シューケア用品を中心に、様々なレザー製品のケアグッズを取り扱うR&D。同社では得意先からの注文を電話やFAX、メールなど様々な手段で受けていたため、仕分けや注文内容の確認作業に半日を費やしていた。そこで業務効率化を目的として、BtoB特化のECサイト・Web受発注システム「アラジンEC」を導入。導入後の効果について、キーパーソンたちに聞いた。仕分けや注文の確認に余計な手間と時間がかかっていた株式会社R&Dは、海外から輸入したシューケア用品を中心に何百ものレザー製品のケアグッズを取り扱う老舗企業だ。“売って終わり”ではなく、その先のエンドユーザーに対してどう販売していくのか、ケアグッズの使い方を伝え、POPやリーフレットを制作するなど、きめ細やかな対応で顧客から高い評価を受けている。これまで同社では、大型店舗や小売店など、様々な規模の得意先から電話やFAX、メールなどのあらゆる連絡手段を使い、多い日では20~30件の注文を受けてきた。電話では聞き違えることがあり、FAXやメールでは色やサイズ、個数など細かい内容での記入モレも多い上、廃番の注文が入っていることもあった。そのため、担当者は得意先への連絡作業に毎日4~5時間ほど費やしていた。取れると、次に経理担当者が基幹システムに情報を手入力する。経理課の木村浩記氏も付け加える。人が介在することで、ミスが発生する確率が高くなる。その結果、商品の送り直しの送料負担もかかり、ムダな経費が発生するのはもちろん、クレームにもつながっていた。受発注をもっと効率的、かつ正確に行うためのシステムはないものか。社長による号令のもと、2014年に木村氏たちは数社のWeb受発注システムを選定して、コンペを実施。2015年3月、アイルのWeb受発注システム「アラジンEC」は、きめ細やかな商品情報を入力できる点、アパレル業界での実績、手厚いサポートなどが評価されて選ばれた。「私たちはシステムに関しては全くの素人なので、果たして導入可能なのかという不安がありました。それにこのシステムは、私たちだけが使うのではなく、お得意様である販売店の方々に利用してもらわなければなりません。誰でも使える画面の分かりやすさや、親身になってフォローしてもらえるかどうかも選定理由でした。自分たちが操作方法を伝える際、戸惑うようではお得意様たちには使っていただけませんから」(木村氏)。最大5時間かかっていた作業を30分と大幅短縮を実現した毎朝10時に前日までの注文をまとめ、店舗や商品別に仕分けを行い、金額・数量など必要事項で記入モレがないかを確認。記入モレなどがなければ、経理担当者が基幹システムにデータを入力し、14時から15時の間に商品のピックアップリストを作成。それを倉庫に渡して、翌日に発送する流れだった。システム導入後、得意先の担当者がWebサイト経由で数量やサイズなどの必要事項を入力することで、モレのない注文データを受け取れるようになった。その結果、ピックアップリスト作成までの時間はわずか30分と大幅に短縮できた。「作業効率が上がっただけではありません。これまで廃番の商品を注文いただいた時には個別でお詫びの電話を差し上げていました。Web受発注システムを入れてからは得意先が画面上で廃番や欠品を確認できるようになり、電話も不要になりました。大げさかもしれませんが、以前と比べると夢のようです」と猿田氏は笑顔で語った。「現場から上がってきた素人の声を無視せず、ITのプロなのに同じ目線に立って細かな相談にも乗ってくれました。そのお陰で妥協せずに細かいところまで現場の声を反映することができ、満足しています」と木村氏。導入効果は他にもあった。これまである得意先からはオリジナル商品のみの注文しか来なかった。Webで様々な商品の閲覧が可能になったことで、これまで注文がなかった商品の注文が入るようになったのだという。「売上げの拡大は導入前には予想していなかったので、私たちも驚きました」と猿田氏。得意先にとってWeb受発注システムはR&Dの入り口。一人ひとりと向き合って接客しているような温かいシステム作りを今後も続けていくのだという。「これまで人と人とのやりとりがあったところがシステムになったことで、ドライな関係になってしまうのは本末転倒です。情報発信ができる特集ページの作成機能を使って、シューケアの仕方や全国で得意先向けのケアの研修情報などをこまめに発信するようになりました」(猿田氏)。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」5000社以上のBtoBノウハウで企業間の受発注業務に特化した貴社専用のECを構築することが可能です。ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システムです。