生産性を最大化できるグループウェアとは?会社別おすすめツール7つ比較その他2017.7.25(最終更新日:2017.12.20)生産性を最大化できるグループウェアとは?会社別おすすめツール7つ比較TweetPocketグループウェアは業務上必要な情報を共有するのに役立ちます。現在では数多くのグループウェアサービスがありますが、単に費用やシェアにとらわれずに、各サービスの特徴をとらえて、自社に合ったサービスを見つけ出すことができているでしょうか?今回は大手から無料で使えるサービスまで、7つのサービスをご紹介します。グループウェアを選ぶ上でのポイントを解説し、サービスごとの機能やコストの比較をし、メリット・デメリットをご説明していきます。NEOまとめグループウェアとは社内のタスクやスケジュール、情報共有に特化したソフトウェアのことグループウェアは、業務をおこなう上で必要なタスクやスケジュールなどの情報を社内で共有するのに役立つソフトウェアです。こちらを利用すると社内コミュニケーションの円滑化に役立ちます。企業や団体において業務をおこなう上で、必要になってくる作業が情報共有です。ミーティングを開こうと思うと、参加者のスケジュールを確認し、空いている会議室を押さえ、プロジェクター等必要な物品を貸出申請し、参加者に日程・場所・ミーティングの目的を伝える必要があります。このような細々とした、しかし業務に欠かせない作業を助けてくれるのがグループウェアです。グループウェアを使用する2つのメリットメリット1.コミュニケーションの活性化グループウェアには複数のメンバーで使用できるチャット機能や、プロジェクトメンバーで意見交換ができる掲示板機能などのコミュニケーションツールが備わっています。これまで会議室に集まって口頭で話し合っていたやりとりも、グループウェア上でおこなえば、身構えることなく発言できたり、経験者の話をベースに建設的なやりとりをしたりすることができます。やりとりは文字で残るので、議事録の作成も不要です。マルチデバイス対応のグループウェアの使用で社外での業務の多い社員とも時差なくやりとりできる点は大きなメリットでしょう。メリット2.作業の効率化グループウェアを使用することでスケジュール・備品・プロジェクトに関する情報共有やタスク管理といった作業がスムーズになります。報告書等の作成機能があるグループウェアもあるので、日々の業務を効率よくおこなうことができ、残業を減らすなど、これまで時間をかけたくてもかけられなかった作業に集中できるでしょう。実際にグループウェアを選ぼうとすると、数多くのサービスがあり迷ってしまうケースも多々あります。ツールに盛り込まれている機能が多数あるので、業務上不満を感じている点は何かを明確にしておくのが大切です。今あるツールで引き続き使いたいものは何かを確認しておくと、ベストなツールを選ぶことができ、不要なコストをかけずに済みます。4つの成功事例グループウェアを選ぶための4つの基準1.オンプレミス型か?クラウド型か?グループウェアを選ぶ上でまず決めておきたいのが、オンプレミス型のサービスか、クラウド型のサービスかという点です。自社サーバーにソフトを置くタイプのサービスです。社内の設備を使用するので、情報漏洩のリスクが低く、金融系の企業や自治体に好まれます。メリット・情報漏洩のリスクが低い・カスタマイズしやすいので既存のツールとリンクさせやすいデメリット・サーバーを購入する初期費用や、月々の維持費用がかかる・導入時の設定にはシステムの知識が求められ、保守・管理のため、運用中も工数が必要なため人件費がかかる・システムの構築に時間がかかるサービス提供会社のサーバーを利用するクラウド型インターネット上のサーバーを利用します。自社でサーバーを用意する必要がない分、コストを低く抑えることが可能です。・メンテナンスやバージョンアップはサービス側がおこなうため利用者の負担が少なくて済む・自社でサーバーを用意する必要がないのでコストがあまりかからないデメリット・セキュリティ対策は施されているものの情報漏洩のリスクが高い・カスタマイズがしづらく、自由度が比較的低い情報を置く場所、そしてシステム担当者の知識量やリソースに応じて2タイプから選んでみてください。2.どのような機能を求めているかグループウェアの機能は多岐に渡ります。スケジュールやファイルの共有といった一般的な機能から、タイムカード、グローバル対応といった独自の機能があることも。現在どのような場面で不便を感じており、どういった機能があれば解消できるだろうかと具体的にイメージして、必要な機能を洗い出してみてください。3.使用する会社の規模はどれくらいか少数での使用でしたらサービスを選びませんが、大規模企業で使用したいとなると、これまでの導入・運用実績が気になるものです。サービスを利用する人数が実際どれくらいになるのかという点を念頭に置いて選びましょう。4.コストをどれくらいかけられるか前述の通り、オンプレミス型/クラウド型では初期・運用コストに差が出ます。1ユーザーあたりで費用が決まっているサービスから、定額で利用するサービスもあるので、利用者数を当てはめて比較検討してみてください。最近では無料で使用できる便利なサービスも多数出てきました。利用できる人数に制限があったり、機能が限定的な場合があるので、利用する前にしっかりと調べておきましょう。今回ご紹介するサービスはこちらの7つです。無料サービス有料サービス表にまとめると分かるように、それぞれのサービスによって特徴に差があります。以下でこちらサービスの特徴についてそれぞれご紹介します。グループウェア」|ナレッジスイート株式会社ナレッジスイート社が提供するクラウド型のグループウェアで、中小規模の企業におすすめのツールとなっています。初期費用は無料で、月額の利用料は無料です。Qube(無料)無料クラウド型グループウェアiQube|株式会社ガイアックスガイアックス社が提供するクラウド型のグループウェアで、小規模の企業におすすめのツールです。初期費用は無料で、月額の利用料は10ユーザーまで無料、11名以上の場合は400円・500円の2プランから選択可能となっています。|日本マイクロソフト株式会社マイクロソフト社が提供するクラウド型のグループウェアで、大規模から中小規模まで幅広い企業におすすめのツールとなっています。初期費用は無料で、月額の利用料はプランに応じて1ユーザーあたり540~1,360円です。Suite|GoogleGoogle社が提供するクラウド型のグループウェアで、大規模から中小規模まで幅広い企業におすすめのツールです。初期費用は無料で、月額の利用料は1ユーザーあたり500円・1,200円の2プランがあります。10|サイボウズ株式会社サイボウズ社が提供するグループウェアで、クラウド型かオンプレミス型を選択できるのが特徴。大規模から中小規模まで幅広い企業におすすめのツールです。費用はクラウド型とオンプレミス型のどちらを選択したかによって異なります。月額利用料はクラウド型が1ユーザーあたり500円・800円の2プラン、オンプレミス型は、1年目は初期費用にサービスライセンス料が含まれ、2年目以降はユーザー数・契約期間によって変動します。メリット・日本国内のグループウェアシェア10年連続No.1。ガルーン|サイボウズ株式会社サイボウズ社が提供するグループウェアで、クラウド型かオンプレミス型かを選択可能。大企業におすすめのツールです。費用はクラウド型とオンプレミス型のどちらを選択したかによって異なります。600,000円~)。月額利用料はクラウド型が300ユーザーまで845円、301~1,000ユーザーは800円、オンプレミス型は、1年目は初期費用にサービスライセンス料が含まれ、2年目以降はユーザー数・契約期間によって変動します。公式サイト)|株式会社ネオジャパンネオジャパン社が提供するグループウェアで、クラウド型かオンプレミス型を選択可能。大規模から中小規模まで幅広い企業におすすめのツールです。費用はクラウド型とオンプレミス型のどちらを選択したかによって異なります。月額利用料はクラウド型が1ユーザーあたり400円、オンプレミス型は、1年目は初期費用にサービスライセンス料が含まれ、2年目以降はユーザー数によって変動します。メリット・価格がリーズナブル・グループウェア顧客満足度調査で2年連続No.1・プロジェクト管理や来訪者管理など、現場にうれしい機能があるデメリット・ストレージの容量が少ない・メールを利用する場合は別途費用がかかるこんな会社におすすめ・グループウェアの使用費用を安く抑えたい・使い勝手のいいサービスを利用したいこんな会社にはおすすめできません・データのやりとりが頻回で、容量が多い・メールやドキュメント作成機能をグループウェアに求めているまとめグループウェアの選び方のポイントから、各サービスの比較までご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか?漠然と「グループウェアを導入してみたい...。」と検討し始めると、数多くのサービスを前にただただ迷ってしまいますが、情報の置き場所、システム担当者の知識量・リソース、コスト、そしてどのような機能を求めるかという点を整理すると最適なサービスが見えてくると思います。頻繁に使うことになるサービスなので、製品の比較検討をしたら、無料体験やデモンストレーションの動画等で使用感を確かめて、具体的にイメージしてみてくださいね。「ネットにはいろんな情報があるけど、どれが正しいの?」ジッセンはそんなお悩みをお持ちのWebマーケター向けに、実践的な知識を動画でお届けします。月額4,900円で業界の一流マーケターたちの200以上の動画が見放題。最新の記事LISKUL編集部LISKUL(リスクル)は、ソウルドアウト株式会社の社員によって執筆・運営されています。Webマーケティングの成果改善の役に立つさまざまなノウハウを発信中。reserved.【無料】Chatwork機能・活用方法22万社で導入されるビジネスチャットの資料です。無料で資料をダウンロードする。LISKULについて検索:。