サトウさんはすでに苦渋の面持ちであったが、そこに営業部のタナカさんが追い討ちをかけた。あのさ、内容確認の期間が1週間しかないんだけど、この期間で全部チェックするのは難しいんだよね。そもそもこの時期は大きな展示会があるから、実質的に不可能だ。サトウさんは、頭を抱えてしまった。確かに、社内での要望ヒアリングに不足があったかもしれない。海外事業部のスズキさんや営業のタナカさんの言ったことは初耳だ。ここで社内事情のディスカッションを続けるのは、R社にも迷惑だ。サトウさんはR社に詫び、新たなRFPを配布することにしてこの場は引き取ってもらった。見つけた雛形で適当に作ったら大失敗RFPを「提案依頼」で考えてしまい、「評価軸」で考えていなかった......コバヤシさんの会社は、7年ぶりにウェブサイトをリニューアルすることになった。はいっても、コバヤシさんにサイトリニューアルの経験はない。Proposal、提案依頼書)というものを作ってコンペを開催するということがわかった。ネットで見つけたRFPの雛形を元になんとか形にし、上長である広報部のイトウ部長に確認してもらったうえで、5社のウェブ制作会社にコンペ参加を依頼した。コンペ結果が出揃い、コバヤシさんと部長は、制作会社の選定とその結果を上申するための打ち合わせを行った。二人は浮かない顔である。この提案、てんでバラバラで、どう評価したらいいかわからないよね。思われますか......。こっちの2社は、うちが求めているものとかけ離れていて話にならない。残り3社を見ても、見積価格が下は300万円から上は8,000万円まで。一応RFPの項目ごとに見積り明細が記載されているとはいえ、内容がまちまちで高いのか安いのかよくわからん。8,000万円はないとして、うちの予算感に合うのはP社の2,200万円かな。P社の提案は以前のサイトに比べて何がどう良くなっているのか、いまいちわからん。なんていうか、うちが本当に欲しい提案を引き出せていないような気がします。ピンポイントではやりたい内容はあるんだけど......。今の状態だとすべての提案を同じ尺度で計れないから、決めようがない。すべての提案を見直してみると、各社ともにRFPに忠実な提案をあげており、制作会社側には大きな問題はないといえた。結局、コバヤシさんは自分たちが「どのような提案を求めているか」「どのような尺度で選定するか」を念頭において依頼内容を再考したうえで、各社に再提案してもらうことにした。制作会社に内示を出したのに社長の反対でドンデン返し前任者への気遣いや、決裁権者への誤解ない伝達をうまくできず......サイトリニューアル担当のワタナベさんは、上司であるヤマモト部長が経営会議から戻ってくるのを待っていた。リニューアルプロジェクトはすでにかなり進んでおり、社内調整からRFPの作成、コンペ実施、そして発注業者選定まで完了している。あとは、今日の経営会議を経てX社に正式発注するだけだ。経営会議から戻ってきたヤマモト部長は、なぜか不機嫌そうな様子。ワタナベさんは不安になりながら声をかけた。ヤマモトさん......経営会議、どうでした?いや~、参ったよ。X社のリニューアル提案、承認されなかったんだ。先日、X社には口頭で内示しちゃいましたよね。カトウ常務が承認してくれたから問題ないと思ってたらさ、ナカムラ社長が......。ナカムラ社長は、決断力のあるアクティブな経営者として業界でも知られた存在であった。別の言い方をすればトップダウンで物事を強引に進めるところがあり、社内では恐れられていた。ああ......いつものですか?いや、今回はちょっと複雑なんだよ。僕も着任前のことだから知らなかったんだけど、前回のリニューアルはナカムラ社長の肝いりでやってたそうなんだ。あ......X社の提案は、現状のサイトをかなり否定していましたよね......。8年前からはウェブのトレンドもずいぶん変わっているし、むしろ、抜本的に変えてもらわなきゃいけないんだけどね。それでも、やっぱり気に障ったようで......。誤解してる部分もあるとは思うんだけど。X社の提案書、かなり分厚かったし、専門的な内容もありましたからね。当然だけど、社長をはじめ経営層はプランの細かいところまでは見ないから要約版で説明したんだけど、それでも社長の逆鱗に触れてしまったようだ。X社の内示を取り消して再度コンペですか?いや、サイト公開までのスケジュールもあるから、それは避けたいな。X社は提案内容も価格も最適で、予想以上の素晴らしい施策提案もありましたしね。ヤマモト部長とワタナベさんは、X社に依頼して提案内容を一部変更し、あらためてナカムラ社長への説明を行うことにした。「あるある」はあなたの社内にも潜んでいる!コンペを成功させる4つのポイント前回の「Web制作あるある」では、Web制作の現場でともすればなおざりになりがちな、よくあるトラブルを見ていくことで、それをいかに回避できるかを考えました。今回の「コンペあるある」も、発注側企業と制作会社が関わるということに違いはありません。今回はおもに社内側のあるあるが目に付いたと思います。コンペとは発注側企業にとって「制作会社からいかに優れた提案を引き出すか」が問われる機会だからです。言い換えれば、引き出す側に問題があれば、どんなに優秀な制作会社であっても優れた案を提示するのは不可能である、と言ってよいでしょう。いった意味で、今回は制作会社側ではなく、発注側であるあなたの社内に潜む「あるある」なのです。社内ニーズのヒアリングをしていないというのは論外ですが、あるある1のように、たとえ聞き出していたとしても、関係部門から「これは聞いていない」「これもやってほしい」といった意見・要望が、後になって出てくることがあります。これらは、聞き方の工夫である程度は回避できます。現状のサイトを見せて「どうすればよいでしょう?」というのでは、有効な返答を得るのは難しいでしょう。なく、「現状のサイトには○○の記述がありませんがどのように扱えばよいでしょうか?」といった具体的かつポイントを絞った聞き方をすれば、相手も具体的に考えてくれます。このような聞き方を複数の項目で行うことにより、一連の質問を類例とすることで、あなたが認識していないニーズを相手に想起させることが可能になります。「それをするならあれもする必要があるかもしれない」という感じです。することで、見えにくい要望も事前に把握することで、あとになって「なぜ今更」というトラブルを避けられます。このような方策を採ったとしても、追加の要望を完全になくすことは困難です。良いサイトにするために重要なのは、プロジェクトの目的・目標を軸として要望に優先順位を付けることです。そもそも、サイトリニューアルで制作会社に提案を依頼する際に絶対的に必要なものとして、リニューアルの目的と目標があります。それに加えて同じぐらい重要なのものとして、プロジェクトのステークホルダー全員が目的・目標を確実に共有することがあります。することで、関係各部署の要求に対して優先順位をつけたとしても、それにコンセンサスをとりやすくなります。その情報はコンペ後の工程にも強く作用して、目的に合致した価値の高いサイトリニューアルを実現しやすくなるはずです。コンペ成功のポイント2RFPは「提案依頼」だけでなく「評価軸」で考えるネットで配布されている雛形をもとにRFPを作成するのは、確かに効率のよい方法だと思います。ここで注意しなければならないのは、雛形はあくまで雛形であって、あなたのプロジェクトに完全にマッチしているとは限らないということです。それを意識していたとしても、雛形に落とし込んでいくうちに、いつのまにか当初のニーズや依頼内容からズレていってしまいがちです。雛形を活用し、効率と効果を両立するには、どのようなことに気を配ればよいでしょうか?たとえば、インフラやCMSなどシステムに関する依頼事項は、よほど特殊な事情がない限り雛形を活用しても問題は生じにくいでしょう。それに対して、企業や製品の理念・ブランド訴求に関することや、ターゲットへのアプローチの仕方に関する箇所は、雛形の利用は最小限に留めるべきでしょう。いうのも、こうしたポイントはBtoBかBtoCといった大きなくくりでもまったく異なります。ブランド訴求にどのような表現を採るかといった箇所では、10社あれば10社それぞれに異なる課題とその解決策があるでしょう。いった分野は極めて定型化しづらいものなので、雛形どおりにはいかないと思うべきでしょう。雛形をうまく活用するには、次の2つを明確に分けるのが重要です。前者は雛形を活用し、後者では求める事柄を柔軟に制作会社に伝達する工夫が重要です。ここは、オリエンテーションでの対話が鍵となるポイントでもあります(このような対話に対する制作会社の理解力や応答力、つまり対話力をオリエンテーションの場で評価するのもアリです)。重要なのは、評価軸と優先度を意識してRFPを作成することです。あるある事例2のコバヤシさんのケースでは、これを意識していなかったために、バラつきのある提案が上がってきてしまいました。バラエティに富んだ提案がもらえるのは一見良いことではあります。バラバラな提案に対して合理的な判断をすることは困難です。合理的な判断をするには、バラエティに富んだ内容であっても、すべて評価軸に沿っている必要があります。することで「なぜその制作会社に発注するのか」ということを決裁権者にきちんと伝えることが可能となります。“評価軸を意識したRFPの作成”とは、要求事項に対して、次のような点を明確に引き出す内容・項目立てを行うことです。どのように考えるのか(コンセプト)なにをどうやって実施するのか(手法論)その実現性は妥当か(フィジビリティ)提案する側は、RFPを丹念に読み解き、要求事項を押さえたうえで、その制作会社の独自性・強みを打ち出す提案を目指すでしょう。あるならば、上記のような評価軸による項目立てをすることで、「要求事項への的確な応答および各制作会社独自の提案を引きだすこと」と「評価軸をもとにした判断」の双方が可能となります。評価軸をあらかじめ明文化して示すのはあまりお勧めしません。経験上、このような方法で行うと枠にはまった提案がなされがちです(逆に言うと、単に金額で比較・判断したい場合にはこの方法をお勧めします)。コンペ成功のポイント3選定後にも落とし穴が!決裁権者への伝達と発注先への内示のタイミングあるある事例3のヤマモト部長とワタナベさんのケースは、企業で仕事をしている以上、あることです。Webサイトのリニューアルの場合、当然ながら前任者がいるはずなので、前任者への気遣いはある程度必要です。「前任者が社長だった」というのはかなり稀なケースですが、提案内容を誤解なく決裁権者に伝達するのはとても重要です。ここでポイントとなるのは、次のことです。実務でリニューアルプロジェクトに携わるあなたと、プロジェクトを承認する決裁権者では、提案内容をチェックするうえで必要な情報が異なる。実務で関わる人にとって重要なのは詳細なプランです。決裁権者に必要なのは、ひとことで言えば「どのような考えで、どのようなことが行われ、どのくらい投資したら、どのような見返りがあるか」です。ここで有用なのが「エグゼクティブサマリー」です。エグゼクティブサマリーは、決裁権者向けに上記の重要な点を軸にプラン全体を要約したものです。通常、A4で5ページ以内、あるいは、プラン全体を俯瞰で見られるようA3で1枚にまとめることもあります。多忙なエグゼクティブのために、彼らが知りたい情報だけを端的にまとめるということです。決裁に関わることでいえば、発注業者への内示のタイミングも重要となります。ヤマモト部長とワタナベさんのケースのように、内示を出した後にプロジェクト撤回の憂き目に遭うのは避けなければなりません。そもそも発注先企業にコンペの成否を知らせるのは、正式に社内承認がおりてからにすべきです(一生懸命提案してくれた制作会社に早くお知らせしたい気持ちはわかりますが)。したがって、あえて内示という形で発注を知らせるのは、次の2つのケースに留めるべきでしょう。決裁権者の承認はおりているが、社内の調達ルールなどの関係で正式発注に時間がかかるといった事務手続きによるケースこんな制作会社はダメだ!~それでもダメなコンペ参加者はいる~あなたがどれほど周到な準備のもとにコンペを開催したとしても、ダメな制作会社がコンペに参加してしまうことは避けられません。ここでは、採用を避けるべき例を挙げてみます。そもそもRFPの要求事項を満たしていないいうまでもなく躊躇せず不採用にすべきです。部分的にすばらしい内容があったとしても、要求事項への対応に漏れがあるのであれば、そもそもRFPを読み込んでいるのかという基本的な疑念が生じます。仮にこのような会社に発注すれば、あなたは常に漏れ抜けのチェックに追われることになるでしょう。提案期限を守らない論外です。提案内容がすばらしくとも採用は見送りましょう。ちゃぶ台返しをするが中身がない「そもそも目標設定自体に問題がある」「目標を達成するには要求事項を変更する必要がある」など、サイト制作のプロから見ればRFP自体に問題があることもしばしばあります。このような場合は、制作会社からのより根本的な提案は、傾聴に値します。制作会社の都合に強引に合わせるためにこのような手法が使われることも、稀にあります。この場合、注意して聞いてみると、「インパクト勝負で内容がない」「実現可能性や持続可能性に乏しい」ものがほとんどです。ちゃぶ台返しは、インパクトにとらわれず、注意して扱うべきでしょう。小さな会社の共同提案で素性がよくわからない得意領域の異なる複数の制作会社・ITベンダーによる共同提案は、よく見受けられます。それぞれの強みを活かしたものであればむしろ歓迎すべきです。「なぜ共同で行うのか」に関していまひとつ合理性が感じられない共同提案は、注意すべきです。こんなコンペは嫌われる!~制作会社との信頼関係を壊してしまうコンペ~制作会社を適切に選べて、ちゃんと準備をしていたとしても、コンペの相手は人間です。あなたが制作会社を選ぶのと同じように、制作会社も「お金をもらっても、こことは仕事をしたくないな」と思ってしまうこともあります。良い提案に加えて、良い関係でその後の仕事を進められるように、次に示す「嫌われる」5つのポイントは避けてください。そもそも予算・スケジュールが非現実的どう考えても非現実的な予算・スケジュールを要求するコンペが、稀にあります。相場を知らないという理由でそうなることもあるでしょうし、社内的な事情によることもあるでしょう。非現実的な要求は制作会社との信頼関係を壊すことになります。したコンペに対して無理やり要求に合わせて提案してくる制作会社もあるでしょうが、こうしたプランは往々にして実現不可能です。発注後にスッタモンダするのでは本末転倒です。スケジュールや予算に関する一般的な相場というのは確かにあります。Information)としてコンペ参加予定企業に依頼し、大体の相場観を把握するのもひとつの手です。多数の制作会社に声をかけるたとえば10社にコンペ参加してもらうとします。当然ながら1社ずつにオリエンし、1社ずつ提案を聞かなくてはなりません。その後も提案内容を比較検討し、社内からの質問を取りまとめ、最終的な発注先を決定するまでの一連の工程を、一般的には1か月程度の期間で行います。考えただけでもとても大変です。どのような提案を受ける必要があるかということを事前にきちんと考え、声をかける企業は3~5社程度に絞るのが効率的です。コンペでこんな風に言うのはどうでしょうか。今回はより良い提案をいただくためにお声掛けする企業を絞り込み、御社を含め3社にしか声をかけていません!これなら、コンペに参加する企業のモチベーションも上がるでしょう。提出物の要求が過剰デザイン案やコンテンツ案をたくさん見たい気持ちはわかります。デザイン案を10案提出せよ、というのは酷です。評価基準さえしっかりしていれば2案~4案程度で十分でしょう。そもそも、量をこなすのに提案側が汲々として質が伴わないのでは元も子もありません。国内の企業でコンペにおいてプレゼンフィー(コンペフィー)を支払うのは稀ですが、欧米では少額であっても支払うのが慣例です。提案といえども人に動いてもらう限り対価を支払うのは当然、という考え方です。いずれにせよ、プレゼンフィーの有無にかかわらず、コンペでは参加企業側で人が動いている(つまり人件費が発生している)ことを理解し、提出物は本当に必要な程度にするのがいいでしょう。言語道断ですが、残念ながらまったくない話ではありません。場合によっては法に触れる可能性もありますが、それ以前にモラルの問題です。内示後に過剰な値引き交渉をする正式な発注の前に、若干の値引きをしてもらうよう決裁権者から指示を受けることは、しばしばあることです。納期や実施内容の調整など、合理的な内容で価格交渉を行うことは問題ありません。内定していることを盾に不合理な値引き交渉を行うのは禁物です。仮にその値段交渉を飲んでもらえたとしても、その値引きのせいで後工程のどこかに無理が生まれてきて、結局は自分たちに返ってくるのですから。※Web担編注こうした「残念なコンペ」をする「残念な発注側」の情報は、制作会社の間でも共有されていると思っておくほうがいいでしょう。発注側の企業担当者の間で「あの制作会社は良かった・悪かった」という情報交換をしているのと同じことを、制作会社や代理店はしています。よろしくないコンペを続けていると、積極的に情報交換している優秀な制作会社の協力を得られなくなってしまう......かもしれませんよ。広告業界、マーケティングコンサルティング業界を経て現職。これまで、広告業界、マーケティング業界にて媒体を問わない広範な領域に渡るコミュニケーション戦略立案および構築に携わってきました。プロダクトマーケティングの経験を活かしたブランド構築視点でのウェブプランニングを得意としています。Webサイト構築サービスWebサイト運用サービスWebマーケティングサービスILLUST:なとみみわマンガチックで、べた~なイラストを得意とする炎の熱血イラストレーター。最近(過去90日間)の記事で、Facebookの「いいね!」が多かった記事をお見逃し無く。ネット広告への強い嫌悪感、テレビや新聞の倍以上に。いいね!私は変人コレクター。CEM」の提供を開始LINEのマーケ活用術――ナーチャリングからリピーター醸成まで解説するセミナー2/20開催MaaSが普及したら「自家用車を手放すことを検討する」48%【アクセンチュア調べ】2019年にもっとも注視されたテレビCMは、クボタ「壁がある。【デジタルマーケティング】ソフトバンクロボティクス及びグループ各社のWEBディレクション・マーケティング施策をお任せします。2/19(水)@ステーションコンファレンス東京リピーターを呼び込む「究極の集客方法」。リピーターを呼び込む「究極の集客方法」。2019年12月すべて見るインフォメーションWeb担のメルマガを購読しませんか?Web担の記事がコンパクトに毎週届くメールマガジン「Web担ウィークリー」は、10万人が読んでいる人気メルマガ。忙しいあなたの情報収集力をアップさせる強い味方で、お得な情報もいち早く入手できます。編集後記サイトマップFAQ(よくある質問とその答)Web担に広告を掲載しませんか?購読者数10万人のメールマガジン広告をはじめとする広告サービスで、御社の認知向上やセミナー集客を強力にお手伝いいたします。