人事異動が多いこの時期は特に、こんなご質問を多くいただきます。上記のような事態にならないためには、日頃からアップデートしていくことが重要です。「退職された方の名刺を削除」はNG?今後使うかわからない情報でも削除せずに「過去の経歴」にきちんと残しておくことが、Sansanでよいデータベースを作るコツのひとつです。“意図しない名刺を消してしまう”可能性もありますので、注意が必要です。※名刺を削除した場合、マイデータ内で名寄せされた名刺も一緒に削除されます※特定の名刺のみを削除するには、名寄せを解除した後該当名刺のみを削除する必要がありますこのようなリスクを回避するためにも、定期的に名刺の情報更新を行いましょう。3パターン退職や異動の情報が入ってきたタイミングで、下記のいずれかを実施します。パターンA:タグを付けて管理する退職者名刺に「タグ」を付与します。「部署」欄に「退職」と入力します。*弊社推奨*1.「退職」という部署で、その方の名刺を手入力で作成します。名刺交換日は、その方の退職が判明した日付を入力してください。参考:名刺を新規作成する※作成時にメールアドレスを登録してしまうとメール一括配信の際に送られてしまうリスクがあるため、メールアドレスは登録しないようにしましょう。2.「1」の名刺と既存の名刺を手動で名寄せします。既存の名刺が経歴に反映され、「1」の名刺が最新として扱われます。参考:手動で名刺を名寄せするパターンA〜Cにはそれぞれメリット・デメリットがありますが、「何のために情報更新したいのか」によって、最適な方法を選択すると良いでしょう。退職された方の人脈も、会社資産として活用するために過去に交換した名刺も、大事な会社の資産です。その資産を全ユーザでご活用いただくためにも、ぜひ情報更新のルールをつくっていただくことをおすすめします。