助走期間を考慮していない・ギチギチに作業を詰めこみすぎて、突発的な変更に対応できない【対応策】プロジェクトにおいて、予期していなかったトラブルや仕様変更などは必ず入ってくるもの。そのため、スケジュールに“バッファ”を持たせておかなければ、少しの変更があるだけですぐに破綻してしまいます。人間がある作業を始める場合、「初めのうちは、勝手が分からないため進捗が遅い」というのが当たり前。そのため、準備期間や助走期間を設けておくと、実際の学習スピードに即したスケジュールとなります。自分が担当となった仕事を、とにかく時間をかけてやってしまい、最終的に期限をオーバーしてしまう人がいます。いう人の場合、「完璧な状態で提出しなければ」という意識が強すぎ、自分一人で問題を抱えこんでしまう、というケースが多いように思います。自分が経験のある分野だったり、案件の全体像が把握できていたりする仕事であれば、そのやり方で上手くいくでしょう。未経験の分野や不得手な分野である場合には、「80点の状態でいいから早めに作ってしまい、誰かにレビューしてもらう」というやり方でやった方が、作業が早く終わり、結果的には品質も高くなることが多いものです。やっているんだけど、なかなか仕事がはかどらないんだよね」という人の多くは、「その人がやらなくてもいい仕事をやってしまっている」もしくは「それほど重要でない仕事に時間をかけている」というケースが多いものです。それを解消するには、「優先順位づけをし、重要な作業から手をつける」「自分がやらなくてもいいことは、思いきって他の人にお願いする」などの方法が効果的です。時間が細切れになってしまうと人間は集中して作業できないため、「まとまった時間が取れるようにマネジメントする」というのも、重要なことになってきます。■上手に段取りをして、短時間でたくさんの成果を上げようどうせやるのなら、仕事の効率は良くしていきたいもの。ここで出てきた対応策を元に、たくさんの成果が上げられるように工夫していきましょう。