(2)閉じる2015年9月の記事KnowLedgeLake製品とNintex製品を組み合わせた文書管理ソリューションKnowledgeLakeNintex2015年09月07日(月)みなさま、初めまして!本年度、2015年新入社員の中里友也と申します。名を「神田2号」です!!今年の4月からインフォシェアの一員になりました。今回、私が紹介するのはKnowLedgeLake製品とNintex製品を組み合わせて、SharePointでの文書管理を強化するソリューションの紹介です。※KnowledgeLakeに関する弊社ブログ記事はこちら※KnowledgeLakeは、SharePointのECM機能を強化する製品を販売する会社で、日本では株式会社PFUがマスターリセラーとして販売しております。製品の詳しい詳細はこちらSharePointで文書管理を行うといったケースは珍しい事ではないです。́・ω・`)例えば...・ドキュメントのプロパティの設定を手動で行わないといけない。・ドキュメントの権限の変更も手動で行わなければならない。紙媒体の書類を電子化してSharePointで管理する場合や契約書等の権限管理を必要とする文書を管理する場合、なんともめんどくさくなってしまいます。そこで今回はこんなソリューション作ってみました。Formsの4つの製品を使用します。登場人物は以下の通りです。:フルコントロールさぁでは早速画面を見て頂きましょう。こちらが今回紹介するソリューションのSharePointのトップページです。Capture使用し、契約書を電子化、アップロードします。上の画像のようにプロパティの編集も行えますのでここでプロパティをセットします。今回は自分持っている案件の契約書を電子化します。担当を自分に設定してアップロードします。契約書は業務を行う上で大事な書類です。Workflowの登場です。契約書がSharePoint上に投稿された時、内部に仕込んでおいたワークフローが実行され、権限を担当と承認者以外は閲覧・編集が行えないように変更します。このように私、中里でログインしている状態であれば、担当が中里の契約書しか表示されません。他のユーザーも中里の契約書は見る事ができません。※神田でログインした状態であれば担当が神田の契約書しか見ることができません。ここから承認申請になります。承認前はまだ編集、削除もできる状態です。実際に承認申請を行ってみましょう。Imagingを使用しドキュメントを検索します。Imagingの詳しい説明はこちらのブログをご覧ください。Imagingの検索Webパーツの画面です。今回は担当で検索を行います。友也と入力して検索を行います。このように検索結果が表示されます。ここから契約書を選択し、ワークフローを実行します。KnowledgeLakeビューの右側にある「ワークフローの開始」からあらかじめ作成しておいた、契約書承認申請を開始します。ワークフローが開始されると申請結果列が「進行中」に変更されます。ワークフローが開始されると承認者である西岡に承認タスクが割り与えられます。西岡でログインし、画面を見てみましょう。こちらが西岡でログインしている状態です。「承認・差し戻し」の部分に承認タスクが割り当てられている事が確認できます。承認タスク名のリンクをクリックし、承認を行います。「アイテムのプロパティ」で契約書を確認する事ができます。契約書を確認し、問題がない場合は承認にチェックを入れ「OK」をクリックします。これで承認が完了です。承認されると契約書の申請結果列が「承認」に変わります。権限が変更された事を確かめてみましょう!契約書のメニューバーからプロパティの編集と削除がなくなっていることが確認できます。プロパティ表示画面上部のリボンメニューからも編集削除ができなくなっています。リボンメニューの「アイテムの編集」、「アイテムの削除」がグレーアウトしている事が確認できます。承認された契約書は他のユーザーも見ることができます。閲覧者である神田でログインしても見ることができます!このように閲覧領域を広げることもワークフローを使えば自動で行う事ができます。等の要望にもお答えできます。バックアップ同時に取ることができます。́・ω・`)なので、こちらもご用意しました。Captureは「大量の紙媒体を電子化し、一括でアップロードができる」という長所があります。Caputureの詳しい説明はこちらのブログでご覧ください。一括でアップロードした契約書を一括で申請できたら非常に便利ですよね。今回は、先ほどアップロードした契約書の承認されていない契約書を一括で申請してみようと思います。実際に見て頂きましょう。一括で申請を行う際、こちらの「契約書一括申請リスト」を使用します。承認されると紐づけられた契約書も一括で承認されるという仕組みです!「新しいアイテム」をクリックすると、このように契約書一括申請書が表示されます。Formsで作成しました。申請書を記入したら、「保存」をします。するとワークフローが実行され、契約書ライブラリ内、未承認であり、担当者が自分の契約書を紐づけリンクを挿入します。こちらがビューで確認した画面です。契約書リンク列に契約書ライブラリ内の契約書が紐づけられている事がわかると思います。申請結果列が「進行中」になっていることで、申請が開始されている事も確認できます。申請書のフォームからも契約書リンクを確認する事ができます。申請が開始されたので、承認者の西岡にタスクが割り当てられます。承認者の西岡の画面を見てみましょう。これを1つめのソリューション同様に承認します。「アイテムのプロパティ」にすべての契約書のリンクがあるためここで確認することができます。すべての契約書を確認したら承認を選択し、「OK」をクリックします。それではちゃんと承認されているか確認してみましょう。申請者の中里の画面に戻ります。契約書一括申請リストの申請結果列が「承認」になっていることが確認できます。紐づけられている契約書もすべて申請結果列が「承認」になっている事が確認できます。権限も変更されていますのでドキュメントを編集。削除することはできません。契約書のメニューバーからも「プロパティの編集」、「削除」なくなっています。リボンメニューから「アイテムの編集」、「アイテムの削除」が消えている事が確認できます。閲覧領域も確認されているので、他のユーザーからも閲覧することができます。SharePointサーバーに何かあったら不安...って思ってるあなた安心してください!!!!バックアップとれてますよ!!!!これで一括承認が完了です。皆様どうでしょうか?KnowledgeLake製品とNintex製品をを組み合わせればこのように紙媒体の文書を電子化してアップロードする事や、複雑な承認、アクセス権限の自動変更もできてしまうのです。SharePointの標準機能では足りない部分を補い、文書管理システムを補強できます。ブログということで簡略化してる部分もありますので、ご興味を持たれた方はぜひインフォシェアまたは、株式会社PFUにご連絡いただければと思います!以上、神田2号こと中里の初ブログでした。