株式会社ナオミ様システム導入をきっかけに業務の効率化だけでなく社員の意識向上にも成功!株式会社ナオミ様は、大阪府箕面市に本社を置き、全国5カ所に営業所を持つ充填機メーカーです。オールジャパンにこだわった商品力の高さと、顧客の要望に合わせた柔軟な対応力で、食品業界を中心に幅広い業種のクライアント様から信頼を得ており、小型充填機においては国内シェアNo1を誇ります。今回は、事業成長に伴う基幹システムの導入について社長の駒井様よりご相談いただきました。40数年、販売や生産などの業務はExcelなどの表計算ソフトを使用してきましたが、近年の業績拡大によりシステム導入に踏み切ることにしました。資料請求も含め5~6社のシステム会社に問い合わせたものの、どこもパッケージ化された既存のシステムを勧めるばかり。それでは各所で不具合を起こしてしまいます。最適化するためにはカスタマイズすべきだと分かっていますが、当社ではIT専任の担当者を雇用していません。具体的にどう話を進めていいか分からず困っていました。そんな時に出合ったのが社外CIOサービスです。山口さんなら、中小企業診断士の資格を持ち、さらにITコンサルタント、システム構築のプロジェクトマネージャーという経歴もあるので信頼できると思いました。最初のヒアリングの際、「システムを導入したいのに、システム会社への依頼がうまくいかず半年以上膠着状態に陥っている」とお話しくださり、すぐにでも導入にとりかかりたいというご様子でした。私の経験上、ナオミ様のように初めてシステムを導入される場合、慌ててカタチだけ整えても周囲の環境が伴っていなければうまく機能しません。システムだけでなく、それを有効に活用するための仕組みづくりが重要なのです。その上で、私が提案したのは下記の2点です。部署ごとの垣根を超えルールを一本化し、部分最適を全体最適に山口1つ目は、システムそのものに関するご提案です。当時、駒井社長は「私には、システム会社の方々の言葉が理解できません。”宇宙の言葉”を聞いているような気分なんです」とお話くださいました。ナオミ様とシステム会社にはITの知識に差があるあまり、共通言語がなく話がうまくまとまらなかったのでしょう。ここで私がすべきことは、ナオミ様の思いをくみ取りシステム会社に分かる言語に翻訳することです。駒井社長の経営ビジョンを伺い、それを元にRFP(提案依頼書)を作成させていただきました。山口さんは、当社の強みである小型充填機の生産を生かしつつ、今後3~5年後を見据えたシステムの導入を企画してくれました。誰でも効率よく簡単に活用できる方法をご提案くださった点は、専任の担当者を雇用できない中小企業の事情をよくご理解くださっていると感心しました。おかげでRFPを元にシステム会社に依頼でき、長かった膠着状態をようやく脱することができました。山口2つ目は、システムを取り巻く環境の整備です。ナオミ様では、これまで部署ごとにルール化をしてきたため、互いの業務に対して理解が浅く、結果的に非効率な作業を生んでいました。これはシステム導入に大きな弊害を及ぼしかねないので、部署間の意思の疎通を促し、社内全体の共通ルールを作る必要があると考えました。そこで、各部署の代表7名で構成されたプロジェクトチームの会議にファシリテーターとして参加し、システム導入に向けて合意形成を図りました。同じ社内でも、部署が違えば物の見方や考え方が異なります。一言に「ルールを一本化する」と言っても決して容易なことではありません。どこの部署の意見を優先すべきか悩んだり、お互い遠慮し合ったり、当初は話がなかなか前に進みませんでした。山口さんは会議のたびに足を運び、約1年かけてじっくり関わってくれました。話し合いが軌道にのったのは、山口さんがファシリテーターとして情報を整理し導いてくれたおかげです。随所で、経営とITのプロとして専門的なアドバイスもくださいました。それがプロジェクトメンバーの心に響いたようで、徐々に彼らの意識が変わってきました。以前なら自分の目線で物事を見ていましたが、今は視野が広がり経営の観点から社内全体を捉えるようになりました。彼らが率先して社内をけん引してくれるので、最近は部署間の連携も生まれ会社全体が活性化しています。ここまで鮮やかな変化が見られるとは思っていませんでした。現在は、導入完了に向けてシステム会社とやりとりを重ねているそうですね。私の目的は、社員の皆様がご自身の力でシステムを導入し活用できるようお手伝いすること。私が介入しなくてもプロジェクトが円滑に進んでいるなら、こんなに嬉しいことはありません。駒井社長はい、導入完了を目指し調整の真っ最中です。山口さんが切り拓いてくれた道を、社員とともに一歩ずつ歩んでいます。今の株式会社ナオミなら、ソフト面においてもハード面においても、今後の規模拡大に十分対応していけると自負しています。今後、中小企業においてもますますIT化が求めれる時代になるでしょう。システム会社との折衝、また導入後の有効利用に関するご相談などございましたら、ぜひお問合せください。エムティブレインなら、スムーズなIT導入だけでなく、中小診断士としての経営的なアドバイスや業務改善を含めた総合的なコンサルティングで御社の事業成長をお手伝いさせていただきます。高校を卒業後、ダイキン工業株式会社に入社、結婚のため22歳で退職し、専業主婦ととなる。38歳のときに株式会社ナオミに入社し、今に至る。