2887Q.PowerPoint(パワーポイント)でのスライド作成は、テキストボックスの方が使い慣れているのですが、プレースホルダーとの違いはありますか?A.PowerPoint(パワーポイント)を起動してスライドを表示すると、「クリックしてテキストを入力」などのメッセージが書かれたプレースホルダーが表示されます。スライド作成では、プレースホルダーのほかにテキストボックスを挿入して、独自にレイアウトを組み立てることもあります。プレースホルダーとテキストボックスは、どちらも大きさや位置の調整ができ便利なものですが、プレースホルダーはアウトラインに表示され、Word(ワード)にエクスポートできるという特性があり、テキストボックスは図形として扱われるという点での違いがあります。アウトラインに表示されるということは、構成全体の把握と、PowerPoint(パワーポイント)2007以降なくなった、目次スライドの自動作成機能の代替えにつながります。アウトラインは、バージョン2007まではアウトラインペインのタブで、バージョン2013以降では表示タブかステータスバーでの切り替えになります。PowerPoint(パワーポイント)2007以降での目次作成は、表示されたアウトラインを右クリックから折りたたみ、コピーして目次となるスライドに貼り付けます。その際、タイトルをテキストボックスで作成した場合は、アウトラインに反映されませんので気をつける必要があります。プレースホルダーは枠内からテキストがはみ出すとき自動的に文字サイズが小さくなります。これは左側に出る自動調整オプションで仕様を設定することができます。テキストボックスで同じように自動で文字サイズを調整するには、右クリックで「図形の書式設定」から設定することができます。それぞれの特性を活用してスライドを作成して下さい。2787Q.図形チャートを作成するため、図形の結合について教えてください。A.PowerPoint(パワーポイント)2013は図形機能が強化されており、「描画ツール」の「図形の挿入グループ」にある「図形の結合」機能を使うことで標準では用意されていない図形が作成できます。PowerPoint(パワーポイント)2013の「図形の結合」機能は、5種類あります。図形2つ以上を選択することでコマンドがアクティブになりますが、最終的に図形の色として残したい方を先に選択するのがポイントです。「接合」は複数の図形を1つにまとめます。グループ化のように、個々の図形のサイズや位置を修正することはできず完全に1つの図形になります。「型抜き/合成」は図形を別の図形で型抜きします。「切り出し」は重なって描画されている複数の図形を、重なり部分もひとつの図形として分解します。「重なり抽出」は重なった部分だけを取り出します。「単純型抜き」は重なっている一方の図形をそのまま取り除きます。PowerPoint(パワーポイント)2010バージョンでは、コマンドボタンは標準のリボンには含まれていませんが、オプションでリボンのユーザー設定をして「切り出し」を除いたコマンドを表示させることができます。リボンに表示させたいコマンドをクリックしてから「追加」ボタンをクリックし、どこに表示させるかを決めます。図の例ではユーザー設定タブと成形加工というグループ名を作成しています。「リボンのユーザー設定」以外にも「クイックアクセスツールバー」を選択して登録することもできますので、操作上使いやすい方を選択してください。オリジナルの図形を作成することで、メッセージ性の高い図形チャートを提供できると思います。5338Q.スライド作成で、グラフや画像などの効果的なレイアウトはありますか?A.PowerPoint(パワーポイント)でのスライド作成は、伝えたい情報をチャート化し、文字列となるキーメッセージは最小限にとどめた1スライド1メッセージで作成します。加えて視線の動きと人の脳の役割を取り入れることでより訴求力を持たせることできます。スライド作成で、文字列やグラフ等の効果的な配置を2点ご紹介します。ひとつは、左上をスタートし「Z」(ゼット)の型に、または「L」(エル)を逆にした型など視線誘導のパターンを利用した配置です。瞬時に理解をしようとする時の「隣接するものへ」、「大から小へ」動くという視線の性質を踏まえて配置を設定します。ひとつは、右脳と左脳の機能に合わせたアプローチです。左脳は、主に文字や言葉等による論理的な事柄を司る機能。右脳は、画像・映像等による感性・感覚を司る機能と言われています。「右目の情報は左脳に」、「左目の情報は右脳に」と交差して繋がっていますので、画像と文字列を上下に配置するより、「グラフや画像は左」に、「文字列でのキーメッセージは右」に配置する方が情報の処理効果があるということになるかと思います。左脳に比べ、右脳は判断スピードも速く、直観的かつ総合的な情報の処理ができるそうです。グラフチャートの場合でも元データの不要な情報は省き、重要な1つに要点を絞ったグラフを左側に配置し、その要点をキーメッセージとして右側に配置することで瞬時に伝えたいことを届けられることにつながります。円グラフは、元データを大きい順に並べ替えておくと、データの割合の状況がつかみやすくなりますが、年代順などのようにデータ順にしないほうが見やすいこともあります。グラフにおいてはスライド一面に表示する方が効果的な場合は、テキストボックスを利用するなどして補完を行ってください。9172Q.スライドに図形や写真の挿入する際、各スライドの一定位置に配置したいです。良い方法はありますか?A.PowerPoint(パワーポイント)のスライドのレイアウトは、統一感を重視して作成します。そのためには、あらかじめ見せ方の構成や形式を決めておき、「ガイド」を使用して、スライドを分割しておくと規則性をもった配置ができ、訴求効果を高めることにつながります。ガイドの挿入方法は、表示タブから「ガイド」にチェックを入れる方法と、スライド上のテキストボックス以外の場所で右クリックし「グリッドとガイド」から入れる方法があります。ガイドの表示にチェックを入れると、水平と垂直の中心線が各1本入りますが、Ctrlキー(コントロールキー)を押しながらドラッグすると増やすことができます。・ヘッダーフッターの領域を確保するための外枠線を作っておく。・垂直、水平に3分割するためのガイドを引いておく。1.618)を用いて分割するためのガイドを引いておく。レイアウトのイメージに沿ってガイドを引き、配置の位置をきめておきます。下図は、サイズ4:3(縦19.05cm横25.4cm)のスライドに対して外枠を決めた後、中心から1/3に分けてガイドを設定したものです。下の図は黄金比(1:1.618)と言われている比率で各領域を作ったものです。不要なガイドラインはスライドの外にドラッグすると消去できます。消してしまったガイドを再表示させる場合も右クリックで行えます。ガイドの位置が不意にずれてしまい正確な配置ができないという場合は、PowerPoint(パワーポイント)にはロック機能がないので「スライドマスター」に線を引き、ロックの代替えをするという方法で不意な位置のズレを防ぐことができます。ガイドを便利に利用して配置する文字や写真、図形の位置に統一感を保ったスライドを作成してください。2544Q.テキストボックスの行間をその都度設定しています。効率化できる方法を教えてください。A.スライド作成の文章チャートなどでは特に、テキストボックスの使用頻度が高いと思います。訴求力の要素となる可読性をあげるため、息苦しさのない行間と余白の工夫は必要ですが、その都度設定をしたりコピーしたりでは時間のロスにつながってしまいます。そこで独自の行間と余白を作成して「既定のテキストボックスに設定」しておくことをお薦めします。下図でテキストボックスを基本設定のまま使用したものをご覧ください。PowerPoint(パワーポイント)のテキストボックスの基本設定では、枠線は表示されないのですが、余白を解りやすくするために入れてあります。余白の設定は、テキストボックス上で右クリックし「図形の書式設定」をクリック。PowerPoint(パワーポイント)2013では画面右側の作業ウィンドウで行います。行間の設定については、ホームタブの段落グループにある「行間」コマンドボタンです。行間のオプションから「段落」ダイアログボックスで詳細に設定することができます。行間の調整は、1行・1.5行・2行など行で設定する方法と、ポイントで設定する2通りがあります。箇条書きや段落番号で表記した箇所に設定する場合は、「段落前」または「段落後」のポイントで調整されてもよろしいかと思います。フォントサイズ+ポイント数で自由に体裁の良い行間を指定できます。固定値はフォントサイズを大きくしても小さくしても、ポイントで指定した行間サイズが固定されます。行間が固定されているということは、それよりも大きなフォントサイズに変更をすると文字が切れてしまうという点にご注意ください。チャートに適したテキストボックスが決まったら、右クリックで「既定のテキストボックスに設定」をして下さい。チャート作成ではテキストボックスの背景色で各コンテンツの区分を表すこともありますので、行間だけでなく余白も取っておきます。挿入したテキストボックスも、描画ツールの書式タブで図形への変更をすることができますので、例えば角丸四角形に変更した場合でも、そのまま余白や行間が反映されます。2017当ブログではビジネスシーンで起こるPCの様々な疑問を記事にし、解決するブログです。個別のご相談も承っておりますので、ご不明な点はお気軽にお問い合わせフォームor下記メールアドレスへお問合せくださいませ。オフィスソフト活用・業務効率化Q&AブログHomeお問合せ。